Tuần trước, chúng ta đã khám phá một số kỹ thuật để chuyển đổi bảng tính Excel sang HTML. Nhưng ngày nay khi mọi người dường như đang chuyển sang đám mây, tại sao chúng ta lại không? Các công nghệ mới để chia sẻ dữ liệu Excel trực tuyến trở nên đơn giản hơn và cung cấp một số cơ hội mới mà bạn có thể hưởng lợi.

Với sự xuất hiện của Excel Online, bạn không còn cần mã HTML rườm rà để xuất các bảng của mình sang Trang web. Chỉ cần lưu sổ làm việc của bạn trực tuyến và truy cập nó theo đúng nghĩa đen từ mọi nơi, chia sẻ với những người dùng khác và cùng làm việc trên cùng một trang tính. Với Excel Online, bạn cũng có thể dễ dàng nhúng trang tính của mình trên một trang web hoặc blog và cho phép khách truy cập của bạn tương tác với trang tính đó để chỉ tìm thấy thông tin họ đang tìm kiếm.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm tất cả những chức năng này và nhiều khả năng khác do Excel Online cung cấp.

Cách di chuyển bảng tính Excel trực tuyến

Nếu bạn chưa quen với đám mây nói chung và Excel Online nói riêng , cách dễ nhất để bắt đầu là chia sẻ sổ làm việc hiện tại của bạn bằng giao diện quen thuộc của Excel trên máy tính để bàn.

Tất cả bảng tính Excel Online được lưu trữ trên dịch vụ web OneDrive (trước đây, SkyDrive). Như bạn có thể biết, bộ lưu trữ trực tuyến này đã xuất hiện được một thời gian, nhưng hiện tại nó được tích hợp trong Microsoft Excel dưới dạng một tùy chọn giao diện có thể truy cập bằng một cú nhấp chuột. Ngoài ra, những người được mời của bạn, tức là những người dùng khác mà bạn là người dùngvà dán mã HTML (hoặc đánh dấu JavaScript) vào blog hoặc trang web của bạn.

Lưu ý: Mã nhúng là iframe , vì vậy hãy đảm bảo trang web của bạn hỗ trợ iframe và trình chỉnh sửa blog cho phép iframe trong các bài đăng.

Web Excel được nhúng Ứng dụng

Những gì bạn thấy bên dưới là một bảng tính Excel tương tác minh họa kỹ thuật đang hoạt động. Ứng dụng " Số ngày cho đến sinh nhật tiếp theo " này tính toán số ngày còn lại cho đến sinh nhật, ngày kỷ niệm hoặc sự kiện khác tiếp theo của bạn và tô màu các khoảng trống bằng các sắc thái khác nhau của xanh lá cây, vàng và đỏ. Trong Excel Web App, chỉ cần nhập sự kiện của bạn vào cột đầu tiên và thử thay đổi ngày tương ứng để thử nghiệm với kết quả.

Nếu bạn tò mò muốn biết công thức, vui lòng xem bài viết này - Cách điều chỉnh có điều kiện định dạng ngày trong Excel.

Lưu ý. Để xem sổ làm việc được nhúng, vui lòng cho phép cookie tiếp thị.

Kết hợp ứng dụng web Excel

Nếu bạn muốn nhận được nhiều tương tác hơn giữa bảng tính Excel dựa trên web của mình và các ứng dụng hoặc dịch vụ web khác, bạn có thể sử dụng API JavaScript có sẵn trên OneDrive để tạo kết hợp dữ liệu tương tác .

