本教程解释了Excel中SUBTOTAL函数的特殊性，并展示了如何使用小计公式来汇总可见单元格中的数据。

在上一篇文章中，我们讨论了通过使用小计功能在Excel中插入小计的自动方法。 今天，你将学习如何自己编写小计公式，以及这对你有什么好处。

Excel小计函数--语法和用途

微软将Excel SUBTOTAL定义为在列表或数据库中返回小计的函数。 在这里，"小计 "不仅仅是将定义的单元格范围内的数字加总。 与其他只为做一件特定事情的Excel函数不同，SUBTOTAL具有惊人的通用性--它可以进行不同的算术和逻辑运算，如计算单元格、计算平均值。找到最小或最大的值，以及更多。

SUBTOTAL函数在所有版本的Excel 2016、Excel 2013、Excel 2010、Excel 2007和更低版本中都可用。

Excel SUBTOTAL函数的语法如下。

在哪里？

• 职能_num - 一个数字，用于指定小计使用的函数。
• 参考文献1，参考文献2，... - 一个或多个要进行小计的单元格或范围。 第一个参数是必须的，其他参数（最多254个）是可选的。

function_num参数可以属于下列集合之一。

• 1 - 11 忽略被过滤掉的单元格，但包括手动隐藏的行。
• 101 - 111 忽略所有隐藏的单元格 - 被过滤掉并手动隐藏。

事实上，没有必要记住所有的函数号码。 只要你开始在单元格或公式栏中输入小计公式，Microsoft Excel就会为你显示一个可用的函数号码列表。

例如，你可以这样制作一个Subtotal 9公式，将单元格C2到C8中的数值相加。

要在公式中添加一个函数数字，请双击它，然后输入一个逗号，指定一个范围，输入结束的括号，然后按回车键。 完成的公式将看起来像这样。

=小计(9,c2:c8)

以类似的方式，你可以写一个小计1的公式来获得平均数，小计2来计算有数字的单元格，小计3来计算非空白单元格，等等。 下面的截图显示了其他几个公式的作用。

注意：当你将小计公式与SUM或AVERAGE等汇总函数一起使用时，它只计算有数字的单元格，而忽略空白和含有非数字的单元格。

现在你知道了如何在Excel中创建小计公式，主要的问题是--为什么要费力地学习它呢？ 为什么不简单地使用一个普通的函数，如SUM、COUNT、MAX等？ 你将在下面找到答案。

在Excel中使用SUBTOTAL的三大理由

与传统的Excel函数相比，SUBTOTAL给你带来了以下重要优势。

1.计算过滤后的行的数值

由于Excel SUBTOTAL函数忽略了被过滤掉的行中的值，你可以用它来创建一个动态的数据汇总，其中小计值会根据过滤器自动重新计算。

例如，如果我们过滤表格，只显示东部地区的销售额，小计公式将自动调整，使所有其他地区从总数中删除。

注意：由于两个函数的数字集（1-11和101-111）都忽略了被过滤掉的单元格，在这种情况下你可以使用小计9或小计109公式。

2.只计算可见的单元格

正如你所记得的，带有函数号101至111的小计公式忽略了所有隐藏的单元格--被过滤掉的和手动隐藏的。 因此，当你使用Excel的隐藏功能从视图中移除不相关的数据时，使用函数号101-111将隐藏行中的数值从小计中排除。

下面的例子将帮助你更多地了解它是如何工作的：小计9与小计109。

3.忽略嵌套小计公式中的数值

如果提供给你的Excel小计公式的范围包含任何其他小计公式，这些嵌套的小计将被忽略，所以相同的数字不会被计算两次。 很棒，不是吗？

在下面的屏幕截图中，大平均数公式 小计(1, c2:c10) 忽略了C3和C10单元格中的小计公式的结果，就像你使用了一个有两个独立范围的平均公式一样。 平均值(c2:c5, c7:c9) .

在Excel中使用小计--公式示例

当你第一次接触到SUBTOTAL时，它可能看起来很复杂，很棘手，甚至毫无意义。 但一旦你踏实下来，你会发现它并不难掌握。 下面的例子将向你展示一些有用的技巧和启发的想法。

例1.小计9对小计109

正如你已经知道的，Excel SUBTOTAL接受两组函数数字：1-11和101-111，这两组数字都忽略了被过滤掉的行，但数字1-11包括手动隐藏的行，而101-111则不包括这些行。 为了更好地理解区别，让我们考虑以下例子。

共计 已过滤的行数 你可以使用小计9或小计109公式，如下图所示。

但如果有 隐藏的 不相关的项目通过使用 隐藏行数 命令在 首页 标签> 细胞 组>。 格式 > 隐藏 & 取消隐藏 ，或通过右键单击行，然后单击 隐藏 , 现在你想只对可见行的值进行总计，Subtotal 109是唯一的选择。

其他函数数字的工作方式也是如此。 例如，要计算 非空白过滤的细胞 小计3或小计103公式都可以。 但只有 小计 103 如果有任何可见的非空白，可以适当地计算可见的非空白。 隐藏的 范围内的行数。

注意：Excel SUBTOTAL函数的函数号为101-111，它忽略了隐藏行中的值，但不忽略隐藏行中的值。 隐藏列 例如，如果你使用一个公式，如 小计(109, a1:e1) 在一个水平范围内对数字进行求和，隐藏一列不会影响小计。

例2.IF+SUBTOTAL来动态汇总数据

如果你正在创建一个摘要报告或仪表盘，你必须显示各种数据摘要，但你没有空间容纳所有的数据，以下方法可能是一个解决方案。

• 在一个单元格中，做一个包含函数名称的下拉列表，如总计、最大、最小等等。
• 在下拉菜单旁边的单元格中，输入一个嵌套的IF公式，其中嵌入的Subtotal函数与下拉列表中的函数名称相对应。

例如，假设要进行小计的值在单元格C2:C16中，而A17中的下拉列表中含有 共计 , 平均值 , 最大 ，以及 闵行区 项目，"动态 "小计公式如下。

=IF(A17="总计", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="平均", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="最小", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="最大", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

而现在，根据你的用户从下拉列表中选择的函数，相应的小计函数将在过滤的行中计算出数值。

提示：如果突然间下拉列表和公式单元格从你的工作表中消失了，一定要在过滤器列表中选择它们。

Excel小计不工作--常见错误

如果你的小计公式返回错误，很可能是由于以下原因之一。

#VALUE! - function_num参数不是1-11或101-111之间的整数；或者任何一个ref参数包含一个3-D引用。

#DIV/0! - 如果指定的汇总函数必须执行除以0的操作（例如，为不包含单一数值的单元格范围计算平均数或标准差），就会发生这种情况。

#NAME? - Subtotal函数的名称拼错了--这是一个比较容易解决的错误:)

提示：如果你对SUBTOTAL功能还不太适应，你可以使用内置的SUBTOTAL功能，让它自动为你插入公式。

这就是如何使用Excel中的SUBTOTAL公式来计算可见单元格中的数据。 为了使例子更容易理解，欢迎你下载我们下面的工作簿样本。 谢谢你的阅读!

实践工作手册

Excel SUBTOTAL公式示例（.xlsx文件）。