Filtrering av stora tabeller hjälper dig att fokusera din uppmärksamhet på den mest nödvändiga informationen. Idag vill jag diskutera med dig hur du kan lägga till filter efter villkor och även tillämpa några av dem på dina data samtidigt. Jag kommer också att förklara varför Google Sheets-filtret är så användbart och viktigt när du arbetar i ett delat dokument.

Filtrera efter villkor i Google Sheets

Vi börjar med att tillämpa ett grundläggande filter på Google-arket. Om du inte vet eller minns hur man gör det kan du läsa mitt tidigare blogginlägg.

När motsvarande ikoner finns på kolumnrubrikerna klickar du på den som tillhör den kolumn du vill arbeta med och väljer Filtrera efter tillstånd Ett ytterligare alternativfält visas, med ordet "Ingen" i den.

Klicka på den så visas en lista över alla villkor som är tillgängliga för filtrering i Google Sheets. Om inget av de befintliga villkoren uppfyller dina behov kan du skapa ett eget villkor genom att välja Den anpassade formeln är från listan:

Låt oss titta igenom dem tillsammans, ska vi?

Är inte tom

Om cellerna innehåller numeriska värden och/eller textsträngar, logiska uttryck eller andra data inklusive mellanslag ( ) eller tomma strängar (""), kommer raderna med sådana celler att visas.

Du kan få samma resultat genom att använda följande formel när du väljer Den anpassade formeln är alternativ:

=ISBLANK(B:B)=FALSK

Är tomt

Det här alternativet är helt motsatt det föregående. Endast celler som inte har något innehåll visas. Andra celler filtreras bort av Google Sheets.

Du kan också använda den här formeln:

=ISBLANK(B:B)=TRUE

Texten innehåller

Det här alternativet visar rader där cellerna innehåller specifika tecken - numeriska och/eller textuella. Det spelar ingen roll om de finns i början, i mitten eller i slutet av en cell.

Du kan använda jokertecken för att hitta vissa specifika symboler i olika positioner i en cell. Asterisk (*) används för att ersätta ett obegränsat antal tecken medan frågetecken (?) ersätter en enskild symbol:

Som du kan se kan du uppnå samma resultat genom att ange olika kombinationer av jokertecken.

Följande formel kan också vara till hjälp:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")

Texten innehåller inte

Jag tror att du redan förstår att villkoren här kan vara desamma som i punkten ovan, men resultatet blir det motsatta. Värdet du anger filtreras bort från Google Sheets-vyn.

Den anpassade formeln kan se ut på följande sätt:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")=FALSE

Texten börjar med

För detta villkor anger du de första tecknen (ett eller flera) i det aktuella värdet.

Observera att jokertecken inte fungerar här.

Texten avslutas med

Alternativt kan du ange de sista tecknen i de poster som du vill visa.

Observera att jokertecken inte heller kan användas här.

Texten är exakt

Här måste du ange exakt vad du vill se, oavsett om det är en siffra eller text. Mjölkchoklad Inlägg som innehåller något annat än detta visas inte. Du kan alltså inte använda jokertecken här.

Observera att det är viktigt att tänka på att det är viktigt att det är textbokstäverna som gäller för detta tillstånd.

Om du vill använda en formel för att söka efter alla poster som endast innehåller "Mjölkchoklad" anger du följande:

=D:D="Mjölkchoklad"

Datum är, Datum är före, Datum är efter

Dessa Google Sheets-filter gör det möjligt att använda datum som villkor, vilket innebär att du får se de rader som innehåller ett exakt datum eller datumet före/efter det exakta datumet.

Standardalternativen är idag, imorgon, igår, under den senaste veckan, under den senaste månaden, under det senaste året. Du kan också ange ett exakt datum:

Obs. När du anger ett datum ska du se till att skriva det i ditt regionala inställningsformat och inte i det format som anges i tabellen. Du kan läsa mer om datum- och tidsformat här.

Google Sheets-filter för numeriska värden

Du kan filtrera numeriska data i Google Sheets enligt följande villkor: större än, större än eller lika med, mindre än, mindre än eller lika med, är lika med, är inte lika med, ligger mellan, ligger inte mellan .

De två sista villkoren kräver två siffror som anger start- och slutpunkterna för det önskade intervallet.

Tips: Du kan använda cellreferenser som villkor om de celler du hänvisar till innehåller siffror.

Jag vill se de rader där siffrorna i kolumn E är större än eller lika med värdet i G1:

=$G$1

Observera: Om du ändrar det tal du hänvisar till (100 i mitt fall) kommer det visade intervallet inte att uppdateras automatiskt. Filter ikonen på din Google Sheets-kolumn och sedan OK för att uppdatera resultaten manuellt.

Den anpassade formeln kan också användas för detta alternativ.

=E:E>$G$1

Anpassade formler för att filtrera efter villkor i Google Sheets

Var och en av de ovan nämnda alternativen kan ersättas med anpassade formler som ger samma resultat.

Formler används dock vanligtvis i Google Sheets-filter om tillståndet är för komplext för att täckas av standardmetoder.

Om jag till exempel vill se alla varor som innehåller orden "Milk" och "Dark" i namnet behöver jag den här formeln:

=OR(REGEXMATCH(D:D, "Mörk"),REGEXMATCH(D:D, "Mjölk"))

Det här är dock inte det mest avancerade sättet. Det finns även en FILTER-funktion i Google Sheets som gör det möjligt att skapa mer komplexa villkor.

