ٹیوٹوریل ایکسل کیلکولیشن سیٹنگز کی بنیادی باتوں کی وضاحت کرتا ہے اور فارمولوں کو خود بخود اور دستی طور پر دوبارہ شمار کرنے کے لیے ان کو کنفیگر کرنے کا طریقہ بتاتا ہے۔

ایکسل فارمولوں کو مؤثر طریقے سے استعمال کرنے کے لیے، آپ کو سمجھنا ہوگا۔ Microsoft Excel حساب کتاب کیسے کرتا ہے۔ بہت سی تفصیلات ہیں جو آپ کو ایکسل کے بنیادی فارمولوں، افعال، ریاضی کی کارروائیوں کی ترتیب، وغیرہ کے بارے میں جاننی چاہئیں۔ کم معلوم، لیکن "پس منظر" کی ترتیبات کم اہم نہیں ہیں جو آپ کے ایکسل حسابات کو تیز، سست، یا یہاں تک کہ روک سکتی ہیں۔

مجموعی طور پر، تین بنیادی ایکسل کیلکولیشن سیٹنگز ہیں جن سے آپ کو واقف ہونا چاہیے:<3

حساب کا موڈ - چاہے ایکسل فارمولوں کا دوبارہ حساب دستی طور پر کیا جائے یا خود بخود۔

Iteration - کسی فارمولے کی دوبارہ گنتی کی تعداد جب تک کہ ایک مخصوص عددی حالت نہ ہو میٹ۔

پریسیجن - حساب کے لیے درستگی کی ڈگری۔

اس ٹیوٹوریل میں، ہم اس بات پر گہری نظر ڈالیں گے کہ مندرجہ بالا ترتیبات میں سے ہر ایک کیسے کام کرتا ہے اور کیسے ان کو تبدیل کرنے کے لیے۔

Excel آٹومیٹک کیلکولیشن بمقابلہ دستی کیلکولیشن (کیلکولیشن موڈ)

یہ اختیارات کنٹرول کرتے ہیں کہ Excel فارمولوں کو کب اور کیسے دوبارہ گنتی ہے۔ جب آپ پہلی بار کسی ورک بک کو کھولتے یا اس میں ترمیم کرتے ہیں، تو Excel خود بخود ان فارمولوں کی دوبارہ گنتی کرتا ہے جن کی منحصر اقدار (سیل، اقدار، یا فارمولے میں حوالہ کردہ نام) تبدیل ہو گئے ہیں۔ تاہم، آپ اس طرز عمل کو تبدیل کرنے اور حساب کتاب کو روکنے کے لیے آزاد ہیں۔ایکسل۔

ایکسل کیلکولیشن کے اختیارات کو کیسے تبدیل کریں

ایکسل ربن پر، فارمولے ٹیب > حساب گروپ پر جائیں، <پر کلک کریں۔ 4>حساب کے اختیارات بٹن اور درج ذیل اختیارات میں سے ایک کو منتخب کریں:

خودکار (پہلے سے طے شدہ) - ایکسل کو خود بخود تمام منحصر فارمولوں کی دوبارہ گنتی کرنے کو کہتا ہے۔ جب بھی ان فارمولوں میں حوالہ دیا گیا کوئی بھی قدر، فارمولہ، یا نام تبدیل کیا جاتا ہے۔

خودکار سوائے ڈیٹا ٹیبلز کے - ڈیٹا ٹیبل کے علاوہ تمام منحصر فارمولوں کا ازخود دوبارہ حساب لگائیں۔

براہ کرم ایکسل ٹیبلز ( داخل کریں > ٹیبل ) اور ڈیٹا ٹیبلز کو الجھا نہ دیں جو فارمولوں کے لیے مختلف اقدار کا جائزہ لیتے ہیں ( Data > What-If Analysis > ڈیٹا ٹیبل )۔ یہ آپشن صرف ڈیٹا ٹیبلز کی خودکار دوبارہ گنتی کو روکتا ہے، باقاعدہ ایکسل ٹیبل اب بھی خود بخود کیلکولیشن کیے جائیں گے۔

دستی - ایکسل میں خودکار حساب کتاب کو بند کر دیتا ہے۔ کھلی ورک بک کا دوبارہ حساب تب کیا جائے گا جب آپ واضح طور پر ان طریقوں میں سے کسی ایک کو استعمال کرتے ہوئے ایسا کرتے ہیں۔

