Tutorialul prezintă diferite modalități de a crea un calendar partajat în Outlook pentru conturile bazate pe Office 365 și Exchange, explică modul de partajare a calendarului în Outlook fără Exchange și rezolvă diverse probleme de sincronizare.

Doriți să le comunicați colegilor, prietenilor și membrilor familiei ce aveți în program, astfel încât să vă poată vedea orele libere? Cel mai simplu mod este să partajați calendarul Outlook cu ei. În funcție de faptul că utilizați o aplicație desktop instalată local sau Outlook Online, un cont Exchange Server în cadrul organizației sau un cont privat POP3 / IMAP acasă, veți avea la dispoziție diferite opțiuni pentru atu.

Acest tutorial se concentrează pe Outlook desktop utilizată împreună cu un server Exchange și Outlook pentru Office 365. Dacă utilizați Outlook Online, consultați Cum să partajați calendarul în Outlook pe web.

Partajarea calendarului Outlook

Deoarece Microsoft Outlook oferă câteva opțiuni diferite de partajare a calendarului, este foarte important să înțelegeți exact ce face fiecare opțiune pentru a o alege pe cea mai potrivită pentru nevoile dumneavoastră.

Trimiterea unei invitații de partajare a calendarului

Prin trimiterea unei invitații către alți utilizatori, le permiteți să vă vizualizeze calendarul în propriul Outlook. Puteți specifica un nivel de acces diferit pentru fiecare destinatar, iar calendarul partajat se va actualiza automat în partea lor. Această opțiune este disponibilă pentru conturile Exchange și Office 365, precum și pentru Outlook.com și Outlook Online (cunoscut și ca Outlook pe web sau OWA). Consultați cum să partajați calendarul Outlook.

Publicarea calendarului pe web

Prin publicarea online a calendarului Outlook, puteți oferi oricui posibilitatea de a-l vizualiza ca pagină web într-un browser sau de a importa un link ICS în Outlook. Această caracteristică este disponibilă în conturile bazate pe Exchange, în conturile care au acces la un server web care acceptă protocolul WebDAV, Outlook on the web și Outlook.com. Consultați cum să publicați calendarul Outlook.

Trimiterea prin e-mail a unui instantaneu de calendar

O copie statică a calendarului dvs. este trimisă destinatarului ca atașament de e-mail. Destinatarul va vedea doar o imagine instantanee a programărilor dvs. în momentul în care ați trimis e-mailul, nicio actualizare pe care o veți face ulterior nu va fi disponibilă pentru el. Această opțiune este oferită în Outlook 2016, Outlook 2013 și Outlook 2010, dar nu mai este suportată în Office 365 și Outlook 2019. Consultați cum să trimiteți prin e-mail calendarul Outlook.

Cum să partajați calendarul Outlook

Pentru conturile bazate pe Office 365 sau Exchange, Microsoft oferă opțiunea de a partaja un calendar care se actualizează automat. Pentru aceasta, trebuie doar să trimiteți o invitație de partajare colegilor sau persoanelor din afara companiei.

Notă. Capturile noastre de ecran au fost capturate în Outlook pentru Office 365. Pașii pentru conturile Exchange Server cu Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 și Outlook 2010 sunt, în esență, aceiași, deși pot exista mici diferențe în interfață.

Pentru a partaja calendarul Outlook, efectuați următorii pași:

1. Deschideți calendarul în Outlook.
2. Pe Acasă în fila Gestionați calendarele grup, faceți clic pe Share Calendar și alegeți-l pe cel dorit din meniul derulant.

Pentru a trimite o invitație de partajare către persoane din cadrul sau din afara organizației, faceți clic pe butonul Adăugați buton.

Notă. Semnul de interdicție (cerc-bombă inversă) de lângă numele cuiva indică faptul că calendarul nu poate fi partajat cu acel utilizator.

O invitație de partajare va fi trimisă fiecărui destinatar pe care l-ați adăugat. Odată ce utilizatorul din organizația dvs. face clic pe Acceptă , calendarul dvs. va apărea în Outlook sub Calendare partajate Pentru utilizatorii externi, procesul este un pic diferit, pentru detalii complete, consultați Cum să adăugați un calendar partajat în Outlook.

Sfat. partajarea nu se limitează la calendarele implicite create automat pentru fiecare profil Outlook. De asemenea, puteți să creați un noul calendar comun Pentru aceasta, din dosarul Calendar, faceți clic pe Acasă tab> Adăugați un calendar > Creați un nou calendar gol , salvați-l în orice dosar la alegere și apoi partajați-l așa cum este descris mai sus.

Nu mai partajați calendarul Outlook

Pentru a nu mai partaja calendarul cu un anumit utilizator, trebuie să faceți următoarele:

1. Deschideți fereastra Permisiuni pentru calendar fereastra de dialog ( Acasă tab> Share Calendar ).
2. Pe Permisiuni selectați utilizatorul al cărui acces doriți să îl revocați și faceți clic pe Eliminați .
3. Faceți clic pe OK .

