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Le tutoriel montre différentes façons de créer un calendrier partagé dans Outlook pour les comptes Office 365 et les comptes basés sur Exchange, explique comment partager un calendrier dans Outlook sans Exchange et résout divers problèmes de synchronisation.
Vous souhaitez informer vos collègues, vos amis et les membres de votre famille de votre emploi du temps afin qu'ils puissent prendre connaissance de vos temps libres ? Le moyen le plus simple est de partager votre calendrier Outlook avec eux. Selon que vous utilisez une application de bureau installée localement ou Outlook Online, un compte Exchange Server au sein de votre entreprise ou un compte POP3 / IMAP privé à la maison, différentes options seront disponibles pourvous.
Ce tutoriel se concentre sur le Bureau d'Outlook utilisé en conjonction avec un serveur Exchange et Outlook pour Office 365. Si vous utilisez Outlook Online, veuillez consulter Comment partager un calendrier dans Outlook sur le web.
Partage du calendrier Outlook
Étant donné que Microsoft Outlook propose plusieurs options de partage de calendrier, il est très important de comprendre exactement ce que fait chaque option afin de choisir celle qui convient le mieux à vos besoins.
Envoi d'une invitation à partager un calendrier
En envoyant une invitation à d'autres utilisateurs, vous leur permettez de consulter votre calendrier dans leur propre Outlook. Vous pouvez spécifier un niveau d'accès différent pour chaque destinataire, et le calendrier partagé sera mis à jour automatiquement de leur côté. Cette option est disponible pour les comptes Exchange et Office 365 ainsi que pour Outlook.com et Outlook Online (alias Outlook on the web ou OWA). Voir comment partager le calendrier Outlook.
Calendrier de publication sur le web
En publiant votre calendrier Outlook en ligne, vous pouvez donner à n'importe qui la possibilité de le visualiser comme une page web dans un navigateur ou d'importer un lien ICS dans leur Outlook. Cette fonctionnalité est disponible dans les comptes basés sur Exchange, les comptes qui ont accès à un serveur web supportant le protocole WebDAV, Outlook sur le web et Outlook.com. Voir comment publier le calendrier Outlook.
Envoi par e-mail d'un instantané de calendrier
Une copie statique de votre calendrier est envoyée au destinataire en tant que pièce jointe de l'e-mail. Le destinataire ne verra qu'un instantané de vos rendez-vous au moment où vous avez envoyé l'e-mail, aucune mise à jour que vous ferez par la suite ne lui sera accessible. Cette option est fournie dans Outlook 2016, Outlook 2013 et Outlook 2010, mais n'est plus prise en charge dans Office 365 et Outlook 2019. Voir comment envoyer le calendrier Outlook par e-mail.
Comment partager le calendrier Outlook
Pour les comptes Office 365 ou Exchange, Microsoft offre la possibilité de partager un calendrier qui est mis à jour automatiquement. Pour cela, il suffit d'envoyer une invitation de partage à vos collègues de travail ou à des personnes extérieures à votre entreprise.
Remarque : nos captures d'écran ont été réalisées dans Outlook pour Office 365. Les étapes pour les comptes Exchange Server avec Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 et Outlook 2010 sont essentiellement les mêmes, bien qu'il puisse y avoir de légères différences dans l'interface.
Pour partager votre calendrier Outlook, procédez comme suit :
- Ouvrez votre calendrier dans Outlook.
- Sur le Accueil dans l'onglet Gérer les calendriers cliquez sur Calendrier de partage et choisissez celle qui vous convient dans le menu déroulant.
Pour envoyer une invitation de partage à des personnes au sein ou en dehors de votre organisation, cliquez sur le bouton Ajouter bouton.
Remarque : le signe d'interdiction (cercle et barre oblique inversée) à côté du nom d'une personne indique que le calendrier ne peut pas être partagé avec cet utilisateur.
Une invitation de partage sera envoyée à chaque destinataire que vous avez ajouté. Une fois que l'utilisateur de votre organisation clique sur Accepter votre calendrier apparaîtra dans leur Outlook sous Calendriers partagés Pour les utilisateurs externes, le processus est un peu différent, pour plus de détails, veuillez consulter Comment ajouter un calendrier partagé dans Outlook.
Conseil : Le partage ne se limite pas aux calendriers par défaut créés automatiquement pour chaque profil Outlook. Vous pouvez également créer un nouveau calendrier partagé Pour ce faire, à partir de votre dossier Calendrier, cliquez sur Accueil tab> ; Ajouter un calendrier > ; Créer un nouveau calendrier vierge , enregistrez-le dans le dossier de votre choix, puis partagez-le comme décrit ci-dessus.
Ne plus partager le calendrier Outlook
Pour ne plus partager votre calendrier avec un utilisateur particulier, voici ce que vous devez faire :
- Ouvrez le Autorisations du calendrier fenêtre de dialogue ( Accueil tab> ; Calendrier de partage ).
