Pamokoje pateikiami įvairūs būdai, kaip sukurti bendrinamą kalendorių "Outlook" programoje "Office 365" ir "Exchange" paskyrose, paaiškinama, kaip bendrinti kalendorių "Outlook" programoje be "Exchange", ir sprendžiamos įvairios sinchronizavimo problemos.

Norite pranešti kolegoms, draugams ir šeimos nariams, kas numatyta jūsų tvarkaraštyje, kad jie galėtų matyti jūsų laisvą laiką? Paprasčiausias būdas - bendrinti su jais "Outlook" kalendorių. Priklausomai nuo to, ar naudojate vietoje įdiegtą darbalaukio programą, ar "Outlook Online", ar "Exchange Server" paskyrą organizacijoje, ar privačią POP3 / IMAP paskyrą namuose, bus galima pasirinkti skirtingas parinktis.jums.

Šioje pamokoje daugiausia dėmesio skiriama "Outlook" darbalaukis programa, naudojama kartu su "Exchange" serveriu ir "Outlook for Office 365". Jei naudojate "Outlook Online", žr. skyrių "Kaip bendrinti kalendorių "Outlook" tinkle.

"Outlook" kalendoriaus bendrinimas

Kadangi "Microsoft Outlook" siūlo keletą skirtingų kalendoriaus bendrinimo parinkčių, labai svarbu tiksliai suprasti, ką kiekviena iš jų veikia, kad galėtumėte pasirinkti geriausiai jūsų poreikius atitinkančią parinktį.

Kalendoriaus bendrinimo kvietimo siuntimas

Siųsdami kvietimą kitiems naudotojams, suteiksite jiems galimybę peržiūrėti jūsų kalendorių savo "Outlook". Kiekvienam gavėjui galite nurodyti skirtingą prieigos lygį, o bendrinamas kalendorius bus automatiškai atnaujinamas jų pusėje. Ši parinktis galima "Exchange" ir "Office 365" paskyrose, taip pat "Outlook.com" ir "Outlook Online" (dar vadinamoje "Outlook internete" arba OWA). Žr. kaip bendrinti "Outlook" kalendorių.

Kalendoriaus skelbimas internete

Skelbdami "Outlook" kalendorių internete, galite suteikti bet kam galimybę peržiūrėti jį kaip tinklalapį naršyklėje arba importuoti ICS nuorodą į savo "Outlook". Ši funkcija galima "Exchange" pagrįstose paskyrose, paskyrose, kurios turi prieigą prie žiniatinklio serverio, palaikančio WebDAV protokolą, "Outlook" internete ir Outlook.com. Žiūrėkite, kaip skelbti "Outlook" kalendorių.

Kalendoriaus momentinės nuotraukos siuntimas el. paštu

Statinė kalendoriaus kopija siunčiama gavėjui kaip el. laiško priedas. Gavėjas matys tik trumpą susitikimų nuotrauką tuo metu, kai išsiuntėte el. laišką, jokių atnaujinimų, kuriuos atliksite vėliau, jis negaus. Ši parinktis numatyta "Outlook 2016", "Outlook 2013" ir "Outlook 2010" programose, bet nebepalaikoma "Office 365" ir "Outlook 2019" programose. Žr. kaip siųsti "Outlook" kalendorių el. paštu.

Kaip bendrinti "Outlook" kalendorių

"Office 365" arba "Exchange" pagrįstose paskyrose "Microsoft" suteikia galimybę bendrinti automatiškai atnaujinamą kalendorių. Tam tereikia išsiųsti bendrinimo kvietimą bendradarbiams arba žmonėms už įmonės ribų.

Pastaba. Mūsų ekrano nuotraukos buvo užfiksuotos "Outlook" programoje "Office 365". "Exchange Server" paskyrų su "Outlook 2019", "Outlook 2016", "Outlook 2013" ir "Outlook 2010" veiksmai iš esmės yra tokie patys, nors sąsaja gali šiek tiek skirtis.

Norėdami bendrinti "Outlook" kalendorių, atlikite šiuos veiksmus:

1. Atidarykite kalendorių programoje "Outlook".
2. Dėl Pagrindinis skirtuke Tvarkyti kalendorius grupę, spustelėkite Dalytis kalendoriumi ir iš išskleidžiamojo meniu pasirinkite norimą.

