V učbeniku so pojasnjene posebnosti funkcije SUBTOTAL v Excelu in prikazano, kako uporabiti formule Subtotal za povzemanje podatkov v vidnih celicah.

V prejšnjem članku smo obravnavali samodejni način vstavljanja vmesnih seštevkov v Excel z uporabo funkcije vmesnega seštevka. Danes boste izvedeli, kako lahko sami napišete formule za vmesni seštevek in kakšne prednosti vam to prinaša.

Funkcija Excelovega vmesnega seštevka - sintaksa in uporaba

Microsoft Excel SUBTOTAL opredeljuje kot funkcijo, ki vrne vmesni seštevek v seznamu ali zbirki podatkov. V tem kontekstu "vmesni seštevek" ne pomeni le seštevanja številk v določenem območju celic. Za razliko od drugih funkcij programa Excel, ki so namenjene samo eni določeni stvari, je SUBTOTAL neverjetno vsestranska - izvaja lahko različne aritmetične in logične operacije, kot so štetje celic, izračunavanje povprečja,iskanje najmanjše ali največje vrednosti in drugo.

Funkcija SUBTOTAL je na voljo v vseh različicah programov Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 in nižjih.

Sintaksa Excelove funkcije SUBTOTAL je naslednja:

Kje:

• Številka_funkcije - število, ki določa, katera funkcija se uporabi za vmesni seštevek.
• Ref1, Ref2, ... - ena ali več celic ali območij za vmesni seštevek. Prvi argument ref je obvezen, drugi (do 254) niso obvezni.

Argument function_num lahko pripada enemu od naslednjih nizov:

• 1 - 11 ne upoštevajo filtriranih celic, vendar vključujejo ročno skrite vrstice.
• 101 - 111 ne upoštevajte vseh skritih celic - filtrirane in skrite ročno.

Pravzaprav si ni treba zapomniti vseh številk funkcij. Takoj ko začnete v celico ali vrstico formul vnašati formulo Vmesni seštevek, Microsoft Excel prikaže seznam številk funkcij, ki so na voljo.

Tako lahko na primer pripravite formulo Vmesni seštevek 9 za seštevanje vrednosti v celicah C2 do C8:

Če želite v formulo dodati številko funkcije, dvakrat kliknite nanjo, nato vnesite vejico, določite območje, vnesite zaključni oklepaj in pritisnite Enter. Dokončana formula bo videti takole:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Na podoben način lahko napišete formulo Vmesni seštevek 1, da dobite povprečje, Vmesni seštevek 2 za štetje celic s številkami, Vmesni seštevek 3 za štetje celic brez praznih mest in tako naprej. Naslednja zaslonska slika prikazuje nekaj drugih formul v delovanju:

Opomba: Če formulo za vmesni seštevek uporabljate s funkcijo povzetka, kot sta SUM ali AVERAGE, se izračunajo samo celice s številkami, pri čemer se ne upoštevajo prazna mesta in celice, ki vsebujejo neštevilčne vrednosti.

Zdaj, ko veste, kako ustvariti formulo za vmesni seštevek v Excelu, se postavlja glavno vprašanje - zakaj bi se tega učili? Zakaj ne bi preprosto uporabili običajne funkcije, kot so SUM, COUNT, MAX itd.? Odgovor boste našli v nadaljevanju.

3 glavni razlogi za uporabo SUBTOTAL v Excelu

V primerjavi s tradicionalnimi funkcijami programa Excel ima SUBTOTAL naslednje pomembne prednosti.

1. Izračunajte vrednosti v filtriranih vrsticah

Ker funkcija Excel SUBTOTAL ne upošteva vrednosti v filtriranih vrsticah, jo lahko uporabite za ustvarjanje dinamičnega povzetka podatkov, kjer se vrednosti vmesnih seštevkov samodejno preračunajo glede na filter.

Če na primer filtriramo tabelo tako, da prikaže samo prodajo v regiji Vzhod, se formula za vmesni seštevek samodejno prilagodi tako, da se vse druge regije odstranijo iz seštevka:

Opomba: Ker oba nabora funkcijskih števil (1-11 in 101-111) ne upoštevata filtriranih celic, lahko v tem primeru uporabite formulo Vmesni seštevek 9 ali Vmesni seštevek 109.

2. Izračunajte samo vidne celice

Kot se spomnite, formule za vmesne seštevke s function_num 101 do 111 ne upoštevajo vseh skritih celic - filtriranih in skritih ročno. Ko torej uporabljate Excelovo funkcijo Skrij, da odstranite nepomembne podatke iz pogleda, uporabite funkcije s številko 101 do 111, da iz vmesnih seštevkov izključite vrednosti v skritih vrsticah.

Naslednji primer vam bo pomagal bolje razumeti, kako deluje: vmesni seštevek 9 proti vmesnemu seštevku 109.

