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ट्यूटोरियल एक्सेल में सबटोटल फ़ंक्शन की विशिष्टताओं की व्याख्या करता है और दिखाता है कि दृश्यमान सेल में डेटा को सारांशित करने के लिए सबटोटल फ़ार्मुलों का उपयोग कैसे करें।
पिछले लेख में, हमने एक स्वचालित तरीके पर चर्चा की सबटोटल सुविधा का उपयोग करके एक्सेल में सबटोटल डालने के लिए। आज, आप सीखेंगे कि सबटोटल फॉर्मूले खुद कैसे लिखे जाते हैं और इससे आपको क्या फायदे मिलते हैं। एक फ़ंक्शन के रूप में जो किसी सूची या डेटाबेस में उप-योग लौटाता है। इस संदर्भ में, "सबटोटल" केवल कोशिकाओं की परिभाषित श्रेणी में संख्याओं का कुल योग नहीं है। अन्य एक्सेल कार्यों के विपरीत जो केवल एक विशिष्ट कार्य करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, SUBTOTAL आश्चर्यजनक रूप से बहुमुखी है - यह विभिन्न अंकगणितीय और तार्किक संचालन कर सकता है जैसे कि कोशिकाओं की गिनती करना, औसत की गणना करना, न्यूनतम या अधिकतम मान खोजना, और बहुत कुछ।
सबटोटल फ़ंक्शन एक्सेल 2016, एक्सेल 2013, एक्सेल 2010, एक्सेल 2007 और उससे पहले के सभी संस्करणों में उपलब्ध है। , [Ref2],…)
कहां:
- Function_num - एक संख्या जो उप-योग के लिए उपयोग किए जाने वाले फ़ंक्शन को निर्दिष्ट करती है।
- Ref1, Ref2, … - एक या अधिक सेल या सबटोटल की रेंज। पहले रेफ तर्क की आवश्यकता है, अन्य (254 तक) वैकल्पिक हैं।
function_num तर्क से संबंधित हो सकता हैनिम्नलिखित में से एक सेट:
- 1 - 11 फ़िल्टर किए गए सेल को अनदेखा करें, लेकिन मैन्युअल रूप से छिपी हुई पंक्तियों को शामिल करें।
- 101 - 111 सभी छिपे हुए सेल को अनदेखा करें - फ़िल्टर आउट और मैन्युअल रूप से छिपा हुआ।
| Function_num | Function | Description | |
| 1 | 101 | औसत | संख्याओं का औसत लौटाता है। |
| 2 | 102 | COUNT | संख्यात्मक मान वाले कक्षों की गणना करता है। |
| 3 | 103 | COUNTA | गैर-रिक्त कक्षों की गणना करता है . |
| 4 | 104 | MAX | सबसे बड़ा मान लौटाता है। |
| 5 | 105 | MIN | सबसे छोटा मान लौटाता है। |
| 6 | 106 | उत्पाद | सेल के उत्पाद की गणना करता है। |
| 7 | 107 | STDEV | रिटर्न संख्याओं के नमूने के आधार पर जनसंख्या का मानक विचलन। |
| 8 | 108 | STDEVP | मानक विचलन लौटाता है संख्याओं की संपूर्ण जनसंख्या पर आधारित. |
| 9 | 109<1 5> | SUM | नंबर जोड़ता है। |
| 10 | 110 | VAR | संख्याओं के नमूने के आधार पर जनसंख्या के प्रसरण का अनुमान लगाता है। |
| 11 | 111 | VARP | के प्रसरण का अनुमान लगाता है संख्याओं की संपूर्ण जनसंख्या पर आधारित जनसंख्या। |
वास्तव में, सभी फ़ंक्शन संख्याओं को याद रखने की कोई आवश्यकता नहीं है। जैसे ही आप एक सबटोटल टाइप करना शुरू करते हैंकिसी सेल में या फ़ॉर्मूला बार में, Microsoft Excel आपके लिए उपलब्ध फ़ंक्शन नंबरों की एक सूची प्रदर्शित करेगा। C8 के लिए:
सूत्र में एक फ़ंक्शन संख्या जोड़ने के लिए, उस पर डबल-क्लिक करें, फिर अल्पविराम टाइप करें, एक श्रेणी निर्दिष्ट करें, समापन कोष्ठक टाइप करें, और एंटर दबाएं . पूरा किया गया फ़ॉर्मूला इस तरह दिखेगा:
=SUBTOTAL(9,C2:C8)
इसी तरह, आप औसत प्राप्त करने के लिए सबटोटल 1 फ़ॉर्मूला लिख सकते हैं, संख्याओं के साथ सेल गिनने के लिए सबटोटल 2, गिनने के लिए सबटोटल 3 गैर-रिक्त, और इसी तरह। निम्नलिखित स्क्रीनशॉट कार्रवाई में कुछ अन्य सूत्र दिखाता है:
