Въпреки многото предимства, които предлага Google Sheets, тя има и своите недостатъци. Ясен пример за това е липсата на прости инструменти за управление на текст. Длъжни ли сме да добавяме или заменяме текст в Google Sheets ръчно или със сложни формули? Вече не :) Запълнихме тази празнина с прости инструменти с едно кликване. Позволете ми да ви ги представя в тази публикация в блога.

Всички инструменти, които представям днес, са част от една програма - Power Tools. Тя представлява колекция от всички наши добавки за Google Sheets. Горещо ви препоръчвам да я инсталирате, да бъдете свой собствен готвач и да смесвате и съчетавате изброените по-долу "съставки" за вашите данни. ;)

Промяна на текста в електронните таблици

Много от нас стигат дотам, че правят компромис с последователния стил на таблиците в името на пестенето на време. Така рано или късно откривате данните в таблиците си в различни случаи и с излишни символи, въведени набързо. Това може да се окаже проблем, особено ако няколко души имат право да редактират една и съща таблица.

Независимо дали сте перфекционист, който държи данните да са изключително ясни и практични, или просто трябва да демонстрирате данни от електронните си таблици, следните инструменти ще ви помогнат.

Промяна на случая в Google Sheets

Стандартните начини за промяна на регистъра на текста в Google Sheets включват функции: ДОЛНА, ГОРНА, ПРАВИЛНА За да ги използвате, ще трябва да създадете помощна колона, да създадете формули в нея и да направите препратка към оригиналната си колона. След това по някакъв начин преобразувайте резултатите от формулите в стойности и премахнете оригиналната колона.

С нашия инструмент не е необходимо да правите нито едно от горните действия. Той бързо променя случая във вашите таблици в Google в самите оригинални клетки.

Съвет. Изгледайте този видеоклип, за да се запознаете по-добре с инструмента, или прочетете краткото въведение точно под него.

Инструментът се намира в Текст група> Промяна на :

За да промените случая в електронната си таблица с тази добавка, просто изберете диапазона с текста и изберете начина за промяна на данните: превърнете всичко в Случай на присъда. , малки букви или ГОРЕН КЕШ , Пишете всяка дума с главна буква (известен още като правилен регистър), малък & или tOGGLE tEXT .

Съвет. Ако не сте сигурни коя опция трябва да използвате, разгледайте страницата за помощ за инструмента, където сме описали всичко подробно.

След като сте готови, натиснете Промяна на и наблюдавайте как оригиналните ви данни променят случая:

Замяна на символи

Ако импортирате данни от интернет, в таблицата може да се появят букви с ударение, като например ß, Ö , или ç . Импортираният файл може да съдържа и различни специални символи: знаци за авторски права (©), обърнати въпросителни знаци (¿), амперсенди (&) и интелигентни кавички (" "). Тези символи могат да бъдат представени и чрез техните кодове (често използвани в интернет).

Ако се опитате да ги замените със стандартната функция на Google Sheets Намиране и заместване инструмент ( Ctrl+H ), подгответе се да преминете през процеса на заместване за всеки символ. Ще трябва също така да въведете символите, които искате да видите вместо тях.

Нашият Замяна на символи Помощната програма е много по-бърза и лесна за използване. Тя сканира избрания диапазон от данни и автоматично заменя всички знаци или кодове с ударение със съответните стандартни символи.

Съвет. Инструментът се намира и в Power Tools: Текст > Промяна на .

Ето какво можете да направите с кодове и специални символи, като използвате същата добавка:

А тук можете да видите как Заменете интелигентните кавички с прави кавички работи (понастоящем само за двойни кавички):

Полски текст

Ако горните модификации са твърде много за вашата таблица и предпочитате просто да почиствате текста в Google Sheets тук и там, добавката ще ви помогне да автоматизирате и това.

Сайтът Полски текст преглежда избрания диапазон и прави следното:

• премахва белите полета, ако има такива.
• добавя интервал след препинателните знаци, ако сте ги забравили.
• прилага случай на изречение към вашите клетки

Можете да изберете и трите варианта наведнъж или да изберете този, който е най-подходящ за вашата маса:

Как да добавяте текст в Google Sheets

Стандартният метод за добавяне на текст в Google Sheets е същият, както винаги: функция. И това е CONCATENATE, която обикновено вмъква допълнителни символи към съществуващия текст.

Съвет: В този урок са дадени примери за формули, които добавят текст на едно и също място в няколко клетки.

Но когато става въпрос за функции, винаги се налага да се добавя допълнителна колона за формулите. Защо да се занимавате с добавянето на специални колони и формули, ако има добавки, които обработват текста точно там, където е необходимо?

Един от нашите инструменти е предназначен точно за тази задача. Той се нарича Добавяне на текст по позиция и гнезди в същата Текст група от Електрически инструменти .

Съвет. Изгледайте този видеоклип, за да се запознаете по-добре с инструмента, или прочетете краткото въведение точно под него.

Тя ви позволява не само да добавяте текст в Google Sheets, но и да вмъквате специални символи и техните комбинации в таблицата си, като например препинателни знаци, знак за число (#), знак за плюс (+) и т.н. И което е още по-хубаво, вие определяте позицията на тези нови символи.

