Filtrering af store tabeller hjælper dig med at fokusere din opmærksomhed på de mest nødvendige oplysninger. I dag vil jeg gerne diskutere med dig, hvordan du kan tilføje filtre efter betingelse og endda anvende et par af dem på dine data på én gang. Jeg vil også forklare, hvorfor Google Sheets-filteret er så nyttigt og vigtigt, når du arbejder i et delt dokument.

Filtrere efter tilstand i Google Sheets

Lad os starte med at anvende et grundlæggende filter på Google-arket. Hvis du ikke ved eller husker, hvordan du gør det, kan du læse mit tidligere blogindlæg.

Når de tilsvarende ikoner er på kolonneoverskrifterne, skal du klikke på det ikon, der hører til den kolonne, du vil arbejde med, og vælge Filtrer efter tilstand Der vises et ekstra indstillingsfelt med ordet "Ingen" i den.

Klik på den, og du får vist en liste over alle de betingelser, der er tilgængelige til at filtrere i Google Sheets. Hvis ingen af de eksisterende betingelser opfylder dine behov, kan du frit oprette din egen ved at vælge Den brugerdefinerede formel er fra listen:

Lad os kigge dem igennem sammen, skal vi ikke?

Er ikke tom

Hvis cellerne indeholder numeriske værdier og/eller tekststrenge, logiske udtryk eller andre data, herunder mellemrum ( ) eller tomme strenge (""), vises de rækker, der indeholder sådanne celler.

Du kan få det samme resultat ved at bruge følgende formel, når du vælger Den brugerdefinerede formel er mulighed:

=ISBLANK(B:B)=FALSK

Er tom

Denne indstilling er fuldstændig modsat den foregående. Kun celler, der ikke har indhold, vises. Andre celler filtreres fra af Google Sheets.

Du kan også bruge denne formel:

=ISBLANK(B:B)=TRUE

Teksten indeholder

Denne indstilling viser rækker, hvor cellerne indeholder specifikke tegn - numeriske og/eller tekstmæssige. Det er ligegyldigt, om de er i begyndelsen, i midten eller i slutningen af en celle.

Du kan bruge wildcard-tegn til at finde nogle specifikke symboler på forskellige positioner i en celle. Asterisk (*) bruges til at erstatte et vilkårligt antal tegn, mens et spørgsmålstegn (?) erstatter et enkelt symbol:

Som du kan se, kan du opnå det samme resultat ved at indtaste forskellige wildcard-karakterkombinationer.

Følgende formel vil også hjælpe:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")

Teksten indeholder ikke

Jeg tror, at du allerede forstår, at betingelserne her kan være de samme som i punktet ovenfor, men resultatet bliver det modsatte. Den værdi, du indtaster, bliver filtreret fra Google Sheets-visningen.

Den brugerdefinerede formel kan se ud som følger:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")=FALSK

Teksten begynder med

For denne betingelse angives det/de første tegn (et eller flere) i den pågældende værdi.

Bemærk. Wildcard-tegn fungerer ikke her.

Teksten afsluttes med

Alternativt kan du indtaste de sidste tegn i de poster, du vil have vist.

Bemærk. Wildcard-tegn kan heller ikke bruges her.

Teksten er præcis

Her skal du indtaste præcis det, du vil se, uanset om det er et tal eller en tekst. Mælkechokolade , f.eks. Indtastninger, der indeholder noget andet end dette, vil ikke blive vist. Du kan derfor ikke bruge jokertegn her.

Bemærk. Husk, at det er vigtigt, at der i forbindelse med denne betingelse er tale om en tekst, der er skrevet med store eller små bogstaver.

Hvis du vil bruge en formel til at søge efter alle poster, der kun indeholder "Mælkechokolade", skal du indtaste følgende:

=D:D="Mælkechokolade"

Dato er, Dato er før, Dato er efter

Disse Google Sheets-filtre gør det muligt at bruge datoer som betingelser. Som et resultat heraf vil du se de rækker, der indeholder en nøjagtig dato eller datoen før/efter den nøjagtige dato.

