Inhoudsopgave
De tutorial toont verschillende manieren om een gedeelde agenda te maken in Outlook voor Office 365 en Exchange-gebaseerde accounts, legt uit hoe je een agenda kunt delen in Outlook zonder Exchange en lost verschillende synchronisatieproblemen op.
Wilt u uw collega's, vrienden en familieleden laten weten wat er in uw agenda staat, zodat ze uw vrije tijden kunnen zien? De eenvoudigste manier is om uw Outlook-agenda met hen te delen. Afhankelijk van of u een lokaal geïnstalleerde desktopapplicatie of Outlook Online, een Exchange Server-account binnen uw organisatie of een privé POP3 / IMAP-account thuis gebruikt, zijn er verschillende opties beschikbaar omjij.
Deze handleiding richt zich op de Outlook bureaublad app die wordt gebruikt in combinatie met een Exchange-server en Outlook voor Office 365. Als u Outlook Online gebruikt, raadpleegt u Agenda delen in Outlook op het web.
Outlook agenda delen
Aangezien Microsoft Outlook een aantal verschillende opties voor het delen van agenda's biedt, is het heel belangrijk dat u precies weet wat elke optie doet, zodat u de optie kunt kiezen die het best bij uw behoeften past.
Een uitnodiging voor het delen van een agenda versturen
Door een uitnodiging naar andere gebruikers te sturen, stelt u hen in staat om uw agenda in hun eigen Outlook te bekijken. U kunt voor elke ontvanger een ander toegangsniveau opgeven, en de gedeelde agenda wordt automatisch aan hun kant bijgewerkt. Deze optie is beschikbaar voor Exchange- en Office 365-accounts en voor Outlook.com en Outlook Online (ook wel Outlook op het web of OWA genoemd). Bekijk hoe u Outlook-agenda kunt delen.
Kalender publiceren op het web
Door uw Outlook-agenda online te publiceren, kunt u iedereen de mogelijkheid geven deze als webpagina in een browser te bekijken of een ICS-koppeling in hun Outlook te importeren. Deze functie is beschikbaar in Exchange-gebaseerde accounts, accounts die toegang hebben tot een webserver die het WebDAV-protocol ondersteunt, Outlook on the web en Outlook.com. Bekijk hoe u Outlook-agenda publiceert.
Een kalendermomentopname e-mailen
Een statische kopie van uw agenda wordt naar de ontvanger gestuurd als e-mailbijlage. De ontvanger ziet alleen een momentopname van uw afspraken op het moment dat u de e-mail verzendt, geen updates die u daarna maakt zijn voor hem beschikbaar. Deze optie wordt geboden in Outlook 2016, Outlook 2013 en Outlook 2010, maar wordt niet langer ondersteund in Office 365 en Outlook 2019. Zie hoe u Outlook-agenda kunt e-mailen.
Hoe Outlook-agenda delen
Voor Office 365- of Exchange-gebaseerde accounts biedt Microsoft de mogelijkheid om een agenda te delen die automatisch wordt bijgewerkt. Hiervoor stuurt u gewoon een uitnodiging tot delen naar uw collega's of mensen buiten uw bedrijf.
Opmerking. Onze schermafbeeldingen zijn gemaakt in Outlook voor Office 365. De stappen voor Exchange Server-accounts met Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 en Outlook 2010 zijn in wezen hetzelfde, hoewel er kleine verschillen in de interface kunnen zijn.
Voer de volgende stappen uit om uw Outlook-agenda te delen:
- Open je agenda in Outlook.
- Op de Home tabblad, in de Agenda's beheren groep, klik Kalender delen en kies de gewenste uit het keuzemenu.
Om een uitnodiging tot delen te sturen naar personen binnen of buiten uw organisatie, klikt u op de knop Toevoegen knop.
Opmerking. Het verbodsteken (cirkel-achtersnede) naast iemands naam geeft aan dat de agenda niet met die gebruiker kan worden gedeeld.
Er wordt een uitnodiging voor delen verzonden naar elke ontvanger die u hebt toegevoegd. Zodra de gebruiker in uw organisatie klikt op Accepteer verschijnt uw agenda in hun Outlook onder Gedeelde kalenders Voor externe gebruikers is het proces een beetje anders, voor alle details zie Hoe voeg ik een gedeelde agenda toe in Outlook.
Tip. Delen is niet beperkt tot de standaardagenda's die automatisch voor elk Outlook-profiel worden aangemaakt. U kunt ook een nieuwe gedeelde kalender Klik hiervoor in uw Agenda-map op Home tab> Kalender toevoegen > Nieuwe lege kalender aanmaken , sla het op in een map naar keuze, en deel het dan zoals hierboven beschreven.