Вмъкване на специални знаци в началото / в края

Първите две опции дават възможност за добавяне на текст в началото и в края на всички избрани клетки.

Да речем, че искате да снабдите списъка си с телефонни номера с кодове на държави. Тъй като кодът трябва да предхожда целия номер, задачата е да добавите числа в началото на клетките на Google Sheets.

Просто изберете диапазона с числа, въведете желания код на страната в съответното поле на инструмента и щракнете върху Добавяне на :

Добавяне на текст в Google Sheets преди текста / след текста

Последните три опции на инструмента ви позволяват да вмъквате символи в зависимост от конкретен текст в клетките.

• Можете да добавяте текст, започвайки от 3-ти, 7-ми, 10-ти и т.н. символ в клетката с опцията, наречена След номера на символа . Ще използвам този инструмент и ще вмъкна кодове на области, обвити в скоби, към числата от предишния пример.

  Там кодовете на зоните за номерата в САЩ и Канада започват от 3-тия знак: +1 202 5550198. Затова трябва да добавя кръгла скоба преди нея:

  

  След като бъдат добавени, кодовете на зоните завършват с шестия знак: +1 (202 5550198

  Затова добавям и затваряща скоба след нея. Ето какво се получи:

  

• Можете също така да добавяте текст преди или след конкретен текст в клетките.

  Тези опции ще ми помогнат да направя телефонните номера още по-четими, като добавя интервали преди и след скобите:

  

Но какво да правите, ако добавянето на текст в Google Sheets не е възможно и предпочитате да изтриете някои излишни знаци и остарял текст? Е, имаме инструменти и за тази работа.

Съвет. Има страница за помощ за Добавяне на текст ще го намерите тук.

Премахване на излишни и специални символи в Google Sheets

Понякога в таблицата ви могат да се промъкнат бели полета и други символи. А щом попаднат там, проследяването и премахването им може да стане доста нервно.

Стандартните таблици на Google Намиране и заместване ще замени само един излишен символ с друг. Затова в подобни случаи е по-добре да делегирате задължението на добавките от Премахване на в група Електрически инструменти:

Съвет. Премахване на група притежава и страница за помощ, в която са описани всички инструменти и техните опции.

Не се колебайте да гледате и това демонстрационно видео:

Или посетете тази публикация в блога за други начини за премахване на един и същ текст или определени символи в Google Sheets.

Премахване на поднизове или отделни символи

Този първи инструмент премахва един или няколко единични символа и дори поднизове от Google Sheets в рамките на избрания диапазон. За да бъдете по-точни, можете да го накарате да изтрие следното:

• всички срещания на една определена буква, цифра или специален символ на Google Sheets, напр. 1 или +
• няколко единични букви, цифри или знаци: напр. 1 и +
• определена последователност от символи - подниз в Google Sheets - или няколко такива множества, напр. +1 и/или +44

Ще взема същите телефонни номера от предишния пример и ще премахна всички кодове на държави и скоби наведнъж с помощта на инструмента:

Премахване на интервали и разделители

Следващата помощна програма за Google Sheets премахва белите полета преди, след и в текста. Ако пространствата изобщо не са желани в данните ви, можете да ги изтриете напълно:

Добавката премахва и такива специални символи като запетаи, точки и други разделители (има дори специално квадратче за отметка за прекъсване на редове); непечатащи символи (като прекъсвания на редове), HTML същности (кодове, които се използват вместо самите символи) и HTML тагове:

Премахване на знаци по позиция

Понякога обаче не са важни самите герои, а тяхната позиция в клетките.

• В моя пример има разширения в телефонните номера, които заемат едно и също място - от 12-ия до 14-ия символ във всяка клетка.

  Ще използвам този позиция за да премахнете разширенията от всички номера със съответния инструмент:

  

  Ето как цифрите се променят само с няколко кликвания:

  

• Можете да почистите част от първи/последни символи в клетките Просто посочете точния брой допълнителни символи и добавката няма да ви накара да чакате.

  Погледнете, че инструментът е премахнал кодовете на държавите - първите 3 символа - от телефонните номера:

  

• Ако няколко клетки съдържат един и същ текст, предшестван или последван от ненужни подробности, използвайте опцията Премахване на знаци преди/след текст да ги изгони.

  Ето например списък на клиенти с телефонни номера и техните държави в същите клетки:

  

  В зависимост от страната избирам клетките по групи и настройвам инструмента да премахва всичко преди САЩ, ВЕЛИКОБРИТАНИЯ , а след това CA . Ето какво получавам в резултат на това:

  

  Вижте също: Как да създадете таблица със съдържание (TOC) в Microsoft Word

Премахване на празни редове и колони в Google Sheets

След различни модификации на данните може да забележите празни редове и колони, разпръснати из целия лист. За да ги изтриете, първият начин, който ви идва наум, е да изберете всеки ред, като натиснете Ctrl, и след това да премахнете тези празни редове чрез контекстното меню. И повторете същото за колоните.

Освен това може да искате да премахнете тези неизползвани колони и редове, които остават извън данните ви. В крайна сметка те заемат място и предварително надвишават ограничението за 5 милиона клетки в електронна таблица.

