В учебнике объясняются особенности функции SUBTOTAL в Excel и показывается, как использовать формулы Subtotal для суммирования данных в видимых ячейках.

В предыдущей статье мы рассмотрели автоматический способ вставки промежуточных итогов в Excel с помощью функции Subtotal. Сегодня вы узнаете, как самостоятельно писать формулы Subtotal и какие преимущества это дает.

Функция "Промежуточный итог" в Excel - синтаксис и применение

Microsoft определяет функцию Excel СУММЕСЛИ как функцию, которая возвращает промежуточный итог в списке или базе данных. В данном контексте "промежуточный итог" - это не просто суммирование чисел в определенном диапазоне ячеек. В отличие от других функций Excel, которые предназначены для выполнения только одной конкретной задачи, СУММЕСЛИ удивительно универсальна - она может выполнять различные арифметические и логические операции, такие как подсчет ячеек, вычисление среднего значения,нахождение минимального или максимального значения и многое другое.

Функция СУММЕСЛИ доступна во всех версиях Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 и ниже.

Синтаксис функции Excel SUBTOTAL следующий:

Где:

• Function_num - число, определяющее, какую функцию использовать для промежуточного итога.
• Ref1, Ref2, ... - одна или несколько ячеек или диапазонов для подведения итогов. Первый аргумент ref обязателен, остальные (до 254) необязательны.

Аргумент function_num может принадлежать к одному из следующих наборов:

• 1 - 11 игнорируют отфильтрованные ячейки, но включают скрытые вручную строки.
• 101 - 111 игнорируют все скрытые ячейки - отфильтровываются и скрываются вручную.

На самом деле, нет необходимости запоминать все номера функций. Как только вы начнете вводить формулу Subtotal в ячейке или в строке формул, Microsoft Excel отобразит для вас список доступных номеров функций.

Например, вот как можно сделать формулу Subtotal 9 для суммирования значений в ячейках C2 - C8:

Чтобы добавить в формулу номер функции, дважды щелкните по нему, затем введите запятую, укажите диапазон, введите закрывающую скобку и нажмите Enter. Завершенная формула будет выглядеть следующим образом:

=SUBTOTOTAL(9,C2:C8)

Аналогичным образом можно написать формулу Subtotal 1 для получения среднего значения, Subtotal 2 для подсчета ячеек с числами, Subtotal 3 для подсчета незаполненных ячеек и т.д. На следующем снимке экрана показаны еще несколько формул в действии:

Примечание. Когда вы используете формулу Subtotal с суммарной функцией, такой как SUM или AVERAGE, она вычисляет только ячейки с числами, игнорируя пробелы и ячейки, содержащие нечисловые значения.

Теперь, когда вы знаете, как создать формулу Subtotal в Excel, возникает главный вопрос - зачем нужно изучать ее? Почему бы просто не использовать обычную функцию, такую как SUM, COUNT, MAX и т.д.? Ответ вы найдете ниже.

Топ-3 причины использовать SUBTOTAL в Excel

По сравнению с традиционными функциями Excel, SUBTOTAL дает вам следующие важные преимущества.

1. вычислить значения в отфильтрованных строках

Поскольку функция Excel СУММЕСЛИ игнорирует значения в отфильтрованных строках, вы можете использовать ее для создания динамической сводки данных, в которой значения промежуточных итогов автоматически пересчитываются в соответствии с фильтром.

Например, если мы отфильтруем таблицу, чтобы показать продажи только для Восточного региона, формула Subtotal будет автоматически скорректирована таким образом, что все остальные регионы будут удалены из общей суммы:

Примечание. Поскольку оба набора функциональных чисел (1-11 и 101-111) игнорируют отфильтрованные ячейки, в данном случае можно использовать формулу Subtotal 9 или Subtotal 109.

2. Рассчитывать только видимые ячейки

Как вы помните, формулы Subtotal с номерами функций 101-111 игнорируют все скрытые ячейки - отфильтрованные и скрытые вручную. Поэтому, когда вы используете функцию Excel Hide для удаления неактуальных данных из поля зрения, используйте функции с номерами 101-111, чтобы исключить значения в скрытых строках из промежуточных итогов.

Следующий пример поможет вам лучше понять, как это работает: Промежуточный итог 9 против промежуточного итога 109.

3. Игнорирование значений во вложенных формулах Subtotal

Если диапазон, переданный в формулу промежуточного итога Excel, содержит другие формулы промежуточного итога, эти вложенные промежуточные итоги будут проигнорированы, поэтому одни и те же числа не будут вычислены дважды. Замечательно, не правда ли?

