Valtavien taulukoiden suodattaminen auttaa sinua keskittämään huomiosi kaikkein tarpeellisimpiin tietoihin. Tänään haluan keskustella kanssasi tavoista lisätä suodattimia ehdoittain ja jopa soveltaa useita niistä tietoihin kerralla. Selitän myös, miksi Google Sheetsin suodatin on niin hyödyllinen ja tärkeä, kun työskentelet jaetussa asiakirjassa.

Suodata ehdon mukaan Google Sheetsissä

Aloitetaan soveltamalla Google-taulukkoon perussuodatinta. Jos et tiedä tai muista, miten se tehdään, katso edellinen blogikirjoitukseni.

Kun vastaavat kuvakkeet ovat sarakkeiden otsikoissa, napsauta sitä, joka kuuluu sarakkeeseen, jonka kanssa haluat työskennellä, ja valitse sitten Suodata ehdon mukaan Näyttöön tulee ylimääräinen valintakenttä, jossa on sana "Ei mitään" siinä.

Napsauta sitä, niin näet luettelon kaikista Google Sheetsin suodatukseen käytettävissä olevista ehdoista. Jos mikään olemassa olevista ehdoista ei vastaa tarpeitasi, voit luoda oman ehdon valitsemalla Mukautettu kaava on luettelosta:

Käydäänpä ne yhdessä läpi.

Ei ole tyhjä

Jos solut sisältävät numeerisia arvoja ja/tai merkkijonoja, loogisia lausekkeita tai muita tietoja, mukaan lukien välilyöntejä ( ) tai tyhjiä merkkijonoja (""), näytetään rivit, joissa on tällaisia soluja.

Saat saman tuloksen käyttämällä seuraavaa kaavaa, kun valitset kohdan Mukautettu kaava on vaihtoehto:

=ISBLANK(B:B)=FALSEA

On tyhjä

Tämä vaihtoehto on täysin päinvastainen kuin edellinen. Vain solut, joissa ei ole sisältöä, näytetään. Google Sheets suodattaa muut pois.

Voit käyttää myös tätä kaavaa:

=ISBLANK(B:B)=TRUE

Teksti sisältää

Tämä vaihtoehto näyttää rivit, joiden soluissa on tiettyjä merkkejä - numeerisia ja/tai tekstimerkkejä. Ei ole väliä, ovatko ne solun alussa, keskellä vai lopussa.

Voit käyttää jokerimerkkejä löytääksesi tiettyjä symboleja solun eri kohdista. Tähti (*) korvaa minkä tahansa määrän merkkejä, kun taas kysymysmerkki (?) korvaa yksittäisen symbolin:

Kuten näet, voit saavuttaa saman tuloksen syöttämällä erilaisia jokerimerkkikomboja.

Seuraava kaava auttaa myös:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")

Teksti ei sisällä

Ymmärrät varmaan jo, että ehdot voivat olla samat kuin edellä olevassa kohdassa, mutta tulos on päinvastainen. Syöttämäsi arvo suodatetaan pois Google Sheets -näkymästä.

Mukautettu kaava voi näyttää seuraavalta:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")=FALSE

Teksti alkaa

Syötä tämän ehdon osalta kiinnostavan arvon ensimmäinen merkki (yksi tai useampi).

Huom. Jokerimerkit eivät toimi tässä.

Teksti päättyy

Vaihtoehtoisesti voit kirjoittaa näytettävien merkintöjen viimeiset merkit.

Huomaa: Myöskään tässä ei voi käyttää jokerimerkkejä.

Teksti on täsmälleen

Tässä kohdassa sinun on annettava tarkalleen, mitä haluat nähdä, olipa kyseessä sitten numero tai teksti. Maitosuklaa Esimerkiksi merkintöjä, jotka sisältävät jotain muuta kuin tämän, ei näytetä. Tässä ei siis voi käyttää jokerimerkkejä.

Huomaa, että tekstin isolla ja pienellä kirjaimella on väliä tämän ehdon yhteydessä.

Jos haluat käyttää kaavaa etsiessäsi kaikkia tietueita, jotka sisältävät vain "Maitosuklaa", kirjoita seuraava:

=D:D="Maitosuklaa"

Päiväys on, Päiväys on ennen, Päiväys on sen jälkeen

Nämä Google Sheetsin suodattimet mahdollistavat päivämäärien käyttämisen ehtoina, jolloin näet rivit, jotka sisältävät tarkan päivämäärän tai päivämäärän ennen/jälkeen tarkan päivämäärän.

