Das Tutorial zeigt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie einen gemeinsamen Kalender in Outlook für Office 365 und Exchange-basierte Konten erstellen können, erklärt, wie Sie einen Kalender in Outlook ohne Exchange freigeben können und behebt verschiedene Synchronisierungsprobleme.

Wenn Sie Ihren Kollegen, Freunden und Familienmitgliedern mitteilen möchten, was in Ihrem Terminkalender steht, damit sie Ihre freien Zeiten sehen können, ist es am einfachsten, Ihren Outlook-Kalender für sie freizugeben. Je nachdem, ob Sie eine lokal installierte Desktop-Anwendung oder Outlook Online, ein Exchange Server-Konto in Ihrem Unternehmen oder ein privates POP3-/IMAP-Konto zu Hause verwenden, stehen unterschiedliche Optionen zur VerfügungSie.

Dieses Lernprogramm konzentriert sich auf die Outlook-Desktop Wenn Sie Outlook Online verwenden, lesen Sie bitte den Abschnitt Freigeben von Kalendern in Outlook im Web.

Outlook-Kalenderfreigabe

Da Microsoft Outlook verschiedene Optionen für die gemeinsame Nutzung von Kalendern anbietet, ist es sehr wichtig, genau zu verstehen, was die einzelnen Optionen bewirken, damit Sie die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete auswählen können.

Senden einer Einladung zur Kalenderfreigabe

Indem Sie eine Einladung an andere Benutzer senden, ermöglichen Sie ihnen, Ihren Kalender in ihrem eigenen Outlook anzuzeigen. Sie können für jeden Empfänger eine andere Zugriffsstufe festlegen, und der freigegebene Kalender wird automatisch auf ihrer Seite aktualisiert. Diese Option ist für Exchange- und Office 365-Konten sowie für Outlook.com und Outlook Online (auch bekannt als Outlook im Web oder OWA) verfügbar. Siehe Freigeben von Outlook-Kalender.

Veröffentlichungskalender im Internet

Durch die Online-Veröffentlichung Ihres Outlook-Kalenders können Sie jedem die Möglichkeit geben, ihn als Webseite in einem Browser anzuzeigen oder einen ICS-Link in sein Outlook zu importieren. Diese Funktion ist in Exchange-basierten Konten, Konten, die Zugang zu einem Webserver haben, der das WebDAV-Protokoll unterstützt, Outlook im Web und Outlook.com verfügbar. Siehe, wie man den Outlook-Kalender veröffentlicht.

Senden eines Kalender-Schnappschusses per E-Mail

Eine statische Kopie Ihres Kalenders wird als E-Mail-Anhang an den Empfänger gesendet. Der Empfänger sieht nur eine Momentaufnahme Ihrer Termine zu dem Zeitpunkt, an dem Sie die E-Mail gesendet haben. Diese Option ist in Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010 verfügbar, wird aber in Office 365 und Outlook 2019 nicht mehr unterstützt. Siehe, wie Sie Outlook-Kalender per E-Mail senden.

Outlook-Kalender freigeben

Für Office 365- oder Exchange-basierte Konten bietet Microsoft die Möglichkeit, einen Kalender freizugeben, der automatisch aktualisiert wird. Dazu senden Sie einfach eine Einladung zur Freigabe an Ihre Mitarbeiter oder Personen außerhalb Ihres Unternehmens.

Hinweis: Unsere Screenshots wurden in Outlook für Office 365 aufgenommen. Die Schritte für Exchange Server-Konten mit Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010 sind im Wesentlichen gleich, obwohl es leichte Unterschiede in der Benutzeroberfläche geben kann.

Um Ihren Outlook-Kalender freizugeben, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Öffnen Sie Ihren Kalender in Outlook.
2. Auf der Startseite auf der Registerkarte Verwalten von Kalendern Gruppe, klicken Sie auf Kalender teilen und wählen Sie die gewünschte aus dem Dropdown-Menü.

Um eine Einladung zur gemeinsamen Nutzung an Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation zu senden, klicken Sie auf die Schaltfläche hinzufügen Taste.

Hinweis: Das Verbotszeichen (Kreis und Schrägstrich) neben dem Namen einer Person bedeutet, dass der Kalender nicht für diesen Benutzer freigegeben werden kann.

