Mafunzo yanaonyesha jinsi ya kutengeneza sheria maalum za Uthibitishaji wa Data katika Excel. Utapata mifano michache ya E fomula za uthibitishaji wa data za xcel ili kuruhusu nambari au thamani za maandishi pekee katika visanduku maalum, au maandishi yanayoanza na herufi mahususi, kuruhusu data ya kipekee kuzuia nakala, na zaidi.

Katika somo la jana tulianza kuangalia Uthibitishaji wa Data ya Excel - madhumuni yake ni nini, jinsi inavyofanya kazi, na jinsi ya kutumia sheria zilizojumuishwa ili kuthibitisha data katika laha zako za kazi. Leo, tutapiga hatua mbele zaidi na kuzungumzia vipengele vya upotovu vya uthibitishaji wa data maalum katika Excel na pia kujaribu kutumia fomula kadhaa tofauti za uthibitishaji.

Jinsi ya kufanya hivyo. unda uthibitishaji wa data maalum kwa formula

Microsoft Excel ina sheria kadhaa za uthibitishaji wa data zilizojengewa ndani za nambari, tarehe na maandishi, lakini zinashughulikia matukio ya msingi tu. Iwapo ungependa kuthibitisha visanduku ukitumia vigezo vyako mwenyewe, weka sheria maalum ya uthibitishaji kulingana na fomula. Hivi ndivyo unavyofanya:

1. Chagua seli moja au zaidi ili kuthibitisha.
2. Fungua kisanduku cha mazungumzo cha Uthibitishaji wa Data. Kwa hili, bofya kitufe cha Uthibitishaji wa Data kwenye kichupo cha Data , katika kikundi cha Zana za Data au ubonyeze mfuatano wa vitufe Alt > D > L (kila ufunguo utabonyezwa kivyake).
3. Kwenye kichupo cha Mipangilio cha dirisha la mazungumzo ya Uthibitishaji wa Data , chagua Custom kwenye kidirisha Ruhusu kisanduku, na uingizenafasi ya safu na nguzo. Kwa hivyo, kwa seli D3 fomula itabadilika hadi =A3/B3 , na kwa D4 itakuwa =A4/B4 , kufanya uthibitishaji wa data sio sawa!

   Ili kurekebisha fomula, charaza tu "$" kabla ya safu wima na marejeleo ya safu ili kufunga. yao: =$A$2/$B$2 . Au, bonyeza F4 ili kugeuza kati ya aina tofauti za marejeleo.

   Katika hali unapotaka kuthibitisha kila kisanduku kulingana na vigezo vyake, tumia marejeleo ya kisanduku linganishi bila $ sign ili kupata fomula ya kurekebisha kila safu au/na safu:

   

   Kama unavyoona, hakuna "ukweli kamili", fomula sawa inaweza kuwa sawa au si sahihi kulingana na hali na kazi yako mahususi.

   Hii ni jinsi ya kutumia uthibitishaji wa data katika Excel na fomula zako mwenyewe. Ili kupata uelewa zaidi, jisikie huru kupakua sampuli ya kitabu chetu cha kazi hapa chini na uchunguze mipangilio ya sheria. Ninakushukuru kwa kusoma na natumai kukuona kwenye blogu yetu wiki ijayo!

   Jifunze kitabu cha mazoezi ili upakuliwe

   mifano ya Uthibitishaji wa Data ya Excel (faili.xlsx)

   fomula yako ya uthibitishaji wa data katika kisanduku cha Mfumo .
4. Bofya Sawa .

Si lazima, unaweza kuongeza ujumbe maalum wa ingizo na arifa ya Hitilafu ambayo itaonekana mtumiaji anapochagua kisanduku kilichoidhinishwa au kuingiza data batili, mtawalia.

Utapata mifano michache ya sheria maalum za uthibitishaji wa aina tofauti za data hapa chini.

Kumbuka. Sheria zote za uthibitishaji wa data ya Excel, zilizojengewa ndani na maalum, huthibitisha data mpya pekee ambayo imechapishwa kwenye kisanduku baada ya kuunda sheria. Data iliyonakiliwa haijathibitishwa, wala ingizo la data katika kisanduku kabla ya kutunga sheria. Ili kubandika maingizo yaliyopo ambayo hayakidhi vigezo vya uthibitishaji wa data yako, tumia kipengele cha Data Batili ya Mduara kama inavyoonyeshwa katika Jinsi ya kupata data batili katika Excel.