На скриншоте ниже формула среднего значения ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ(1, C2:C10) игнорирует результаты формул Subtotal в ячейках C3 и C10, как если бы вы использовали формулу Average с двумя отдельными диапазонами СРЕДНЕЕ(C2:C5, C7:C9) .

Использование промежуточного итога в Excel - примеры формул

Когда вы впервые сталкиваетесь с SUBTOTAL, он может показаться сложным, запутанным и даже бессмысленным. Но когда вы приступите к работе, вы поймете, что освоить его не так уж сложно. Следующие примеры покажут вам несколько полезных советов и вдохновляющих идей.

Пример 1. Промежуточный итог 9 против промежуточного итога 109

Как вы уже знаете, Excel SUBTOTAL принимает 2 набора функций чисел: 1-11 и 101-111. Оба набора игнорируют отфильтрованные строки, но числа 1-11 включают скрытые вручную строки, тогда как 101-111 исключают их. Чтобы лучше понять разницу, рассмотрим следующий пример.

Всего отфильтрованные ряды Вы можете использовать формулу Subtotal 9 или Subtotal 109, как показано на скриншоте ниже:

Но если скрытый неактуальные элементы вручную с помощью Скрыть строки команда на Главная вкладка> Клетки группа> Формат > Скрыть & Скрыть или щелкнув правой кнопкой мыши по строкам, а затем нажав кнопку Скрыть , и теперь вы хотите суммировать значения только в видимых строках, Subtotal 109 - единственный вариант:

Другие функциональные числа работают аналогичным образом. Например, для подсчета незаполненные отфильтрованные ячейки Подойдет либо формула "Итого 3", либо "Итого 103". Но только Промежуточный итог 103 может правильно подсчитать видимые непустые места, если они есть. скрытый строк в диапазоне:

Примечание. Функция Excel SUBTOTAL с номером функции_num 101-111 игнорирует значения в скрытых строках, но не в скрытые колонки Например, если вы используете формулу вида SUBTOTAL(109, A1:E1) для суммирования чисел в горизонтальном диапазоне, скрытие столбца не влияет на промежуточный итог.

Пример 2. IF + SUBTOTAL для динамического суммирования данных

Если вы создаете сводный отчет или приборную панель, где необходимо отобразить различные сводные данные, но у вас нет места для всего, решением может стать следующий подход:

• В одной ячейке сделайте выпадающий список, содержащий названия функций, таких как Total, Max, Min и так далее.
• В ячейке рядом с выпадающим списком введите вложенную формулу IF со встроенными функциями Subtotal, соответствующими именам функций в выпадающем списке.

Например, если значения для подведения итогов находятся в ячейках C2:C16, а выпадающий список в A17 содержит Всего , Среднее , Макс и Мин элементов, "динамическая" формула Subtotal выглядит следующим образом:

=IF(A17="итого", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="среднее", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

И теперь, в зависимости от того, какую функцию пользователь выберет из выпадающего списка, соответствующая функция Subtotal будет вычислять значения в отфильтрованных строках:

Совет. Если вдруг выпадающий список и ячейка с формулами исчезли с рабочего листа, обязательно выберите их в списке фильтров.

Промежуточный итог в Excel не работает - распространенные ошибки

Если ваша формула Subtotal выдает ошибку, скорее всего, это происходит по одной из следующих причин:

#VALUE! - аргумент function_num не является целым числом от 1 до 11 или от 101 до 111; или любой из аргументов ref содержит 3-D ссылку.

#DIV/0! - возникает, если указанная функция подведения итогов должна выполнить деление на ноль (например, вычисление среднего или стандартного отклонения для диапазона ячеек, не содержащего ни одного числового значения).

#NAME? - неправильно написано название функции Subtotal - ошибка, которую легче исправить :)

Совет. Если вам пока не очень удобно работать с функцией СУММЕСЛИ, вы можете воспользоваться встроенной функцией СУММЕСЛИ, и формулы будут подставляться автоматически.

Вот как использовать формулы SUBTOTAL в Excel для подсчета данных в видимых ячейках. Чтобы было легче следовать примерам, вы можете скачать нашу рабочую тетрадь с примерами ниже. Спасибо за чтение!

Практическая тетрадь

Примеры формулы SUBTOTAL в Excel (файл.xlsx)