Hur du delar Outlook-kalendern

Michael Brown

04-06-2023 Outlook
  • Dela Detta
Michael Brown

Handledningen visar olika sätt att skapa delad kalender i Outlook för Office 365- och Exchange-baserade konton, förklarar hur man delar kalender i Outlook utan Exchange och löser olika synkroniseringsproblem.

Vill du låta dina kollegor, vänner och familjemedlemmar veta vad som står på ditt schema så att de kan se dina lediga tider? Det enklaste sättet är att dela din Outlook-kalender med dem. Beroende på om du använder ett lokalt installerat datorprogram eller Outlook Online, ett Exchange Server-konto inom din organisation eller ett privat POP3 / IMAP-konto hemma, kommer olika alternativ att vara tillgängliga för attdu.

Den här handledningen fokuserar på Outlook skrivbord som används tillsammans med en Exchange-server och Outlook för Office 365. Om du använder Outlook Online, se Hur man delar kalender i Outlook på webben.

    Delning av Outlook-kalendern

    Eftersom Microsoft Outlook erbjuder några olika alternativ för delning av kalendern är det mycket viktigt att du förstår exakt vad varje alternativ gör för att kunna välja det som passar bäst för dina behov.

    Skicka en inbjudan till kalenderdelning

    Genom att skicka en inbjudan till andra användare ger du dem möjlighet att se din kalender i sin egen Outlook. Du kan ange olika åtkomstnivåer för varje mottagare, och den delade kalendern uppdateras automatiskt på deras sida. Det här alternativet är tillgängligt för Exchange- och Office 365-konton samt för Outlook.com och Outlook Online (även kallat Outlook på webben eller OWA). Se hur du delar Outlook-kalender.

    Publicering av kalendern på webben

    Genom att publicera din Outlook-kalender online kan du ge vem som helst möjlighet att visa den som en webbsida i en webbläsare eller importera en ICS-länk till sin Outlook. Den här funktionen är tillgänglig i Exchange-baserade konton, konton som har tillgång till en webbserver som stöder WebDAV-protokollet, Outlook på webben och Outlook.com. Se hur man publicerar Outlook-kalender.

    Skicka en ögonblicksbild av en kalender via e-post

    En statisk kopia av din kalender skickas till mottagaren som e-postbilaga. Mottagaren ser bara en ögonblicksbild av dina möten vid den tidpunkt då du skickade e-postmeddelandet, inga uppdateringar som du gör därefter kommer att vara tillgängliga för dem. Det här alternativet finns i Outlook 2016, Outlook 2013 och Outlook 2010, men stöds inte längre i Office 365 och Outlook 2019. Se hur du skickar e-post till Outlook-kalendern.

    Hur du delar Outlook-kalendern

    För Office 365- eller Exchange-baserade konton erbjuder Microsoft möjligheten att dela en kalender som uppdateras automatiskt. För detta skickar du helt enkelt en inbjudan till dina medarbetare eller personer utanför företaget.

    Observera: Våra skärmdumpar togs i Outlook för Office 365. Stegen för Exchange Server-konton med Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 och Outlook 2010 är i stort sett desamma, även om det kan finnas små skillnader i gränssnittet.

    Du kan dela din Outlook-kalender genom att följa de här stegen:

    1. Öppna din kalender i Outlook.
    2. På den Hem på fliken Hantera kalendrar grupp, klicka på Dela kalender och välj den önskade från rullgardinsmenyn.

  • Egenskaper för kalendern visas med dialogrutan Behörigheter öppnas. Här kan du se en lista över de användare som för närvarande har tillgång till din kalender. Som standard är " Kan se när jag är upptagen "Behörighet ges till alla interna användare, men denna inställning kan ändras av IT-administratören på många olika sätt.

    • Om du vill skicka en inbjudan till personer inom eller utanför din organisation klickar du på Lägg till knapp.

