Outlook-kalenterin jakaminen

Michael Brown

04-06-2023 Outlook
  • Jaa Tämä
Michael Brown

Ohjeessa näytetään eri tapoja luoda jaettu kalenteri Outlookissa Office 365- ja Exchange-pohjaisille tileille, selitetään, miten kalenteria jaetaan Outlookissa ilman Exchangea ja miten erilaisia synkronointiongelmia voidaan korjata.

Haluatko kertoa kollegoillesi, ystävillesi ja perheenjäsenillesi, mitä aikataulussasi on, jotta he näkevät vapaat aikasi? Helpoin tapa on jakaa Outlook-kalenteri heidän kanssaan. Riippuen siitä, käytätkö paikallisesti asennettua työpöytäsovellusta vai Outlook Onlinea, organisaatiosi Exchange-palvelintiliä vai yksityistä POP3-/IMAP-tiliä kotona, käytettävissä on eri vaihtoehtoja, jotta voitsinua.

Tämä opetusohjelma keskittyy Outlookin työpöytä sovellusta käytetään yhdessä Exchange-palvelimen ja Outlook for Office 365:n kanssa. Jos käytät Outlook Onlinea, katso kohta Kalenterin jakaminen Outlookissa verkossa.

    Outlook-kalenterin jakaminen

    Koska Microsoft Outlook tarjoaa useita erilaisia kalenterinjakovaihtoehtoja, on erittäin tärkeää ymmärtää tarkalleen, mitä kukin vaihtoehto tekee, jotta voit valita tarpeisiisi parhaiten sopivan vaihtoehdon.

    Kalenterinjakokutsun lähettäminen

    Lähettämällä kutsun muille käyttäjille annat heille mahdollisuuden tarkastella kalenteriasi omassa Outlookissaan. Voit määrittää kullekin vastaanottajalle eri käyttöoikeustason, ja jaettu kalenteri päivittyy automaattisesti heidän puolellaan. Tämä vaihtoehto on käytettävissä Exchange- ja Office 365 -tileillä sekä Outlook.com- ja Outlook Online -tilillä (eli Outlook verkossa tai OWA). Katso, miten Outlook-kalenteri jaetaan.

    Kalenterin julkaiseminen verkossa

    Julkaisemalla Outlook-kalenterisi verkossa voit antaa kenelle tahansa mahdollisuuden tarkastella sitä verkkosivuna selaimessa tai tuoda ICS-linkin Outlookiinsa. Tämä ominaisuus on käytettävissä Exchange-pohjaisissa tileissä, tileissä, joilla on pääsy WebDAV-protokollaa tukevaan verkkopalvelimeen, Outlook verkossa ja Outlook.com. Katso, miten Outlook-kalenteri julkaistaan.

    Kalenterin tilannekuvan lähettäminen sähköpostitse

    Staattinen kopio kalenteristasi lähetetään vastaanottajalle sähköpostin liitetiedostona. Vastaanottaja näkee vain tilannekuvan tapaamisistasi sähköpostin lähetyshetkellä, eikä hänellä ole käytettävissään mitään päivityksiä, joita teet sen jälkeen. Tämä vaihtoehto on tarjolla Outlook 2016:ssa, Outlook 2013:ssa ja Outlook 2010:ssä, mutta sitä ei enää tueta Office 365:ssä ja Outlook 2019:ssä. Katso, miten Outlook-kalenteri lähetetään sähköpostitse.

    Outlook-kalenterin jakaminen

    Office 365- tai Exchange-pohjaisille tileille Microsoft tarjoaa mahdollisuuden jakaa kalenteri, joka päivittyy automaattisesti. Tätä varten lähetät yksinkertaisesti jakokutsun työtovereillesi tai yrityksesi ulkopuolisille henkilöille.

    Huomautus: Kuvakaappauksemme on otettu Office 365:n Outlookissa. Vaiheet Exchange Server -tileille, joissa on Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 ja Outlook 2010, ovat pääosin samat, vaikka käyttöliittymässä voi olla pieniä eroja.