Dưới đây, bạn có thể xem kết hợp Destination Explorer do nhóm Excel Web App của chúng tôi tạo ra làm ví dụ về những gì nhà phát triển web có thể làm cho trang web hoặc blog của bạn. Kết hợp này sử dụng các API của JavaScript Dịch vụ Excel và Bản đồ Bing và mục đích của nó là giúp khách truy cập trang webchọn một điểm đến mà họ muốn đi du lịch. Bạn có thể chọn một địa điểm và bản kết hợp sẽ hiển thị cho bạn thời tiết địa phương hoặc số lượng khách du lịch đến thăm khu vực đó. Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị vị trí của chúng tôi :)

Như bạn thấy, làm việc trong Excel Online rất đơn giản. Bây giờ bạn đã biết những điều cơ bản, bạn có thể khám phá các tính năng khác và quản lý bảng tính trực tuyến của mình một cách dễ dàng và tự tin!

Nếu chưa có tài khoản OneDrive, bạn có thể đăng ký ngay bây giờ. Dịch vụ này dễ dàng, miễn phí và chắc chắn đáng để bạn quan tâm vì hầu hết các ứng dụng Office 2013 và 2016, không chỉ Excel, đều hỗ trợ OneDrive. Khi bạn đã đăng nhập, hãy tiếp tục với các bước sau.

1. Đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn

Đảm bảo rằng bạn cũng đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình từ bên trong Excel. Trên sổ làm việc Excel của bạn, hãy nhìn vào góc trên cùng bên phải. Nếu bạn thấy tên và ảnh của mình ở đó, bạn có thể bỏ qua bước này, nếu không, hãy nhấp vào liên kết Đăng nhập .

Excel sẽ hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận rằng bạn thực sự muốn cho phép Office kết nối với Internet. Nhấp vào Có , sau đó nhập thông tin đăng nhập Windows Live của bạn.

2. Lưu bảng tính Excel của bạn vào đám mây

Xác minh rằng bạn đang mở đúng sổ làm việc, tức là sổ bạn muốn chia sẻ trực tuyến, để đảm bảo an toàn. Trong ví dụ này, tôi sẽ chia sẻ Danh sách quà tặng ngày lễ để các thành viên gia đình và bạn bè của tôi có thể xem và đóng góp :)

Với sổ làm việc chính xác đang mở, hãy điều hướng đến File , nhấp vào Chia sẻ ở ngăn bên trái. Tùy chọn Mời mọi người sẽ được chọn theo mặc định và bạn nhấp vào Lưu vào đám mây ở ngăn bên phải.

Sau đó chọn mộtvị trí đám mây để lưu tệp Excel của bạn. OneDrive là tùy chọn đầu tiên bạn sẽ thấy ở bên phải được chọn theo mặc định và bạn chỉ cần chọn thư mục đích trong ngăn bên trái.

Lưu ý: Nếu bạn không thấy tùy chọn OneDrive , thì bạn không có tài khoản OneDrive hoặc bạn chưa đăng nhập.

Tôi đã tạo một thư mục Công cụ lập kế hoạch quà tặng đặc biệt và thư mục này sẽ hiển thị trong Danh sách Thư mục Gần đây . Bạn có thể chọn bất kỳ thư mục nào khác bằng cách nhấp vào nút Duyệt qua bên dưới danh sách Thư mục gần đây hoặc tạo một thư mục mới theo cách thông thường bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong phần bên phải của Cửa sổ hộp thoại Save As và chọn Mới > Thư mục từ menu ngữ cảnh. Với thư mục thích hợp đã chọn, hãy nhấp vào nút Lưu .

3. Chia sẻ bảng tính bạn đã lưu trực tuyến

Sổ làm việc Excel của bạn đã trực tuyến và bạn có thể xem nó trên OneDrive của mình>. Nếu bạn muốn chia sẻ bảng tính trực tuyến với người khác, bạn còn một bước nữa để thực hiện - chọn một trong các tùy chọn chia sẻ sau:

• Mời mọi người (mặc định) . Chỉ cần nhập địa chỉ email của (các) liên hệ mà bạn muốn chia sẻ bảng tính Excel của mình. Khi bạn nhập, AutoComplete của Excel sẽ so sánh đầu vào của bạn với tên và địa chỉ trong Sổ địa chỉ của bạn và hiển thị tất cả các kết quả phù hợp. Để thêm một số liên hệ, hãy tách các tên bằng dấu chấm phẩy. Hoặc,nhấp vào biểu tượng Tìm kiếm Danh bạ để tìm kiếm các địa chỉ liên hệ trong danh sách Địa chỉ Toàn cầu của bạn.