Нещо повече, може да се наложи да направите същото във всички листове във файла.

За разлика от Google Sheets, нашата добавка премахва всички празни и неизползвани редове и колони с едно движение. Дори не е необходимо да избирате диапазон или отделни колони и редове.

Просто отворете листа, отворете инструмента Изчистване, изберете 5 квадратчета за отметка (или по-малко, в зависимост от целта), щракнете върху Clear , и така ще получите чисти таблици във всички листове без никакви пропуски:

Как да разделите текста на колони & редове

Друга полезна операция е разделянето на текст от една колона на няколко колони и от един ред на няколко реда.

Въпреки че Google Sheets наскоро представи своя собствена Разделяне на текста на колони функция, тя има някои основни слаби страни:

• Той разделя само на колони (не знае как да раздели на редове).
• Тя разделя по един разделител в даден момент. Ако в клетките има различни разделители, ще трябва да използвате програмата няколко пъти.
• Тя не се разделя по прекъсвания на редове . Тя ви позволява да задавате потребителски разделители, но въвеждането на прекъсване на реда там може да се превърне в проблем.
• Тя презаписва данните вдясно при разделяне на клетки от колони вляво на таблицата.
• Когато разделя имената, тя не разпознава първо, последно и средно име - просто разделя думите.

За щастие, нашите Сплит се справя с всичко това вместо вас. Инструментът се намира в Сплит в група Електрически инструменти:

Разделяне по символи

Първо бих искал да демонстрирам как да разделяте текста по символи или разделители в клетките.

Вижте този кратък демонстрационен видеоклип или не се колебайте да прочетете нататък :)

Първо трябва да изберете данните за разделяне, като се уверите, че опцията за Разделяне по символи и изберете разделителите, които се срещат в клетките.

Не проверявам Space тъй като не искам да разделям имената. Въпреки това, Запетая и Прекъсване на реда ще ми помогне да отделя телефонните номера и заглавията на длъжностите. А също така избирам да заменя първоначалната си колона с резултата (квадратчето за отметка в най-долната част на добавката):

Съвет: Ако в текста има твърде много съюзи или други свързващи думи, можете да разделите текста и по тях, като използвате втората опция - Разделяне на стойности по низове .

Ако размерът на буквите в текста е най-важен, изберете третия бутон и разделете всичко преди главните букви.

Разделяне по позиции

Както и при добавянето на текст, позицията на символите в клетките може да е по-важна от появата на конкретни символи. Особено ако всички клетки са форматирани по един и същи начин.

С Разделяне по позиции можете да изберете точното място, на което да бъдат разделени записите:

Използвах този инструмент, за да отделя кодовете на страните и областите от самия телефонен номер:

Остава само да изтриете първоначалната колона и да форматирате двете нови.

Разделяне на имена

Както споменах по-рано, стандартният инструмент на Google Sheets, наречен Разделяне на текста на колони Ако използвате този инструмент за имената си, има голяма вероятност да получите колони, в които имената, заглавията и наставките са смесени.

Нашият Разделяне на имена Инструментът ще ви помогне да избегнете това. Той е достатъчно интелигентен, за да разпознава имената, фамилиите и вторите имена; титлите и поздравленията; постноминалните и суфиксите. По този начин той не просто разделя думите. В зависимост от единиците имена той ги поставя в съответните колони.

Освен това можете да изтеглите например само първото и последното име, без значение какви други части има в клетките. Гледайте това кратко видео (1:45), целият процес отнема буквално само няколко секунди:

Извличане на връзки, числа и текст в Google Sheets

Ако разделянето на всички стойности в дадена клетка не е възможно и предпочитате да извлечете определена част от тази клетка в Google Sheets, може да разгледате Извлечение инструмент:

Съвет. Ако сте любители на формулите, в този урок ще намерите няколко примера за формули за извличане на данни в Google Sheets.

Първите 4 са различни начини за извличане на данни от клетките на Google Sheets:

• от струни , ако това, което трябва да получите, се намира след/преди/по средата на същите стойности.
• по позиция , ако знаете точното място, откъдето да изтеглите.
• от маска , ако желаните данни могат да бъдат забелязани чрез подобен модел в клетките.
• първите/последните N символа , ако данните, които трябва да се извлекат, са в началото/края на клетките.

Ще можете да получавате и определени типове данни:

• извличане на хипервръзки
• URL адреси
• номера
• имейл адреси

Следващият демонстрационен видеоклип показва инструмента в действие:

Воала! Това са всички инструменти, с които разполагаме в момента и които ще ви помогнат да работите с текст в Google Sheets. Те могат да се превърнат във ваша щастлива находка или просто да ви спестят време и нерви. Във всеки случай смятам, че е изключително полезно да ги имате.

И само едно малко напомняне - всички тези добавки ще намерите в Power Tools - колекция от всички наши помощни програми за Google Sheets.

Ако имате някакви въпроси или ако задачата ви е твърде сложна, за да ви послужат тези добавки, просто пуснете коментар по-долу и ще видим какво можем да направим, за да ви помогнем :)