    Voit jakaa Outlook-kalenterin seuraavasti:

    1. Avaa kalenteri Outlookissa.
    2. On Etusivu välilehdellä, kohdassa Hallitse kalentereita ryhmää, napsauta Jaa kalenteri ja valitse haluamasi pudotusvalikosta.

  • The Kalenterin ominaisuudet valintaikkuna tulee näkyviin, jossa on Luvat Tässä näet luettelon käyttäjistä, joilla on tällä hetkellä pääsy kalenteriisi. Oletusarvoisesti " Voin katsella kun olen kiireinen " -oikeus annetaan jokaiselle sisäiselle käyttäjälle, mutta IT-hallintoviranomainen voi muuttaa tätä asetusta monin eri tavoin.

    • Jos haluat lähettää jakokutsun organisaatiosi sisällä tai sen ulkopuolella oleville henkilöille, napsauta painiketta Lisää nappi.

  • Vuonna Lisää käyttäjiä ikkunassa, etsi käyttäjiä osoitekirjastasi, valitse nimi luettelosta ja napsauta painiketta Lisää . tai kirjoita sähköpostiosoitteet suoraan Lisää Kun olet valmis, napsauta OK .

    • Huomautus: Jonkun nimen vieressä oleva kieltomerkki (ympyrä-taakseviiva) osoittaa, että kalenteria ei voi jakaa kyseisen käyttäjän kanssa.

  • Takaisin Kalenterin ominaisuudet Valitse käyttäjä ja valitse haluamasi käyttöoikeustaso ( katso kaikki yksityiskohdat on oletusarvo). Kun olet valmis, napsauta OK .

    • Jokaiselle lisäämällesi vastaanottajalle lähetetään jakokutsu. Kun organisaatiosi käyttäjä napsauttaa painiketta Hyväksy , kalenterisi näkyy heidän Outlookissaan kohdassa Jaetut kalenterit . Ulkopuolisille käyttäjille prosessi on hieman erilainen, katso lisätietoja kohdasta Jaetun kalenterin lisääminen Outlookiin.

    Vinkki. Jakaminen ei rajoitu vain oletuskalentereihin, jotka luodaan automaattisesti kuhunkin Outlook-profiiliin. Voit myös käyttää luoda uusi yhteinen kalenteri Napsauta tätä varten Kalenteri-kansiosta kohtaa Etusivu tab> Lisää kalenteri > Luo uusi tyhjä kalenteri , tallenna se haluamaasi kansioon ja jaa se sitten edellä kuvatulla tavalla.

    Lopeta Outlook-kalenterin jakaminen

    Voit lopettaa kalenterin jakamisen tietyn käyttäjän kanssa seuraavasti:

    1. Avaa Kalenterin käyttöoikeudet valintaikkuna ( Etusivu tab> Jaa kalenteri ).
    2. On Luvat välilehdellä, valitse käyttäjä, jonka käyttöoikeuden haluat peruuttaa, ja napsauta sitten Poista .
    3. Klikkaa OK .

    Huomautus: Office 365:n synkronointi ja kalenterin poistaminen käyttäjän Outlookista voi kestää jonkin aikaa.

    Outlookin jaetun kalenterin käyttöoikeudet

    Jaetussa Outlook-kalenterissa käyttöoikeudet tarkoittavat tasoa, jonka haluat antaa muille käyttäjille. Vaihtoehdot ovat erilaisia organisaatiosi sisäisille ja ulkopuolisille käyttäjille.

    Kolme ensimmäistä tasoa voidaan tarjota sekä sisäisille että ulkoisille käyttäjille:

    • Voin katsella kun olen kiireinen - vastaanottaja näkee vain ne ajat, jolloin olet varattu.
    • Voi tarkastella otsikoita ja sijainteja - vastaanottaja näkee saatavuutesi sekä aiheen ja kokouspaikan.
    • Voi tarkastella kaikkia yksityiskohtia - vastaanottaja näkee kaikki tapahtumiin liittyvät tiedot, aivan kuten sinä näet ne.

