Tùy chọn ngắt trang Excel giúp bạn xem vị trí ngắt trang sẽ xuất hiện khi trang tính của bạn được in. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách để chèn chúng theo cách thủ công hoặc theo điều kiện. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách xóa ngắt trang trong Excel 2010 - 2016, tìm Page Break Preview ở đâu, ẩn và hiện dòng đánh dấu.

Ngắt trang là dấu phân cách chia trang tính thành các trang riêng lẻ để in. Trong Excel, các dấu ngắt trang được chèn tự động theo các tùy chọn kích thước, lề và tỷ lệ giấy. Nếu cài đặt mặc định không phù hợp với bạn, bạn có thể dễ dàng chèn dấu ngắt trang trong Excel theo cách thủ công. Tính năng này thực sự hữu ích khi in một bảng có số trang chính xác mà bạn muốn.

Trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng Bản xem trước ngắt trang trong Excel để dễ dàng xem những thay đổi bạn thực hiện. Ngoài ra, bạn sẽ biết cách điều chỉnh ngắt trang trong trang tính trước khi in, cách xóa, ẩn hoặc hiển thị ngắt trang.

Cách chèn ngắt trang trong Excel theo cách thủ công

Nếu bạn đi tới ngăn Xem trước bản in và không thích cách dữ liệu Excel của bạn được trình bày để in trên nhiều trang, bạn có thể chèn ngắt trang theo cách thủ công vào nơi bạn cần. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy các bước hướng dẫn cách thực hiện.

1. Chọn trang tính Excel của bạn nơi bạn cần chèn ngắt trang.
2. Chuyển đến Chế độ xem trong Excel và nhấp vào biểu tượng Page Break Preview trong nhóm Chế độ xem sổ làm việc .

   

   Mẹo. Bạn cũng có thể thấy vị trí ngắt trang sẽ xuất hiện nếu bạn nhấp vào Hình ảnh Nút xem trước ngắt trang trên thanh trạng thái của Excel.

   

   Lưu ý. Nếu bạn thấy hộp thoại Chào mừng bạn đến với Xem trước ngắt trang , hãy nhấp vào OK . Đánh dấu vào hộp kiểm Không hiển thị lại hộp thoại này để tránh nhìn thấy lại thông báo này.

3. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng xem vị trí ngắt trang trong trang tính của mình.

   

   • Để thêm ngang ngắt trang, chọn hàng nơi dòng đánh dấu sẽ xuất hiện. Nhấp chuột phải vào hàng này và chọn tùy chọn Chèn ngắt trang từ danh sách menu.

     

   • Nếu bạn cần chèn dọc ngắt trang, chọn cột cần thiết ở bên phải. Nhấp chuột phải vào nó và chọn Chèn ngắt trang .

     

   Mẹo. Một cách khác để chèn ngắt trang trong Excel là chuyển đến tab Bố cục trang , nhấp vào Ngắt trong nhóm Thiết lập trang và chọn tùy chọn tương ứng từ danh sách danh sách thả xuống.

   

Lưu ý. Nếu ngắt trang thủ công mà bạn thêm không hoạt động, bạn có thể đã chọn tùy chọn chia tỷ lệ Vừa với (tab Bố cục Trang -> nhóm Thiết lập Trang -> nhấp vào hình ảnh Nút Trình khởi chạy Hộp thoại -> Trang ). Thay vào đó, hãy thay đổi tỷ lệ thành Điều chỉnh thành .

Trong hình bên dưới, bạn có thể thấy 3 ngắt trang ngang được thêm vào. Vì vậy, nếu bạn đi đếnXem trước bản in, bạn sẽ thấy các phần dữ liệu khác nhau trên các trang tính riêng biệt.

Chèn ngắt trang trong Excel theo điều kiện

Nếu bạn thường in dữ liệu của mình bảng, bạn có thể muốn tìm hiểu cách tự động chèn dấu ngắt trang trong Excel theo điều kiện , chẳng hạn như khi một giá trị trong cột nhất định thay đổi. Giả sử bạn có cột có tên là Danh mục và bạn muốn in từng danh mục trên một trang mới.

Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một số macro hữu ích và các bước về cách thêm trang dấu ngắt bằng cách sử dụng chức năng Tổng phụ tích hợp sẵn của Excel.

Sử dụng macro để thêm các dòng đánh dấu

Dưới đây, bạn có thể tìm thấy hai macro thực sự hữu ích. Chúng sẽ xóa tất cả các ngắt trang mặc định trong bảng của bạn và sẽ dễ dàng thêm các dòng đánh dấu mới tại các vị trí thích hợp.

Chỉ cần chọn phạm vi ô bạn muốn sử dụng để chia tách và tránh các tiêu đề.

• InsertPageBreaksIfValueChanged - chèn ngắt trang nếu giá trị trong cột thay đổi.
• InsertPageBreaksByKeyphrase - thêm ngắt trang mỗi khi tìm thấy ô chứa " GIÁ TRỊ CELL" (là toàn bộ ô, không phải một phần của ô, không được giả mạo để thay thế "GIÁ TRỊ CELL" trong macro bằng cụm từ khóa thực tế của bạn).

Nếu bạn là người mới sử dụng VBA, hãy cảm nhận đọc miễn phí Cách chèn và chạy mã VBA trong Excel 2010, 2013 - hướng dẫn cho người mới bắt đầu.

Sub InsertPageBreaksIfValueChanged() Dim rangeSelection As Range DimcellCurrent As Range Đặt rangeSelection = Application.Selection.Columns(1).Cells ActiveSheet.ResetAllPageBreaks Cho Mỗi ôCản điện Trong phạm viSelection If (cellCurrent.Row > 1) Then If (cellCurrent.Value cellCurrent.Offset(-1, 0).Value ) Sau đó ActiveSheet.Rows(cellCurrent.Row).PageBreak = _ xlPageBreakManual End If End If Next cellCurrent End Sub Sub InsertPageBreaksByKeyphrase() Dim rangeSelection As Range Dim cellCurrent As Range Set rangeSelection = Application.Selection ActiveSheet.ResetAllPageBreaks For Each cellCurrent In rangeSelection If cellCurrent.Value = "CELL VALUE" Then ActiveSheet.Rows(cellCurrent.Row + 1).PageBreak = _ xlPageBreakManual End If Next cellCurrent End Sub

Sử dụng tổng phụ để chèn ngắt trang

Bạn đã bao giờ nghĩ đến Tổng phụ là một tùy chọn để chèn ngắt trang trong Excel? Tính năng này thực sự làm cho quy trình trở nên dễ dàng hơn.

1. Đảm bảo bảng của bạn có tiêu đề . Ví dụ: nếu cột A chứa tên danh mục thì ô A1 phải có nhãn "Danh mục". Đảm bảo rằng tất cả các cột trong bảng của bạn đều chứa tiêu đề.
2. Chọn phạm vi có dữ liệu của bạn. Chuyển đến Dữ liệu -> Sắp xếp -> Sắp xếp theo Danh mục . Nhấp vào OK để xem các phần dữ liệu của bạn được sắp xếp theo thứ tự:

Chọn bất kỳ ô nào trong bảng của bạn, đi tới Dữ liệu và nhấp vào biểu tượng Tổng phụ .

Bạn sẽ thấy hộp thoại Tổng phụ .

• Chọncột chính của bạn từ danh sách thả xuống Tại mỗi thay đổi trong: . Trong bảng của tôi, đó là Danh mục.
• Chọn Số lượng từ danh sách Sử dụng hàm .
• Chọn hộp kiểm chính xác trong Thêm tổng phụ tới: nhóm.
• Đảm bảo hộp kiểm Ngắt trang giữa các nhóm được chọn.
• Nhấp vào OK .

Bạn có thể xóa các hàng và ô có tổng số nếu bạn không cần chúng và nhận bảng của bạn với ngắt trang tự động được chèn theo cài đặt đã chọn.

Cách xóa ngắt trang trong Excel

Mặc dù không thể xóa ngắt trang mà Excel tự động thêm vào nhưng bạn có thể dễ dàng xóa những ngắt trang mà bạn đã chèn theo cách thủ công. Bạn có thể chọn xóa một dòng đánh dấu nhất định hoặc xóa tất cả các ngắt trang được chèn thủ công.

