Mục lục
Bạn có biết rằng khi hợp nhất 2 Google trang tính, bạn không chỉ có thể cập nhật các bản ghi trong một cột mà còn kéo toàn bộ các cột có liên quan và thậm chí cả các hàng không khớp không? Hôm nay, tôi sẽ chỉ cho bạn cách nó được thực hiện với các hàm VLOOKUP, INDEX/MATCH, QUERY và tiện ích Hợp nhất Trang tính.
Lần cuối cùng tôi nói về việc hợp nhất 2 Google trang tính, tôi đã chia sẻ các cách để khớp & cập nhật dữ liệu. Lần này, chúng tôi sẽ vẫn cập nhật các ô nhưng cũng sẽ kéo các cột có liên quan khác và các hàng không khớp.
Đây là bảng tra cứu của tôi. Tôi sẽ lấy tất cả dữ liệu cần thiết từ nó hôm nay:
Lần này nó lớn hơn: nó có thêm hai cột với tên nhà cung cấp và xếp hạng của họ. Tôi sẽ cập nhật cột Chứng khoán với thông tin này trong một bảng khác và cũng sẽ thu hút các nhà cung cấp. Chà, có thể cả xếp hạng nữa :)
Như thường lệ, tôi sẽ sử dụng một vài chức năng và tiện ích bổ sung đặc biệt cho công việc.
Hợp nhất Google trang tính & thêm các cột có liên quan bằng VLOOKUP
Bạn có nhớ VLOOKUP của Google Trang tính không? Tôi đã sử dụng nó trong bài viết trước của mình để so khớp dữ liệu và cập nhật một số ô.
Nếu chức năng này vẫn khiến bạn sợ hãi, thì đã đến lúc đối mặt với nó và tìm hiểu nó một lần và mãi mãi vì tôi sẽ sử dụng nó hôm nay cũng vậy :)
Mẹo. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp nhanh chóng để tiết kiệm thời gian của mình, hãy gặp Merge Sheets ngay lập tức.
Hãy tóm tắt cú pháp công thức nhanh:
=VLOOKUP(khóa_tìm_kiếm, phạm vi, chỉ mục, [được_sắp_xếp])- search_key là thứ bạn đang tìm kiếm.
- phạm vi là nơi bạn đang tìm kiếm.
- index là số cột để trả về giá trị.
- [is_sorted] là hoàn toàn tùy chọn và cho biết liệu cột chính có được sắp xếp hay không.
Mẹo. Có toàn bộ hướng dẫn dành cho Google Trang tính VLOOKUP trên blog của chúng tôi, vui lòng xem qua.
Khi tôi hợp nhất hai trang tính trên Google và chỉ cần cập nhật dữ liệu trong cột Chứng khoán, tôi đã sử dụng công thức VLOOKUP sau:
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,2,FALSE),""))
IFERROR đảm bảo không có lỗi trong các ô không khớp và ARRAYFORMULA đã xử lý toàn bộ cột cùng một lúc.
Vậy tôi cần thực hiện những thay đổi nào để lấy nhà cung cấp làm cột mới từ bảng tra cứu?
Chà, vì chỉ mục cho biết VLOOKUP của Google Trang tính sẽ lấy dữ liệu từ cột nào, nên có thể nói rằng đó là cột cần chỉnh sửa.
Cách đơn giản nhất là chỉ cần sao chép công thức vào cột bên cạnh và tăng chỉ mục của nó lên một (thay thế 2 bằng 3 ):
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,3,FALSE),""))
Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải chèn cùng một công thức với một chỉ mục khác nhiều lần bằng số cột bổ sung mà bạn muốn.
May mắn thay, có một thay thế tốt hơn. Nó liên quan đến việc tạo mảng. Mảng cho phép bạn kết hợp tất cả các cột mà bạn muốn kéo vào một chỉ mục.
Khi bạn tạo một mảng trong Google Trang tính,bạn liệt kê các giá trị hoặc tham chiếu ô/phạm vi trong ngoặc, ví dụ: ={1, 2, 3} hoặc ={1; 2; 3}
Việc sắp xếp các bản ghi này trong một trang tính phụ thuộc vào dấu phân cách:
- Nếu bạn sử dụng dấu chấm phẩy, các số sẽ chiếm các hàng khác nhau trong một cột:
Các cái sau chính xác là những gì bạn cần làm trong đối số chỉ mục VLOOKUP của Google Trang tính.