  • I Lägg till användare fönstret, sök efter användare i din adressbok, välj namnet i listan och klicka på Lägg till Eller skriv in e-postadresser direkt i Lägg till När du är klar klickar du på OK .

    • Observera: Förbudstecknet (cirkel-backslash) bredvid en persons namn visar att kalendern inte kan delas med den användaren.

  • Tillbaka i Egenskaper för kalendern väljer du användaren och väljer den åtkomstnivå du vill ge ( Visa alla detaljer är standard). När du är klar klickar du på OK .

    • En inbjudan till delning skickas till varje mottagare som du har lagt till. När användaren i din organisation klickar på Acceptera kommer din kalender att visas i deras Outlook under Delade kalendrar För externa användare är processen lite annorlunda, för fullständig information se Hur man lägger till en delad kalender i Outlook.

    Tips: Delning är inte begränsat till de standardkalendrar som skapas automatiskt för varje Outlook-profil. Du kan också skapa en ny delad kalender För detta klickar du i din kalendermapp på Hem flik> Lägg till kalender > Skapa en ny tom kalender spara den i en valfri mapp och dela den sedan enligt beskrivningen ovan.

    Sluta dela Outlook-kalendern

    Så här gör du för att sluta dela din kalender med en viss användare:

    1. Öppna Kalenderbehörigheter dialogfönstret ( Hem flik> Dela kalender ).
    2. På den Behörigheter Välj den användare vars åtkomst du vill återkalla och klicka på Ta bort .
    3. Klicka på OK .

    Observera: Det kan ta ett tag innan Office 365 synkroniserar och tar bort din kalender från användarens Outlook.

    Behörigheter för delad kalender i Outlook

    I en delad Outlook-kalender innebär behörigheter den åtkomstnivå som du vill ge andra användare. Alternativen är olika för användare inom och utanför din organisation.

    De tre första nivåerna kan tillhandahållas till både interna och externa användare:

    • Kan se när jag är upptagen - mottagaren kan bara se de tider då du är upptagen.
    • Kan visa titlar och platser - mottagaren ser din tillgänglighet samt ämne och mötesplats.
    • Kan visa alla detaljer - Mottagaren ser all information om dina evenemang, precis som du ser den.

    Det finns två ytterligare alternativ för personer inom ditt företag:

    • Kan redigera - mottagaren kan redigera dina tidsangivelser.
    • Delegat - gör det möjligt att agera för din räkning, till exempel svara på mötesförfrågningar åt dig och skapa nya möten.

    Ytterligare ett alternativ är tillgängligt för hela organisationen, inte för enskilda användare:

    • Ingen - ingen tillgång till din kalender.

    Hur du ändrar behörigheter för delad kalender

    Om du vill ändra behörigheterna för någon som för närvarande har tillgång till din kalender gör du så här:

    1. Högerklicka på målkalendern i navigeringsfönstret och välj Delningsbehörigheter från kontextmenyn. (Eller klicka på Dela kalender på den Hem och välj kalendern).

    Detta kommer att öppna Egenskaper för kalendern dialogrutan på den Behörigheter där alla användare som kalendern för närvarande delas med och deras behörigheter visas.

  • Välj användaren och välj den behörighetsnivå som du vill ge.
  • Klicka på OK för att spara ändringarna och stänga fönstret.

    • Mottagaren får ett meddelande om att deras behörigheter har ändrats och den uppdaterade kalendervyn visas i deras Outlook.

    Delade kalenderbehörigheter i Outlook fungerar inte

    De flesta problem och fel uppstår på grund av olika konfigurations- eller behörighetsproblem. Nedan hittar du de vanligaste problemen och hur du löser dem.

    Outlook-delningskalendern är grå eller saknas

    Om den Dela kalender är grå eller inte tillgänglig i Outlook, har du troligen inget Exchange-konto eller så har nätverksadministratören inaktiverat kalenderdelning för ditt konto.

    Felet "Den här kalendern kan inte delas".