    Yrityksesi sisällä oleville henkilöille on tarjolla kaksi lisävaihtoehtoa:

    • Voi muokata - vastaanottaja voi muokata ajanvaraustietojasi.
    • Valtuutettu - mahdollistaa toimimisen puolestasi, esimerkiksi kokouspyyntöihin vastaamisen puolestasi ja uusien tapaamisten luomisen.

    Vielä yksi vaihtoehto on käytettävissä koko organisaatiolle, ei yksittäisille käyttäjille:

    • Ei ole - ei pääsyä kalenteriisi.

    Jaetun kalenterin käyttöoikeuksien muuttaminen

    Jos haluat muuttaa niiden henkilöiden käyttöoikeuksia, joilla on tällä hetkellä oikeus käyttää kalenteriasi, toimi seuraavasti:

    1. Napsauta kohdekalenteria hiiren kakkospainikkeella navigointipaneelissa ja valitse Käyttöoikeuksien jakaminen kontekstivalikosta. (Tai napsauta Jaa kalenteri on Etusivu välilehti ja valitse kalenteri).

    Tämä avaa Kalenterin ominaisuudet valintaikkuna Luvat välilehti, jossa näkyvät kaikki käyttäjät, joiden kanssa kalenterisi on tällä hetkellä jaettu, ja heidän oikeutensa.

  • Valitse käyttäjä ja valitse haluamasi käyttöoikeustaso.
  • Tallenna muutokset napsauttamalla OK ja sulje ikkuna.

    • Vastaanottajalle ilmoitetaan, että hänen oikeuksiaan on muutettu, ja päivitetty kalenterinäkymä näkyy hänen Outlookissaan.

    Outlookin jaetun kalenterin käyttöoikeudet eivät toimi

    Useimmat ongelmat ja virheet johtuvat erilaisista konfiguraatio- tai käyttöoikeusongelmista. Alla on lueteltu yleisimmät ongelmat ja niiden ratkaiseminen.

    Outlookin yhteinen kalenteri on harmaana tai puuttuu

    Jos Jaa kalenteri painike on harmaana tai ei ole käytettävissä Outlookissa, sinulla ei todennäköisesti ole Exchange-tiliä tai verkonvalvojasi on poistanut kalenterin jakamisen tililtäsi.

    "Tätä kalenteria ei voi jakaa" -virhe

    Jos et voi lähettää jakamiskutsuja, koska "Tätä kalenteria ei voi jakaa yhden tai useamman henkilön kanssa..." -virhe ilmoittaa, että lisäämäsi sähköpostiosoite on ehkä virheellinen tai se on Office 365 -ryhmässä tai jo jakoluettelossa.

    Kalenterin käyttöoikeuksien jakaminen ei päivity

    Usein vanhentuneet ja päällekkäiset merkinnät käyttöoikeusluettelossa aiheuttavat ongelmia. Korjaa tämä avaamalla luettelo Kalenterin ominaisuudet valintaikkuna Luvat välilehdeltä ja tarkista käyttäjäluettelo päällekkäisten merkintöjen varalta. Poista myös käyttäjät, jotka ovat poistuneet organisaatiostasi tai joilla ei ole oikeutta käyttää kalenteria. Joillakin foorumeilla on kerrottu, että kaikkien nykyisten oikeuksien poistaminen oletusarvojen lisäksi ratkaisee ongelman. Jos mikään edellä mainituista ehdotuksista ei auta, kokeile näitä yleisiä Outlook-korjauksia:

    • Ota välimuistitila Exchange-tila pois käytöstä. Yksityiskohtaiset ohjeet löytyvät täältä.
    • Päivitä Office uusimpaan versioon.
    • Käynnistä Outlook vikasietotilassa. Tätä varten liitä seuraavat tiedot näkymät /safe hakukenttään ja paina Enter.

    Jos ongelma jatkuu, syy voi olla Exchange Serverin puolella, joten yritä ottaa yhteyttä IT-asiantuntijoihisi saadaksesi apua.

    Kuinka jakaa Outlook-kalenteri ilman Exchangea

    Edellisissä kohdissa kuvattu jakamistoiminto on käytettävissä vain Office 365- ja Exchange-pohjaisten Outlook-tilien kanssa. Jos käytät Outlookia itsenäisenä sovelluksena henkilökohtaisen POP3- tai IMAP-tilin kanssa, harkitse seuraavia vaihtoehtoja.