  Bạn có thể đặt quyền xem hoặc chỉnh sửa cho các liên hệ bằng cách chọn tùy chọn tương ứng từ danh sách thả xuống ở bên phải. Nếu bạn đang thêm một số người được mời, quyền sẽ áp dụng cho tất cả, nhưng bạn sẽ có thể thay đổi quyền cho từng người cụ thể sau này.

  Bạn cũng có thể đưa tin nhắn cá nhân vào lời mời. Nếu bạn không nhập gì, Excel sẽ thêm một lời mời chung cho bạn.

  Cuối cùng, bạn chọn xem người dùng có bắt buộc phải đăng nhập vào tài khoản Windows Live của họ trước khi họ có thể truy cập bảng tính trực tuyến của bạn hay không. Tôi không thấy bất kỳ lý do cụ thể nào khiến họ nên làm như vậy, nhưng điều đó tùy thuộc vào bạn.

  Khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút Chia sẻ . Mỗi địa chỉ liên hệ được mời sẽ nhận được một email chứa liên kết đến tệp bạn đã chia sẻ. Họ chỉ cần bấm vào liên kết để mở bảng tính Excel của bạn trực tuyến, trên OneDrive.

  Khi nhấp vào nút Chia sẻ , Excel sẽ hiển thị danh sách các địa chỉ liên hệ mà bạn đã chia sẻ tệp. Nếu bạn muốn xóa ai đó khỏi danh sách hoặc chỉnh sửa quyền, nhấp chuột phải vào tên và chọn tùy chọn tương ứng từ menu ngữ cảnh.

• Liên kết chia sẻ . Nếu bạn muốn chia sẻ trang tính Excel trực tuyến của mình với nhiều người, cách nhanh hơn là gửi cho họ một liên kết đếntệp, ví dụ: sử dụng danh sách gửi thư hoặc phân phối Outlook. Bạn chọn tùy chọn Lấy Liên kết Chia sẻ trong ngăn bên trái và lấy Liên kết Xem hoặc Chỉnh sửa Liên kết hoặc cả hai trong ngăn bên phải.
• Đăng lên Mạng xã hội . Tên của tùy chọn này là tự giải thích và hầu như không yêu cầu bất kỳ lời giải thích nào, có thể chỉ cần một nhận xét. Nếu bạn đã chọn tùy chọn chia sẻ này nhưng không thấy danh sách mạng xã hội ở khung bên phải, hãy nhấp vào liên kết Kết nối mạng xã hội và bạn sẽ có thể chọn Facebook, Twitter, Google, LinkedIn và các mạng xã hội khác. tài khoản.
• Email . Nếu bạn muốn gửi sổ làm việc Excel của mình dưới dạng tệp đính kèm (tệp Excel thông thường, PDF hoặc XPS) cũng như fax qua internet, hãy chọn Email ở bên trái và tùy chọn thích hợp ở bên phải.

Mẹo: Nếu bạn muốn giới hạn các khu vực của sổ làm việc Excel mà người dùng khác có thể xem, hãy chuyển sang Tệp > Thông tin và nhấp vào Tùy chọn Chế độ xem Trình duyệt . Bạn sẽ có thể chọn các trang tính và các mục được đặt tên mà bạn muốn hiển thị trên Web.

Chỉ vậy thôi! Sổ làm việc Excel của bạn trực tuyến và được chia sẻ với những người dùng khác do bạn chọn. Và ngay cả khi bạn không cộng tác với bất kỳ ai, thì đây là một cách dễ dàng để truy cập các tệp Excel của bạn hầu như từ mọi nơi, cho dù bạn đang ở văn phòng, làm việc ở nhà hay đi du lịch.