Eine Einladung zur gemeinsamen Nutzung wird an jeden von Ihnen hinzugefügten Empfänger gesendet. Sobald der Benutzer in Ihrer Organisation auf Akzeptieren erscheint Ihr Kalender in deren Outlook unter Gemeinsame Kalender Für externe Benutzer ist der Vorgang etwas anders, alle Einzelheiten finden Sie unter Hinzufügen eines gemeinsamen Kalenders zu Outlook.

Tipp: Die gemeinsame Nutzung ist nicht auf die Standardkalender beschränkt, die automatisch für jedes Outlook-Profil erstellt werden. Sie können auch Erstellen einer neuer gemeinsamer Kalender Klicken Sie dazu in Ihrem Kalenderordner auf Startseite tab> Kalender hinzufügen > Neuen leeren Kalender erstellen speichern Sie es in einem beliebigen Ordner Ihrer Wahl und geben es dann wie oben beschrieben weiter.

Outlook-Kalender nicht mehr freigeben

Um die Freigabe Ihres Kalenders für einen bestimmten Benutzer zu beenden, müssen Sie wie folgt vorgehen:

1. Öffnen Sie die Kalender-Berechtigungen Dialogfenster ( Startseite tab> Kalender teilen ).
2. Auf der Berechtigungen wählen Sie den Benutzer aus, dem Sie den Zugriff entziehen möchten, und klicken Sie auf entfernen .
3. Klicken Sie auf OK .

Hinweis: Es kann eine Weile dauern, bis Office 365 Ihren Kalender synchronisiert und aus dem Outlook des Benutzers entfernt hat.

Berechtigungen für freigegebene Outlook-Kalender

In einem freigegebenen Outlook-Kalender bedeuten Berechtigungen den Grad des Zugriffs, den Sie anderen Benutzern gewähren möchten. Die Optionen sind für Benutzer innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation unterschiedlich.

Die ersten drei Ebenen können sowohl für interne als auch für externe Nutzer bereitgestellt werden:

• Kann ich sehen, wenn ich beschäftigt bin - kann der Empfänger nur die Zeiten sehen, in denen Sie beschäftigt sind.
• Kann Titel und Standorte anzeigen - sieht der Empfänger Ihre Verfügbarkeit sowie den Betreff und den Ort des Treffens.
• Kann alle Details anzeigen - sieht der Empfänger alle Informationen zu Ihren Veranstaltungen, genau wie Sie.

Für Personen innerhalb Ihres Unternehmens stehen zwei weitere Optionen zur Verfügung:

• Kann bearbeiten - kann der Empfänger Ihre Termindetails bearbeiten.
• Delegierte - ermöglicht es, in Ihrem Namen zu handeln, z. B. Besprechungsanfragen für Sie zu beantworten und neue Termine anzulegen.

Eine weitere Option ist für Ihr gesamtes Unternehmen verfügbar, nicht für einzelne Benutzer:

• Keine - keinen Zugang zu Ihrem Kalender.

So ändern Sie die Berechtigungen für gemeinsame Kalender

Um die Berechtigungen einer Person zu ändern, die derzeit Zugriff auf Ihren Kalender hat, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zielkalender im Navigationsbereich und wählen Sie Freigabeberechtigungen aus dem Kontextmenü. (Oder klicken Sie auf Kalender teilen über die Startseite und wählen Sie den Kalender).

Dies öffnet die Kalender-Eigenschaften Dialogfeld auf der Seite Berechtigungen Hier werden alle Benutzer, für die Ihr Kalender derzeit freigegeben ist, sowie deren Berechtigungen angezeigt.

Der Empfänger wird benachrichtigt, dass seine Berechtigungen geändert wurden, und die aktualisierte Kalenderansicht wird in seinem Outlook angezeigt.

Outlook-Berechtigungen für freigegebene Kalender funktionieren nicht

Die meisten Probleme und Fehler sind auf verschiedene Konfigurations- oder Berechtigungsprobleme zurückzuführen. Nachfolgend finden Sie die häufigsten Probleme und wie sie gelöst werden können.