ध्यान दें। जब आप SUM या AVERAGE जैसे सारांश फ़ंक्शन के साथ एक उप-योग सूत्र का उपयोग करते हैं, तो यह केवल उन कक्षों की गणना करता है जिनमें रिक्त स्थान और गैर-संख्यात्मक मान वाले कक्षों को अनदेखा किया जाता है।
अब जब आप जानते हैं कि एक्सेल में सबटोटल फॉर्मूला कैसे बनाया जाता है, तो मुख्य सवाल यह है कि - कोई इसे सीखने की परेशानी क्यों उठाना चाहेगा? एसयूएम, काउंट, मैक्स इत्यादि जैसे नियमित कार्यों का उपयोग क्यों न करें? आपको उत्तर ठीक नीचे मिलेगा।
एक्सेल में सबटोटल का उपयोग करने के शीर्ष 3 कारण
परंपरागत एक्सेल कार्यों की तुलना में, सबटोटल आपको निम्नलिखित महत्वपूर्ण लाभ देता है।
1 . फ़िल्टर की गई पंक्तियों में मानों की गणना करें
क्योंकि एक्सेल सबटोटल फ़ंक्शन फ़िल्टर की गई पंक्तियों में मानों की उपेक्षा करता है, आप इसका उपयोग एक बनाने के लिए कर सकते हैंडायनामिक डेटा सारांश जहां फ़िल्टर के अनुसार उप-योग मानों की स्वचालित रूप से पुनर्गणना की जाती है। कुल से हटा दिए गए हैं:
ध्यान दें। क्योंकि दोनों फ़ंक्शन नंबर सेट (1-11 और 101-111) फ़िल्टर किए गए सेल को अनदेखा करते हैं, आप इस मामले में ईथर सबटोटल 9 या सबटोटल 109 फॉर्मूला का उपयोग कर सकते हैं।
2. केवल दृश्यमान कक्षों की गणना करें
जैसा कि आपको याद है, function_num 101 से 111 वाले उप-योग सूत्र सभी छिपे हुए कक्षों को अनदेखा करते हैं - फ़िल्टर किए गए और मैन्युअल रूप से छिपे हुए। इसलिए, जब आप दृश्य से अप्रासंगिक डेटा को निकालने के लिए Excel की छिपाने की सुविधा का उपयोग करते हैं, तो फ़ंक्शन संख्या 101-111 का उपयोग उप-योगों से छिपी हुई पंक्तियों में मानों को बाहर करने के लिए करें।
निम्नलिखित उदाहरण आपको यह समझने में मदद करेगा कि यह कैसे काम करता है: सबटोटल 9 बनाम सबटोटल 109।
3। नेस्टेड सबटोटल फ़ार्मुलों में मानों पर ध्यान न दें
यदि आपके एक्सेल सबटोटल फ़ार्मूले को दी गई रेंज में कोई अन्य सबटोटल फ़ार्मुलों शामिल हैं, तो उन नेस्टेड सबटोटल्स को नज़रअंदाज़ कर दिया जाएगा, इसलिए समान संख्याओं की दो बार गणना नहीं की जाएगी। बहुत बढ़िया, है ना?
नीचे स्क्रीनशॉट में, ग्रैंड एवरेज फॉर्मूला SUBTOTAL(1, C2:C10) सेल C3 और C10 में सबटोटल फॉर्मूला के परिणामों को नजरअंदाज कर देता है, जैसे कि आपने 2 अलग-अलग रेंज AVERAGE(C2:C5, C7:C9) के साथ एक औसत फॉर्मूला का इस्तेमाल किया हो।
एक्सेल में सबटोटल का उपयोग करना - सूत्र के उदाहरण
जब आपपहले सबटोटल का सामना करें, तो यह जटिल, पेचीदा और व्यर्थ भी लग सकता है। लेकिन एक बार जब आप ब्रास टैक में उतर जाते हैं, तो आप महसूस करेंगे कि इसमें महारत हासिल करना इतना मुश्किल नहीं है। निम्नलिखित उदाहरण आपको कुछ उपयोगी टिप्स और प्रेरणादायक विचार दिखाएंगे।
उदाहरण 1. सबटोटल 9 बनाम सबटोटल 109
जैसा कि आप पहले से ही जानते हैं, एक्सेल सबटोटल फ़ंक्शन संख्याओं के 2 सेट स्वीकार करता है: 1-11 और 101-111। दोनों सेट फ़िल्टर-आउट पंक्तियों को अनदेखा करते हैं, लेकिन संख्या 1-11 में मैन्युअल रूप से छिपी हुई पंक्तियाँ शामिल हैं जबकि 101-111 उन्हें बाहर करती हैं। अंतर को बेहतर ढंग से समझने के लिए, आइए निम्नलिखित उदाहरण पर विचार करें।
कुल फ़िल्टर की गई पंक्तियों के लिए, आप या तो सबटोटल 9 या सबटोटल 109 सूत्र का उपयोग कर सकते हैं, जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है:
लेकिन अगर होम टैब > पंक्तियों को छुपाएं कमांड का उपयोग करके मैन्युअल रूप से छिपा अप्रासंगिक आइटम हैं> सेल समूह > प्रारूप > छिपाएं & सामने लाएं , या पंक्तियों पर राइट क्लिक करके, और फिर छिपाएं पर क्लिक करके, और अब आप केवल दृश्यमान पंक्तियों में मानों का योग करना चाहते हैं, उप-योग 109 ही एकमात्र विकल्प है:
<28
अन्य फ़ंक्शन नंबर उसी तरह काम करते हैं। उदाहरण के लिए, गैर-खाली फ़िल्टर किए गए कक्षों की गणना करने के लिए, या तो उप-योग 3 या उप-योग 103 सूत्र काम करेगा। लेकिन केवल सबटोटल 103 ठीक से दृश्यमान गैर-रिक्तियों की गणना कर सकता है यदि श्रेणी में कोई छिपी पंक्तियां हैं:
ध्यान दें। एक्सेल सबटोटल फंक्शन के साथfunction_num 101-111 छिपी हुई पंक्तियों में मानों की उपेक्षा करता है, लेकिन छिपे हुए कॉलम में नहीं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी क्षैतिज श्रेणी में संख्याओं का योग करने के लिए SUBTOTAL(109, A1:E1) जैसे सूत्र का उपयोग करते हैं, तो किसी कॉलम को छिपाने से उप-योग प्रभावित नहीं होगा।
उदाहरण 2. IF + SUBTOTAL डेटा को गतिशील रूप से सारांशित करने के लिए
यदि आप एक सारांश रिपोर्ट या एक डैशबोर्ड बना रहे हैं जहां आपको विभिन्न डेटा सारांश प्रदर्शित करना है लेकिन आपके पास सब कुछ के लिए स्थान नहीं है, तो निम्न दृष्टिकोण एक समाधान हो सकता है:
- एक सेल में, कुल, अधिकतम, न्यूनतम, आदि जैसे कार्यों के नामों वाली एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं।
- अगली सेल में ड्रॉपडाउन में, ड्रॉप-डाउन सूची में फ़ंक्शन नामों के अनुरूप एम्बेडेड सबटोटल फ़ंक्शन के साथ एक नेस्टेड IF फ़ॉर्मूला दर्ज करें। और A17 में ड्रॉप-डाउन सूची में कुल , औसत , अधिकतम , और न्यूनतम आइटम शामिल हैं, "गतिशील" उप-योग सूत्र है निम्नानुसार:
=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))
और अब, आपका उपयोगकर्ता ड्रॉप-डाउन सूची से किस फ़ंक्शन का चयन करता है, इसके आधार पर, संबंधित सबटोटल फ़ंक्शन फ़िल्टर की गई पंक्तियों में मानों की गणना करेगा:
युक्ति। यदि अचानक ड्रॉप-डाउन सूची और सूत्र कक्ष आपके कार्यपत्रक से गायब हो जाते हैं, तो उन्हें फ़िल्टर सूची में चुनना सुनिश्चित करें।
Excel Subtotal काम नहीं कर रहा - सामान्य त्रुटियाँ
यदि आपका Subtotal सूत्र कोई त्रुटि देता है, तो इसके कारण होने की संभावना हैनिम्नलिखित कारणों में से एक:
#VALUE! - function_num तर्क 1 - 11 या 101 - 111 के बीच पूर्णांक के अलावा अन्य है; या किसी भी रेफ तर्क में 3-डी संदर्भ होता है। एक एकल संख्यात्मक मान शामिल करें)।
#NAME? - सबटोटल फ़ंक्शन का नाम गलत लिखा गया है - त्रुटि को ठीक करना आसान है :)
युक्ति। यदि आप अभी तक सबटोटल फ़ंक्शन के साथ सहज महसूस नहीं करते हैं, तो आप बिल्ट-इन सबटोटल सुविधा का उपयोग कर सकते हैं और आपके लिए सूत्र स्वचालित रूप से डाले जा सकते हैं।
दृश्यमान कक्षों में डेटा की गणना करने के लिए Excel में सबटोटल सूत्रों का उपयोग इस प्रकार किया जाता है। उदाहरणों का पालन करना आसान बनाने के लिए, नीचे हमारी नमूना कार्यपुस्तिका डाउनलोड करने के लिए आपका स्वागत है। पढ़ने के लिए धन्यवाद!
अभ्यास कार्यपुस्तिका
एक्सेल सबटोटल सूत्र उदाहरण (.xlsx फ़ाइल)
