Σας προκαλούν πονοκέφαλο τα διπλά δεδομένα στα φύλλα εργασίας σας; Αυτό το σεμινάριο θα σας διδάξει πώς να βρίσκετε, να επιλέγετε, να χρωματίζετε ή να εξαλείφετε γρήγορα τις επαναλαμβανόμενες καταχωρήσεις στο σύνολο δεδομένων σας.

Είτε εισάγετε δεδομένα από μια εξωτερική πηγή είτε τα συγκεντρώνετε μόνοι σας, το πρόβλημα της αντιγραφής είναι το ίδιο - τα πανομοιότυπα κελιά δημιουργούν ένα χάος στα λογιστικά σας φύλλα και πρέπει με κάποιο τρόπο να τα αντιμετωπίσετε. Δεδομένου ότι τα αντίγραφα στο Excel μπορούν να πάρουν διάφορες μορφές, οι τεχνικές αποδελτίωσης μπορεί επίσης να ποικίλλουν. Αυτό το σεμινάριο φέρνει στο επίκεντρο τις πιο χρήσιμες.

Σημείωση. Αυτό το άρθρο δείχνει πώς να αναζητάτε διπλά κελιά σε ένα εύρος ή λίστα Αν συγκρίνετε δύο στήλες, τότε δείτε αυτές τις λύσεις: Πώς να βρείτε διπλότυπα σε 2 στήλες.

Πώς να επισημάνετε τα διπλά κελιά στο Excel

Για να επισημάνετε τις διπλές τιμές σε μια στήλη ή μια περιοχή, χρησιμοποιείτε συνήθως τη μορφοποίηση υπό όρους του Excel. Σε μια πιο απλή περίπτωση, μπορείτε να εφαρμόσετε τον προκαθορισμένο κανόνα- σε πιο περίπλοκα σενάρια, θα πρέπει να δημιουργήσετε τον δικό σας κανόνα με βάση τον τύπο. Τα παρακάτω παραδείγματα απεικονίζουν και τις δύο περιπτώσεις.

Παράδειγμα 1. Επισημάνετε τα διπλά κελιά, συμπεριλαμβανομένων των πρώτων εμφανίσεων

Σε αυτό το παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε έναν προκαθορισμένο κανόνα που είναι διαθέσιμος σε όλες τις εκδόσεις του Excel. Όπως μπορείτε να καταλάβετε από τον τίτλο, αυτός ο κανόνας επισημαίνει όλες τις εμφανίσεις μιας διπλής τιμής, συμπεριλαμβανομένης της πρώτης.

Για να εφαρμόσετε τον ενσωματωμένο κανόνα για τα αντίγραφα, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε μια περιοχή στην οποία θέλετε να βρείτε διπλά κελιά.
2. Στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Στυλ ομάδα, κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους >, Κανόνες επισήμανσης κελιών >, Διπλές τιμές...

Συμβουλές:

• Για να εφαρμόσετε τη δική σας μορφοποίηση για τα αντίγραφα, κάντε κλικ στο Προσαρμοσμένη μορφή... (το τελευταίο στοιχείο στην αναπτυσσόμενη λίστα) και, στη συνέχεια, επιλέξτε το επιθυμητό Γραμματοσειρά , Σύνορα και Συμπλήρωση επιλογές.
• Για να επισημάνετε μοναδικά κελιά, επιλέξτε Μοναδικό στο αριστερό πλαίσιο.

Παράδειγμα 2. Επισημάνετε τα διπλά κελιά εκτός από τις πρώτες εμφανίσεις

Για να επισημάνετε διπλές τιμές εκτός από την 1η περίπτωση, ο ενσωματωμένος κανόνας δεν μπορεί να βοηθήσει και θα πρέπει να δημιουργήσετε τον δικό σας κανόνα με έναν τύπο. Ο τύπος είναι αρκετά δύσκολος και απαιτεί την προσθήκη μιας κενής στήλης στα αριστερά του συνόλου δεδομένων σας (στήλη Α σε αυτό το παράδειγμα).

Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα, πρέπει να εκτελέσετε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε το εύρος στόχου.
2. Στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Στυλ ομάδα, κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους >, Νέος κανόνας> Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να καθορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν .
3. Στο Μορφοποίηση τιμών όπου αυτός ο τύπος είναι αληθής πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο:

   =IF(COLUMNS($B2:B2)>1, COUNTIF(A$2:$B$7,B2),0) + COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

   Όπου B2 είναι το πρώτο κελί της πρώτης στήλης, B7 είναι το τελευταίο κελί της πρώτης στήλης και A2 είναι το κελί της κενής στήλης που αντιστοιχεί στην πρώτη γραμμή της επιλεγμένης περιοχής σας. Η λεπτομερής εξήγηση του τύπου παρέχεται σε ξεχωριστό σεμινάριο.

4. Κάντε κλικ στο Μορφή... και επιλέξτε τις επιλογές μορφοποίησης που σας αρέσουν.
5. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τον κανόνα.

Συμβουλές και σημειώσεις:

• Το παράδειγμα 2 απαιτεί ένα κενή στήλη στα αριστερά του εύρους στόχου. Εάν δεν μπορεί να προστεθεί μια τέτοια στήλη στο φύλλο εργασίας σας, τότε μπορείτε να ρυθμίσετε δύο διαφορετικούς κανόνες (έναν για την πρώτη στήλη και έναν άλλο για όλες τις επόμενες στήλες). Οι λεπτομερείς οδηγίες παρέχονται εδώ: Επισήμανση αντιγράφων σε πολλαπλές στήλες χωρίς 1η εμφάνιση.
• Οι παραπάνω λύσεις είναι για μεμονωμένα κύτταρα Αν εργάζεστε με δομημένα δεδομένα , και στη συνέχεια δείτε πώς να επισημάνετε γραμμές με βάση τις διπλές τιμές σε μια στήλη κλειδί.
• Ένας πολύ πιο εύκολος τρόπος για να επισημάνετε πανομοιότυπα κελιά με ή χωρίς 1ες περιπτώσεις είναι η χρήση του εργαλείου Εύρεση διπλών κελιών.

Πολλές περισσότερες περιπτώσεις χρήσης και παραδείγματα μπορείτε να βρείτε σε αυτό το σεμινάριο: Πώς να επισημάνετε τα αντίγραφα στο Excel.

Πώς να βρείτε διπλά κελιά στο Excel χρησιμοποιώντας τύπους

Όταν εργάζεστε με μια στήλη τιμών, μπορείτε εύκολα να εντοπίσετε τα διπλά κελιά με τη βοήθεια των συναρτήσεων COUNTIF και IF.

Για να βρείτε αντίγραφα συμπεριλαμβανομένων των 1ων περιστατικών , ο γενικός τύπος είναι:

Για να εντοπίσετε τα αντίγραφα εξαιρουμένων των 1ων περιστατικών , ο γενικός τύπος είναι:

Όπως μπορείτε να δείτε, οι τύποι μοιάζουν πολύ, η διαφορά έγκειται στον τρόπο με τον οποίο ορίζετε το εύρος της πηγής.

Για να εντοπίσετε διπλά κύτταρα συμπεριλαμβανομένων των πρώτων περιπτώσεων , συγκρίνετε το κελί-στόχο (A2) με όλα τα άλλα κελιά στην περιοχή $A$2:$A$10 (παρατηρήστε ότι κλειδώνουμε την περιοχή με απόλυτες αναφορές), και αν βρεθούν περισσότερα από ένα κελιά που περιέχουν την ίδια τιμή, χαρακτηρίστε το κελί-στόχο ως "Διπλό".

=IF(COUNTIF($A$2:$A$10, A2)>1, "Duplicate", "")

Αυτός ο τύπος πηγαίνει στο Β2 και στη συνέχεια τον αντιγράφετε σε τόσα κελιά όσα είναι τα στοιχεία της λίστας.