Der freigegebene Outlook-Kalender ist ausgegraut oder fehlt

Wenn die Kalender teilen in Ihrem Outlook ausgegraut oder nicht verfügbar ist, haben Sie höchstwahrscheinlich kein Exchange-Konto, oder Ihr Netzwerkadministrator hat die Kalenderfreigabe für Ihr Konto deaktiviert.

Fehler "Dieser Kalender kann nicht geteilt werden".

Wenn Sie keine Einladungen zur Freigabe senden können, weil die Fehlermeldung "Dieser Kalender kann nicht für eine oder mehrere Personen freigegeben werden..." angezeigt wird, ist die von Ihnen hinzugefügte E-Mail-Adresse möglicherweise ungültig, befindet sich in einer Office 365-Gruppe oder bereits in Ihrer Freigabeliste.

Kalenderfreigabeberechtigungen werden nicht aktualisiert

Häufig verursachen veraltete und doppelte Einträge in der Liste der Berechtigungen Probleme. Um dies zu beheben, öffnen Sie die Kalender-Eigenschaften Dialogfeld auf der Seite Berechtigungen und überprüfen Sie die Benutzerliste auf doppelte Einträge. Entfernen Sie auch Benutzer, die Ihre Organisation verlassen haben oder nicht auf den Kalender zugreifen dürfen. In einigen Foren wird berichtet, dass das Entfernen aller aktuellen Berechtigungen außer den Standardberechtigungen das Problem behebt. Wenn keiner der oben genannten Vorschläge hilft, versuchen Sie diese allgemeinen Outlook-Korrekturen:

• Deaktivieren Sie den zwischengespeicherten Exchange-Modus. Die ausführliche Anleitung finden Sie hier.
• Aktualisieren Sie Ihr Office auf die neueste Version.
• Starten Sie Outlook im abgesicherten Modus, indem Sie Ausblick /sicher in das Suchfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Wenn das Problem weiterhin besteht, kann die Ursache auf der Seite des Exchange Servers liegen. Wenden Sie sich dann an Ihre IT-Abteilung, um Hilfe zu erhalten.

Gemeinsame Nutzung des Outlook-Kalenders ohne Exchange

Die in den vorherigen Abschnitten beschriebene Freigabefunktion ist nur mit Office 365- und Exchange-basierten Outlook-Konten verfügbar. Wenn Sie Outlook als eigenständige Anwendung mit einem persönlichen POP3- oder IMAP-Konto verwenden, sollten Sie die folgenden Alternativen in Betracht ziehen.

Veröffentlichen Sie Ihren Kalender online

Veröffentlichen Sie Ihren Outlook-Kalender im Internet, und geben Sie dann entweder einen HTML-Link zum Öffnen des Kalenders in einem Browser oder einen ICS-Link zum Abonnieren des Internetkalenders frei. Weitere Informationen finden Sie unter

• So veröffentlichen Sie den Kalender in Outlook Online
• So fügen Sie den Internet-Kalender zum Outlook-Desktop hinzu
• So abonnieren Sie den Internetkalender in Outlook im Web

Verschieben Sie Ihren Kalender zu Outlook.com und geben Sie ihn dann frei

Wenn die Veröffentlichung für Sie nicht funktioniert, ist es vielleicht am einfachsten, einen neuen Kalender zu erstellen oder einen bestehenden Kalender in Outlook.com zu importieren und dann die Kalenderfreigabefunktion zu nutzen.

Bitte denken Sie daran, dass Sie eine aktuelle Kopie Ihres Kalenders in Outlook.com pflegen müssen, wenn Sie weitere Aktualisierungen automatisch synchronisieren möchten.

Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter:

• Wie speichert man Outlook-Kalender als .ics-Datei?
• Wie importiere ich eine iCal-Datei in Outlook.com?
• Kalender in Outlook.com freigeben

So veröffentlichen Sie den Outlook-Kalender

Wenn Sie Ihren Kalender für mehrere Benutzer freigeben möchten, ohne individuelle Einladungen zu versenden, können Sie den Kalender im Internet veröffentlichen und einen direkten Link bereitstellen, über den die Benutzer ihn live sehen können.