    Julkaise kalenterisi verkossa

    Julkaise Outlook-kalenteri Internetissä ja jaa sitten joko HTML-linkki kalenterin avaamiseksi selaimessa tai ICS-linkki Internet-kalenterin tilaamiseksi. Lisätietoja on osoitteessa:

    • Kuinka julkaista kalenteri Outlook Online -palvelussa
    • Miten lisätä Internet-kalenteri Outlookin työpöydälle
    • Miten tilata Internet-kalenteri Outlookissa Webissä?

    Siirrä kalenterisi Outlook.comiin ja jaa se sitten.

    Jos julkaiseminen ei onnistu, helpoin tapa on luoda uusi kalenteri tai tuoda olemassa oleva kalenteri Outlook.comiin ja käyttää sen kalenterin jakamistoimintoa.

    Muista, että sinun on säilytettävä kalenterisi todellinen kopio Outlook.comissa, jos haluat, että päivitykset synkronoituvat automaattisesti.

    Yksityiskohtaiset ohjeet löydät osoitteesta:

    • Kuinka tallentaa Outlook-kalenteri .ics-tiedostona
    • Miten tuoda iCal-tiedosto Outlook.comiin?
    • Kuinka jakaa kalenteri Outlook.comissa

    Kuinka julkaista Outlook-kalenteri

    Kun haluat jakaa kalenterisi useiden käyttäjien kanssa lähettämättä yksittäisiä kutsuja, voit julkaista kalenterin verkossa ja antaa suoran linkin, jonka kautta ihmiset voivat tarkastella sitä suorana lähetyksenä.

    Tässä ovat vaiheet kalenterin julkaisemiseksi Outlookista:

    1. Siirry Kalenteri-kansiosta kohtaan Etusivu tab> Jaa ja napsauta Julkaise verkossa > Julkaise WebDAV-palvelimelle ...

  • Määritä avautuvassa valintaikkunassa seuraavat tiedot:

    • Vuonna Julkaisun sijainti ruutuun WebDAV-palvelimen sijainti.
    • Valitse Ajanjakso .
    • Vuodesta Yksityiskohta Valitse avattavasta luettelosta, millaisen pääsyn haluat tarjota: Vain saatavuus , Rajoitetut tiedot (saatavuus ja aiheet) tai Täydelliset tiedot .

  • Napsauta valinnaisesti Edistynyt... painiketta ja valitse, päivitetäänkö kalenteri automaattisesti vai ei. Alla olevassa kuvakaappauksessa näkyvät oletusasetukset, joita suositellaan useimmissa tapauksissa.

  • Kun olet valmis julkaisemaan kalenterin, valitse OK vuonna Kalenterin julkaiseminen mukautetulle palvelimelle ikkuna.
  • Anna WebDAV-palvelimen tunnistetiedot, kun sinua pyydetään.

    • Outlook ilmoittaa sinulle, onko julkaiseminen onnistunut vai ei.

    Huomautuksia:

    1. Tämän ominaisuuden käyttäminen edellyttää, että käytössäsi on WWW-palvelin, joka tukee WebDAV-protokollaa (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning).
    2. On Vaihto sähköpostitili, näet Julkaise tämä kalenteri vaihtoehto, jonka avulla voit julkaista kalenterin suoraan Exchange-palvelimelle WebDAV-palvelimen sijaan.
    3. Kanssa Office 365 tilillä voit myös julkaista WebDAV-palvelimelle, kunhan {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} on poistettu jakamiskäytännöstä. Lisätietoja saat järjestelmänvalvojalta.
    4. Jos tällaista vaihtoehtoa ei ole saatavilla Outlookissa, käytä Outlook on the web- tai Outlook.com-verkkopalvelua kalenterisi julkaisemiseen verkossa.

    Kuinka jakaa Outlook-kalenterin tilannekuvan sähköpostissa?