- Sur le Permissions sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez révoquer l'accès et cliquez sur Retirer .
- Cliquez sur OK .
Remarque : Office 365 peut prendre un certain temps pour synchroniser et supprimer votre calendrier de l'Outlook de l'utilisateur.
Permissions du calendrier partagé d'Outlook
Dans un calendrier Outlook partagé, les permissions désignent le niveau d'accès que vous souhaitez accorder aux autres utilisateurs. Les options sont différentes pour les utilisateurs internes et externes à votre organisation.
Les trois premiers niveaux peuvent être fournis aux utilisateurs internes et externes :
- Peut être consulté lorsque je suis occupé - le destinataire ne peut voir que les moments où vous êtes occupé.
- Possibilité de visualiser les titres et les lieux - le destinataire verra votre disponibilité ainsi que le sujet et le lieu de la réunion.
- Peut voir tous les détails - le destinataire verra toutes les informations relatives à vos événements, tout comme vous les voyez.
Deux options supplémentaires sont disponibles pour les personnes au sein de votre entreprise :
- Peut éditer - le destinataire peut modifier les détails de votre rendez-vous.
- Délégué - permet d'agir en votre nom, par exemple en répondant à vos demandes de réunion et en créant de nouveaux rendez-vous.
Une autre option est disponible pour l'ensemble de votre organisation, et non pour les utilisateurs individuels :
- Aucun - aucun accès à votre calendrier.
Comment modifier les autorisations d'un calendrier partagé
Pour modifier les autorisations d'une personne qui a actuellement accès à votre calendrier, procédez comme suit :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le calendrier cible dans le volet de navigation et sélectionnez Partage des autorisations dans le menu contextuel (ou cliquez sur Calendrier de partage sur le Accueil et sélectionnez le calendrier).
Cela ouvrira le Propriétés du calendrier dans la boîte de dialogue Permissions qui montre tous les utilisateurs avec lesquels votre agenda est actuellement partagé et leurs autorisations.
Le destinataire sera informé que ses permissions ont été modifiées et la vue du calendrier mise à jour s'affichera dans son Outlook.
Les permissions du calendrier partagé d'Outlook ne fonctionnent pas
La plupart des problèmes et des erreurs sont dus à divers problèmes de configuration ou de permission. Vous trouverez ci-dessous les problèmes les plus courants et la façon de les résoudre.
Le calendrier partagé d'Outlook est grisé ou absent
Si le Calendrier de partage est grisé ou indisponible dans votre Outlook, il est probable que vous n'ayez pas de compte Exchange, ou que votre administrateur réseau ait désactivé le partage de calendrier pour votre compte.
Erreur "Ce calendrier ne peut pas être partagé".
Si vous ne pouvez pas envoyer d'invitations de partage en raison de l'erreur "Ce calendrier ne peut pas être partagé avec une ou plusieurs personnes...", peut-être que l'adresse électronique que vous avez ajoutée n'est pas valide, qu'elle se trouve dans un groupe Office 365 ou qu'elle figure déjà dans votre liste de partage.
Les autorisations de partage de calendrier ne sont pas mises à jour
Très souvent, des entrées périmées ou en double dans la liste des autorisations causent des problèmes. Pour y remédier, ouvrez la fenêtre Propriétés du calendrier dans la boîte de dialogue Permissions et vérifiez que la liste des utilisateurs ne contient pas d'entrées en double. Supprimez également les utilisateurs qui ont quitté votre organisation ou qui ne sont pas autorisés à accéder au calendrier. Certains forums ont signalé que la suppression de toutes les autorisations actuelles, en plus de celles par défaut, résout le problème. Si aucune des suggestions ci-dessus ne vous aide, essayez ces corrections générales pour Outlook :
- Désactiver le mode Exchange en cache. Les instructions détaillées peuvent être trouvées ici.
- Mettez à jour votre Office à la dernière version.
- Démarrez Outlook en mode sécurisé. Pour cela, collez perspectives /sécurité dans le champ de recherche et appuyez sur Entrée.
Si le problème persiste, la raison peut se trouver du côté du serveur Exchange, essayez donc de contacter vos informaticiens pour obtenir de l'aide.
Comment partager le calendrier Outlook sans Exchange
La fonction de partage décrite dans les sections précédentes est uniquement disponible avec les comptes Outlook basés sur Office 365 et Exchange. Si vous utilisez Outlook en tant qu'application autonome avec un compte POP3 ou IMAP personnel, envisagez les alternatives suivantes.