    Om du inte kan skicka delningsinbjudningar på grund av felet "Den här kalendern kan inte delas med en eller flera av personerna..." kanske e-postadressen som du har lagt till är ogiltig, finns i en Office 365-grupp eller redan finns i din delningslista.

    Kalenderbehörigheter för delning uppdateras inte

    Ofta orsakar föråldrade och dubbla poster i listan över behörigheter problem. För att åtgärda detta öppnar du Egenskaper för kalendern dialogrutan på den Behörigheter och kontrollera om det finns dubbla poster i användarlistan. Ta också bort användare som har lämnat organisationen eller som inte har rätt att komma åt kalendern. I vissa forum rapporteras det att problemet löses genom att ta bort alla aktuella behörigheter förutom standardbehörigheterna. Om inget av ovanstående förslag hjälper kan du prova dessa allmänna Outlook-korrigeringar:

    • Stäng av cached Exchange-läget. Detaljerade instruktioner finns här.
    • Uppdatera Office till den senaste versionen.
    • Starta Outlook i felsäkert läge. För detta, klistra in outlook /safe i sökrutan och tryck på Enter.

    Om problemet kvarstår kan det bero på Exchange Server-sidan, så försök att kontakta din IT-kille för att få hjälp.

    Hur du delar Outlook-kalendern utan Exchange

    Den delningsfunktion som beskrivs i de föregående avsnitten är endast tillgänglig med Office 365- och Exchange-baserade Outlook-konton. Om du använder Outlook som ett fristående program med ett personligt POP3- eller IMAP-konto kan du överväga följande alternativ.

    Publicera din kalender online

    Publicera din Outlook-kalender på webben och dela sedan antingen en HTML-länk för att öppna kalendern i en webbläsare eller en ICS-länk för att prenumerera på internetkalendern. För mer information, se:

    • Hur man publicerar en kalender i Outlook Online
    • Hur du lägger till Internetkalender till Outlook-skrivbordet
    • Så här prenumererar du på Internetkalender i Outlook på webben

    Flytta din kalender till Outlook.com och dela den sedan

    Om publicering inte fungerar för dig kan det enklaste sättet vara att skapa en ny kalender eller importera en befintlig kalender till Outlook.com och sedan använda dess kalenderdelningsfunktion.

    Tänk på att du måste ha en kopia av din kalender i Outlook.com om du vill att ytterligare uppdateringar ska synkroniseras automatiskt.

    För detaljerade instruktioner, se:

    • Hur man sparar Outlook-kalender som .ics-fil
    • Hur man importerar iCal-fil till Outlook.com
    • Hur man delar kalender i Outlook.com

    Hur man publicerar Outlook-kalendern

    Om du vill dela din kalender med flera användare utan att skicka enskilda inbjudningar kan du publicera kalendern på webben och ge en direktlänk så att alla kan se den live.

    Här är stegen för att publicera en kalender från Outlook:

    1. I mappen Kalender går du till Hem flik> Dela grupp och klicka på Publicera online > Publicera till WebDAV-server ...

  • Ange följande uppgifter i dialogrutan som öppnas:

    • I Plats för publicering anger du platsen för din WebDAV-server.
    • Välj den Tidsperiod .
    • Från Detaljer Välj vilken typ av åtkomst du vill ge i rullgardinslistan: Endast tillgänglighet , Begränsade uppgifter (tillgänglighet och ämnen) eller Fullständiga uppgifter .

  • Du kan också klicka på Avancerad... och välj om kalendern ska uppdateras automatiskt eller inte. Skärmbilden nedan visar standardinställningarna som rekommenderas i de flesta fall.

  • När du är redo att publicera kalendern klickar du på OK i den Publicera kalender till anpassad server fönster.
  • Ange autentiseringsuppgifter för WebDAV-servern när du uppmanas.

    • Outlook meddelar dig om publiceringen har slutförts eller inte.