متبادل طور پر، آپ Excel Options :

<کے ذریعے ایکسل کیلکولیشن سیٹنگز کو تبدیل کر سکتے ہیں۔ 13>ایکسل 2010، ایکسل 2013، اور ایکسل 2016 میں، فائل > اختیارات > فارمولے > حساب کے اختیارات پر جائیں سیکشن > ورک بک کیلکولیشن ۔
• ایکسل 2007 میں، کلک کریں آفس بٹن > ایکسل کے اختیارات > فارمولے > ورک بککیلکولیشن ۔
• ایکسل 2003 میں، کلک کریں ٹولز > اختیارات > حساب > حساب .

تجاویز اور نوٹ:

1. دستی کیلکولیشن آپشن کو منتخب کرنا (یا تو ربن پر یا اندر Excel Options) خود بخود محفوظ کرنے سے پہلے ورک بک کی دوبارہ گنتی کریں باکس کو چیک کرتا ہے۔ اگر آپ کی ورک بک میں بہت سارے فارمولے ہیں، تو آپ ورک بک کو تیزی سے محفوظ کرنے کے لیے اس چیک باکس کو صاف کرنا چاہیں گے۔
2. اگر اچانک آپ کے تمام ایکسل فارمولوں نے حساب کرنا چھوڑ دیا ہے ، تو جائیں حساب کے اختیارات اور یقینی بنائیں کہ خودکار ترتیب منتخب ہے۔ اگر اس سے مدد نہیں ملتی ہے، تو ان خرابیوں کا سراغ لگانے کے اقدامات دیکھیں: ایکسل فارمولے کام نہیں کر رہے، اپ ڈیٹ نہیں کر رہے، حساب نہیں کر رہے ہیں۔

ایکسل میں دوبارہ گنتی پر مجبور کیسے کریں

اگر آپ نے ایکسل کو آف کر رکھا ہے خودکار حساب کتاب، یعنی دستی کیلکولیشن سیٹنگ کو منتخب کیا، آپ درج ذیل طریقوں میں سے کسی ایک کو استعمال کرکے ایکسل کو دوبارہ گنتی کرنے پر مجبور کرسکتے ہیں۔

دستی طور پر تمام کھلی ورک شیٹس کی دوبارہ گنتی کرنے کے لیے اور اپ ڈیٹ کریں تمام کھلی چارٹ شیٹس، فارمولز ٹیب > حساب گروپ پر جائیں، اور اب کیلکولیشن کریں بٹن پر کلک کریں۔

صرف فعال ورک شیٹ کے ساتھ ساتھ اس سے منسلک کسی بھی چارٹ اور چارٹ شیٹس کو دوبارہ گننے کے لیے، فارمولے ٹیب > حساب گروپ پر جائیں۔ ، اور Calculate Sheet بٹن پر کلک کریں۔

ایک اور طریقہ کی بورڈ شارٹ کٹس :

• کا استعمال کرتے ہوئے ورک شیٹس کو دستی طور پر دوبارہ شمار کرنا ہے F9 تمام کھلی ورک بک میں فارمولوں کا دوبارہ حساب کرتا ہے، لیکن صرف وہی فارمولے جو آخری حساب کے بعد تبدیل ہوئے ہیں اور فارمولے ان پر منحصر ہیں۔
• Shift + F9 صرف فعال ورک شیٹ میں بدلے ہوئے فارمولوں کا دوبارہ حساب لگاتا ہے۔
• Ctrl + Alt + F9 ایکسل کو تمام کھلی ورک بک میں بالکل تمام فارمولوں کی دوبارہ گنتی کرنے پر مجبور کرتا ہے، یہاں تک کہ وہ بھی جنہیں تبدیل نہیں کیا گیا ہے۔ جب آپ کو یہ احساس ہو کہ کچھ فارمولے غلط نتائج دکھا رہے ہیں، تو اس شارٹ کٹ کا استعمال اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کریں کہ ہر چیز کا دوبارہ حساب کیا گیا ہے۔
• Ctrl + Shift + Alt + F9 پہلے دوسرے سیلز پر منحصر فارمولوں کو چیک کرتا ہے، اور پھر تمام فارمولوں کا دوبارہ حساب لگاتا ہے۔ تمام کھلی ورک بک میں، قطع نظر اس کے کہ وہ آخری حساب کے بعد تبدیل ہوئے ہیں یا نہیں۔

ایکسل تکراری کیلکولیشن

مائیکروسافٹ ایکسل ان فارمولوں کی گنتی کرنے کے لیے تکرار (بار بار کیلکولیشن) کا استعمال کرتا ہے جو واپس حوالہ دیتے ہیں۔ ان کے اپنے خلیوں میں، جسے سرکلر حوالہ جات کہا جاتا ہے۔ ایکسل ایسے فارمولوں کا بطور ڈیفالٹ حساب نہیں لگاتا ہے کیونکہ ایک سرکلر حوالہ غیر معینہ مدت تک ایک لامتناہی لوپ بنا سکتا ہے۔ اپنی ورک شیٹس میں سرکلر حوالہ جات کو فعال کرنے کے لیے، آپ کو یہ بتانا ضروری ہے کہ آپ کتنی بار فارمولے کا دوبارہ حساب لگانا چاہتے ہیں۔

ایکسل میں تکراری کیلکولیشن کو کیسے فعال اور کنٹرول کیا جائے

ایکسل کی تکراری کیلکولیشن کو آن کرنے کے لیے، یہ کریں درج ذیل میں سے ایک:

• ایکسل 2016 میں، ایکسل2013، اور Excel 2010، فائل > اختیارات > پر جائیں فارمولے ، اور حساب کے اختیارات
• ایکسل 2007 میں، آفس بٹن > کے نیچے دوبارہ حساب کتاب کو فعال کریں چیک باکس کو منتخب کریں۔ Excel کے اختیارات > فارمولے > Iteration area .
• Excel 2003 اور اس سے پہلے، مینو > پر جائیں ; ٹولز > اختیارات > حساب ٹیب > تکراری کیلکولیشن ۔

تبدیل کرنے کے لیے جتنی بار آپ کے ایکسل فارمولے دوبارہ گن سکتے ہیں، درج ذیل ترتیبات کو ترتیب دیں:

• زیادہ سے زیادہ تکرار والے باکس میں، زیادہ سے زیادہ اعادہ کی اجازت ٹائپ کریں۔ نمبر جتنی زیادہ ہوگی، ورک شیٹ کو اتنی ہی آہستہ سے دوبارہ شمار کیا جائے گا۔
• زیادہ سے زیادہ تبدیلی باکس میں، دوبارہ گنتی کے نتائج کے درمیان تبدیلی کی زیادہ سے زیادہ مقدار ٹائپ کریں۔ تعداد جتنی چھوٹی ہوگی، نتیجہ اتنا ہی درست ہوگا اور ورک شیٹ کی دوبارہ گنتی اتنی ہی لمبی ہوگی۔

ڈیفالٹ سیٹنگز زیادہ سے زیادہ تکرار کے لیے 100، اور زیادہ سے زیادہ تبدیلی کے لیے 0.001 ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ Excel 100 تکرار کے بعد یا 0.001 سے کم تبدیلی کے بعد، جو بھی پہلے آئے، آپ کے فارمولوں کا دوبارہ حساب بند کر دے گا۔

تمام ترتیبات کنفیگر ہونے کے ساتھ، محفوظ کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں۔ تبدیل کریں اور Excel Options ڈائیلاگ باکس کو بند کریں۔

ایکسل حساب کی درستگی

بطور ڈیفالٹ، Microsoft Excel فارمولوں اور اسٹورز کا حساب لگاتا ہے۔درستگی کے 15 اہم ہندسوں کے ساتھ نتائج۔ تاہم، آپ اسے تبدیل کر سکتے ہیں اور ایکسل کو فارمولوں کی دوبارہ گنتی کرتے وقت ذخیرہ شدہ قدر کی بجائے ڈسپلے شدہ قدر کا استعمال کر سکتے ہیں۔ تبدیلی کرنے سے پہلے، براہ کرم یقینی بنائیں کہ آپ تمام ممکنہ نتائج کو پوری طرح سمجھتے ہیں۔