Publiez votre calendrier en ligne
Publiez votre calendrier Outlook sur le web, puis partagez soit un lien HTML pour ouvrir le calendrier dans un navigateur, soit un lien ICS pour vous abonner au calendrier Internet. Pour plus d'informations, veuillez consulter :
- Comment publier un calendrier dans Outlook Online
- Comment ajouter le calendrier Internet au bureau d'Outlook
- Comment s'abonner au Calendrier Internet dans Outlook sur le web
Déplacez votre calendrier vers Outlook.com, puis partagez-le.
Si la publication ne fonctionne pas pour vous, le moyen le plus simple est de créer un nouveau calendrier ou d'importer un calendrier existant dans Outlook.com, puis d'utiliser sa fonction de partage de calendrier.
N'oubliez pas que vous devrez conserver une copie réelle de votre calendrier dans Outlook.com si vous souhaitez que les mises à jour ultérieures soient synchronisées automatiquement.
Pour les instructions détaillées, veuillez consulter :
- Comment enregistrer le calendrier Outlook au format .ics ?
- Comment importer un fichier iCal vers Outlook.com ?
- Comment partager un calendrier dans Outlook.com
Comment publier le calendrier Outlook
Lorsque vous souhaitez partager votre calendrier avec plusieurs utilisateurs sans envoyer d'invitations individuelles, vous pouvez publier le calendrier sur le web et fournir un lien direct pour que les gens puissent le consulter en direct.
Voici les étapes à suivre pour publier un calendrier à partir d'Outlook :
- Dans le dossier Calendrier, allez dans le dossier Accueil tab> ; Partager et cliquez sur Publier en ligne > ; Publier sur un serveur WebDAV ...
- Dans le Lieu de publication saisissez l'emplacement de votre serveur WebDAV.
- Choisissez le Période de temps .
- De la Détail Dans la liste déroulante, sélectionnez le type d'accès que vous souhaitez fournir : Disponibilité uniquement , Détails limités (disponibilité et sujets) ou Tous les détails .
Outlook vous informera si la publication a été effectuée avec succès ou non.
Notes :
- Pour utiliser cette fonction, vous devez avoir accès à un serveur Web qui prend en charge le protocole WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning).
- Sur un Exchange compte de messagerie, vous verrez apparaître le Publier ce calendrier option qui vous permet de publier le calendrier directement sur votre serveur Exchange au lieu du serveur WebDAV.
- Avec un Office 365 vous pouvez également publier sur un serveur WebDAV, à condition que {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} soit supprimé de la politique de partage. Veuillez contacter votre administrateur pour plus d'informations.
- Si cette option n'est pas disponible dans votre Outlook, utilisez alors Outlook sur le web ou Outlook.com pour publier votre calendrier en ligne.
Comment partager l'instantané du calendrier Outlook dans un courriel
Si vous souhaitez partager une copie non modifiable de votre calendrier, il vous suffit de l'envoyer par courrier électronique sous forme de pièce jointe. Cette option peut s'avérer utile, par exemple, lorsque vous avez créé la version finale d'un calendrier d'événements, qui ne peut plus être modifiée, et que vous souhaitez que tous les participants en aient une copie.
Pour envoyer par courriel un instantané de votre calendrier Outlook, procédez comme suit :
- Dans le dossier Calendrier, allez dans le dossier Accueil tab> ; Partager et cliquez sur Calendrier des e-mails (Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur le calendrier dans le Volet de navigation, puis cliquer sur le bouton de la souris. Partager > ; Calendrier des e-mails... )
- De la Calendrier liste déroulante, choisissez le calendrier à partager.
- Dans le Plage de dates spécifiez la période de temps.
- De la Détail liste déroulante, choisissez la quantité de détails à partager : Disponibilité uniquement , Détails limités ou Tous les détails .
En option, cliquez sur le bouton Afficher à côté de Avancé et configurer des options supplémentaires :
- Choisissez d'inclure ou non les éléments privés et les pièces jointes.
- Sélectionnez la présentation de l'e-mail : calendrier quotidien ou liste d'événements.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.
Vos destinataires recevront un courriel et pourront voir les détails du calendrier directement dans le corps du message. Ils peuvent aussi cliquer sur le bouton Ouvrir ce calendrier en haut ou double-cliquez sur le fichier .ics joint pour que le calendrier soit ajouté à leur Outlook.
Notes :
- Cette fonctionnalité est prise en charge dans Outlook 2016, Outlook 2013 et Outlook 2010, mais n'est plus disponible avec Outlook 2019 et Outlook pour Office 365. Dans les nouvelles versions, vous pouvez exporter votre calendrier sous forme de fichier ICS, et partager ce fichier avec d'autres personnes, afin qu'elles puissent l'importer dans leur propre Outlook ou une autre application de calendrier.
- Les bénéficiaires reçoivent copie statique de votre calendrier pour la plage de dates spécifiée, mais ils ne verront pas les modifications que vous apportez au calendrier après l'avoir envoyé par courrier électronique.
Voilà comment créer un calendrier partagé dans Outlook. Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine !
