Filtrowanie ogromnych tabel pomaga skupić uwagę na najbardziej potrzebnych informacjach. Dzisiaj chciałbym omówić z Tobą sposoby dodawania filtrów według warunku, a nawet stosowania kilku z nich na raz do danych. Wyjaśnię również, dlaczego filtr Google Sheets jest tak przydatny i ważny, gdy pracujesz w ramach współdzielonego dokumentu.

Filtrowanie według warunku w arkuszach Google

Zacznijmy od zastosowania podstawowego filtra do arkusza Google. Jeśli nie wiesz lub nie pamiętasz jak to zrobić, sprawdź mój poprzedni wpis na blogu.

Gdy na nagłówkach kolumn pojawią się odpowiednie ikony, kliknij tę, która należy do kolumny, z którą chcesz pracować i wybierz Filtrowanie według stanu Pojawi się dodatkowe pole opcji z napisem "Brak" w nim.

Kliknij na niego, a zobaczysz listę wszystkich warunków dostępnych do filtrowania w Google Sheets. Jeśli żaden z istniejących warunków nie spełnia Twoich potrzeb, możesz stworzyć własny, wybierając Wzór własny to. z listy:

Przejrzyjmy je razem, prawda?

Nie jest pusty

Jeśli komórki zawierają wartości liczbowe i/lub ciągi tekstowe, wyrażenia logiczne lub jakiekolwiek inne dane, w tym spacje ( ) lub puste ciągi (""), wyświetlone zostaną wiersze z takimi komórkami.

Ten sam wynik można uzyskać, używając następującego wzoru przy wyborze Wzór własny to. opcja:

=ISBLANK(B:B)=FALSE

Jest pusty

Ta opcja jest całkowicie przeciwna do poprzedniej. Wyświetlone zostaną tylko komórki, które nie mają w sobie żadnej zawartości. Pozostałe zostaną odfiltrowane przez Google Sheets.

Możesz też skorzystać z tej formuły:

=ISBLANK(B:B)=TRUE

Tekst zawiera.

Opcja ta pokazuje wiersze, w których komórki zawierają określone znaki - numeryczne i/lub tekstowe. Nie ma znaczenia, czy znajdują się one na początku, w środku, czy na końcu komórki.

Możesz użyć znaków wieloznacznych, aby znaleźć określone symbole w różnych pozycjach w komórce. Gwiazdka (*) jest używana do zastąpienia dowolnej liczby znaków, podczas gdy znak zapytania (?) zastępuje pojedynczy symbol:

Jak widać, można osiągnąć ten sam rezultat, wprowadzając różne kombinacje znaków wieloznacznych.

Pomocna będzie również poniższa formuła:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")

Tekst nie zawiera

Wierzę, że już rozumiesz, że warunki tutaj mogą być takie same jak w punkcie powyżej, ale wynik będzie odwrotny. Wartość, którą wprowadzisz, zostanie odfiltrowana z widoku Arkuszy Google.

Jeśli chodzi o formułę niestandardową, może ona wyglądać następująco:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")=FALSE

Tekst zaczyna się od

Dla tego warunku należy wprowadzić pierwszy znak (jeden lub więcej) interesującej nas wartości.

Uwaga: znaki wieloznaczne nie działają tutaj.

Tekst kończy się

Ewentualnie wprowadź ostatnie znaki wpisów, które chcesz wyświetlić.

Uwaga. znaki wieloznaczne również nie mogą być tutaj użyte.

Tekst jest dokładnie

Tutaj musisz wpisać dokładnie to, co chcesz zobaczyć, czy jest to liczba czy tekst. Czekolada mleczna Wpisy, które zawierają coś innego niż to, nie zostaną wyświetlone. Nie można więc używać tutaj znaków wieloznacznych.

Uwaga. Należy pamiętać, że przypadek tekstu ma znaczenie dla tego warunku.

Jeśli chcesz użyć formuły do wyszukania wszystkich rekordów zawierających tylko "Czekoladę mleczną", wprowadź następujące dane:

=D:D="Mleczna czekolada"

Data jest, Data jest przed, Data jest po

Te filtry Google Sheets pozwalają na używanie dat jako warunków. W rezultacie zobaczysz wiersze, które zawierają dokładną datę lub datę przed/po dokładnej dacie.