Uthibitishaji wa data ya Excel ili kuruhusu nambari pekee

Cha kushangaza, hakuna sheria yoyote kati ya zilizojengewa ndani za uthibitishaji wa data ya Excel inayokidhi hali ya kawaida unapohitaji kuwawekea kikomo watumiaji kuweka nambari katika visanduku mahususi pekee. Lakini hili linaweza kufanywa kwa urahisi kwa kutumia fomula maalum ya uthibitishaji wa data kulingana na chaguo za kukokotoa za ISNUMBER, kama hii:

=ISNUMBER(C2)

Ambapo C2 ndio seli ya juu kabisa ya safu unayotaka kuhalalisha.

Kumbuka. Chaguo za kukokotoa za ISNUMBER huruhusu thamani zozote za nambari katika seli zilizoidhinishwa, ikijumuisha nambari kamili, desimali, sehemu na tarehe na nyakati, ambazo pia ni nambari kulingana na Excel.

Uthibitishaji wa data wa Excel ili kuruhusumaandishi pekee

Ikiwa unatafuta kinyume - kuruhusu maingizo ya maandishi pekee katika safu fulani ya visanduku, basi jenga kanuni maalum kwa kutumia kitendakazi cha ISTEXT, kwa mfano:

=ISTEXT(D2)

Ambapo D2 ndio seli ya juu zaidi ya safu iliyochaguliwa.

Ruhusu maandishi yaanze na(za)barua maalum

Ikiwa thamani zote katika safu fulani. safu inapaswa kuanza na herufi fulani au mfuatano mdogo, kisha ufanye uthibitishaji wa data ya Excel kulingana na chaguo za kukokotoa COUNTIF na herufi ya kadi-mwitu:

Kwa mfano, ili kuhakikisha kwamba vitambulisho vyote vya mpangilio katika safu wima A vinaanza na kiambishi awali cha "AA-", "aa-", "Aa-", au "aA-" (haijalishi), fafanua kanuni maalum na hii. fomula ya uthibitishaji wa data:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

Mfumo wa uthibitishaji wenye mantiki ya AU (vigezo vingi)

Ikiwa kuna 2 au zaidi halali viambishi awali, ongeza vitendaji kadhaa vya COUNTIF, ili sheria yako ya uthibitishaji wa data ya Excel ifanye kazi kwa mantiki ya AU:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

fomula ya uthibitishaji nyeti kwa kesi

Ikiwa kisa cha herufi ni muhimu, basi tumia EXACT pamoja na chaguo za kukokotoa za LEFT ili kuunda fomula ya uthibitishaji nyeti kwa kesi kwa maingizo yanayoanza na maandishi maalum:

Kwa mfano, kuruhusu tu vitambulisho vya kuagiza vinavyoanza na "AA-" (si "aa-" wala "Aa-" inaruhusiwa), tumia hii. formula:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

Katika fomula iliyo hapo juu,chaguo za kukokotoa za LEFT huchomoa herufi 3 za kwanza kutoka kisanduku A2, na EXACT hufanya ulinganisho unaozingatia hali na msimbo mdogo wenye msimbo mgumu ("AA-" katika mfano huu). Ikiwa vijisehemu viwili vinalingana haswa, fomula hurejesha TRUE na uthibitisho utapita; la sivyo FALSE itarejeshwa na uthibitisho ukashindikana.

Ruhusu maingizo yaliyo na maandishi fulani

Ili kuruhusu maingizo ambayo yana maandishi maalum popote kwenye kisanduku (mwanzoni. , katikati, au mwisho), tumia chaguo la kukokotoa la ISNUMBER pamoja na FIND au TAFUTA kutegemea kama unataka ulinganifu nyeti au usiojali kisabahi:

• Uthibitishaji usiojali kisa: ISNUMBER(SEARCH( maandishi , kisanduku ))
• Uthibitishaji nyeti kwa kesi: ISNUMBER(TAFUTA( maandishi , kisanduku ))

Kwenye sampuli ya seti yetu ya data, ili kuruhusu tu maingizo yaliyo na maandishi "AA" katika visanduku A2:A6, tumia mojawapo ya fomula hizi:

Haijali kesi:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Nyeti kwa kesi:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Mfumo hufanya kazi kwa mantiki ifuatayo:

Unatafuta kamba ndogo "AA" katika kisanduku A2 kwa kutumia TAFUTA au TAFUTA, na zote mbili zinarudisha nafasi ya herufi ya kwanza katika kamba ndogo. Ikiwa maandishi hayakupatikana, kosa linarejeshwa. Kwa thamani yoyote ya nambari iliyorejeshwa kama matokeo ya utafutaji, chaguo za kukokotoa za ISNUMBER hutoa TRUE, na uthibitishaji wa data umefaulu. Hitilafu ikitokea, ISNUMBER hurejesha FALSE, na ingizo halitaruhusiwa katika aseli.