Oletusvaihtoehdot ovat tänään, huomenna, eilen, viime viikolla, viime kuussa, viime vuonna. Voit myös syöttää tarkan päivämäärän:

Huomautus: Kun kirjoitat minkä tahansa päivämäärän, varmista, että kirjoitat sen alueellisten asetusten mukaisessa muodossa eikä sen taulukon mukaisessa muodossa. Voit lukea lisää päivämäärä- ja kellonaikaformaateista täältä.

Google Sheets suodatin numeerisia arvoja varten

Voit suodattaa numeerisia tietoja Google Sheetsissä seuraavilla ehdoilla: suurempi kuin, suurempi tai yhtä suuri kuin, pienempi kuin, pienempi tai yhtä suuri kuin, on yhtä suuri kuin, ei ole yhtä suuri kuin, on välillä, ei ole välillä. .

Kaksi viimeistä ehtoa edellyttävät kahta numeroa, jotka ilmaisevat halutun aikavälin alkamis- ja loppupisteet.

Vihje. Voit käyttää soluviittauksia ehtoina, kun otetaan huomioon, että solut, joihin viittaat, sisältävät numeroita.

Haluan nähdä ne rivit, joilla sarakkeen E numerot ovat suurempia tai yhtä suuria kuin sarakkeen G1 arvo:

=$G$1

Huomautus: Jos muutat lukua, johon viittaat (minun tapauksessani 100), näytetty alue ei päivity automaattisesti. Napsauta painiketta Suodatin kuvaketta Google Sheets -sarakkeessa ja sitten OK päivittääksesi tulokset manuaalisesti.

Mukautettua kaavaa voidaan käyttää myös tässä vaihtoehdossa.

=E:E>$G$1

Mukautetut kaavat ehtojen suodattamiseen Google Sheetsissä

Jokainen edellä mainituista vaihtoehdoista voidaan korvata mukautetuilla kaavoilla, jotka tuottavat saman tuloksen.

Google Sheetsin suodattimissa käytetään kuitenkin yleensä kaavoja, jos ehto on liian monimutkainen, jotta se voitaisiin kattaa oletusarvoisin keinoin.

Haluan esimerkiksi nähdä kaikki tuotteet, joiden nimissä on sanat "Milk" ja "Dark". Tarvitsen tämän kaavan:

=OR(REGEXMATCH(D:D, "Tumma"),REGEXMATCH(D:D, "Maito"))

Tämä ei kuitenkaan ole kaikkein kehittynein tapa, sillä Google Sheetsin FILTER-toiminto mahdollistaa monimutkaisempien ehtojen luomisen.

Tämä on siis tavallinen Google Sheets -suodatin asetuksineen ja mukautettuine kaavoineen.

Mutta vaihdetaanpa hetkeksi tehtävää.

Entä jos jokainen työntekijä haluaisi nähdä vain oman myyntinsä? Heidän olisi sovellettava useita suodattimia samassa Google Sheetsissä.

Onko olemassa keino tehdä tämä vain kerran, ilman, että luodaan kaikki uudelleen?

Google Sheets Suodata näkymiä hoitaa ongelman.

Google Sheetsin suodatinnäkymät - luo, nimeä, tallenna ja poista.

Google Sheets Suodata näkymiä auttaa tallentamaan suodattimia myöhempää käyttöä varten, jotta niitä ei tarvitse luoda uudelleen. Eri käyttäjät voivat käyttää niitä häiritsemättä toisiaan.

Koska olen jo luonut tavallisen Google Sheets -suodattimen, jonka haluan tallentaa myöhempää käyttöä varten, napsautan kohtaa Data> Suodatusnäkymät> Tallenna suodatusnäkymäksi .

Näyttöön ilmestyy musta lisäpalkki, jossa on Vaihtoehdot kuvaketta sen oikealla puolella. Sieltä löydät seuraavat vaihtoehdot nimetä uudelleen suodattimesi Google Sheetsissä, päivitys alue, kaksoiskappale se, tai poista se kokonaan. Voit tallentaa & sulje mikä tahansa Google Sheetsin suodatinnäkymä, napsauta painiketta Sulje kuvaketta palkin oikeassa yläkulmassa.

Voit käyttää ja soveltaa tallennettuja suodattimia Google Sheetsissä milloin tahansa. Minulla on niitä vain kaksi:

Yksi Google Sheetsin tärkeimmistä eduista on se, että useat ihmiset voivat työskennellä taulukoiden kanssa samanaikaisesti. Kuvittele nyt, mitä voi tapahtua, jos eri ihmiset haluavat nähdä eri tietoja.