Jei norite siųsti bendrinimo kvietimą asmenims, esantiems jūsų organizacijoje arba už jos ribų, spustelėkite Pridėti mygtuką.

Pastaba. Draudimo ženklas (apskritimo ir atgalinio brūkšnio ženklas) šalia kieno nors vardo rodo, kad kalendoriumi su tuo naudotoju dalytis negalima.

Dalijimosi kvietimas bus išsiųstas kiekvienam pridėtam gavėjui. Kai jūsų organizacijos naudotojas spustelės Priimti , jūsų kalendorius bus rodomas jų "Outlook Bendrai naudojami kalendoriai . Išorinių naudotojų atveju procesas yra šiek tiek kitoks, išsamią informaciją rasite skyriuje Kaip įtraukti bendrinamą kalendorių į "Outlook".

Patarimas. Dalijimasis neapsiriboja numatytaisiais kalendoriais, automatiškai sukurtais kiekvienam "Outlook" profiliui. Taip pat galite sukurti naujas bendras kalendorius . Šiuo tikslu kalendoriaus aplanke spustelėkite Pagrindinis skirtukas> Pridėti kalendorių > Sukurti naują tuščią kalendorių , išsaugokite jį bet kuriame pasirinktame aplanke ir bendrinkite, kaip aprašyta pirmiau.

Nustokite bendrinti "Outlook" kalendorių

Norėdami sustabdyti kalendoriaus bendrinimą su konkrečiu naudotoju, turite atlikti šiuos veiksmus:

1. Atidarykite Kalendoriaus leidimai dialogo langas ( Pagrindinis skirtukas> Dalytis kalendoriumi ).
2. Dėl Leidimai pasirinkite naudotoją, kurio prieigą norite atšaukti, ir spustelėkite Pašalinti .
3. Spustelėkite GERAI .

Pastaba: "Office 365" gali šiek tiek užtrukti, kol "Outlook" sinchronizuos ir pašalins jūsų kalendorių iš naudotojo "Outlook".

"Outlook" bendrinto kalendoriaus leidimai

Bendrai naudojamame "Outlook" kalendoriuje leidimai reiškia prieigos lygį, kurį norite suteikti kitiems naudotojams. Galimybės skiriasi naudotojams jūsų organizacijoje ir už jos ribų.

Pirmieji trys lygiai gali būti teikiami ir vidaus, ir išorės naudotojams:

• Galiu peržiūrėti, kai esu užsiėmęs - gavėjas gali matyti tik tą laiką, kai esate užimtas.
• Galima peržiūrėti pavadinimus ir vietoves - gavėjas matys jūsų užimtumą, temą ir susitikimo vietą.
• Galima peržiūrėti visą informaciją - gavėjas matys visą su jūsų įvykiais susijusią informaciją, kaip ir jūs.

Jūsų įmonėje dirbantiems žmonėms galima pasirinkti dvi papildomas parinktis:

• Gali redaguoti - gavėjas gali redaguoti jūsų paskyrimo duomenis.
• Delegatas - leidžia veikti jūsų vardu, pavyzdžiui, atsakyti į jūsų prašymus dėl susitikimų ir kurti naujus susitikimus.

Dar viena parinktis yra skirta visai organizacijai, o ne atskiriems naudotojams:

• Nėra - nėra prieigos prie jūsų kalendoriaus.

Kaip pakeisti bendrinto kalendoriaus leidimus

Jei norite pakeisti šiuo metu prieigą prie kalendoriaus turinčio asmens teises, atlikite šiuos veiksmus:

1. Dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite tikslinį kalendorių naršymo lange ir pasirinkite Bendrinimo leidimai iš kontekstinio meniu. (Arba spustelėkite Dalytis kalendoriumi apie Pagrindinis skirtuką ir pasirinkite kalendorių).

Taip bus atidarytas Kalendoriaus savybės dialogo langas Leidimai skirtuką, kuriame rodomi visi šiuo metu bendrinami kalendoriaus naudotojai ir jų leidimai.

Gavėjui bus pranešta, kad jo leidimai pakeisti, o atnaujintas kalendoriaus vaizdas bus rodomas "Outlook" programoje.

"Outlook" bendrinto kalendoriaus leidimai neveikia

Dauguma problemų ir klaidų kyla dėl įvairių konfigūracijos ar leidimų problemų. Toliau rasite dažniausiai pasitaikančias problemas ir jų sprendimo būdus.

"Outlook" bendrinis kalendorius yra pilkos spalvos arba jo nėra

Jei Dalytis kalendoriumi mygtukas "Outlook" programoje yra pilkos spalvos arba nepasiekiamas, greičiausiai neturite "Exchange" paskyros arba tinklo administratorius išjungė jūsų paskyros kalendoriaus bendrinimą.

"Šio kalendoriaus negalima bendrinti" klaida

Jei negalite siųsti bendrinimo kvietimų dėl klaidos "Šio kalendoriaus negalima bendrinti su vienu ar keliais žmonėmis...", galbūt pridėtas el. pašto adresas yra negaliojantis, yra "Office 365" grupėje arba jau įtrauktas į bendrinimo sąrašą.

Neatnaujinami bendrinimo kalendoriaus leidimai

Dažnai problemų sukelia pasenę ir pasikartojantys įrašai leidimų sąraše. Kalendoriaus savybės dialogo langas Leidimai skirtuką ir patikrinkite, ar naudotojų sąraše nėra pasikartojančių įrašų. Taip pat pašalinkite naudotojus, kurie paliko jūsų organizaciją arba kuriems neleidžiama naudotis kalendoriumi. Kai kuriuose forumuose pranešama, kad pašalinus visus esamus leidimus, išskyrus numatytuosius, problema išsprendžiama. Jei nė vienas iš pirmiau pateiktų pasiūlymų nepadeda, išbandykite šiuos bendruosius "Outlook" pataisymus:

• Išjunkite "Exchange" spartinančiosios atminties režimą. Išsamias instrukcijas rasite čia.
• Atnaujinkite "Office" į naujausią versiją.
• Paleiskite "Outlook" saugiuoju režimu. Šiuo tikslu įklijuokite Outlook /safe į paieškos laukelį ir paspauskite Enter.

Jei problema išlieka, priežastis gali būti "Exchange" serverio pusėje, todėl pabandykite kreiptis pagalbos į IT specialistus.

Kaip bendrinti "Outlook" kalendorių be "Exchange

Ankstesniuose skirsniuose aprašyta bendrinimo funkcija galima naudotis tik su "Office 365" ir "Exchange" pagrindu veikiančiomis "Outlook" paskyromis. Jei naudojate "Outlook" kaip atskirą programą su asmenine POP3 arba IMAP paskyra, apsvarstykite šias alternatyvas.

Paskelbkite savo kalendorių internete

Paskelbkite "Outlook" kalendorių internete, tada bendrinkite HTML nuorodą, kad atidarytumėte kalendorių naršyklėje, arba ICS nuorodą, kad užsiprenumeruotumėte interneto kalendorių. Daugiau informacijos žr:

• Kaip skelbti kalendorių "Outlook Online
• Kaip pridėti interneto kalendorių prie "Outlook" darbalaukio
• Kaip prenumeruoti internetinį kalendorių programoje "Outlook" žiniatinklyje

Perkelkite kalendorių į "Outlook.com" ir bendrinkite

Jei skelbimas neveikia, paprasčiausias būdas gali būti sukurti naują arba importuoti esamą kalendorių į "Outlook.com" ir tada naudoti jo kalendoriaus bendrinimo funkciją.

Atminkite, kad jei norite, kad tolesni atnaujinimai būtų sinchronizuojami automatiškai, turėsite išlaikyti faktinę kalendoriaus kopiją Outlook.com programoje.

Išsamias instrukcijas rasite čia:

• Kaip išsaugoti "Outlook" kalendorių kaip .ics failą
• Kaip importuoti "iCal" failą į "Outlook.com
• Kaip bendrinti kalendorių programoje Outlook.com

Kaip skelbti "Outlook" kalendorių

Kai norite dalytis kalendoriumi su keliais naudotojais nesiųsdami atskirų kvietimų, galite paskelbti kalendorių internete ir pateikti tiesioginę nuorodą, kad žmonės galėtų jį peržiūrėti gyvai.