Standardindstillingerne er i dag, i morgen, i går, i den seneste uge, i den seneste måned og i det seneste år. Du kan også angive en nøjagtig dato:

Bemærk. Når du indtaster en dato, skal du sørge for at skrive den i dit regionale indstillingsformat i stedet for formatet i tabellen. Du kan læse mere om dato- og tidsformater her.

Google Sheets-filter til numeriske værdier

Du kan filtrere numeriske data i Google Sheets på følgende betingelser: større end, større end eller lig med, mindre end, mindre end eller lig med, er lig med, er ikke lig med, er mellem, er ikke mellem .

De to sidste betingelser kræver to tal, der angiver start- og slutpunktet for det ønskede interval.

Tip. Du kan bruge cellehenvisninger som betingelser, hvis de celler, du henviser til, indeholder tal.

Jeg vil se de rækker, hvor tallene i kolonne E er større end eller lig med værdien i G1:

=$G$1

Bemærk. Hvis du ændrer det tal, du henviser til (100 i mit tilfælde), vil det viste interval ikke automatisk blive opdateret. Klik på Filter ikonet på din Google Sheets-kolonne og derefter OK for at opdatere resultaterne manuelt.

Den brugerdefinerede formel kan også bruges til denne mulighed.

=E:E>$G$1

Brugerdefinerede formler til at filtrere efter tilstand i Google Sheets

Hver af de førnævnte muligheder kan erstattes af brugerdefinerede formler, der giver det samme resultat.

Alligevel bruges formler normalt i Google Sheets-filtre, hvis betingelsen er for kompleks til at kunne dækkes af standardmetoderne.

Jeg vil f.eks. gerne se alle varer, der indeholder ordene "Milk" og "Dark" i deres navne. Jeg har brug for denne formel:

=OR(REGEXMATCH(D:D, "Mørk"),REGEXMATCH(D:D, "Mælk"))

Dette er dog ikke den mest avancerede måde. Der er også Google Sheets FILTER-funktionen, som gør det muligt at oprette mere komplekse betingelser.

Dette er altså det standard Google Sheets-filter med dets muligheder og brugerdefinerede formler.

Men lad os ændre opgaven for et øjeblik.

Hvad hvis hver enkelt medarbejder kun ønsker at se sit eget salg, skal de anvende flere filtre i det samme Google Sheets.

Er der en måde at gøre det én gang, uden at skulle genskabe det hele forfra?

Google Sheets Filtrere visninger vil tage sig af problemet.

Google Sheets Filtervisninger - opret, navngiv, gem og slet

Google Sheets Filtrere visninger hjælper med at gemme filtre til senere, så man undgår at skulle genskabe dem igen. De kan bruges af forskellige brugere uden at forstyrre hinanden.

Da jeg allerede har oprettet et standardfilter i Google Sheets, som jeg vil gemme til senere, klikker jeg på Data> Filtervisninger> Gem som filtervisning .

Der vises en ekstra sort bjælke med Indstillinger ikonet til højre. Der finder du mulighederne for at omdøbe dit filter i Google Sheets, opdatering området, duplikat det, eller slet det fuldstændigt. For at gemme & luk enhver Google Sheets-filtervisning, klik på Luk ikonet i øverste højre hjørne af bjælken.

Du kan til enhver tid få adgang til og anvende gemte filtre i Google Sheets. Jeg har kun to af dem:

En af de største fordele ved Google Sheets er muligheden for, at flere personer kan arbejde med tabellerne samtidig. Forestil dig nu, hvad der kan ske, hvis forskellige personer ønsker at se forskellige data.

Så snart en bruger anvender et filter i sit Google Sheets, vil andre brugere se ændringerne med det samme, hvilket betyder, at de data, de arbejder med, bliver delvist skjult.