Vì tôi hợp nhất Google trang tính, cập nhật cột thứ 2 và kéo cột thứ 3 nên tôi cần tạo một mảng có các cột sau: {2, 3} :
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,{2,3},FALSE),""))
Bằng cách này, một công thức VLOOKUP của Google Trang tính khớp với tên, cập nhật thông tin chứng khoán và thêm các nhà cung cấp có liên quan vào một cột trống liền kề.
So khớp & hợp nhất các trang tính và thêm cột bằng INDEX MATCH
Tiếp theo là INDEX MATCH. Hai chức năng này cùng nhau cạnh tranh với VLOOKUP khi chúng bỏ qua những hạn chế của nó khi hợp nhất Google trang tính.
Mẹo. Tìm hiểu về INDEX MATCH cho Google Trang tính trong hướng dẫn này.
Hãy để tôi bắt đầu bằng cách nhắc bạn về công thức chỉ hợp nhất một cột dựa trên kết quả trùng khớp:
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")
Trong công thức này, Sheet1!$C$1:$C$10 là một cột có các giá trị bạn cần bất cứ khi nào Sheet1!$B$1:$B$10 đáp ứng cùng một giá trị như trong B2 trong bảng hiện tại.
Với những điểm này, bạn cần lưu ý đến Sheet1!$C$1:$C$10 thay đổi để không chỉ hợp nhất bảng và cập nhật ô mà còn thêm cột.
Không giống như VLOOKUP của Google Trang tính, không có gì lạ mắt ở đây. Bạn chỉ cần nhập phạm vi có tất cả các cột bắt buộc đó: cột cần cập nhật và cột khác để thêm. Trong trường hợp của tôi, nó sẽ là Sheet1!$C$1:$D$10 :
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$D$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")
Hoặc tôi có thể mở rộng phạm vi thành E10 để thêm 2 cột, không chỉ một cột:
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$E$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")
Lưu ý. Những bản ghi bổ sung luôn rơi vào các cột lân cận. Nếu các cột đó có một số giá trị khác, thì công thức sẽ không ghi đè lên chúng. Nó sẽ báo lỗi #REF với gợi ý tương ứng:
Sau khi bạn xóa các ô đó hoặc thêm các cột mới vào bên trái các ô đó, kết quả công thức sẽ xuất hiện.
Hợp nhất Google trang tính, cập nhật ô & thêm các cột có liên quan — tất cả đều sử dụng QUERY
QUERY là một trong những hàm mạnh mẽ nhất trong bảng tính Google. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi tôi sẽ sử dụng nó ngay hôm nay để hợp nhất một số trang tính Google, cập nhật các ô và thêm các cột bổ sung cùng một lúc.
Hàm này khác với các hàm khác vì một trong các đối số của nó sử dụng ngôn ngữ lệnh.
Mẹo. Nếu bạn đang thắc mắc về cách sử dụng chức năng QUERY của Google Trang tính, hãy truy cập bài đăng trên blog này.
Hãy nhớ lại công thức cập nhật ô trước:
=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$C$10,"select C where&QUERY!$B2:$B$10&"""),"")
Ở đây QUERY xem xét bảng có dữ liệu bắt buộc trong Trang tính 1, so khớp các ô trong cột B với bảng mới hiện tại của tôi và hợp nhấtnhững trang tính này: lấy dữ liệu từ cột C cho mỗi trận đấu. IFERROR giữ cho kết quả không có lỗi.
Để thêm các cột bổ sung cho các kết quả phù hợp đó, bạn cần thực hiện 2 thay đổi nhỏ đối với công thức này:
- liệt kê tất cả các cột bắt buộc phải có cho chọn lệnh:
…select C,D,E… - mở rộng phạm vi để xem cho phù hợp:
…QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10,…
Đây là công thức đầy đủ:
=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10,"select C,D,E where&Sheet4!$B2:$B$10&"""),"")
Nó cập nhật cột kho và kéo thêm 2 cột từ bảng tra cứu vào bảng chính này.
Cách thêm các hàng không khớp bằng cách sử dụng LỌC + VLOOKUP
Hãy tưởng tượng điều này: bạn hợp nhất 2 trang tính trên Google, cập nhật thông tin cũ bằng thông tin mới và nhận các cột mới có thêm giá trị liên quan.
Bạn có thể làm gì khác làm gì để có được bức tranh đầy đủ về các bản ghi trong tay?