Cách tạo web- bảng tính dựa trênExcel Online

Để tạo sổ làm việc mới, nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh Tạo và chọn Sổ làm việc Excel từ danh sách thả xuống.

Để đổi tên sổ làm việc trực tuyến của bạn, hãy nhấp vào tên tệp mặc định và nhập tên mới.

Để tải lên sổ làm việc hiện tại của bạn lên Excel Online, nhấp vào nút Tải lên trên thanh công cụ OneDrive và duyệt tìm tệp trên máy tính của bạn.

Cách chỉnh sửa sổ làm việc trong Excel Online

Sau khi bạn mở sổ làm việc trên Excel Online, bạn có thể làm việc với sổ đó bằng cách sử dụng Excel Web App gần giống như cách bạn sử dụng Excel trên máy tính để bàn: nhập dữ liệu, sắp xếp và lọc, tính toán bằng công thức và trình bày dữ liệu của bạn một cách trực quan bằng biểu đồ.

Chỉ có một điểm khác biệt đáng kể giữa bảng tính Excel trên web và máy tính để bàn. Excel Online không có nút Lưu vì nó tự động lưu sổ làm việc của bạn. Nếu bạn đã đổi ý về điều gì đó, hãy nhấn lần lượt Ctrl+Z và Ctrl+Y để hoàn tác hoặc làm lại. Bạn có thể sử dụng các nút Hoàn tác / Làm lại trên Tab Trang chủ > Hoàn tác nhóm với mục đích tương tự.

Nếu bạn đang cố chỉnh sửa một số dữ liệu nhưng không có gì xảy ra, rất có thể bạn đang ở chế độ chỉ đọc. Để chuyển sang chế độ chỉnh sửa, hãy nhấp vào Chỉnh sửa sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Excel Web App và thực hiện các thay đổi nhanh trực tiếp trong trình duyệt web của bạn. Đối với các tính năng phân tích dữ liệu nâng cao hơn như bảng tổng hợp,biểu đồ thu nhỏ hoặc kết nối với nguồn dữ liệu ngoài, hãy nhấp vào Chỉnh sửa trong Excel để chuyển sang phiên bản dành cho máy tính để bàn.

Khi bạn lưu bảng tính trong Excel, bảng tính sẽ được lưu ở nơi bạn đã tạo ban đầu, tức là trong OneDrive của bạn.

Mẹo: Nếu bạn muốn thực hiện các thay đổi nhanh trong một số sổ làm việc, cách nhanh nhất là mở danh sách tệp trên OneDrive của bạn, tìm sổ làm việc bạn muốn, nhấp chuột phải vào sổ làm việc đó và chọn tác vụ cần thiết từ menu ngữ cảnh.

Cách chia sẻ bảng tính Excel Online với những người dùng khác

Để chia sẻ bảng tính Excel dựa trên web của bạn, hãy nhấp vào Chia sẻ > Chia sẻ với mọi người rồi chọn:

• Mời mọi người và nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ sổ làm việc hoặc
• Nhận liên kết để dán liên kết đó vào email, trang web hoặc trang web truyền thông xã hội.

Bạn cũng có thể chọn cấp quyền xem hoặc quyền chỉnh sửa đến danh bạ của bạn.

Khi nhiều người đang chỉnh sửa trang tính cùng lúc, Excel Online sẽ hiển thị sự hiện diện của họ và các bản cập nhật ngay lập tức, với điều kiện là mọi người đang chỉnh sửa trong Excel Online chứ không phải trong Excel trên máy tính. Khi bạn nhấp vào một mũi tên nhỏ bên cạnh tên của người đó ở góc trên cùng bên phải của bảng tính, bạn thậm chí có thể xem chính xác ô nào đang được chỉnh sửa vào lúc này.