Για να λάβετε διπλά κύτταρα χωρίς τις πρώτες περιπτώσεις , συγκρίνετε το κελί-στόχο (A2) μόνο με τα παραπάνω κελιά και όχι με κάθε άλλο κελί της περιοχής. Για το σκοπό αυτό, δημιουργήστε μια αναφορά σε επεκτεινόμενη περιοχή όπως $A$2:$A2.

=IF(COUNTIF($A$2:$A2, $A2)>1, "Duplicate", "")

Όταν αντιγράφεται στα παρακάτω κελιά, η αναφορά της περιοχής επεκτείνεται κατά 1. Έτσι, ο τύπος στο B2 συγκρίνει την τιμή στο A2 μόνο με αυτό το ίδιο το κελί. Στο B3, η περιοχή επεκτείνεται σε $A$2:$A3, οπότε η τιμή στο A3 συγκρίνεται και με το παραπάνω κελί κ.ο.κ.

Συμβουλές:

• Σε αυτό το παράδειγμα, είχαμε να κάνουμε με διπλότυπο αριθμοί . τιμές κειμένου , οι τύποι είναι ακριβώς οι ίδιοι :)
• Μόλις εντοπιστούν οι επαναλήψεις, μπορείτε να ενεργοποιήσετε το Φίλτρο του Excel για να εμφανίσετε μόνο τις επαναλαμβανόμενες τιμές. Και στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε ό,τι θέλετε με τα φιλτραρισμένα κελιά: να επιλέξετε, να επισημάνετε, να διαγράψετε, να αντιγράψετε ή να μετακινήσετε σε νέο φύλλο.

Για περισσότερα παραδείγματα τύπων, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να βρείτε διπλότυπα στο Excel.

Πώς να διαγράψετε αντίγραφα στο Excel

Όπως πιθανώς γνωρίζετε, όλες οι εκδόσεις μόντεμ του Excel είναι εξοπλισμένες με το Αφαίρεση διπλότυπων εργαλείο, το οποίο λειτουργεί με τις ακόλουθες επιφυλάξεις:

• Διαγράφει ολόκληρες σειρές με βάση διπλές τιμές σε μία ή περισσότερες στήλες που καθορίζετε.
• Είναι δεν αφαιρεί τις πρώτες εμφανίσεις επαναλαμβανόμενων τιμών.

Για να αφαιρέσετε διπλές εγγραφές, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων που θέλετε να αποδελτιώσετε.
2. Στο Δεδομένα στην καρτέλα Εργαλεία δεδομένων ομάδα, κάντε κλικ στο Αφαίρεση αντιγράφων.
3. Στο Αφαίρεση αντιγράφων παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε τις στήλες που θέλετε να ελέγξετε για διπλότυπα και κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Στο παρακάτω παράδειγμα, θέλουμε να ελέγξουμε τις τέσσερις πρώτες στήλες για διπλότυπα, οπότε τις επιλέγουμε. Σχόλια στήλη δεν είναι πραγματικά σημαντική και επομένως δεν επιλέγεται.

Με βάση τις τιμές στις επιλεγμένες στήλες, το Excel βρήκε και αφαίρεσε 2 διπλές εγγραφές (για Caden και Ethan ). Οι πρώτες περιπτώσεις αυτών των εγγραφών διατηρούνται.

Συμβουλές:

• Πριν από την εκτέλεση του εργαλείου, είναι λογικό να να κάνετε αντίγραφο του φύλλου εργασίας σας, ώστε να μην χάσετε καμία πληροφορία αν κάτι πάει στραβά.
• Πριν προσπαθήσετε να εξαλείψετε τα αντίγραφα, αφαιρέστε τυχόν φίλτρα, περιγράμματα ή υποδιαστολές από τα δεδομένα σας.
• Για να διαγράψετε αντίγραφα σε μεμονωμένα κύτταρα (όπως στο σύνολο δεδομένων Randon numbers από το πρώτο παράδειγμα), χρησιμοποιήστε την εντολή Διπλά κελιά εργαλείο που συζητείται στο επόμενο παράδειγμα.