Xóa ngắt trang

Vui lòng làm theo các bước bên dưới để xóa ngắt trang trong Excel.

1. Chọn trang tính mà bạn muốn xóa dấu ngắt trang.
2. Nhấp vào biểu tượng Page Break Preview trong tab Chế độ xem hoặc nhấp vào <1 Hình ảnh>Nút xem trước ngắt trang trên thanh trạng thái .
3. Bây giờ hãy chọn ngắt trang bạn cần xóa:
   • Để xóa một dọc break, chọn cột bên phải dòng. Sau đó nhấp chuột phải vào nó và chọn tùy chọn Xóa ngắt trang .
   • Để xóa ngắt trang ngang , hãy chọn hàng bên dưới dòng bạn muốn xóa .Nhấp chuột phải vào hàng này và chọn tùy chọn Xóa ngắt trang khỏi danh sách.

   

Mẹo. Bạn cũng có thể xóa ngắt trang bằng cách kéo nó ra ngoài khu vực xem trước ngắt trang.

Xóa tất cả ngắt trang đã chèn

Nếu bạn cần xóa tất cả ngắt trang , bạn có thể sử dụng chức năng Đặt lại tất cả ngắt trang .

1. Mở trang tính mà bạn muốn sửa đổi.
2. Nhấp vào biểu tượng Page Break Preview trong tab View hoặc nhấp vào Page Break Preview Hình ảnh nút trên thanh trạng thái .
3. Chuyển đến tab Bố cục trang trong nhóm Thiết lập trang và nhấp vào Dấu ngắt .

Chọn tùy chọn Đặt lại tất cả ngắt trang .

Mẹo. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trên trang tính và chọn Đặt lại tất cả ngắt trang từ danh sách menu.

Di chuyển ngắt trang trong Excel

Một tùy chọn khác mà bạn có thể thấy hữu ích là kéo ngắt trang đến một vị trí khác trong trang tính.

1. Nhấp vào Xem trước ngắt trang trên tab Chế độ xem hoặc nhấp vào hình ảnh Nút xem trước ngắt trang trên thanh trạng thái .
2. Để di chuyển ngắt trang, chỉ cần kéo ngắt trang đến vị trí mới.

Lưu ý. Sau khi bạn di chuyển ngắt trang tự động, nó sẽ trở thành ngắt trang thủ công.

Ẩn hoặc hiển thị dấu ngắt trang

Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy cách hiển thị hoặc ẩn dấu ngắt trang trong chế độ xem Bình thường

1. Nhấp vàoThẻ Tệp .
2. Chuyển đến Tùy chọn -> Nâng cao .
3. Cuộn xuống các tùy chọn Hiển thị cho trang tính này và đánh dấu hoặc bỏ chọn hộp kiểm Hiển thị ngắt trang .

Bây giờ bạn đã biết cách dễ dàng bật hoặc tắt ngắt trang trong chế độ xem Normal .

Đặt lại về chế độ xem Bình thường

Bây giờ tất cả các ngắt trang của bạn đã tìm thấy đúng vị trí, bạn có thể quay lại chế độ xem Bình thường . Đơn giản như việc nhấp vào biểu tượng Bình thường trong tab Chế độ xem trong Excel.

Bạn cũng có thể nhấp vào Hình ảnh nút Bình thường trên thanh trạng thái .

Vậy là xong. Trong bài viết này, tôi đã chỉ cho bạn cách sử dụng tùy chọn ngắt trang Excel. Tôi đã cố gắng bao gồm tất cả các tùy chọn của nó và bây giờ bạn đã biết cách chèn, xóa, hiển thị, ẩn và di chuyển ngắt trang để điều chỉnh chúng trước khi in. Bạn cũng đã có một số macro hữu ích để thêm các dòng đánh dấu theo điều kiện và đã học cách làm việc ở chế độ Xem trước ngắt trang của Excel.

Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. Hãy vui vẻ và xuất sắc trong Excel!