Cách khóa một số ô nhất định để chỉnh sửa trong chia sẻtrang tính

Nếu bạn đang chia sẻ trang tính trực tuyến của mình với nhiều người, bạn có thể muốn giới hạn quyền chỉnh sửa cho các thành viên trong nhóm của mình chỉ đối với các ô, hàng hoặc cột nhất định trong tài liệu Excel của bạn trên OneDrive. Để thực hiện việc này, bạn cần chọn (các) phạm vi mà bạn cho phép chỉnh sửa trong Excel trên máy tính, sau đó bảo vệ trang tính.

1. Chọn phạm vi ô mà người dùng của bạn có thể chỉnh sửa, chuyển đến tab Xem lại và nhấp vào " Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi " trong nhóm Thay đổi .
2. Trong hộp thoại Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi , hãy nhấp vào nút Mới... , xác minh rằng phạm vi là chính xác và nhấp vào Bảo vệ trang tính. Nếu bạn muốn cho phép người dùng của mình chỉnh sửa nhiều phạm vi, hãy nhấp lại vào nút Mới... .
3. Nhập mật khẩu hai lần và tải trang tính được bảo vệ lên OneDrive.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel dành cho máy tính, những hướng dẫn này có thể hữu ích: Cách khóa hoặc mở khóa các khu vực cụ thể trong trang tính.

Nhúng bảng tính trực tuyến vào trang web hoặc blog

Nếu bạn muốn xuất bản sổ làm việc Excel của mình trên trang web hoặc blog, hãy thực hiện 3 bước nhanh sau trong Ứng dụng web Excel:

1. Với sổ làm việc đang mở trong Excel Online, hãy nhấp vào Chia sẻ > Nhúng , sau đó nhấp vào nút Tạo .
2. Trong bước tiếp theo, bạn quyết định chính xác cách bạn muốn bảng tính của mình xuất hiện trên web. Các tùy chỉnh saucác tùy chọn có sẵn cho bạn: phần
   • Nội dung hiển thị . Nó cho phép bạn nhúng toàn bộ sổ làm việc hoặc một phần của sổ làm việc, chẳng hạn như một dải ô, bảng tổng hợp, v.v.
   • Giao diện . Trong phần này, bạn có thể tùy chỉnh giao diện sổ làm việc của mình (hiển thị và ẩn các đường lưới và tiêu đề cột, bao gồm liên kết tải xuống).
   • Tương tác . Cho phép hoặc không cho phép người dùng tương tác với bảng tính của bạn - sắp xếp, lọc và nhập vào ô. Nếu bạn cho phép nhập, những thay đổi mà người khác thực hiện trong các ô trên web sẽ không được lưu trong sổ làm việc gốc. Nếu bạn muốn một ô nhất định được chọn khi trang web mở ra, hãy chọn hộp kiểm " Luôn bắt đầu với ô này được chọn ", rồi bấm vào ô bạn muốn trong bản xem trước được hiển thị bên phải. một phần của cửa sổ.
   • Kích thước . Nhập chiều rộng và chiều cao cho trình xem bảng tính, tính bằng pixel. Để xem trình xem sẽ trông như thế nào với kích thước bạn đã xác định, hãy nhấp vào liên kết " Xem kích thước thực" ở đầu bản xem trước. Chỉ cần lưu ý rằng bạn có thể chỉ định kích thước tối thiểu là 200 x 100 pixel và tối đa là 640 x 655 pixel. Nếu muốn sử dụng các kích thước khác ngoài các giới hạn này, bạn sẽ có thể sửa đổi mã sau này bằng cách sử dụng bất kỳ trình chỉnh sửa HTML nào hoặc trực tiếp trên trang web hoặc blog của mình.
   
3. Tất cả bạn chỉ cần nhấp vào liên kết Sao chép bên dưới Mã nhúng