Stop met het delen van Outlook-agenda
Dit is wat u moet doen om het delen van uw agenda met een bepaalde gebruiker te stoppen:
- Open de Agenda rechten dialoogvenster ( Home tab> Kalender delen ).
- Op de Machtigingen tabblad, selecteer de gebruiker wiens toegang u wilt intrekken en klik op Verwijder .
- Klik op OK .
Opmerking. Het kan even duren voordat Office 365 uw agenda heeft gesynchroniseerd en verwijderd uit de Outlook van de gebruiker.
Outlook gedeelde kalendermachtigingen
In een gedeelde Outlook-agenda betekenen machtigingen het niveau van toegang dat u aan andere gebruikers wilt verlenen. De opties zijn verschillend voor gebruikers binnen en buiten uw organisatie.
De eerste drie niveaus kunnen zowel aan interne als aan externe gebruikers worden verstrekt:
- Kan bekijken als ik bezig ben - kan de ontvanger alleen de tijden zien dat je bezig bent.
- Kan titels en locaties bekijken - ziet de ontvanger uw beschikbaarheid en onderwerp en vergaderlocatie.
- Kan alle details bekijken - ziet de ontvanger alle informatie over uw evenementen, net zoals u die ziet.
Er zijn twee extra opties beschikbaar voor mensen binnen uw bedrijf:
- Kan bewerken - kan de ontvanger uw afspraakgegevens bewerken.
- Afgevaardigde - maakt het mogelijk namens u op te treden, bijvoorbeeld door vergaderverzoeken voor u te beantwoorden en nieuwe afspraken te maken.
Nog een optie is beschikbaar voor uw hele organisatie, niet voor individuele gebruikers:
- Geen - geen toegang tot je agenda.
Hoe wijzig je gedeelde kalenderrechten
Om de rechten te wijzigen van iemand die momenteel toegang heeft tot uw agenda, doet u het volgende:
- Rechtsklik op de doelagenda in het navigatiedeelvenster en kies Machtigingen delen uit het contextmenu. (Of klik op Kalender delen op de Home en selecteer de kalender).
Dit opent de Kalender eigenschappen dialoogvenster op de Machtigingen toont alle gebruikers waarmee uw agenda momenteel wordt gedeeld en hun rechten.
De ontvanger krijgt een bericht dat zijn rechten zijn gewijzigd, en de bijgewerkte kalenderweergave wordt weergegeven in zijn Outlook.
Outlook gedeelde kalendermachtigingen werken niet
De meeste problemen en fouten ontstaan door verschillende configuratie- of toestemmingsproblemen. Hieronder vindt u de meest voorkomende problemen en hoe u ze kunt oplossen.
Outlook share agenda is grijs of ontbreekt
Als de Kalender delen knop in Outlook grijs of niet beschikbaar is, heeft u waarschijnlijk geen Exchange-account of heeft uw netwerkbeheerder het delen van agenda's voor uw account uitgeschakeld.
"Deze agenda kan niet worden gedeeld" foutmelding
Als u geen uitnodigingen voor delen kunt verzenden vanwege de foutmelding "Deze agenda kan niet worden gedeeld met een of meer van de personen...", is het e-mailadres dat u hebt toegevoegd misschien ongeldig, of in een Office 365-groep, of staat het al in uw lijst voor delen.
Gedeelde kalenderrechten worden niet bijgewerkt
Vaak veroorzaken verouderde en dubbele vermeldingen in de Machtigingenlijst problemen. Om dit op te lossen opent u de Kalender eigenschappen dialoogvenster op de Machtigingen tabblad en controleer de gebruikerslijst op dubbele vermeldingen. Verwijder ook gebruikers die uw organisatie hebben verlaten of geen toegang hebben tot de agenda. Sommige forums meldden dat het verwijderen van alle huidige machtigingen naast de standaard machtigingen het probleem oplost. Als geen van de bovenstaande suggesties helpt, probeer dan deze algemene Outlook-fixes:
- Schakel de cached Exchange-modus uit. De gedetailleerde instructies vindt u hier.
- Update uw Office naar de laatste versie.
- Start Outlook in veilige modus. Plak hiervoor outlook /safe in het zoekvak en druk op Enter.
Als het probleem aanhoudt, kan de oorzaak aan de kant van de Exchange Server liggen, dus probeer contact op te nemen met uw IT-mannen voor hulp.
Hoe Outlook-agenda delen zonder Exchange
De in de vorige secties beschreven functie voor delen is alleen beschikbaar met Office 365- en Exchange-gebaseerde Outlook-accounts. Als u Outlook gebruikt als zelfstandige toepassing met een persoonlijk POP3- of IMAP-account, overweeg dan de volgende alternatieven.