3. Ignoriranje vrednosti v vnešenih formulah za vmesni seštevek

Če območje, ki ga posredujete formuli za vmesni seštevek v Excelu, vsebuje druge formule za vmesni seštevek, se ti vgnezdeni vmesni seštevki ne bodo upoštevali, tako da iste številke ne bodo izračunane dvakrat. Super, kajne?

Na spodnji sliki zaslona je formula za veliko povprečje VMESNI SEŠTEVEK(1, C2:C10) ne upošteva rezultatov formul za vmesni seštevek v celicah C3 in C10, kot če bi uporabili formulo za povprečje z dvema ločenima obsegoma. POVPREČJE(C2:C5, C7:C9) .

Uporaba vmesnega seštevka v Excelu - primeri formul

Ko se prvič srečate s SUBTOTALom, se vam bo morda zdel zapleten, kočljiv in celo nesmiseln. Toda ko se boste lotili dela, boste ugotovili, da ga ni tako težko obvladati. Naslednji primeri vam bodo pokazali nekaj koristnih nasvetov in navdihujočih idej.

Primer 1. Vmesni seštevek 9 in vmesni seštevek 109

Kot že veste, Excel SUBTOTAL sprejema dva nabora funkcijskih številk: 1-11 in 101-111. Oba nabora ignorirata filtrirane vrstice, vendar številke 1-11 vključujejo ročno skrite vrstice, medtem ko jih 101-111 izključujejo. Za boljše razumevanje razlike si oglejmo naslednji primer.

Za skupno filtrirane vrstice , lahko uporabite formulo Vmesni seštevek 9 ali Vmesni seštevek 109, kot je prikazano na spodnji sliki zaslona:

Toda če imajo skrito nepomembne elemente ročno z uporabo Skrij vrstice ukaza na Domov zavihek> Celice skupina> Format > Skrij & amp; Odkriti ali tako, da z desno tipko miške kliknete vrstice in nato kliknete Skrij in zdaj želite sešteti vrednosti samo v vidnih vrsticah, je vmesni seštevek 109 edina možnost:

Na enak način delujejo tudi druga funkcijska števila. filtrirane celice, ki niso prazne , lahko uporabite formulo za vmesni seštevek 3 ali vmesni seštevek 103. Vendar samo Vmesni seštevek 103 lahko pravilno prešteje vidne nepolne prostore, če so kakšni skrito vrstic v razponu:

Opomba: Excelova funkcija SUBTOTAL s function_num 101-111 ne upošteva vrednosti v skritih vrsticah, vendar ne v skriti stolpci Če na primer uporabite formulo, kot je VMESNI SEŠTEVEK(109, A1:E1) za seštevanje številk v vodoravnem območju, skrivanje stolpca ne bo vplivalo na vmesni seštevek.

Primer 2. IF + SUBTOTAL za dinamično povzemanje podatkov

Če ustvarjate zbirno poročilo ali nadzorno ploščo, v kateri morate prikazati različne povzetke podatkov, vendar nimate prostora za vse, je lahko rešitev naslednji pristop:

• V eni celici naredite spustni seznam z imeni funkcij, kot so Total, Max, Min itd.
• V celico poleg spustnega seznama vnesite vgnezdeno formulo IF z vgrajenimi funkcijami vmesnega seštevka, ki ustrezajo imenom funkcij na spustnem seznamu.

Če so na primer vrednosti za vmesni seštevek v celicah C2:C16, spustni seznam v celici A17 pa vsebuje Skupaj , Povprečje , Max in Min elementov je "dinamična" formula za vmesni seštevek naslednja:

=IF(A17="skupaj", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="povprečje", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

In zdaj bo glede na to, katero funkcijo uporabnik izbere s spustnega seznama, ustrezna funkcija vmesnega seštevka izračunala vrednosti v filtriranih vrsticah:

Nasvet. Če spustni seznam in celica formule nenadoma izgineta iz delovnega lista, ju obvezno izberite na seznamu filtrov.

Excelov vmesni seštevek ne deluje - pogoste napake

Če formula za vmesni seštevek vrne napako, je to verjetno posledica enega od naslednjih razlogov:

#VALUE! - argument function_num ni celo število med 1 in 11 ali 101 in 111; ali kateri koli od argumentov ref vsebuje referenco 3-D.

#DIV/0! - se pojavi, če mora določena funkcija povzetka izvesti deljenje z nič (npr. izračun povprečja ali standardnega odklona za območje celic, ki ne vsebuje ene same številčne vrednosti).

#NAME? - ime funkcije Subtotal je napačno zapisano - lažja napaka za odpravo :)

Nasvet: Če vam funkcija SUBTOTAL še ne ustreza, lahko uporabite vgrajeno funkcijo SUBTOTAL in formule vstavite samodejno.

To je način uporabe formul SUBTOTAL v Excelu za izračunavanje podatkov v vidnih celicah. Da bi lažje sledili primerom, si lahko prenesete naš vzorčni delovni zvezek spodaj. Hvala za branje!

Delovni zvezek za prakso

Primeri formule SUBTOTAL v Excelu (.xlsx datoteka)