สารบัญ
บทช่วยสอนอธิบายความเฉพาะเจาะจงของฟังก์ชัน SUBTOTAL ใน Excel และแสดงวิธีใช้สูตรผลรวมย่อยเพื่อสรุปข้อมูลในเซลล์ที่มองเห็น
ในบทความก่อนหน้านี้ เราได้พูดถึงวิธีอัตโนมัติ เพื่อแทรกผลรวมย่อยใน Excel โดยใช้คุณสมบัติผลรวมย่อย วันนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีเขียนสูตรผลรวมย่อยด้วยตัวคุณเองและข้อดีที่คุณจะได้รับ
ฟังก์ชันผลรวมย่อยของ Excel - ไวยากรณ์และการใช้งาน
Microsoft กำหนด Excel SUBTOTAL เป็นฟังก์ชันที่ส่งคืนผลรวมย่อยในรายการหรือฐานข้อมูล ในบริบทนี้ "ผลรวมย่อย" ไม่ใช่แค่การรวมตัวเลขในช่วงเซลล์ที่กำหนดเท่านั้น SUBTOTAL แตกต่างจากฟังก์ชันอื่นๆ ของ Excel ที่ออกแบบมาให้ทำเพียงสิ่งเดียว SUBTOTAL มีความหลากหลายอย่างน่าทึ่ง โดยสามารถดำเนินการทางคณิตศาสตร์และตรรกะต่างๆ เช่น การนับเซลล์ การคำนวณค่าเฉลี่ย การหาค่าต่ำสุดหรือค่าสูงสุด และอื่นๆ อีกมากมาย
ฟังก์ชัน SUBTOTAL มีอยู่ใน Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 และรุ่นต่ำกว่าทั้งหมด
ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน SUBTOTAL ของ Excel มีดังนี้:
SUBTOTAL(function_num, ref1 , [ref2],…)ที่ไหน:
- Function_num - ตัวเลขที่ระบุฟังก์ชันที่จะใช้สำหรับผลรวมย่อย
- Ref1, Ref2, … - เซลล์หรือช่วงตั้งแต่หนึ่งเซลล์ขึ้นไปเป็นผลรวมย่อย อาร์กิวเมนต์ ref แรกจำเป็น ส่วนอื่นๆ (สูงสุด 254) เป็นทางเลือก
อาร์กิวเมนต์ function_num สามารถเป็นของหนึ่งในชุดต่อไปนี้:
- 1 - 11 ละเว้นเซลล์ที่กรองออก แต่รวมแถวที่ซ่อนด้วยตนเอง
- 101 - 111 ละเว้นเซลล์ที่ซ่อนทั้งหมด - กรองออกและซ่อนด้วยตนเอง
| Function_num | ฟังก์ชัน | คำอธิบาย | |
| 1 | 101 | AVERAGE | ส่งกลับค่าเฉลี่ยของตัวเลข |
| 2 | 102 | COUNT | นับเซลล์ที่มีค่าตัวเลข |
| 3 | 103 | COUNTA | นับเซลล์ที่ไม่ว่าง . |
| 4 | 104 | MAX | ส่งกลับค่าที่มากที่สุด |
| 5 | 105 | MIN | ส่งกลับค่าที่น้อยที่สุด |
| 6 | 106 | ผลิตภัณฑ์ | คำนวณผลคูณของเซลล์ |
| 7 | 107 | STDEV | ส่งคืน ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานของประชากรตามตัวอย่างตัวเลข |
| 8 | 108 | STDEVP | ส่งกลับค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน ขึ้นอยู่กับจำนวนประชากรทั้งหมด |
| 9 | 109<1 5> | SUM | บวกตัวเลข |
| 10 | 110 | VAR | ประมาณค่าความแปรปรวนของประชากรตามตัวอย่างตัวเลข |
| 11 | 111 | VARP | ประมาณความแปรปรวนของ ประชากรที่อิงตามจำนวนประชากรทั้งหมด |
อันที่จริง ไม่จำเป็นต้องจำตัวเลขฟังก์ชันทั้งหมด ทันทีที่คุณเริ่มพิมพ์ผลรวมย่อยสูตรในเซลล์หรือในแถบสูตร Microsoft Excel จะแสดงรายการหมายเลขฟังก์ชันที่มีให้คุณ
ตัวอย่างเช่น นี่คือวิธีสร้างสูตรผลรวมย่อย 9 เพื่อรวมค่าในเซลล์ C2 ถึง C8:
หากต้องการเพิ่มหมายเลขฟังก์ชันลงในสูตร ให้คลิกสองครั้งที่หมายเลขนั้น จากนั้นพิมพ์เครื่องหมายจุลภาค ระบุช่วง พิมพ์วงเล็บปิด แล้วกด Enter . สูตรที่สมบูรณ์จะมีลักษณะดังนี้:
=SUBTOTAL(9,C2:C8)
ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถเขียนสูตรผลรวมย่อย 1 เพื่อหาค่าเฉลี่ย ผลรวมย่อย 2 เพื่อนับเซลล์ที่มีตัวเลข ผลรวมย่อย 3 เพื่อนับ ไม่เว้นว่าง เป็นต้น ภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงสูตรอื่นๆ สองสามสูตรที่ใช้งานจริง:
หมายเหตุ เมื่อคุณใช้สูตรผลรวมย่อยที่มีฟังก์ชันสรุป เช่น SUM หรือ AVERAGE สูตรจะคำนวณเฉพาะเซลล์ที่มีตัวเลขโดยไม่สนใจช่องว่างและเซลล์ที่มีค่าที่ไม่ใช่ตัวเลข
ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้างสูตรผลรวมย่อยใน Excel แล้ว คำถามหลักคือ - ทำไมเราจึงต้องการเรียนรู้สูตรนี้ให้ยุ่งยาก ทำไมไม่ใช้ฟังก์ชันปกติอย่างเช่น SUM, COUNT, MAX ฯลฯ คุณจะพบคำตอบด้านล่าง
เหตุผลหลัก 3 ประการในการใช้ SUBTOTAL ใน Excel
เมื่อเปรียบเทียบกับฟังก์ชัน Excel แบบเดิม SUBTOTAL ให้ข้อดีที่สำคัญดังต่อไปนี้
1 . คำนวณค่าในแถวที่กรอง
เนื่องจากฟังก์ชัน SUBTOTAL ของ Excel จะละเว้นค่าในแถวที่กรองออก คุณสามารถใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อสร้างสรุปข้อมูลแบบไดนามิกที่ค่าผลรวมย่อยได้รับการคำนวณใหม่โดยอัตโนมัติตามตัวกรอง
ตัวอย่างเช่น หากเรากรองตารางเพื่อแสดงยอดขายเฉพาะสำหรับภูมิภาคตะวันออก สูตรผลรวมย่อยจะปรับโดยอัตโนมัติเพื่อให้ภูมิภาคอื่นๆ ทั้งหมด ถูกลบออกจากทั้งหมด:
หมายเหตุ เนื่องจากชุดหมายเลขฟังก์ชันทั้งสองชุด (1-11 และ 101-111) ละเว้นเซลล์ที่ถูกกรองออก คุณจึงสามารถใช้สูตร ether Subtotal 9 หรือ Subtotal 109 ในกรณีนี้ได้
2. คำนวณเฉพาะเซลล์ที่มองเห็น
ตามที่คุณจำได้ สูตรผลรวมย่อยที่มี function_num 101 ถึง 111 จะไม่สนใจเซลล์ที่ซ่อนอยู่ทั้งหมด - กรองออกและซ่อนด้วยตนเอง ดังนั้น เมื่อคุณใช้คุณลักษณะซ่อนของ Excel เพื่อลบข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องออกจากมุมมอง ให้ใช้ฟังก์ชันหมายเลข 101-111 เพื่อแยกค่าในแถวที่ซ่อนออกจากผลรวมย่อย
ตัวอย่างต่อไปนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการทำงานมากขึ้น: ผลรวมย่อย 9 เทียบกับ ผลรวมย่อย 109.
3. ละเว้นค่าในสูตรผลรวมย่อยที่ซ้อนกัน
หากช่วงที่ป้อนให้กับสูตรผลรวมย่อยใน Excel ของคุณมีสูตรผลรวมย่อยอื่นๆ ระบบจะไม่สนใจผลรวมย่อยที่ซ้อนกัน ดังนั้นตัวเลขเดียวกันจะไม่ถูกคำนวณซ้ำ ยอดเยี่ยมใช่ไหม
ในภาพหน้าจอด้านล่าง สูตรค่าเฉลี่ยสูง SUBTOTAL(1, C2:C10) จะละเว้นผลลัพธ์ของสูตรผลรวมย่อยในเซลล์ C3 และ C10 ราวกับว่าคุณใช้สูตรค่าเฉลี่ยที่มีช่วง AVERAGE(C2:C5, C7:C9) แยกกัน 2 ช่วง
การใช้ผลรวมย่อยใน Excel - ตัวอย่างสูตร
เมื่อคุณครั้งแรกที่พบกับ SUBTOTAL อาจดูซับซ้อน ยุ่งยาก และไร้จุดหมาย แต่เมื่อคุณลงลึกถึงหัวจับทองเหลือง คุณจะรู้ว่ามันไม่ยากที่จะเชี่ยวชาญ ตัวอย่างต่อไปนี้จะแสดงเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์และแนวคิดที่สร้างแรงบันดาลใจ
ตัวอย่างที่ 1 ผลรวมย่อย 9 เทียบกับ ผลรวมย่อย 109
ดังที่คุณทราบแล้วว่า Excel SUBTOTAL ยอมรับชุดตัวเลขของฟังก์ชัน 2 ชุด: 1-11 และ 101-111. ทั้งสองชุดละเว้นแถวที่กรองออก แต่หมายเลข 1-11 รวมแถวที่ซ่อนด้วยตนเอง ในขณะที่ 101-111 ไม่รวมแถวเหล่านั้น เพื่อให้เข้าใจความแตกต่างได้ดีขึ้น ลองพิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้