    Anteckningar:

    1. För att kunna använda den här funktionen måste du ha tillgång till en webbserver som stöder protokollet WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning).
    2. På en Utbyte e-postkontot, kommer du att se följande Publicera denna kalender alternativ som gör att du kan publicera kalendern direkt till din Exchange Server i stället för till WebDAV-servern.
    3. Med en Office 365 kan du också publicera till en WebDAV-server, förutsatt att {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} tas bort från delningspolicyn. Kontakta din administratör för mer information.
    4. Om det inte finns något sådant alternativ i din Outlook, använd Outlook på webben eller Outlook.com för att publicera din kalender online.

    Hur du delar ögonblicksbilder av Outlook-kalendern i ett e-postmeddelande

    Om du vill dela med dig av en kopia av din kalender som inte kan uppdateras skickar du den som en bilaga. Det här alternativet kan vara praktiskt när du till exempel har gjort en slutlig version av en evenemangskalender som inte kan ändras och du vill att alla deltagare ska ha en kopia.

    Gör så här om du vill skicka en ögonblicksbild av din Outlook-kalender via e-post:

    1. I mappen Kalender går du till Hem flik> Dela grupp och klicka på E-postkalender . (Alternativt kan du högerklicka på kalendern i navigeringsfönstret och sedan klicka på Dela > E-postkalender... )

  • I dialogrutan som öppnas anger du den information som du vill inkludera:

    • Från Kalender Välj den kalender som ska delas i rullgardinslistan.
    • I Datumintervall ange tidsperioden.
    • Från Detaljer i rullgardinslistan, välj hur mycket information som ska delas: Endast tillgänglighet , Begränsade detaljer eller . Fullständiga uppgifter .

    Du kan också klicka på Visa knappen bredvid Avancerad och konfigurera ytterligare alternativ:

    • Välj om du vill inkludera privata objekt och bilagor.
    • Välj e-postlayout: Dagligt schema eller evenemangslista.

    Klicka på OK när du är klar.

  • Ett nytt e-postmeddelande skapas automatiskt med kalendern bifogad. Du behöver bara ange mottagarna i rutan Till och klicka på Skicka .

    • Dina mottagare får ett e-postmeddelande och kan se kalenderinformationen direkt i meddelandet. De kan också klicka på Öppna denna kalender knappen högst upp eller dubbelklicka på den bifogade .ics-filen för att lägga till kalendern i deras Outlook.

    Anteckningar:

    1. Den här funktionen stöds i Outlook 2016, Outlook 2013 och Outlook 2010, men är inte längre tillgänglig i Outlook 2019 och Outlook för Office 365. I de nya versionerna kan du exportera din kalender som ICS-fil och dela den filen med andra personer så att de kan importera den till sin egen Outlook eller ett annat kalenderprogram.
    2. Mottagarna får statisk kopia av din kalender för det angivna datumintervallet, men de ser inte de ändringar som du gör i kalendern efter att du har skickat den via e-post.

    Så här skapar du en delad kalender i Outlook. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka!

    Tidigare inlägg Hur man gör Vlookup med hänsyn till storleken på bokstäverna i Excel - exempel på formler
    Nästa inlägg Excel LINEST-funktion med formelexempel

    Michael Brown är en hängiven teknikentusiast med en passion för att förenkla komplexa processer med hjälp av mjukvaruverktyg. Med mer än ett decenniums erfarenhet inom teknikbranschen har han finslipat sina kunskaper i Microsoft Excel och Outlook, samt Google Sheets och Docs. Michaels blogg är tillägnad att dela med sig av sin kunskap och expertis med andra, och tillhandahåller lätta att följa tips och handledningar för att förbättra produktiviteten och effektiviteten. Oavsett om du är en erfaren proffs eller nybörjare, erbjuder Michaels blogg värdefulla insikter och praktiska råd för att få ut det mesta av dessa viktiga programvaruverktyg.