Có thể thêm các hàng không khớp vào cuối bảng của bạn? Bằng cách này, bạn sẽ có tất cả các giá trị ở một nơi: không chỉ khớp với thông tin liên quan được cập nhật mà cả những thông tin không khớp để chúng được tính.
Tôi rất ngạc nhiên khi thấy VLOOKUP của Google Trang tính biết cách làm điều đó. Khi được sử dụng cùng với chức năng LỌC, nó sẽ hợp nhất Google trang tính và thêm các hàng không khớp.
Mẹo. Cuối cùng, tôi cũng sẽ chỉ ra cách một tiện ích bổ sung thực hiện tương tự với một hộp kiểm.
Các đối số LỌC của Google Trang tính khá rõ ràng:
=FILTER(phạm vi, điều kiện1, [điều kiện2, ...])- phạm vi là dữ liệu bạn muốn lọc.
- điều kiện1 là mộtcột hoặc hàng có tiêu chí lọc.
- tiêu chí2, tiêu chí3, v.v. là hoàn toàn tùy chọn. Hãy sử dụng chúng khi bạn cần sử dụng một số tiêu chí.
Mẹo. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về chức năng LỌC Google Trang tính trong bài đăng trên blog này.
Vậy làm cách nào để hai chức năng này kết hợp với nhau và hợp nhất Google trang tính? Chà, FILTER trả về dữ liệu dựa trên tiêu chí lọc do VLOOKUP tạo.
Hãy xem công thức này:
=FILTER(Sheet1!$A$2:$E$10,ISERROR(VLOOKUP(Sheet1!$B$2:$B$10,$B$2:$C$10,2,FALSE)=1))
Công thức này quét 2 bảng Google để tìm các kết quả khớp và lấy các giá trị không khớp các hàng từ bảng này sang bảng khác:
Hãy để tôi giải thích cách thức hoạt động của nó:
- FILTER chuyển tới trang tính tra cứu (bảng có tất cả dữ liệu — Sheet1!$A$2:$E$10 ) và sử dụng VLOOKUP để lấy các hàng chính xác.
- VLOOKUP lấy tên của các mục từ cột B trên trang tính tra cứu đó và khớp chúng với tên từ bảng hiện tại của tôi. Nếu không khớp, VLOOKUP cho biết đã có lỗi.
- ISERROR đánh dấu mỗi lỗi như vậy bằng 1, yêu cầu FILTER chuyển hàng này sang một trang tính khác.
Kết quả là công thức kéo thêm 3 hàng cho những quả mọng không xuất hiện trong bảng chính của tôi.
Việc này không phức tạp lắm khi bạn thử với phương pháp này một chút :)
Nhưng nếu bạn không bạn muốn dành thời gian cho việc này, có một cách tốt hơn và nhanh hơn — không cần một hàm và công thức duy nhất.
Cách đối sánh & hợp nhất dữ liệu — Hợp nhất trang tính bổ sung-trên
Tiện ích bổ sung Hợp nhất Trang tính bao gồm cả 3 khả năng khi hợp nhất Google trang tính:
- tiện ích này cập nhật các ô liên quan dựa trên kết quả phù hợp
- thêm cột mới cho những kết quả phù hợp đó
- chèn các hàng có bản ghi không khớp
Để tránh nhầm lẫn, quy trình được chia thành 5 bước đơn giản :
- Hai phần đầu tiên là nơi bạn chọn bảng của mình ngay cả khi chúng nằm trong các bảng tính khác nhau.
- Trên bảng 3d , bạn phải chọn (các) cột chính cần được kiểm tra xem có khớp không.
- Bước thứ 4 cho phép bạn đặt cập nhật các cột với các bản ghi mới hoặc thêm từ trang tính này sang trang tính khác:
Tôi mất vài giây để có thể thấy kết quả:
Cài đặt Hợp nhất Trang tính từ cửa hàng Google Trang tính và bạn sẽ thấy rằng nó xử lý các bảng lớn hơn giống như fa st. Nhờ Hợp nhất Trang tính, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho những vấn đề quan trọng.
Tôi cũng sẽ dành video giới thiệu dài 3 phút này để giúp bạn quyết định :)
Bảng tính với các ví dụ về công thức
Hợp nhất Google trang tính, thêm các cột & các hàng không khớp - ví dụ về công thức (tạo một bản sao của bảng tính này)