Περισσότερες περιπτώσεις χρήσης καλύπτονται στην ενότητα Πώς να αφαιρέσετε διπλές γραμμές στο Excel.

Εργαλείο "Όλα σε ένα" για την εύρεση και την αφαίρεση διπλών κελιών στο Excel

Όπως παρουσιάστηκε στο πρώτο μέρος αυτού του σεμιναρίου, το Microsoft Excel παρέχει μερικές διαφορετικές λειτουργίες για την αντιμετώπιση των αντιγράφων. Το πρόβλημα είναι ότι πρέπει να ξέρετε πού να τις αναζητήσετε και πώς να τις αξιοποιήσετε για τις συγκεκριμένες εργασίες σας.

Για να κάνουμε τη ζωή των χρηστών της Ultimate Suite πιο εύκολη, δημιουργήσαμε ένα ειδικό εργαλείο για την εύκολη διαχείριση των διπλών κελιών. Τι ακριβώς μπορεί να κάνει; Σχεδόν ό,τι μπορείτε να φανταστείτε :)

• Βρείτε το διπλά κύτταρα (με ή χωρίς 1η εμφάνιση) ή μοναδικά κύτταρα .
• Βρείτε κελιά με το ίδιο τιμές , τύποι , φόντο ή γραμματοσειρά χρώμα.
• Αναζήτηση για διπλά κελιά λαμβάνοντας υπόψη περίπτωση κειμένου (αναζήτηση με ευαισθησία στην πεζότητα) και αγνοώντας τα κενά .
• Σαφής διπλότυπα κελιά (περιεχόμενα, μορφές ή όλα).
• Χρώμα διπλά κύτταρα.
• Επιλέξτε διπλά κύτταρα.

Επιτρέψτε μου να σας παρουσιάσω την πρόσφατη προσθήκη μας στο Ablebits Αφαίρεση αντιγράφων toolkit - Εύρεση διπλών κελιών add-in.

Για να βρείτε διπλά κελιά στο φύλλο εργασίας σας, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε τα δεδομένα σας.
2. Στο Δεδομένα Ablebits κάντε κλικ στην καρτέλα Αφαίρεση αντιγράφων > Βρείτε Διπλά κελιά .
3. Επιλέξτε αν θα αναζητήσετε διπλότυπο ή μοναδικό κύτταρα.

Σε αυτό το παράδειγμα, επιλέξαμε να χρωματίσουμε τα διπλά κελιά εκτός από την 1η εμφάνιση και πήραμε το ακόλουθο αποτέλεσμα:

Θυμάστε εκείνον τον δυσκίνητο τύπο για τη μορφοποίηση υπό όρους για να επιτύχετε το ίδιο αποτέλεσμα; ;)

Εάν αναλύετε δομημένα δεδομένα οργανωμένα σε έναν πίνακα, τότε χρησιμοποιήστε το Duplicate Remover για να αναζητήσετε αντίγραφα με βάση τις τιμές σε μία ή περισσότερες στήλες.

Για να βρείτε διπλότυπα σε 2 στήλες ή 2 διαφορετικούς πίνακες, εκτελέστε το εργαλείο Σύγκριση δύο πινάκων.

Τα καλά νέα είναι ότι όλα αυτά τα εργαλεία περιλαμβάνονται στην Ultimate Suite και μπορείτε να δοκιμάσετε οποιοδήποτε από αυτά στα φύλλα εργασίας σας αμέσως τώρα - ο σύνδεσμος λήψης βρίσκεται ακριβώς παρακάτω.

Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!

Διαθέσιμες λήψεις

Εύρεση διπλών κελιών - παραδείγματα (.xlsx αρχείο)

Ultimate Suite - δοκιμαστική έκδοση (.exe αρχείο)