بہت سے معاملات میں، سیل میں ظاہر ہونے والی قدر اور بنیادی قدر (ذخیرہ شدہ قدر) مختلف ہوتی ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ ایک ہی تاریخ کو کئی طریقوں سے ظاہر کر سکتے ہیں: 1/1/2017 ، 1-Jan-2017 اور یہاں تک کہ Jan-17 پر منحصر ہے۔ آپ نے سیل کے لیے کس تاریخ کی شکل ترتیب دی ہے۔ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ ڈسپلے کی قدر کیسے بدلتی ہے، ذخیرہ شدہ قدر وہی رہتی ہے (اس مثال میں، یہ سیریل نمبر 42736 ہے جو داخلی ایکسل سسٹم میں 1 جنوری 2017 کو ظاہر کرتا ہے)۔ اور Excel اس ذخیرہ شدہ قدر کو تمام فارمولوں اور حسابات میں استعمال کرے گا۔

بعض اوقات، ظاہر شدہ اور ذخیرہ شدہ قدروں کے درمیان فرق آپ کو یہ سوچنے پر مجبور کر سکتا ہے کہ فارمولے کا نتیجہ غلط ہے۔ مثال کے طور پر، اگر آپ ایک سیل میں نمبر 5.002، دوسرے سیل میں 5.003 درج کرتے ہیں اور ان سیلز میں صرف 2 اعشاریہ 2 جگہیں ڈسپلے کرنے کا انتخاب کرتے ہیں، تو Microsoft Excel دونوں میں 5.00 ڈسپلے کرے گا۔ اس کے بعد، آپ ان نمبروں کو جوڑتے ہیں، اور Excel 10.01 لوٹاتا ہے کیونکہ یہ ذخیرہ شدہ اقدار (5.002 اور 5.003) کا حساب لگاتا ہے، ظاہر شدہ قدروں کا نہیں۔ جیسا کہ دکھایا گیا ہے آپشن ایکسل کو مستقل طور پر ذخیرہ شدہ اقدار کو ڈسپلے شدہ اقدار میں تبدیل کرنے کا سبب بنے گا۔اوپر کا حساب 10.00 (5.00 + 5.00) لوٹائے گا۔ اگر بعد میں آپ پوری درستگی کے ساتھ حساب لگانا چاہتے ہیں، تو اصل اقدار (5.002 اور 5.003) کو بحال کرنا ممکن نہیں ہوگا۔

اگر آپ کے پاس منحصر فارمولوں کا ایک طویل سلسلہ ہے (کچھ فارمولے درمیانی حسابات استعمال کرتے ہیں۔ دوسرے فارمولوں میں)، حتمی نتیجہ تیزی سے غلط ہو سکتا ہے۔ اس "مجموعی اثر" سے بچنے کے لیے، اس کا مطلب یہ ہے کہ ظاہر کردہ اقدار کو اپنی مرضی کے مطابق ایکسل نمبر فارمیٹ کے ذریعے تبدیل کرنے کی بجائے Precision جیسا کہ دکھایا گیا ہے ۔

مثال کے طور پر، آپ تعداد میں اضافہ یا کمی کرسکتے ہیں۔ ہوم ٹیب پر متعلقہ بٹن پر کلک کر کے نمبر گروپ:

اگر آپ کو یقین ہے کہ ظاہر کی گئی درستگی آپ کے ایکسل کیلکولیشن کی مطلوبہ درستگی کو یقینی بنائے گی، تو آپ اسے اس طرح آن کر سکتے ہیں:

1. فائل ٹیب > اختیارات پر کلک کریں، اور ایڈوانسڈ زمرہ منتخب کریں۔
2. اس ورک بک کا حساب لگاتے وقت<تک نیچے سکرول کریں۔ 5> سیکشن، اور وہ ورک بک منتخب کریں جس کے لیے آپ حساب کی درستگی کو تبدیل کرنا چاہتے ہیں۔
3. صدقیت کو جیسا کہ دکھایا گیا ہے سیٹ کریں باکس کو چیک کریں۔
4. ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

اس طرح آپ ایکسل میں حساب کتاب کی ترتیبات کو ترتیب دیتے ہیں۔ میں پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ ادا کرتا ہوں اور امید کرتا ہوں کہ آپ کو اگلے ہفتے ہمارے بلاگ پر ملوں گا!