Det här är alltså standardfiltret i Google Sheets med alternativ och anpassade formler.

Men låt oss ändra uppgiften för ett ögonblick.

Tänk om varje anställd bara vill se sin egen försäljning? De skulle behöva tillämpa flera filter i samma Google Sheets.

Finns det ett sätt att göra det en enda gång, utan att behöva skapa allt på nytt?

Google Kalkylark Filtrera vyer kommer att ta itu med problemet.

Google Sheets Filtervyer - skapa, namnge, spara och ta bort

Google Kalkylark Filtrera vyer hjälper till att spara filter för senare så att de inte behöver återskapas och kan användas av olika användare utan att störa varandra.

Eftersom jag redan har skapat ett standardfilter i Google Sheets som jag vill spara för senare, klickar jag på Data> Filtervyer> Spara som filtervy .

En ytterligare svart stapel visas med Alternativ där hittar du alternativen för att byta namn på ditt filter i Google Sheets, uppdatering området, duplikat den, eller ta bort spara & stäng en filtervy i Google Sheets, klicka på Stäng ikonen i det övre högra hörnet av fältet.

Du kan när som helst komma åt och använda sparade filter i Google Sheets. Jag har bara två av dem:

En av de största fördelarna med Google Sheets är att flera personer kan arbeta med tabeller samtidigt. Föreställ dig nu vad som kan hända om olika personer vill se olika uppgifter.

Så snart en användare tillämpar ett filter i sitt Google Sheets ser andra användare ändringarna omedelbart, vilket innebär att de data de arbetar med blir delvis dolda.

För att lösa problemet, Filtrera vyer Det fungerar på varje användares sida, så att de kan tillämpa Google Sheets-filter för sig själva utan att störa andras arbete.

Om du vill skapa en filtervy i Google Sheets klickar du på Data> Filtervyer> Skapa en ny filtervy Ställ sedan in villkoren för dina data och ge vyn ett namn genom att klicka på knappen "Namn" fältet (eller använda fältet Alternativ ikonen för att byta namn på den).

Alla ändringar sparas automatiskt när du stänger Filter Views. Om de inte längre behövs kan du ta bort dem genom att klicka på Alternativ> Ta bort på den svarta listen.

Tips: Om ägaren till kalkylbladet har gett dig tillåtelse att redigera filen kan alla andra användare se och använda filter som du har skapat i Google Sheets.

Observera: Om du bara kan visa Google-kalkylbladet kan du skapa och tillämpa filtervyer för dig själv, men inget sparas när du stänger filen. För att kunna göra det måste du ha behörighet att redigera kalkylbladet.

Enkelt sätt att skapa avancerade filter i Google Sheets (utan formler)

Filter i Google Sheets är en av de enklaste funktionerna. Tyvärr räcker antalet villkor som du kan tillämpa på en kolumn åt gången knappt till för att täcka de flesta uppgifter.

Anpassade formler kan vara en lösning, men även de kan vara svåra att bygga korrekt, särskilt när det gäller datum och tid eller OR/AND-logik.

Lyckligtvis finns det en bättre lösning - ett speciellt tillägg för Google Sheets som heter Multiple VLOOKUP Matches. Det filtrerar flera rader och kolumner, var och en med många olika kriterier. Tillägget är användarvänligt, så du behöver inte tvivla på dina egna åtgärder. Men även om du gör det kommer verktyget inte att förändra dina källdata alls - det kommer att kopiera och klistra in det filtrerade intervallet var du än väljer. Som en trevligbonus, tillägget gör att du slipper lära dig den skrämmande VLOOKUP-funktionen i Google Sheets ;)

Tips: Hoppa gärna till botten av sidan för att se en video om verktyget direkt.

När du har installerat tillägget hittar du det under Förlängningar i Google Sheets. Det första steget du ser är det enda som finns:

1. Låt oss använda tillägget för att filtrera min Google Sheets-tabell med försäljning (A1:F69):
2. De kolumner som jag verkligen är intresserad av är följande Datum , Region , Produkt , och Total försäljning Därför väljer jag bara dem som ska återvända:
3. Nu är det dags att komponera villkoren. Låt oss försöka få alla försäljningar av mjölk och hasselnöt choklad för September 2022 :
4. Medan du trär in dina kriterier kommer formeln i förhandsgranskningsområdet längst ner i verktyget att ändras i enlighet med detta. Klicka på Förhandsgranska resultatet för att titta på de hittade träffarna:
5. Välj de övre vänstra cellerna för det framtida filtrerade området och tryck på antingen Klistra in resultatet (för att återge hittade träffar som värden) eller Infoga formel (för att infoga en formel med dess resultat):

Om du vill lära känna Multiple VLOOKUP Matches bättre kan du installera det från Google Workspace Marketplace eller läsa mer om det på hemsidan.

Video: Avancerade Google Sheets-filter på ett enkelt sätt

Multiple VLOOKUp Matches är det bästa och enklaste sättet att filtrera data i Google Sheets. Titta på den här demovideon för att lära dig alla fördelar med verktyget:

Om du har några frågor eller vill dela med dig av dina tankar om filter i Google Sheets är du välkommen att lämna en kommentar nedan.