Domyślne opcje to: dziś, jutro, wczoraj, w ciągu ostatniego tygodnia, w ciągu ostatniego miesiąca, w ciągu ostatniego roku. Można również wprowadzić dokładną datę:

Uwaga. Kiedy wprowadzasz jakąkolwiek datę, upewnij się, że wpisujesz ją w formacie ustawień regionalnych, a nie w formacie z tabeli. Więcej o formatach daty i czasu możesz przeczytać tutaj.

Filtr arkusza Google dla wartości numerycznych

Dane numeryczne w Arkuszach Google można filtrować według następujących warunków: większa niż, większa niż lub równa, mniejsza niż, mniejsza niż lub równa, jest równa, nie jest równa, jest pomiędzy, nie jest pomiędzy .

Ostatnie dwa warunki wymagają dwóch liczb, które wskazują punkty początkowe i końcowe żądanego przedziału.

Wskazówka. Możesz używać odwołań do komórek jako warunków pod warunkiem, że komórki, do których się odwołujesz, zawierają liczby.

Chcę zobaczyć wiersze, w których liczby w kolumnie E są większe lub równe wartości w G1:

=$G$1

Uwaga. Jeśli zmienisz liczbę, do której się odnosisz (w moim przypadku 100), wyświetlany zakres nie będzie aktualizowany automatycznie. Kliknij przycisk Filtr ikonę na kolumnie Google Sheets, a następnie OK aby ręcznie zaktualizować wyniki.

Dla tej opcji można również zastosować formułę niestandardową.

=E:E>$G$1

Niestandardowe formuły do filtrowania według warunku w arkuszach Google

Każda z wymienionych opcji może być zastąpiona niestandardowymi formułami, które zwracają ten sam wynik.

Jednak formuły są zwykle używane w filtrach Google Sheets, jeśli warunek jest zbyt złożony, aby mógł być objęty domyślnymi środkami.

Na przykład chcę zobaczyć wszystkie towary, które zawierają słowa "Mleczny" i "Ciemny" w swoich nazwach, potrzebuję tej formuły:

=OR(REGEXMATCH(D:D, "Dark"),REGEXMATCH(D:D, "Milk"))

Nie jest to jednak najbardziej zaawansowany sposób. Istnieje również funkcja Google Sheets FILTER, która pozwala na tworzenie bardziej złożonych warunków.

Jest to więc standardowy filtr Google Sheets z jego opcjami i niestandardowymi formułami.

Zmieńmy jednak na chwilę zadanie.

A gdyby każdy pracownik chciał widzieć tylko swoją sprzedaż? Musiałby zastosować kilka filtrów w tym samym arkuszu Google.

Czy istnieje sposób, aby zrobić to tylko raz, bez ponownego tworzenia wszystkiego?

Google Sheets Widoki filtrów zajmie się tym problemem.

Arkusze Google Widoki filtrów - tworzenie, nazywanie, zapisywanie i usuwanie

Google Sheets Widoki filtrów pomagają zapisać filtry na później, aby uniknąć ich ponownego tworzenia. Mogą być używane przez różnych użytkowników bez wzajemnego zakłócania się.

Ponieważ utworzyłem już standardowy filtr Google Sheets, który chcę zachować na później, klikam Dane> Widoki filtra> Zapisz jako widok filtra .

Dodatkowy czarny pasek pojawia się przy Opcje Po prawej stronie znajduje się ikona, w której znajdziesz opcje zmienić nazwę swój filtr w Google Sheets, aktualizacja zakres, duplikat to, lub usuń Aby zapisać & zamknij dowolny widok filtra Google Sheets, kliknij przycisk Zamknij ikona w prawym górnym rogu paska.

Do zapisanych filtrów w Arkuszach Google można mieć dostęp i stosować je w każdej chwili, ja mam tylko dwa:

Jedną z głównych zalet Google Sheets jest możliwość jednoczesnej pracy z tabelami przez kilka osób. Wyobraź sobie teraz, co może się stać, jeśli różne osoby zechcą zobaczyć różne fragmenty danych.

Gdy tylko jeden użytkownik zastosuje filtr w swoich Arkuszach Google, inni użytkownicy natychmiast zobaczą zmiany, co oznacza, że dane, z którymi pracują, staną się częściowo ukryte.

Aby rozwiązać problem, Filtr Widoki Powstała opcja, która działa po stronie każdego użytkownika, dzięki czemu mogli oni stosować filtry Google Sheets tylko dla siebie, nie ingerując w pracę innych.