Heti kun yksi käyttäjä soveltaa suodatinta Google Sheets -taulukkoonsa, muut käyttäjät näkevät muutokset välittömästi, mikä tarkoittaa, että heidän käsittelemänsä tiedot jäävät osittain piiloon.

Ongelman ratkaisemiseksi, Suodata näkymät Se toimii kunkin käyttäjän puolella, joten he voivat käyttää Google Sheets -suodattimia vain itselleen häiritsemättä muiden työtä.

Voit luoda Google Sheetsin suodatinnäkymän valitsemalla Data> Suodatusnäkymät> Luo uusi suodatusnäkymä Aseta sitten tietojesi ehdot ja nimeä näkymä napsauttamalla painiketta "Nimi" kenttä (tai käytä Vaihtoehdot kuvaketta nimetäksesi sen uudelleen).

Kaikki muutokset tallentuvat automaattisesti, kun Suodatusnäkymät suljetaan. Jos niitä ei enää tarvita, poista ne napsauttamalla painiketta Vaihtoehdot> Poista mustalla palkilla.

Vihje: Jos taulukkolaskentataulukon omistaja on antanut sinulle luvan muokata tiedostoa, kaikki muut käyttäjät voivat nähdä ja käyttää luomasi suodattimet Google Sheetsissä.

Huomautus: Jos voit vain tarkastella Google-taulukkolaskentataulukkoa, voit luoda ja soveltaa Suodatusnäkymiä, mutta mitään ei tallenneta, kun suljet tiedoston. Tätä varten tarvitset oikeudet muokata taulukkolaskentataulukkoa.

Helppo tapa luoda edistynyt suodatin Google Sheetsissä (ilman kaavoja)

Google Sheetsin suodatin on yksi helpoimmista ominaisuuksista. Valitettavasti yhteen sarakkeeseen kerrallaan sovellettavien ehtojen määrä riittää tuskin kattamaan suurinta osaa tehtävistä.

Mukautetut kaavat voisivat tarjota ulospääsyn, mutta nekin voi olla hankala rakentaa oikein, erityisesti päivämäärien ja ajan tai OR/AND-logiikan osalta.

Onneksi on olemassa parempi ratkaisu - erityinen lisäosa Google Sheetsille nimeltään Multiple VLOOKUP Matches. Se suodattaa useita rivejä ja sarakkeita, joihin kuhunkin sovelletaan monia kriteerejä. Laajennus on käyttäjäystävällinen, joten sinun ei tarvitse epäillä omia toimintojasi. Mutta vaikka tekisitkin niin, työkalu ei muuta lähdetietojasi lainkaan - se kopioi ja liittää suodatetun alueen minne tahansa päätätkin. Miellyttävinäbonuksena lisäosa vapauttaa sinut Google Sheetsin pelottavan VLOOKUP-toiminnon oppimisesta ;)

Vinkki: hyppää sivun alareunaan nähdäksesi työkalusta kertovan videon saman tien.

Kun olet asentanut lisäosan, löydät sen kohdasta Laajennukset Ensimmäinen vaihe on ainoa, jonka näet:

1. Käytetään lisäosaa Google Sheetsin myyntitaulukon (A1:F69) suodattamiseen:
2. Seuraavat sarakkeet kiinnostavat minua todella paljon Päivämäärä , Alue , Tuote ja Kokonaismyynti , joten valitsen vain ne palautettaviksi:
3. Nyt on aika laatia ehdot. Yritetään saada kaikki myyntiin tulevat maito ja hasselpähkinä suklaata syyskuu 2022 :
4. Kun asetat kriteerejäsi, työkalun alaosassa olevan esikatselualueen kaava muuttuu vastaavasti. Napsauta Tuloksen esikatselu katsomaan löydettyjä otteluita:
5. Valitse tulevan suodatetun alueen vasemmanpuoleisimmat solut ja paina joko Liitä tulos (palauttaa löydetyt osumat arvoina) tai Lisää kaava (kaavan ja sen tuloksen lisääminen):

Jos haluat tutustua Multiple VLOOKUP Matches -ohjelmaan paremmin, kehotan sinua asentamaan sen Google Workspace Marketplace -palvelusta tai tutustumaan siihen tarkemmin sen kotisivulla.

Video: Google Sheetsin kehittyneet suodattimet helposti

Multiple VLOOKUp Matches on paras ja helpoin tapa suodattaa tietojasi Google Sheetsissä. Katso tämä demovideo ja opi kaikki työkalun omistamisen edut:

Jos sinulla on kysyttävää tai haluat jakaa ajatuksia Google Sheetsin suodattimista, voit jättää kommentin alla.