В урока са показани различни начини за създаване на споделен календар в Outlook за акаунти, базирани на Office 365 и Exchange, обяснено е как да споделите календара в Outlook без Exchange и да отстраните различни проблеми със синхронизирането.

Искате да уведомите колегите си, приятелите и членовете на семейството си за графика си, за да могат да видят свободното ви време? Най-лесният начин е да споделите календара си в Outlook с тях. В зависимост от това дали използвате локално инсталирано настолно приложение или Outlook Online, акаунт в Exchange Server в рамките на организацията си или частен POP3 / IMAP акаунт у дома, ще имате на разположение различни опции.вие.

Този урок се фокусира върху Работен плот на Outlook приложение, използвано в комбинация със сървър Exchange и Outlook за Office 365. Ако използвате Outlook Online, вижте Как да споделяте календар в Outlook в интернет.

Споделяне на календара на Outlook

Тъй като Microsoft Outlook предоставя няколко различни опции за споделяне на календари, много е важно да разберете какво точно прави всяка опция, за да изберете най-подходящата за вашите нужди.

Изпращане на покана за споделяне на календара

Като изпратите покана на други потребители, им давате възможност да видят календара ви в собствения си Outlook. Можете да зададете различно ниво на достъп за всеки получател и споделеният календар ще се актуализира автоматично от тяхна страна. Тази опция е налична за акаунти в Exchange и Office 365, както и за Outlook.com и Outlook Online (известен още като Outlook в интернет или OWA). Вижте как да споделите календара на Outlook.

Публикуване на календар в интернет

Като публикувате календара си в Outlook онлайн, можете да дадете възможност на всеки да го види като уебстраница в браузъра или да импортира ICS връзка в своя Outlook. Тази функция е налична в акаунти, базирани на Exchange, акаунти, които имат достъп до уеб сървър, поддържащ протокола WebDAV, Outlook в интернет и Outlook.com. Вижте как да публикувате календара на Outlook.

Изпращане на снимка на календара по имейл

Статично копие на календара ви се изпраща на получателя като прикачен файл към имейл. Получателят ще види само моментна снимка на вашите срещи в момента на изпращане на имейла, като няма да има достъп до никакви актуализации, които ще направите след това. Тази опция е предоставена в Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010, но вече не се поддържа в Office 365 и Outlook 2019. Вижте как да изпратите имейл с календара на Outlook.

Как да споделяте календара на Outlook

За акаунти, базирани на Office 365 или Exchange, Microsoft предоставя възможност за споделяне на календар, който се актуализира автоматично. За тази цел просто изпращате покана за споделяне на колегите си или на хора извън компанията.

Забележка: Нашите снимки на екрана са заснети в Outlook за Office 365. Стъпките за акаунти в Exchange Server с Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010 са по същество същите, въпреки че може да има малки разлики в интерфейса.

За да споделите календара си в Outlook, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете календара си в Outlook.
2. На Начало в раздела Управление на календари група, щракнете върху Календар за споделяне и изберете желания от падащото меню.

За да изпратите покана за споделяне на лица в рамките на вашата организация или извън нея, щракнете върху Добавяне на бутон.

Забележка: Знакът за забрана (кръгче и обратна наклонена черта) до нечие име показва, че календарът не може да бъде споделен с този потребител.

Покана за споделяне ще бъде изпратена до всеки добавен от вас получател. След като потребителят във вашата организация кликне върху Приемане на , календарът ви ще се появи в техния Outlook под Споделени календари . За външни потребители процесът е малко по-различен, за повече подробности вижте Как да добавим споделен календар в Outlook.

Съвет: Споделянето не се ограничава само до календарите по подразбиране, които се създават автоматично за всеки профил на Outlook. да създадете нов споделен календар . За целта в папката "Календар" щракнете върху Начало tab> Добавяне на календар > Създаване на нов празен календар , запазете го в избрана от вас папка и след това го споделете, както е описано по-горе.

Спиране на споделянето на календара на Outlook

За да спрете споделянето на календара си с определен потребител, трябва да направите следното:

1. Отворете Разрешения за календара диалогов прозорец ( Начало tab> Календар за споделяне ).
2. На Разрешения изберете потребителя, чийто достъп искате да отнемете, и щракнете върху Премахване на .
3. Кликнете върху ОК .

Забележка: Синхронизирането и премахването на календара ви от Outlook на потребителя може да отнеме известно време на Office 365.

Разрешения за споделен календар на Outlook

В споделен календар на Outlook разрешенията означават нивото на достъп, което желаете да предоставите на други потребители. Опциите са различни за потребителите в рамките на вашата организация и извън нея.

Първите три нива могат да се предоставят както на вътрешни, така и на външни потребители:

• Мога да гледам, когато съм зает - получателят може да види само времето, когато сте заети.
• Можете да преглеждате заглавия и местоположения - получателят ще види вашата наличност, както и темата и мястото на срещата.
• Можете да видите всички подробности - получателят ще вижда цялата информация, свързана с вашите събития, точно както я виждате вие.

Две допълнителни опции са достъпни за хората в компанията ви:

• Може да редактирате - получателят може да редактира данните за срещата ви.
• Делегат - позволява да действате от ваше име, например да отговаряте на заявки за срещи вместо вас и да създавате нови срещи.

Още една опция е достъпна за цялата организация, а не за отделни потребители:

• Няма - нямате достъп до календара си.

Как да промените разрешенията на споделения календар

За да промените разрешенията на някого, който в момента има достъп до календара ви, направете следното:

1. Щракнете с десния бутон върху целевия календар в прозореца Навигация и изберете Разрешения за споделяне от контекстното меню. (Или щракнете върху Календар за споделяне на Начало и изберете календара).

Това ще отвори Свойства на календара диалогов прозорец на Разрешения показва всички потребители, с които в момента е споделен календарът ви, и техните разрешения.

Получателят ще бъде уведомен, че разрешенията му са променени, и актуализираният изглед на календара ще се покаже в неговия Outlook.

Разрешенията за споделения календар на Outlook не работят

Повечето проблеми и грешки се дължат на различни проблеми с конфигурацията или разрешенията. По-долу ще намерите най-често срещаните проблеми и как да ги разрешите.

Календарът за споделяне на Outlook е в сиво или липсва

Ако Календар за споделяне е сив или недостъпен в Outlook, най-вероятно нямате Exchange акаунт или мрежовият ви администратор е деактивирал споделянето на календара за вашия акаунт.

Грешка "Този календар не може да бъде споделен"

Ако не можете да изпращате покани за споделяне поради грешката "Този календар не може да бъде споделен с един или повече от хората...", може би имейл адресът, който сте добавили, е невалиден, или е в група на Office 365, или вече е в списъка ви за споделяне.

Разрешенията за споделяне на календара не се актуализират

Много често остарелите и дублиращите се записи в списъка с разрешения причиняват проблеми. За да поправите това, отворете Свойства на календара диалогов прозорец на Разрешения и проверете списъка на потребителите за дублиращи се записи. Също така премахнете потребителите, които са напуснали организацията ви или нямат право на достъп до календара. В някои форуми се съобщава, че премахването на всички текущи разрешения освен тези по подразбиране решава проблема. Ако нито едно от горните предложения не помогне, опитайте тези общи поправки на Outlook:

• Изключете режима на кеширане на Exchange. Подробни инструкции можете да намерите тук.
• Актуализирайте Office до най-новата версия.
• Стартирайте Outlook в безопасен режим. За тази цел поставете outlook /safe в полето за търсене и натиснете Enter.

Ако проблемът продължава да съществува, причината може да е в Exchange Server, затова се обърнете към ИТ специалистите си за съдействие.

Как да споделяте календара на Outlook без Exchange

Функцията за споделяне, описана в предишните раздели, е налична само с акаунти на Outlook, базирани на Office 365 и Exchange. Ако използвате Outlook като самостоятелно приложение с личен POP3 или IMAP акаунт, разгледайте следните алтернативи.

