La scorsa settimana abbiamo esplorato alcune tecniche per convertire i fogli di calcolo di Excel in HTML. Ma oggi che tutti sembrano passare al cloud, perché non farlo anche noi? Le nuove tecnologie di condivisione dei dati di Excel online sono molto più semplici e offrono una serie di nuove opportunità di cui potete beneficiare.

Con l'avvento di Excel Online, non è più necessario disporre di un codice HTML troppo oneroso per esportare le tabelle sul web: basta salvare la cartella di lavoro online e accedervi letteralmente da qualsiasi luogo, condividerla con altri utenti e lavorare tutti insieme sullo stesso foglio. Con Excel Online è anche possibile incorporare facilmente il foglio di lavoro in un sito web o in un blog e lasciare che i visitatori interagiscano con esso per trovare le informazioni che desiderano.cercando.

In questo articolo analizzeremo tutte queste e molte altre funzionalità offerte da Excel Online.

Come spostare i fogli di calcolo Excel online

Se siete nuovi al cloud in generale e a Excel Online in particolare, il modo più semplice per iniziare è condividere la cartella di lavoro esistente utilizzando l'interfaccia familiare di Excel desktop.

Tutti i fogli di calcolo di Excel Online sono memorizzati su OneDrive Come probabilmente saprete, questo servizio di archiviazione online esiste già da tempo, ma ora è integrato in Microsoft Excel come opzione di interfaccia accessibile con un clic. Inoltre, i vostri invitati, cioè gli altri utenti con cui condividete i fogli di calcolo, non hanno più bisogno di un account Microsoft per visualizzare e modificare i file Excel che avete condiviso.

Se non avete ancora un account OneDrive, potete iscrivervi subito. Questo servizio è facile, gratuito e merita sicuramente attenzione perché la maggior parte delle applicazioni di Office 2013 e 2016, non solo Excel, supportano OneDrive. Una volta effettuato l'accesso, procedete con i seguenti passaggi.

1. Accedere all'account Microsoft

Assicuratevi di aver effettuato l'accesso al vostro account Microsoft anche dall'interno di Excel. Nella cartella di lavoro di Excel, guardate nell'angolo in alto a destra. Se vedete il vostro nome e una foto, potete saltare questo passaggio, altrimenti fate clic sul pulsante Accedi link.

Excel visualizzerà un messaggio in cui si chiede di confermare che si desidera davvero consentire a Office di connettersi a Internet. Fare clic su Sì e quindi inserire le credenziali di Windows Live.

2. Salvare il foglio di calcolo Excel nel cloud.

Per sicurezza, verificate che sia aperta la cartella di lavoro giusta, cioè quella che volete condividere online. In questo esempio, condividerò un file Lista dei regali per le vacanze in modo che i miei familiari e amici possano vederlo e contribuire : )

Con la cartella di lavoro corretta aperta, passare alla voce File fare clic su Condividi nel riquadro di sinistra. Invitare le persone sarà selezionata per impostazione predefinita e si farà clic su Salvare nel cloud nel riquadro di destra.

Successivamente, scegliete una posizione cloud per salvare il vostro file Excel. OneDrive è la prima opzione selezionata a destra per impostazione predefinita e si sceglie semplicemente la cartella di destinazione nel riquadro di sinistra.

Nota: se non vedete l'opzione OneDrive, significa che non avete un account OneDrive o che non siete collegati.

Ho già creato uno speciale Pianificatore di regali e viene visualizzato nella cartella Cartelle recenti È possibile scegliere un'altra cartella facendo clic sul pulsante Sfogliare sotto il pulsante Cartelle recenti o crearne uno nuovo nel modo consueto, facendo clic con il tasto destro del mouse su un punto qualsiasi della parte destra dell'elenco. Salva con nome e selezionando Nuovo> Cartella dal menu contestuale. Una volta selezionata la cartella corretta, fare clic sul pulsante Risparmiare pulsante.