Im Folgenden werden die Schritte zur Veröffentlichung eines Kalenders in Outlook beschrieben:

1. Gehen Sie im Ordner Kalender auf die Seite Startseite tab> Teilen Sie Gruppe, und klicken Sie auf Online veröffentlichen > Auf WebDAV-Server veröffentlichen ...

• In der Ort der Veröffentlichung geben Sie den Standort Ihres WebDAV-Servers an.
• Wählen Sie die Zeitspanne .
• Von der Einzelheiten Wählen Sie in der Dropdown-Liste aus, welche Art von Zugang Sie gewähren möchten: Nur Verfügbarkeit , Begrenzte Details (Verfügbarkeit und Themen) oder Alle Einzelheiten .

Outlook teilt Ihnen mit, ob die Veröffentlichung erfolgreich abgeschlossen wurde oder nicht.

Anmerkungen:

1. Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie Zugang zu einem Webserver haben, der das World Wide Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV) Protokoll unterstützt.
2. Auf einer Austausch E-Mail-Konto, sehen Sie die Diesen Kalender veröffentlichen Option, mit der Sie den Kalender direkt auf Ihrem Exchange Server statt auf dem WebDAV-Server veröffentlichen können.
3. Mit einer Büro 365 Konto können Sie auch auf einem WebDAV-Server veröffentlichen, vorausgesetzt, dass {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} aus der Freigaberichtlinie entfernt wird. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Administrator.
4. Wenn in Ihrem Outlook keine solche Option verfügbar ist, verwenden Sie Outlook im Web oder Outlook.com, um Ihren Kalender online zu veröffentlichen.

Freigeben eines Outlook-Kalender-Schnappschusses in einer E-Mail

Wenn Sie eine nicht aktualisierbare Kopie Ihres Kalenders freigeben möchten, senden Sie sie einfach als Anhang per E-Mail. Diese Option ist z. B. nützlich, wenn Sie eine endgültige Version eines Veranstaltungskalenders erstellt haben, die nicht mehr geändert werden kann, und alle Teilnehmer eine Kopie erhalten sollen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Schnappschuss Ihres Outlook-Kalenders per E-Mail zu versenden:

1. Gehen Sie im Ordner Kalender auf die Seite Startseite tab> Teilen Sie Gruppe, und klicken Sie auf E-Mail-Kalender (Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf den Kalender im Navigationsbereich klicken und dann auf Teilen Sie > E-Mail-Kalender... )

• Von der Kalender den freizugebenden Kalender aus der Dropdown-Liste aus.
• In der Datumsbereich geben Sie den Zeitraum an.
• Von der Einzelheiten Wählen Sie in der Dropdown-Liste aus, wie viele Details Sie weitergeben möchten: Nur Verfügbarkeit , Eingeschränkte Details oder Vollständige Details .

Optional können Sie auf die Schaltfläche anzeigen Schaltfläche neben Fortgeschrittene und konfigurieren Sie zusätzliche Optionen:

• Wählen Sie, ob private Elemente und Anhänge einbezogen werden sollen.
• Wählen Sie das E-Mail-Layout: Tagesplan oder Liste der Ereignisse.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Ihre Empfänger erhalten eine E-Mail und können die Kalenderdetails direkt im Nachrichtentext anzeigen oder sie können auf die Schaltfläche Diesen Kalender öffnen oder doppelklicken Sie auf die angehängte .ics-Datei, um den Kalender zu ihrem Outlook hinzufügen zu lassen.

Anmerkungen:

1. Diese Funktion wird in Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010 unterstützt, ist aber in Outlook 2019 und Outlook für Office 365 nicht mehr verfügbar. In den neuen Versionen können Sie Ihren Kalender als ICS-Datei exportieren und diese Datei für andere Personen freigeben, damit diese sie in ihr eigenes Outlook oder eine andere Kalenderanwendung importieren können.
2. Die Begünstigten erhalten statische Kopie Ihres Kalenders für den angegebenen Datumsbereich, aber sie sehen keine Änderungen, die Sie nach dem Versand per E-Mail am Kalender vornehmen.

So erstellen Sie einen gemeinsamen Kalender in Outlook. Ich danke Ihnen für die Lektüre und hoffe, Sie nächste Woche in unserem Blog begrüßen zu dürfen!