Publiceer uw kalender online
Publiceer uw Outlook agenda op het web en deel vervolgens ofwel een HTML link om de agenda in een browser te openen of een ICS link om u te abonneren op de internet agenda. Voor meer informatie, zie:
- Agenda publiceren in Outlook Online
- Hoe Internet Agenda toevoegen aan Outlook desktop
- Hoe abonneren op Internet Calendar in Outlook op het web
Uw agenda verplaatsen naar Outlook.com en dan delen
Als publiceren voor u niet werkt, is de eenvoudigste manier misschien het maken van een nieuwe of het importeren van een bestaande agenda in Outlook.com, en dan de functie agenda delen gebruiken.
Houd er rekening mee dat u een actuele kopie van uw agenda in Outlook.com moet bewaren als u verdere updates automatisch wilt synchroniseren.
Zie voor de gedetailleerde instructies:
- Hoe Outlook-agenda opslaan als .ics-bestand
- Hoe iCal bestand importeren in Outlook.com
- Hoe agenda delen in Outlook.com
Hoe Outlook-agenda publiceren
Wanneer u uw agenda met meerdere gebruikers wilt delen zonder individuele uitnodigingen te sturen, kunt u de agenda op het web publiceren en mensen een directe link geven om hem live te bekijken.
Hier zijn de stappen om een agenda te publiceren vanuit Outlook:
- Ga in de map Calendar naar de Home tab> Deel groep, en klik op Online publiceren > Publiceren naar WebDAV-server ...
- In de Publicatieplaats vak, voer de locatie van uw WebDAV-server in.
- Kies de Tijdsduur .
- Van de Detail drop-down lijst, selecteer welk soort toegang u wilt verlenen: Alleen beschikbaarheid , Beperkte details (beschikbaarheid en onderwerpen) of Volledige gegevens .
Outlook laat u weten of het publiceren al dan niet met succes is voltooid.
Opmerkingen:
- Om deze functie te gebruiken, moet u toegang hebben tot een webserver die het protocol World Wide Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV) ondersteunt.
- Op een Wissel e-mail account, ziet u de Deze kalender publiceren optie waarmee u de agenda rechtstreeks naar uw Exchange-server kunt publiceren in plaats van naar de WebDAV-server.
- Met een Office 365 account, kunt u ook publiceren naar een WebDAV-server, op voorwaarde dat {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} wordt verwijderd uit het beleid voor delen. Neem contact op met uw beheerder voor meer informatie.
- Als die optie niet beschikbaar is in uw Outlook, gebruik dan Outlook op het web of Outlook.com om uw agenda online te publiceren.
Hoe deel je een snapshot van je Outlook-agenda in een e-mail?
Als u een niet-bijwerkbare kopie van uw agenda wilt delen, kunt u deze gewoon als bijlage e-mailen. Deze optie kan bijvoorbeeld van pas komen wanneer u de definitieve versie van een evenementenkalender hebt gemaakt, die niet meer kan worden gewijzigd, en u wilt dat alle deelnemers een kopie krijgen.
Voer de volgende stappen uit om een momentopname van uw Outlook-agenda te e-mailen:
- Ga in de map Calendar naar de Home tab> Deel groep, en klik op E-mail Kalender (U kunt ook met de rechtermuisknop op de kalender in het navigatiedeelvenster klikken en vervolgens op Deel > E-mail Kalender... )
- Van de Kalender drop-down lijst, kies de agenda die gedeeld moet worden.
- In de Datumbereik vakjes, geef de tijdsperiode aan.
- Van de Detail drop-down lijst, kies de hoeveelheid details die u wilt delen: Alleen beschikbaarheid , Beperkte details of Volledige details .
Optioneel klikt u op de Toon knop naast Geavanceerd en aanvullende opties configureren:
- Kies of u privé-items en bijlagen wilt opnemen.
- Selecteer de lay-out van de e-mail: dagelijkse planning of lijst van gebeurtenissen.
Als u klaar bent, klikt u op OK.
Uw ontvangers krijgen een e-mail en kunnen de agendadetails direct in de berichttekst bekijken. Of ze kunnen op de knop Open deze kalender knop bovenaan of dubbelklik op het bijgevoegde .ics-bestand om de agenda toe te voegen aan hun Outlook.
Opmerkingen:
- Deze functie wordt ondersteund in Outlook 2016, Outlook 2013 en Outlook 2010, maar is niet langer beschikbaar met Outlook 2019 en Outlook voor Office 365. In de nieuwe versies kunt u uw agenda exporteren als ICS-bestand en dat bestand delen met andere mensen, zodat ze het kunnen importeren in hun eigen Outlook of een andere kalendertoepassing.
- De ontvangers krijgen statische kopie van uw agenda voor het opgegeven datumbereik, maar zij zien geen wijzigingen die u in de agenda aanbrengt na het e-mailen ervan.
Zo maak je een gedeelde agenda in Outlook. Bedankt voor het lezen en hopelijk tot volgende week op onze blog!