Aby utworzyć widok filtra w Google Sheets, kliknij Dane> Widoki filtra> Tworzenie nowego widoku filtra Następnie ustaw warunki dla swoich danych i nadaj nazwę widokowi, klikając przycisk "Nazwa" pole (lub użyj Opcje ikona, aby zmienić jego nazwę).

Wszystkie zmiany są zapisywane automatycznie po zamknięciu Widoku filtrów. Jeśli nie są już potrzebne, usuń je, klikając przycisk Opcje> Usuń na czarnym pasku.

Wskazówka. Jeśli właściciel arkusza kalkulacyjnego zezwolił Ci na edycję pliku, wszyscy inni użytkownicy będą mogli widzieć i stosować filtry utworzone przez Ciebie w Arkuszach Google.

Uwaga. Jeśli możesz jedynie wyświetlić arkusz kalkulacyjny Google, będziesz mógł tworzyć i stosować widoki filtrów, ale po zamknięciu pliku nic nie zostanie zapisane. Do tego potrzebne są uprawnienia do edycji arkusza.

Prosty sposób na stworzenie zaawansowanego filtra w Google Sheets (bez formuł)

Filtr w Google Sheets jest jedną z najprostszych funkcji. Niestety, liczba warunków, które możesz zastosować do jednej kolumny naraz, jest ledwo wystarczająca, aby pokryć większość zadań.

Niestandardowe formuły mogą zapewnić wyjście, ale nawet one mogą być trudne do zbudowania poprawnie, zwłaszcza dla dat i czasu lub z logiką OR /AND.

Na szczęście jest lepsze rozwiązanie - specjalny dodatek do Google Sheets o nazwie Multiple VLOOKUP Matches. Filtruje on wiele wierszy i kolumn, z których każda ma wiele kryteriów. Rozszerzenie jest przyjazne dla użytkownika, więc nie będziesz musiał wątpić w swoje działania. Ale nawet jeśli to zrobisz, narzędzie nie zmieni w ogóle twoich danych źródłowych - skopiuje i wklei przefiltrowany zakres, gdziekolwiek zdecydujesz.Jako przyjemnybonusowo, dodatek uwolni Cię od nauki tej strasznej dla Google Sheets funkcji VLOOKUP ;)

Wskazówka. zapraszam do przeskoczenia na dół strony, aby od razu zobaczyć film o narzędziu.

Po zainstalowaniu dodatku, znajdziesz go pod Przedłużenia w Google Sheets. Pierwszy krok, który zobaczysz, jest jedynym, jaki istnieje:

1. Użyjmy dodatku do filtrowania mojej tabeli Google Sheets zawierającej sprzedaż (A1:F69):
2. Kolumny, które mnie naprawdę interesują to. Data , Region , Produkt oraz Sprzedaż ogółem więc wybieram tylko ich jako tych, którzy mają wrócić:
3. Teraz czas na skomponowanie warunków, spróbujmy uzyskać wszystkie sprzedaże z mleko oraz orzech laskowy czekolada dla Wrzesień 2022 r. :
4. Podczas gdy Ty będziesz nawlekał swoje kryteria, formuła z obszaru podglądu na dole narzędzia będzie się odpowiednio modyfikować.Kliknij Wynik podglądu aby podejrzeć znalezione mecze:
5. Wybierz górne, lewe komórki przyszłego zakresu filtrowania i naciśnij przycisk Wynik wklejania (aby zwrócić znalezione dopasowania jako wartości) lub Wstawić wzór (wstawienie formuły z jej wynikiem):

Jeśli chciałbyś lepiej poznać Multiple VLOOKUP Matches, zachęcam do zainstalowania go z Google Workspace Marketplace lub dowiedzenia się o nim więcej na jego stronie głównej.

Wideo: Zaawansowane filtry arkuszy Google w prosty sposób

Wielokrotne dopasowanie VLOOKUp to najlepszy i najprostszy sposób na filtrowanie danych w Google Sheets. Obejrzyj ten film demonstracyjny, aby poznać wszystkie zalety posiadania tego narzędzia:

Jeśli masz jakieś pytania lub chciałbyś podzielić się swoimi przemyśleniami na temat filtrów w Google Sheets, nie krępuj się zostawić komentarz poniżej.