Uthibitishaji wa data ili kuruhusu maingizo ya kipekee pekee na kutoruhusu nakala

Katika hali ambapo safu wima fulani au safu ya kisanduku haipaswi kuwa na nakala zozote, sanidi sheria maalum ya uthibitishaji wa data ili kuruhusu maingizo ya kipekee pekee. Kwa hili, tutatumia fomula ya kawaida ya COUNTIF kutambua nakala:

Kwa mfano, kutengeneza hakikisha kwamba vitambulisho vya kipekee vya mpangilio pekee ndivyo vinavyoingizwa katika seli A2 hadi A6, tengeneza kanuni maalum kwa kutumia fomula hii ya uthibitishaji wa data:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Thamani ya kipekee inapoingizwa, fomula hurejesha TRUE na uthibitisho unafanikiwa. Ikiwa thamani sawa tayari ipo katika safu iliyobainishwa (hesabu kubwa zaidi ya 1), COUNTIF inarejesha FALSE na ingizo limeshindwa uthibitishaji.

Tafadhali zingatia kwamba tunafunga masafa kwa marejeleo kamili ya seli (A$2:$A $6) na utumie rejeleo linganishi la kisanduku cha juu (A2) ili kupata fomula ya kurekebisha ipasavyo kwa kila seli katika safu iliyoidhinishwa.

Kumbuka. Miundo hii ya uthibitishaji wa data haijalishi herufi , haitofautishi maandishi ya herufi kubwa na ndogo.

Mbinu za uthibitishaji wa tarehe na saa

Uthibitishaji wa tarehe iliyojengwa hutoa mengi sana. vigezo vilivyoainishwa awali vya kuwazuia watumiaji kuingiza pekee tarehe kati ya tarehe mbili unazobainisha, kubwa kuliko, chini ya, au sawa na tarehe fulani.

Ikiwa unataka udhibiti zaidi wa datauthibitishaji katika laha zako za kazi, unaweza kunakili utendakazi uliojengwa ndani kwa sheria maalum au uandike fomula yako mwenyewe ambayo inapita zaidi ya uwezo uliojumuishwa wa uthibitishaji wa data ya Excel.

Ruhusu tarehe kati ya tarehe mbili

Ili kuweka kikomo cha kuingia kwa tarehe ndani ya safu maalum, unaweza kutumia sheria ya Tarehe iliyofafanuliwa awali na kigezo cha "kati" au utengeneze kanuni maalum ya uthibitishaji kwa fomula hii ya jumla:

Wapi:

• kisanduku ndiyo seli ya juu kabisa katika safu iliyoidhinishwa, na tarehe
• kuanza na mwisho ni tarehe halali zinazotolewa kupitia chaguo la kukokotoa la DATE au marejeleo ya seli zilizo na tarehe.

Kwa mfano, ili kuruhusu tarehe pekee za mwezi wa Julai 2017, tumia fomula ifuatayo:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Au, weka tarehe ya kuanza na mwisho. tarehe katika baadhi ya visanduku ( F1 na F2 katika mfano huu), na urejelee visanduku hivyo katika fomula yako:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Tafadhali kumbuka kuwa tarehe za mpaka imefungwa kwa marejeleo kamili ya seli.

Ruhusu siku za wiki au wikendi pekee

Ili kumzuia mtumiaji kuingia siku za wiki au wikendi pekee, weka sheria maalum ya uthibitishaji kulingana na kwenye chaguo la kukokotoa la WEEKDAY.

Kwa aina_ya_return iliyowekwa kuwa 2, WEEKDAY hurejesha nambari kamili kuanzia 1 (Jumatatu) hadi 7 (Jumapili). Kwa hivyo, kwa siku za wiki (Jumatatu hadi Ijumaa) matokeo ya fomula inapaswa kuwachini ya 6, na kwa wikendi (Jumamosi na Jua) zaidi ya 5.

Ruhusu tu siku za kazi :

Ruhusu wikendi :

5

Kwa mfano, kuruhusu kuingiza siku za kazi kwenye seli C2:C6 pekee, tumia hii formula:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Thibitisha tarehe kulingana na tarehe ya leo

Katika hali nyingi, unaweza kutaka kutumia tarehe ya leo kama mwanzo. tarehe ya kipindi kinachoruhusiwa. Ili kupata tarehe ya sasa, tumia chaguo la kukokotoa la TODAY, na kisha uongeze idadi inayotakiwa ya siku ili kukokotoa tarehe ya mwisho.