3. Condividere il foglio di calcolo salvato online

La cartella di lavoro Excel è già online e può essere visualizzata su OneDrive>. Se si desidera condividere il foglio di lavoro online con altre persone, è necessario un ulteriore passaggio: scegliere una delle seguenti opzioni di condivisione:

• Invitare le persone (impostazione predefinita). È sufficiente inserire gli indirizzi e-mail dei contatti con cui si desidera condividere il foglio di lavoro di Excel. Durante la digitazione, il completamento automatico di Excel confronterà i dati immessi con i nomi e gli indirizzi presenti nella Rubrica e visualizzerà tutte le corrispondenze. Per aggiungere più contatti, separare i nomi con un punto e virgola, oppure fare clic sul pulsante Ricerca nella rubrica icona per cercare i contatti nell'elenco globale degli indirizzi.

  È possibile impostare permessi di visualizzazione o di modifica per i contatti scegliendo l'opzione corrispondente dall'elenco a discesa sulla destra. Se si aggiungono più invitati, le autorizzazioni saranno applicate a tutti, ma sarà possibile modificare le autorizzazioni per ogni persona in seguito.

  Guarda anche: Come raggruppare le colonne in Excel

  Si può anche includere un messaggio personale Se non si inserisce nulla, Excel aggiungerà un invito generico.

  Infine, è possibile scegliere se l'utente deve effettuare l'accesso al proprio account Windows Live prima di poter accedere al foglio di calcolo online. Non vedo alcun motivo particolare per cui dovrebbe farlo, ma la scelta spetta a voi.

  Al termine, fare clic sul pulsante Condividi Ciascuno dei contatti invitati riceverà un messaggio di posta elettronica contenente un link al file condiviso, sul quale sarà sufficiente fare clic per aprire il foglio di calcolo Excel online, su OneDrive.

  Facendo clic sul pulsante Condividi Se si desidera rimuovere qualcuno dall'elenco o modificare le autorizzazioni, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome e scegliere l'opzione corrispondente dal menu contestuale.

• Collegamento di condivisione Se si desidera condividere il proprio foglio Excel online con molte persone, un modo più rapido è quello di inviare loro un link al file, ad esempio utilizzando una lista di distribuzione o una mailing list di Outlook. Si sceglie la modalità Ottenere un link di condivisione nel riquadro di sinistra e prendere un elemento di Visualizza link o Modifica del link o entrambi nel riquadro di destra.
• Pubblicare sui social network Il nome di questa opzione si spiega da sé e non richiede alcuna spiegazione, forse solo un'osservazione. Se avete scelto questa opzione di condivisione ma non vedete l'elenco dei social network nel riquadro destro, fate clic sul pulsante Collegare le reti sociali e potrete scegliere i vostri account Facebook, Twitter, Google, LinkedIn e altri.
• Email Se si preferisce inviare la cartella di lavoro di Excel come allegato (un normale file di Excel, PDF o XPS) oltre che come fax via Internet, scegliere Email a sinistra e l'opzione appropriata a destra.

Suggerimento: se si desidera limitare le aree della cartella di lavoro di Excel che gli altri utenti possono visualizzare, passare all'opzione File> Info e fare clic su Opzioni di visualizzazione del browser Sarà possibile scegliere i fogli e gli elementi denominati che si desidera visualizzare sul Web.

La cartella di lavoro di Excel è online e condivisa con altri utenti a vostra scelta. E anche se non state collaborando con nessuno, questo è un modo semplice per accedere ai vostri file Excel virtualmente da qualsiasi luogo, sia che siate in ufficio, a casa o in viaggio.

Come creare fogli di calcolo basati sul web in Excel Online

A creare una nuova cartella di lavoro, fare clic sulla piccola freccia accanto a Creare e scegliere Cartella di lavoro Excel dall'elenco a discesa.

A rinominare la cartella di lavoro online, fare clic sul nome del file predefinito e digitarne uno nuovo.

A caricare la cartella di lavoro esistente in Excel Online, fare clic sul pulsante Caricare sulla barra degli strumenti di OneDrive e cercate il file sul vostro computer.

Come modificare le cartelle di lavoro in Excel Online

Una volta aperta la cartella di lavoro su Excel Online, è possibile lavorare con essa usando Applicazione web di Excel quasi nello stesso modo in cui si utilizza Excel desktop: inserire dati, ordinare e filtrare, calcolare con formule e presentare i dati in modo visivo con grafici.

C'è solo una differenza significativa tra i fogli di calcolo Excel basati sul web e quelli desktop: Excel Online non ha la possibilità di Risparmiare perché salva automaticamente le cartelle di lavoro. Se si cambia idea su qualcosa, premere Ctrl+Z e Ctrl+Y per annullare o rifare, rispettivamente. Si può usare il tasto Annullamento / Rifare sui pulsanti del Scheda Home> Gruppo Undo per lo stesso scopo.

Se si sta cercando di modificare alcuni dati ma non succede nulla, molto probabilmente ci si trova nella visualizzazione di sola lettura. Per passare alla modalità di modifica, fare clic su Modifica della cartella di lavoro > Modifica nell'applicazione web di Excel e apportare modifiche rapide direttamente nel browser web. Per funzioni di analisi dei dati più avanzate, come tabelle pivot, sparkline o collegamento a un'origine dati esterna, fare clic su Modifica in Excel per passare alla versione desktop.

Quando si salva il foglio di calcolo in Excel, questo viene salvato nel luogo in cui è stato originariamente creato, ovvero in OneDrive.

Suggerimento: se si desidera apportare modifiche rapide a diverse cartelle di lavoro, il modo più veloce è aprire l'elenco dei file su OneDrive, trovare la cartella di lavoro desiderata, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare l'azione necessaria dal menu contestuale.

Come condividere i fogli di calcolo di Excel Online con altri utenti

Per condividere il foglio di calcolo Excel basato sul web, fare clic su Condividi> Condividi con le persone e poi scegliere uno dei due:

• Invitare le persone e digitare gli indirizzi e-mail delle persone con cui si desidera condividere la cartella di lavoro, oppure
• Ottenere un link per incollarlo in un messaggio di posta elettronica, in una pagina web o in un sito di social media.

È inoltre possibile scegliere se concedere le autorizzazioni di visualizzazione o di modifica ai contatti.

Quando più persone modificano contemporaneamente il foglio di lavoro, Excel Online mostra subito la loro presenza e gli aggiornamenti, a condizione che tutti stiano modificando in Excel Online e non in Excel desktop. Facendo clic sulla piccola freccia accanto al nome della persona nell'angolo in alto a destra del foglio di lavoro, si può anche vedere quale cella esattamente è in corso di modifica al momento.

Come bloccare alcune celle per la modifica in un foglio di lavoro condiviso

Se condividete i vostri fogli online con diverse persone, potreste voler limitare i diritti di modifica dei membri del vostro team solo a determinate celle, righe o colonne del vostro documento Excel su OneDrive. Per farlo, dovete scegliere l'intervallo o gli intervalli che consentite di modificare nel vostro Excel desktop e quindi proteggere il foglio di lavoro.

1. Selezionate l'intervallo di celle che gli utenti possono modificare, andate alla voce Recensione e fare clic su " Consentire agli utenti di modificare gli intervalli " nel Cambiamenti gruppo.
2. Nel Consentire agli utenti di modificare gli intervalli fare clic sulla finestra di dialogo Nuovo... verificare che l'intervallo sia corretto e fare clic su Proteggi foglio. Se si desidera consentire agli utenti di modificare diversi intervalli, fare clic sul pulsante Nuovo... di nuovo il pulsante.
3. Immettere due volte la password e caricare il foglio protetto su OneDrive.

Se si utilizza la versione desktop di Excel, queste istruzioni possono essere utili: Come bloccare o sbloccare aree specifiche in un foglio di lavoro.

Incorporare un foglio di calcolo online in un sito web o in un blog

Se volete pubblicare la vostra cartella di lavoro Excel su un sito web o un blog, eseguite questi 3 rapidi passaggi nell'applicazione web di Excel:

1. Con la cartella di lavoro aperta in Excel Online, fare clic su Condividi> Incorpora e quindi fare clic sul pulsante Generare pulsante.
2. Nella fase successiva, si decide come si desidera che il foglio di calcolo venga visualizzato sul web. Sono disponibili le seguenti opzioni di personalizzazione:
   • Cosa mostrare Permette di incorporare l'intera cartella di lavoro o una sua parte, come un intervallo di celle, una tabella pivot, ecc.
   • Aspetto In questa sezione è possibile personalizzare l'aspetto della cartella di lavoro (mostrare e nascondere le linee della griglia e le intestazioni delle colonne, includere un link per il download).
   • Interazione Consentire o meno agli utenti di interagire con il foglio di calcolo - ordinare, filtrare e digitare nelle celle. Se si consente la digitazione, le modifiche apportate da altre persone nelle celle sul web non verranno salvate nella cartella di lavoro originale. Se si desidera che una determinata cella venga selezionata all'apertura della pagina web, selezionare la casella " Iniziare sempre con questa cella selezionata "e quindi fare clic sulla cella desiderata nell'anteprima visualizzata nella parte destra della finestra.
   • Dimensioni Digitare una larghezza e un'altezza in pixel per il visualizzatore del foglio di calcolo. Per vedere come apparirà il visualizzatore con le dimensioni definite, fare clic sul pulsante " Visualizza le dimensioni reali" Tenete presente che potete specificare un minimo di 200 x 100 pixel e un massimo di 640 x 655 pixel. Se desiderate utilizzare altre dimensioni al di fuori di questi limiti, potrete modificare il codice in un secondo momento utilizzando qualsiasi editor HTML o direttamente sul vostro sito web o blog.
   
3. Non resta che fare clic sul pulsante Copia sotto il link Codice incorporato e incollare il codice HTML (o il markup JavaScript) sul vostro blog o sito web.

   Nota: il codice di incorporamento è un iframe Assicuratevi quindi che il vostro sito web supporti gli iframe e che l'editor del blog permetta gli iframe nei post.

   Guarda anche: Excel: contare il numero di caratteri in celle e intervalli

Applicazione web Excel integrata

Quello che vedete qui sotto è un foglio Excel interattivo che illustra la tecnica in azione. Questo " Giorni al prossimo compleanno L'applicazione "calcola quanti giorni mancano al vostro prossimo compleanno, anniversario o altro evento e colora gli spazi vuoti con diverse tonalità di verde, giallo e rosso. Nella Web App di Excel, basta inserire gli eventi nella prima colonna e provare a cambiare le date corrispondenti per sperimentare i risultati.

Se siete curiosi di conoscere la formula, consultate questo articolo - Come formattare le date in modo condizionale in Excel.

Nota: per visualizzare la cartella di lavoro incorporata, consentire i cookie di marketing.

Mashup di app Web Excel

Se si desidera ottenere più interazioni tra i fogli di calcolo Excel basati sul web e altre applicazioni o servizi web, è possibile utilizzare l'API JavaScript disponibile su OneDrive per creare mashup interattivi di dati .

Qui di seguito potete vedere il mashup Destination Explorer creato dal nostro team Excel Web App come esempio di ciò che gli sviluppatori web possono fare per il vostro sito web o blog. Questo mashup utilizza le API di Excel Services JavaScript e Bing Maps e il suo scopo è quello di aiutare i visitatori del sito web a scegliere una destinazione dove desiderano viaggiare. Potete scegliere una località e il mashup vi mostrerà il meteo locale o ilIl numero di turisti che visitano la zona. Lo screenshot qui sotto mostra la nostra posizione :)

Come vedete, lavorare in Excel Online è semplice. Ora che conoscete le basi, potete esplorare le altre funzioni e gestire i vostri fogli di calcolo online con facilità e sicurezza!