Notă. Este posibil să dureze ceva timp până când Office 365 sincronizează și elimină calendarul dvs. din Outlook al utilizatorului.

Permisiuni de calendar partajat Outlook

Într-un calendar Outlook partajat, permisiunile înseamnă nivelul de acces pe care doriți să îl oferiți altor utilizatori. Opțiunile sunt diferite pentru utilizatorii din interiorul și din afara organizației dumneavoastră.

Primele trei niveluri pot fi furnizate atât utilizatorilor interni, cât și celor externi:

• Pot să văd când sunt ocupat - destinatarul poate vedea doar momentele în care sunteți ocupat.
• Poate vizualiza titluri și locații - destinatarul va vedea disponibilitatea dumneavoastră, precum și subiectul și locul întâlnirii.
• Poate vizualiza toate detaliile - destinatarul va vedea toate informațiile referitoare la evenimentele dumneavoastră, așa cum le vedeți dumneavoastră.

Două opțiuni suplimentare sunt disponibile pentru persoanele din cadrul companiei dumneavoastră:

• Poate edita - destinatarul poate edita detaliile întâlnirii dumneavoastră.
• Delegat - permite să acționeze în numele dvs., de exemplu, să răspundă la solicitări de întâlniri în locul dvs. și să creeze noi întâlniri.

Încă o opțiune este disponibilă pentru întreaga dvs. organizație, nu pentru utilizatorii individuali:

• Nici unul - nu aveți acces la calendar.

Cum să modificați permisiunile pentru calendarul partajat

Pentru a modifica permisiunile unei persoane care are în prezent acces la calendarul dumneavoastră, procedați după cum urmează:

1. Faceți clic dreapta pe calendarul țintă în panoul de navigare și alegeți Permisiuni de partajare din meniul contextual. (Sau faceți clic pe Share Calendar pe Acasă și selectați calendarul).

Acest lucru va deschide fereastra Proprietăți de calendar în caseta de dialog de pe Permisiuni în care sunt afișați toți utilizatorii cu care calendarul dvs. este partajat în prezent și permisiunile acestora.

Destinatarul va fi notificat că permisiunile sale au fost modificate, iar vizualizarea actualizată a calendarului va fi afișată în Outlook.

Permisiunile calendarului partajat Outlook nu funcționează

Cele mai multe probleme și erori apar din cauza diferitelor probleme de configurare sau de permisiune. Mai jos veți găsi cele mai frecvente probleme și modul de rezolvare a acestora.

Calendarul de partajare Outlook este gri sau lipsește

În cazul în care Share Calendar este gri sau indisponibil în Outlook, cel mai probabil nu aveți un cont Exchange sau administratorul de rețea a dezactivat partajarea calendarului pentru contul dumneavoastră.

Eroare "Acest calendar nu poate fi partajat"

Dacă nu puteți trimite invitații de partajare din cauza erorii "Acest calendar nu poate fi partajat cu una sau mai multe persoane...", poate că adresa de e-mail pe care ați adăugat-o nu este validă, sau face parte dintr-un grup Office 365 sau se află deja în lista de partajare.

Permisiunile de partajare a calendarului nu se actualizează

Destul de des, intrările învechite și duplicate din lista Permissions (Permisiuni) cauzează probleme. Pentru a remedia acest lucru, deschideți fereastra Proprietăți ale calendarului în caseta de dialog de pe Permisiuni și verificați lista de utilizatori pentru intrări duplicate. De asemenea, eliminați utilizatorii care au părăsit organizația dvs. sau care nu au permisiunea de a accesa calendarul. Unele forumuri au raportat că eliminarea tuturor permisiunilor curente, în afară de cele implicite, rezolvă problema. Dacă niciuna dintre sugestiile de mai sus nu vă ajută, încercați aceste remedieri generale pentru Outlook:

• Dezactivați modul Exchange în cache. Instrucțiunile detaliate pot fi găsite aici.
• Actualizați Office la cea mai recentă versiune.
• Porniți Outlook în modul sigur. Pentru aceasta, lipiți outlook /safe în caseta de căutare și apăsați Enter.

În cazul în care problema persistă, este posibil ca motivul să se afle în serverul Exchange, așa că încercați să contactați băieții de la IT pentru asistență.

Cum să partajați calendarul Outlook fără Exchange

Caracteristica de partajare descrisă în secțiunile anterioare este disponibilă numai cu conturile Outlook bazate pe Office 365 și Exchange. Dacă utilizați Outlook ca aplicație independentă cu un cont personal POP3 sau IMAP, luați în considerare următoarele alternative.

Publicați-vă calendarul online

Publicați calendarul Outlook pe web și apoi partajați fie un link HTML pentru a deschide calendarul într-un browser, fie un link ICS pentru a vă abona la calendarul de pe internet. Pentru mai multe informații, consultați:

• Cum să publicați calendarul în Outlook Online
• Cum să adăugați Internet Calendar la desktop-ul Outlook
• Cum să vă abonați la Internet Calendar în Outlook pe web

Mutați-vă calendarul în Outlook.com și apoi partajați-l

Dacă publicarea nu funcționează în cazul dumneavoastră, cea mai simplă metodă ar putea fi crearea unui calendar nou sau importarea unui calendar existent în Outlook.com și apoi utilizarea funcției de partajare a calendarului.

Vă rugăm să rețineți că va trebui să păstrați o copie reală a calendarului dvs. în Outlook.com dacă doriți ca actualizările ulterioare să se sincronizeze automat.

Pentru instrucțiuni detaliate, vă rugăm să consultați:

• Cum să salvați calendarul Outlook ca fișier .ics
• Cum să importați fișierul iCal în Outlook.com
• Cum să partajați calendarul în Outlook.com

Cum să publicați calendarul Outlook

Atunci când doriți să partajați calendarul cu mai mulți utilizatori fără a trimite invitații individuale, puteți publica calendarul pe web și puteți oferi un link direct pentru ca oamenii să îl vizualizeze în direct.

Iată care sunt pașii pentru a publica un calendar din Outlook:

1. Din dosarul Calendar, accesați Acasă tab> Share grup, apoi faceți clic pe Publicare online > Publicarea pe serverul WebDAV ...

• În Locație de publicare introduceți locația serverului WebDAV.
• Alegeți Perioada de timp .
• De la Detaliu lista derulantă, selectați tipul de acces pe care doriți să îl oferiți: Doar disponibilitate , Detalii limitate (disponibilitate și subiecte) sau Detalii complete .

Outlook vă va notifica dacă publicarea s-a finalizat cu succes sau nu.

Note:

1. Pentru a utiliza această funcție, trebuie să aveți acces la un server web care acceptă protocolul World Wide Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV).
2. Pe un Schimbul de e-mail, veți vedea Publică acest calendar care vă permite să publicați calendarul direct pe serverul Exchange în loc de serverul WebDAV.
3. Cu un Office 365 puteți, de asemenea, să publicați pe un server WebDAV, cu condiția ca {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} să fie eliminat din politica de partajare. Pentru mai multe informații, contactați administratorul dumneavoastră.
4. Dacă nu există o astfel de opțiune în Outlook, utilizați Outlook on the web sau Outlook.com pentru a vă publica calendarul online.

Cum să partajați instantaneu de calendar Outlook într-un e-mail

Dacă doriți să partajați o copie neactualizabilă a calendarului dvs., trimiteți-o pur și simplu prin e-mail ca atașament. Această opțiune poate fi utilă, de exemplu, atunci când ați realizat versiunea finală a unui calendar de evenimente, care nu mai poate fi modificat, și doriți ca toți participanții să aibă o copie.

Pentru a trimite prin e-mail un instantaneu al calendarului Outlook, efectuați următorii pași:

1. Din dosarul Calendar, accesați Acasă tab> Share grup, apoi faceți clic pe Calendar de e-mail . (Alternativ, faceți clic dreapta pe calendar în panoul de navigare, apoi faceți clic pe Share > E-mail Calendar... )

• De la Calendar lista derulantă, alegeți calendarul care urmează să fie partajat.
• În Interval de date specificați perioada de timp.
• De la Detaliu lista derulantă, alegeți cantitatea de detalii care trebuie partajate: Doar disponibilitate , Detalii limitate sau Detalii complete .

Opțional, faceți clic pe butonul Arată de lângă butonul de lângă Avansat și configurați opțiuni suplimentare:

• Alegeți dacă doriți să includeți elemente și atașamente private.
• Selectați aspectul e-mailului: program zilnic sau listă de evenimente.

Când ați terminat, faceți clic pe OK.

Destinatarii dvs. vor primi un e-mail și pot vizualiza detaliile calendarului direct în corpul mesajului. Sau pot face clic pe butonul Deschideți acest calendar din partea de sus sau faceți dublu clic pe fișierul .ics atașat pentru a adăuga calendarul în Outlook.

Note:

1. Această funcție este suportată în Outlook 2016, Outlook 2013 și Outlook 2010, dar nu mai este disponibilă în Outlook 2019 și Outlook pentru Office 365. În noile versiuni, puteți exporta calendarul dvs. ca fișier ICS și puteți partaja acest fișier cu alte persoane, astfel încât acestea să îl poată importa în propriul Outlook sau în altă aplicație de calendar.
2. Beneficiarii primesc copie statică a calendarului dvs. pentru intervalul de date specificat, dar nu vor vedea nicio modificare pe care o faceți în calendar după ce îl trimiteți prin e-mail.

Iată cum se creează un calendar partajat în Outlook. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne revedem pe blog săptămâna viitoare!