ในการรวม แถวที่กรอง คุณสามารถใช้สูตรผลรวมย่อย 9 หรือผลรวมย่อย 109 ตามที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง:
แต่หาก ซ่อน รายการที่ไม่เกี่ยวข้องด้วยตนเองโดยใช้คำสั่ง ซ่อนแถว บนแท็บ หน้าแรก > เซลล์ กลุ่ม > รูปแบบ > ซ่อน & ยกเลิกการซ่อน หรือโดยการคลิกขวาที่แถว จากนั้นคลิก ซ่อน และตอนนี้คุณต้องการรวมค่าทั้งหมดในแถวที่มองเห็นเท่านั้น ผลรวมย่อย 109 เป็นตัวเลือกเดียวเท่านั้น:
หมายเลขฟังก์ชันอื่นๆ ทำงานในลักษณะเดียวกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการนับ เซลล์กรองที่ไม่ว่าง สูตรผลรวมย่อย 3 หรือผลรวมย่อย 103 จะใช้สูตรใดก็ได้ แต่มีเพียง ผลรวมย่อย 103 เท่านั้นที่สามารถนับช่องว่างที่มองเห็นได้อย่างถูกต้อง หากมีแถว ซ่อนอยู่ ในช่วง:
หมายเหตุ ฟังก์ชัน Excel SUBTOTAL กับfunction_num 101-111 ละเว้นค่าในแถวที่ซ่อนอยู่ แต่ไม่อยู่ใน คอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้สูตรอย่างเช่น SUBTOTAL(109, A1:E1) เพื่อรวมตัวเลขในช่วงแนวนอน การซ่อนคอลัมน์จะไม่ส่งผลต่อผลรวมย่อย
ตัวอย่างที่ 2 IF + SUBTOTAL เพื่อสรุปข้อมูลแบบไดนามิก
หากคุณกำลังสร้างรายงานสรุปหรือแดชบอร์ดที่คุณต้องแสดงผลสรุปข้อมูลต่างๆ แต่ไม่มีพื้นที่สำหรับทุกสิ่ง แนวทางต่อไปนี้ อาจเป็นวิธีแก้ปัญหา:
- ในเซลล์เดียว ให้สร้างรายการแบบเลื่อนลงที่มีชื่อฟังก์ชัน เช่น Total, Max, Min เป็นต้น
- ในเซลล์ถัดไป ไปที่เมนูแบบเลื่อนลง ให้ป้อนสูตร IF ที่ซ้อนกันซึ่งมีฟังก์ชันผลรวมย่อยในตัวที่สอดคล้องกับชื่อฟังก์ชันในรายการแบบหล่นลง
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าค่าของผลรวมย่อยอยู่ในเซลล์ C2:C16 และรายการแบบเลื่อนลงใน A17 มีรายการ ทั้งหมด , เฉลี่ย , สูงสุด และ ต่ำสุด สูตรผลรวมย่อย "ไดนามิก" คือ ดังนี้:
=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))
และตอนนี้ ขึ้นอยู่กับฟังก์ชันที่ผู้ใช้ของคุณเลือกจากรายการดรอปดาวน์ ฟังก์ชันผลรวมย่อยที่เกี่ยวข้องจะคำนวณค่าในแถวที่กรอง:
เคล็ดลับ หากจู่ๆ รายการดรอปดาวน์และเซลล์สูตรหายไปจากเวิร์กชีตของคุณ ให้เลือกรายการเหล่านั้นในรายการตัวกรอง
ผลรวมย่อยของ Excel ไม่ทำงาน - ข้อผิดพลาดทั่วไป
หากสูตรผลรวมย่อยของคุณส่งกลับข้อผิดพลาด อาจเป็นเพราะหนึ่งในเหตุผลต่อไปนี้:
#VALUE! - อาร์กิวเมนต์ function_num เป็นค่าอื่นที่ไม่ใช่จำนวนเต็มระหว่าง 1 - 11 หรือ 101 - 111; หรืออาร์กิวเมนต์อ้างอิงใดๆ มีการอ้างอิง 3 มิติ
#DIV/0! - เกิดขึ้นหากฟังก์ชันสรุปที่ระบุต้องทำการหารด้วยศูนย์ (เช่น การคำนวณค่าเฉลี่ยหรือส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐานสำหรับช่วงของเซลล์ที่ไม่ มีค่าตัวเลขเดียว)
#NAME? - สะกดชื่อฟังก์ชัน Subtotal ผิด - แก้ไขข้อผิดพลาดได้ง่ายกว่า :)
เคล็ดลับ หากคุณยังไม่พอใจกับฟังก์ชัน SUBTOTAL คุณสามารถใช้คุณลักษณะ SUBTOTAL ในตัวและใส่สูตรให้คุณโดยอัตโนมัติ
นั่นคือวิธีใช้สูตร SUBTOTAL ใน Excel เพื่อคำนวณข้อมูลในเซลล์ที่มองเห็น เพื่อทำให้ตัวอย่างง่ายต่อการติดตาม คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานตัวอย่างด้านล่าง ขอบคุณที่อ่าน!
แบบฝึกหัดสมุดงาน
ตัวอย่างสูตร Excel SUBTOTAL (ไฟล์ .xlsx)