    Jos haluat jakaa päivittämättömän kopion kalenteristasi, lähetä se sähköpostitse liitetiedostona. Tämä vaihtoehto voi olla kätevä esimerkiksi silloin, kun olet tehnyt lopullisen version jostakin tapahtumakalenterista, jota ei voi enää muuttaa, ja haluat, että kaikki osallistujat saavat kopion.

    Jos haluat lähettää sähköpostitse tilannekuvan Outlook-kalenteristasi, toimi seuraavasti:

    1. Siirry Kalenteri-kansiosta kohtaan Etusivu tab> Jaa ryhmä ja napsauta Sähköpostikalenteri . (Vaihtoehtoisesti napsauta hiiren kakkospainikkeella kalenteria navigointipaneelissa ja valitse sitten Jaa > Sähköpostikalenteri... )

  • Määritä avautuvassa valintaikkunassa tiedot, jotka haluat sisällyttää:

    • Vuodesta Kalenteri Valitse jaettava kalenteri avattavasta luettelosta.
    • Vuonna Päivämääräalue laatikot, määritä ajanjakso.
    • Vuodesta Yksityiskohta Valitse jaettavien tietojen määrä pudotusvalikosta: Vain saatavuus , Rajoitetut tiedot tai Täydelliset tiedot .

    Napsauta valinnaisesti Näytä painiketta vieressä Edistynyt ja määrittää lisäasetuksia:

    • Valitse, haluatko sisällyttää yksityiset kohteet ja liitteet.
    • Valitse sähköpostin ulkoasu: päivittäinen aikataulu tai tapahtumaluettelo.

    Kun olet valmis, napsauta OK.

  • Uusi sähköpostiviesti luodaan automaattisesti, ja kalenteri liitetään siihen. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa vastaanottajat To-kenttään ja napsauttaa painiketta Lähetä .

    • Vastaanottajat saavat sähköpostiviestin ja voivat tarkastella kalenterin tietoja suoraan viestin rungossa. Tai he voivat klikata painiketta Avaa tämä kalenteri painiketta yläreunassa tai kaksoisnapsauttamalla oheista .ics-tiedostoa, jotta kalenteri lisätään heidän Outlookiinsa.

    Huomautuksia:

    1. Tätä ominaisuutta tuetaan Outlook 2016:ssa, Outlook 2013:ssa ja Outlook 2010:ssä, mutta se ei ole enää käytettävissä Outlook 2019:ssä ja Outlook for Office 365:ssä. Uusissa versioissa voit viedä kalenterisi ICS-tiedostona ja jakaa tiedoston muiden ihmisten kanssa, jotta he voivat tuoda sen omaan Outlookiinsa tai muuhun kalenterisovellukseensa.
    2. Vastaanottajat saavat staattinen kopio kalenterisi määritellyn päivämäärävälin osalta, mutta he eivät näe mitään muutoksia, joita teet kalenteriin sen lähettämisen jälkeen.

    Näin luodaan jaettu kalenteri Outlookissa. Kiitän sinua lukemisesta ja toivon, että tapaamme blogissamme ensi viikolla!

    Edellinen viesti Miten tehdä tapauskohtainen Vlookup Excelissä - kaavaesimerkkejä
    Seuraava postaus Excel LINEST-toiminto ja kaavaesimerkkejä

    Michael Brown on omistautunut teknologian harrastaja, jolla on intohimo yksinkertaistaa monimutkaisia ​​prosesseja ohjelmistotyökalujen avulla. Yli vuosikymmenen kokemuksella teknologia-alalta hän on hionut taitojaan Microsoft Excelissä ja Outlookissa sekä Google Sheetsissä ja Docsissa. Michaelin blogi on omistettu jakamaan tietojaan ja asiantuntemustaan ​​muiden kanssa, ja se tarjoaa helposti seurattavia vinkkejä ja opetusohjelmia tuottavuuden ja tehokkuuden parantamiseksi. Olitpa kokenut ammattilainen tai aloittelija, Michaelin blogi tarjoaa arvokkaita oivalluksia ja käytännön neuvoja, joiden avulla saat kaiken irti näistä tärkeistä ohjelmistotyökaluista.