Публикувайте календара си онлайн

Публикувайте календара на Outlook в интернет и след това споделете или HTML връзка, за да отворите календара в браузър, или ICS връзка, за да се абонирате за интернет календара. За повече информация, моля, вижте:

• Как да публикувате календар в Outlook Online
• Как да добавите интернет календар към работния плот на Outlook
• Как да се абонирате за интернет календара в Outlook в интернет

Преместете календара си в Outlook.com и след това го споделете

Ако публикуването не работи за вас, най-лесният начин може да бъде създаването на нов или импортирането на съществуващ календар в Outlook.com, след което да използвате функцията за споделяне на календари.

Моля, имайте предвид, че ще трябва да поддържате актуално копие на календара си в Outlook.com, ако желаете по-нататъшните актуализации да се синхронизират автоматично.

За подробни инструкции вижте:

• Как да запазите календара на Outlook като .ics файл
• Как да импортирате iCal файл в Outlook.com
• Как да споделяте календара в Outlook.com

Как да публикувате календара на Outlook

Когато искате да споделите календара си с множество потребители, без да изпращате индивидуални покани, можете да публикувате календара в уеб и да предоставите директна връзка, чрез която хората да го видят на живо.

Ето какви са стъпките за публикуване на календар от Outlook:

1. От папката Календар отидете в Начало tab> Споделете и щракнете върху Публикуване онлайн > Публикуване в сървър WebDAV ...

• В Място на публикуване въведете местоположението на вашия WebDAV сървър.
• Изберете Времеви диапазон .
• От Подробности в падащия списък, изберете какъв вид достъп искате да осигурите: Само при наличност , Ограничени подробности (наличност и теми) или Пълна информация .

Outlook ще ви уведоми дали публикуването е приключило успешно или не.

Забележки:

1. За да използвате тази функция, трябва да имате достъп до уеб сървър, който поддържа протокола WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning).
2. На Обмен имейл акаунт, ще видите Публикуване на този календар опция, която ви позволява да публикувате календара директно в Exchange сървъра вместо в WebDAV сървъра.
3. С Office 365 акаунт, можете да публикувате и на WebDAV сървър, при условие че {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} е премахнат от политиката за споделяне. Моля, свържете се с вашия администратор за повече информация.
4. Ако няма такава опция в Outlook, използвайте Outlook в интернет или Outlook.com, за да публикувате календара си онлайн.

Как да споделяте снимка на календара на Outlook в имейл

Ако желаете да споделите копие на календара, което не може да се актуализира, просто го изпратете по имейл като прикачен файл. Тази опция може да ви бъде полезна, например когато сте направили окончателната версия на календара на някое събитие, която не подлежи на по-нататъшни промени, и желаете всички участници да разполагат с копие.

За да изпратите по имейл моментна снимка на календара на Outlook, изпълнете следните стъпки:

1. От папката Календар отидете в Начало tab> Споделете и щракнете върху Календар за електронна поща . (Алтернативно, щракнете с десния бутон върху календара в прозореца Навигация, след което щракнете върху Споделете > Календар за електронна поща... )

• От Календар Изберете календара, който ще бъде споделен.
• В Обхват на датата посочете периода от време.
• От Подробности в падащия списък, изберете количеството детайли, които да споделите: Само наличност , Ограничени подробности или Пълна информация .

По желание щракнете върху Покажи бутон до Разширен и да конфигурирате допълнителни опции:

• Изберете дали да включите лични елементи и прикачени файлове.
• Изберете оформлението на имейла: дневен график или списък със събития.

Когато приключите, щракнете върху OK.

Получателите ви ще получат имейл и ще могат да видят подробностите за календара директно в тялото на съобщението. Или могат да кликнат върху Отваряне на този календар бутона в горната част или щракнете двукратно върху прикачения .ics файл, за да добавите календара към техния Outlook.

Забележки:

1. Тази функция се поддържа в Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010, но вече не е налична в Outlook 2019 и Outlook за Office 365. В новите версии можете да експортирате календара си като ICS файл и да споделите този файл с други хора, така че те да могат да го импортират в собствения си Outlook или друго приложение за календар.
2. Получателите получават статично копие на календара ви за определения диапазон от дати, но те няма да видят никакви промени, които сте направили в календара, след като сте го изпратили по имейл.

Това е начинът за създаване на споделен календар в Outlook. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!