Toliau pateikiami veiksmai, kaip paskelbti kalendorių iš "Outlook":

1. Iš aplanko Kalendorius eikite į Pagrindinis skirtukas> Dalintis grupę ir spustelėkite Skelbti internete > Paskelbti į WebDAV serverį ...

• Į Leidybos vieta įveskite WebDAV serverio vietą.
• Pasirinkite Laiko intervalas .
• Iš Išsami informacija išskleidžiamajame sąraše pasirinkite, kokią prieigą norite suteikti: Tik prieinamumas , Ribota informacija (prieinamumas ir temos) arba Visa informacija .

"Outlook" praneš, ar leidyba baigta sėkmingai, ar ne.

Pastabos:

1. Norėdami naudotis šia funkcija, turite turėti prieigą prie žiniatinklio serverio, palaikančio "World Wide Web Distributed Authoring and Versioning" (WebDAV) protokolą.
2. Dėl Keitimasis el. pašto paskyrą, pamatysite Paskelbti šį kalendorių parinktis, leidžianti kalendorių skelbti tiesiogiai "Exchange" serveryje, o ne WebDAV serveryje.
3. Su "Office 365 paskyrą, galite skelbti ir WebDAV serveryje, jei iš bendrinimo politikos pašalinta {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple}. Dėl išsamesnės informacijos kreipkitės į administratorių.
4. Jei "Outlook" nėra tokios parinkties, naudokite "Outlook" žiniatinklyje arba "Outlook.com", kad paskelbtumėte savo kalendorių internete.

Kaip bendrinti "Outlook" kalendoriaus momentinę nuotrauką el. laiške

Jei norite bendrinti nekeičiamą kalendoriaus kopiją, tiesiog išsiųskite ją el. paštu kaip priedą. Ši parinktis gali praversti, kai, pavyzdžiui, parengėte galutinę kokio nors renginio kalendoriaus versiją, kuri nebegali būti keičiama, ir norite, kad visi dalyviai turėtų jos kopiją.

Norėdami el. paštu išsiųsti "Outlook" kalendoriaus momentinę nuotrauką, atlikite šiuos veiksmus:

1. Iš aplanko Kalendorius eikite į Pagrindinis skirtukas> Dalintis grupę ir spustelėkite El. pašto kalendorius . (Arba dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite kalendorių naršymo lange, tada spustelėkite Dalintis > El. pašto kalendorius... )

• Iš Kalendorius išplečiamajame sąraše pasirinkite kalendorių, kuriuo bus dalijamasi.
• Į Datų intervalas langeliuose nurodykite laikotarpį.
• Iš Išsami informacija išskleidžiamajame sąraše pasirinkite dalijamos informacijos kiekį: Tik prieinamumas , Ribota informacija arba Visa informacija .

Pasirinktinai spustelėkite Rodyti mygtuką šalia Išplėstinė ir sukonfigūruokite papildomas parinktis:

• Pasirinkite, ar įtraukti privačius elementus ir priedus.
• Pasirinkite el. laiško išdėstymą: dienos grafikas arba įvykių sąrašas.

Baigę spauskite OK.

Jūsų gavėjai gaus el. laišką ir galės peržiūrėti kalendoriaus informaciją tiesiogiai žinutės tekste. Arba jie gali spustelėti Atidaryti šį kalendorių viršuje esantį mygtuką arba dukart spustelėkite pridedamą .ics failą, kad kalendorius būtų įtrauktas į "Outlook".

Pastabos:

1. Ši funkcija palaikoma "Outlook 2016", "Outlook 2013" ir "Outlook 2010", tačiau jos nebėra "Outlook 2019" ir "Outlook for Office 365" programose. Naujose versijose galite eksportuoti kalendorių kaip ICS failą ir bendrinti šį failą su kitais žmonėmis, kad jie galėtų jį importuoti į savo "Outlook" ar kitą kalendoriaus programą.
2. Gavėjai gauna statinė kopija jūsų kalendoriaus nurodytam datų intervalui, bet jie nematys jokių pakeitimų, kuriuos padarysite kalendoriuje po to, kai jį išsiųsite el. paštu.

Štai kaip sukurti bendrą kalendorių "Outlook" programoje. Dėkoju, kad perskaitėte, ir tikiuosi, kad kitą savaitę susitiksime mūsų tinklaraštyje!