For at løse problemet, Filtrere visninger Den fungerer på hver enkelt brugers side, så de kan anvende Google Sheets-filtre kun for dem selv uden at forstyrre andres arbejde.

Hvis du vil oprette en filtervisning i Google Sheets, skal du klikke på Data> Filtervisninger> Opret en ny filtervisning Indstil derefter betingelserne for dine data, og navngiv visningen ved at klikke på knappen "Navn" feltet (eller bruge feltet Indstillinger ikonet for at omdøbe det).

Alle ændringer gemmes automatisk, når du lukker Filter Views. Hvis du ikke længere har brug for dem, kan du fjerne dem ved at klikke på Indstillinger> Slet på den sorte bjælke.

Tip. Hvis regnearkets ejer har givet dig tilladelse til at redigere filen, vil alle andre brugere kunne se og bruge filtre, som du har oprettet i Google Sheets.

Bemærk: Hvis du kun kan se Google-regnearket, kan du oprette og anvende filtervisninger for dig selv, men intet bliver gemt, når du lukker filen. Du skal have tilladelse til at redigere regnearket for at kunne gøre det.

Nem måde at oprette avancerede filtre i Google Sheets på (uden formler)

Filter i Google Sheets er en af de nemmeste funktioner. Desværre er antallet af betingelser, du kan anvende på en kolonne ad gangen, knap nok til at dække de fleste opgaver.

Brugerdefinerede formler kan være en udvej, men selv de kan være vanskelige at opbygge korrekt, især for datoer og tid eller med OR/AND-logik.

Heldigvis er der en bedre løsning - en særlig tilføjelse til Google Sheets kaldet Multiple VLOOKUP Matches. Den filtrerer flere rækker og kolonner, hver med mange kriterier anvendt. Udvidelsen er brugervenlig, så du behøver ikke at tvivle på dine egne handlinger. Men selv hvis du gør det, vil værktøjet ikke ændre dine kildedata overhovedet - det vil kopiere og indsætte det filtrerede område hvor som helst, du beslutter. Som en behageligbonus, tilføjelsen vil spare dig for at lære den skræmmende Google Sheets VLOOKUP-funktion ;)

Tip. Du er velkommen til at hoppe til bunden af siden for at se en video om værktøjet med det samme.

Når du har installeret tilføjelsen, finder du den under Udvidelser fanen i Google Sheets. Det første trin, du vil se, er det eneste, der findes:

1. Lad os bruge tilføjelsen til at filtrere min Google Sheets-tabel med salg (A1:F69):
2. De kolonner, som jeg virkelig er interesseret i, er Dato , Region , Produkt , og Samlet salg , så jeg vælger kun dem som dem, der skal returneres:
3. Nu er det tid til at sammensætte betingelserne. Lad os forsøge at få alle salg af mælk og hasselnød chokolade til september 2022 :
4. Mens du træner dine kriterier, vil formlen fra visningsområdet nederst i værktøjet ændre sig selv i overensstemmelse hermed. Klik på Vis udskrift af resultatet for at se de fundne matches:
5. Vælg de øverste celler længst til venstre for det fremtidige filtrerede område, og tryk enten på Indsæt resultat (for at returnere fundne matches som værdier) eller Indsæt formel (for at indsætte en formel med dens resultat):

Hvis du gerne vil lære Multiple VLOOKUP Matches bedre at kende, kan du installere det fra Google Workspace Marketplace eller få mere at vide om det på dets hjemmeside.

Video: Avancerede Google Sheets-filtre på den nemme måde

Multiple VLOOKUp Matches er den bedste og nemmeste måde at filtrere dine data i Google Sheets på. Se denne demovideo for at lære alle fordelene ved at bruge værktøjet:

Hvis du har spørgsmål, eller hvis du vil dele nogle tanker om filtre i Google Sheets, er du velkommen til at skrive en kommentar nedenfor.