Kwa mfano, kuweka kikomo cha kuingiza data hadi siku 6 kuanzia sasa (siku 7 ikijumuisha leo), tutatumia sheria ya Tarehe iliyojengewa ndani yenye vigezo vinavyotegemea fomula:

1. Chagua Tarehe katika Ruhusu
2. Chagua kati ya katika Data
3. Katika Tarehe ya kuanza weka =TODAY()
4. Katika Tarehe ya mwisho kisanduku, weka =TODAY() + 6

Kwa namna sawa, unaweza kuwawekea watumiaji kikomo cha kuweka tarehe kabla au baada ya tarehe ya leo. Kwa hili, chagua ama chini ya au kubwa kuliko katika kisanduku cha Data , na kisha uingize =TODAY() katika tarehe Mwisho au Anza kisanduku cha tarehe, mtawalia.

Thibitisha nyakati kulingana na wakati wa sasa

Ili kuthibitisha data kulingana na wakati wa sasa, tumia kanuni ya Muda iliyoainishwa awali na fomula yako mwenyewe ya uthibitishaji wa data:

1. Katika kisanduku cha Ruhusu , chagua Saa .
2. Katika kisanduku cha Data , chagua chini ya ili kuruhusu mara tu kabla ya wakati wa sasa, au zaidi ya ili kuruhusu nyakati baada ya muda wa sasa.
3. Katika Saa ya mwisho au Saa ya kuanza (kulingana na kigezo gani ulichochagua kwenye hatua iliyotangulia), weka mojawapo ya fomula zifuatazo:
   • Ili kuthibitisha tarehe na nyakati kulingana na tarehe na saa ya sasa:

     =NOW()

   • Ili kuthibitisha mara kulingana na wakati wa sasa:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Picha ya skrini iliyo hapa chini inaonyesha sheria inayoruhusu tu mara kubwa kuliko wakati wa sasa:

Sheria maalum ya uthibitishaji wa data ya Excel haifanyi kazi

Ikiwa kanuni yako ya uthibitishaji wa data kulingana na fomula haifanyi kazi inavyotarajiwa, kuna mambo makuu 3 ya kuangalia:

• Mchanganyiko wa uthibitishaji wa data ni sahihi
• Mfumo wa uthibitishaji haurejelei kisanduku tupu
• Marejeleo ya seli yanayofaa yanatumika

Angalia usahihi ya fomula yako ya uthibitishaji wa data ya Excel

Kwa wanaoanza, nakili fomula yako ya uthibitishaji kwenye kisanduku fulani ili kuhakikisha kwamba hairudishi hitilafu kama vile #N/A, #VALUE au #DIV/0!.

Ikiwa unaunda kanuni maalum , fomula inapaswa kurudisha thamani za kimantiki za TRUE na FALSE au thamani za 1 na 0 zinazolingana nazo, mtawalia.

Ukitumia kigezo chenye msingi wa fomula katika kanuni iliyojumuishwa 12> (kama tulivyofanya ili kudhibitisha nyakati kulingana nawakati wa sasa), inaweza pia kurudisha thamani nyingine ya nambari.

Fomula ya uthibitishaji wa data ya Excel haipaswi kurejelea kisanduku tupu

Katika hali nyingi, ukichagua Puuza tupu kisanduku unapofafanua kanuni (kwa kawaida huchaguliwa kwa chaguomsingi) na seli moja au zaidi zinazorejelewa katika fomula yako ni tupu, thamani yoyote itaruhusiwa katika kisanduku kilichoidhinishwa.

Huu hapa ni mfano katika fomu rahisi zaidi:

Marejeleo kamili na jamaa katika fomula za uthibitishaji wa data

Unapoweka kanuni ya uthibitishaji wa Excel kulingana na fomula, tafadhali kumbuka kuwa marejeleo yote ya seli katika yako. fomula inahusiana na kisanduku cha juu kushoto katika safu iliyochaguliwa.

Ikiwa unaunda sheria ya seli zaidi ya moja na vigezo vyako vya uthibitishaji vinategemea kisanduku maalum , hakikisha kuwa unatumia marejeleo kamili ya seli (yenye alama ya $ kama $A$1), vinginevyo sheria yako itafanya kazi ipasavyo kwa kisanduku cha kwanza pekee. Ili kufafanua jambo vizuri zaidi, tafadhali zingatia mfano ufuatao.

Tuseme, unataka kuzuia uingizaji wa data katika seli D2 hadi D5 kwa nambari nzima kati ya 1 (thamani ya chini) na matokeo ya kugawanya A2 na B2. Kwa hivyo, unakokotoa thamani ya juu zaidi kwa fomula hii rahisi =A2/B2 , kama inavyoonyeshwa kwenye picha ya skrini hapa chini:

Tatizo ni kwamba fomula hii inayoonekana kuwa sahihi haitafanya kazi kwa seli D3 D5 kwa sababu marejeleo ya jamaa hubadilika kulingana na jamaa