De handleiding legt de bijzonderheden van de functie SUBTOTAL in Excel uit en laat zien hoe u Subtotaalformules kunt gebruiken om gegevens in zichtbare cellen samen te vatten.

In het vorige artikel bespraken we een automatische manier om subtotalen in Excel in te voegen met behulp van de Subtotaal-functie. Vandaag leert u hoe u zelf Subtotaal-formules kunt schrijven en welke voordelen dit u biedt.

Excel Subtotaal functie - syntaxis en gebruik

Microsoft definieert Excel SUBTOTAL als de functie die een subtotaal geeft in een lijst of database. In deze context is "subtotaal" niet alleen het optellen van getallen in een gedefinieerd bereik van cellen. In tegenstelling tot andere Excel-functies die zijn ontworpen om slechts één specifiek ding te doen, is SUBTOTAL verbazingwekkend veelzijdig - het kan verschillende rekenkundige en logische bewerkingen uitvoeren, zoals het tellen van cellen, het berekenen van het gemiddelde,het vinden van de minimum- of maximumwaarde, en meer.

De functie SUBTOTAL is beschikbaar in alle versies van Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 en lager.

De syntaxis van de Excel SUBTOTAL-functie is als volgt:

Waar:

• Functie_nummer - een getal dat aangeeft welke functie moet worden gebruikt voor het subtotaal.
• Ref1, Ref2, ... - een of meer cellen of bereiken om af te trekken. Het eerste ref argument is vereist, andere (tot 254) zijn optioneel.

Het argument function_num kan tot een van de volgende reeksen behoren:

• 1 - 11 negeren uitgefilterde cellen, maar omvatten handmatig verborgen rijen.
• 101 - 111 negeren alle verborgen cellen - handmatig uitgefilterd en verborgen.

In feite is het niet nodig om alle functienummers te onthouden. Zodra u een Subtotaal formule begint te typen in een cel of in de formulebalk, zal Microsoft Excel een lijst met beschikbare functienummers voor u weergeven.

Zo kunt u bijvoorbeeld een Subtotaal 9-formule maken om de waarden in de cellen C2 tot en met C8 op te tellen:

Om een functienummer aan de formule toe te voegen, dubbelklikt u erop, typt u een komma, specificeert u een bereik, typt u het afsluitende haakje, en drukt u op Enter. De ingevulde formule ziet er als volgt uit:

=SUBTOTAAL(9,C2:C8)

Op een vergelijkbare manier kunt u een Subtotaal 1 formule schrijven om een gemiddelde te krijgen, Subtotaal 2 om cellen met getallen te tellen, Subtotaal 3 om niet-blanco's te tellen, enzovoort. De volgende schermafbeelding toont enkele andere formules in actie:

Opmerking. Wanneer u een subtotaalformule gebruikt met een samenvattingsfunctie zoals SUM of AVERAGE, berekent deze alleen cellen met getallen, waarbij spaties en cellen met niet-numerieke waarden worden genegeerd.

Nu u weet hoe u een subtotaalformule in Excel maakt, is de belangrijkste vraag - waarom zou iemand de moeite willen nemen om dit te leren? Waarom niet gewoon een gewone functie gebruiken zoals SUM, COUNT, MAX, enz. U vindt het antwoord hieronder.

Top 3 redenen om SUBTOTAL in Excel te gebruiken

Vergeleken met de traditionele Excel-functies biedt SUBTOTAL u de volgende belangrijke voordelen.

1. Bereken waarden in gefilterde rijen

Omdat de functie Excel SUBTOTAL waarden in uitgefilterde rijen negeert, kunt u er een dynamisch gegevensoverzicht mee maken waarbij subtotalen automatisch opnieuw worden berekend op basis van het filter.

Als we bijvoorbeeld de tabel filteren om alleen de verkoop voor de regio Oost te tonen, zal de Subtotaal-formule automatisch worden aangepast zodat alle andere regio's uit het totaal worden verwijderd:

Opmerking. Omdat beide functiecijferreeksen (1-11 en 101-111) uitgefilterde cellen negeren, kunt u in dit geval ofwel de formule Subtotaal 9 ofwel de formule Subtotaal 109 gebruiken.

2. Bereken alleen zichtbare cellen

Zoals u zich herinnert, negeren Subtotaalformules met functie_nummer 101 tot 111 alle verborgen cellen - handmatig uitgefilterd en verborgen. Wanneer u dus de functie Verbergen van Excel gebruikt om irrelevante gegevens uit het zicht te verwijderen, gebruikt u functie_nummer 101-111 om waarden in verborgen rijen uit te sluiten van subtotalen.

Het volgende voorbeeld helpt u te begrijpen hoe het werkt: Subtotaal 9 vs. Subtotaal 109.

3. Waarden in geneste subtotaalformules negeren

Als het bereik dat aan uw Excel-subtotaalformule wordt toegevoegd andere subtotaalformules bevat, worden die geneste subtotalen genegeerd, zodat dezelfde getallen niet tweemaal worden berekend. Geweldig, nietwaar?

In de onderstaande schermafbeelding is de formule voor het grote gemiddelde SUBTOTAAL(1, C2:C10) negeert de resultaten van de Subtotaalformules in de cellen C3 en C10, alsof u een Gemiddelde-formule met 2 afzonderlijke bereiken zou gebruiken GEMIDDELDE (C2:C5, C7:C9) .

Subtotaal gebruiken in Excel - formulevoorbeelden

Wanneer u SUBTOTAL voor het eerst tegenkomt, kan het ingewikkeld, lastig en zelfs zinloos lijken. Maar als u eenmaal aan de slag gaat, zult u zich realiseren dat het niet zo moeilijk is om het onder de knie te krijgen. De volgende voorbeelden laten u een paar nuttige tips en inspirerende ideeën zien.

Voorbeeld 1. Subtotaal 9 vs. Subtotaal 109

Zoals u reeds weet, accepteert Excel SUBTOTAL 2 sets functienummers: 1-11 en 101-111. Beide sets negeren uitgefilterde rijen, maar de nummers 1-11 omvatten handmatig verborgen rijen, terwijl 101-111 deze uitsluiten. Om het verschil beter te begrijpen, bekijken we het volgende voorbeeld.

Naar totaal gefilterde rijen U kunt de formule Subtotaal 9 of Subtotaal 109 gebruiken zoals in de onderstaande schermafbeelding:

Maar als hebben verborgen irrelevante items handmatig met behulp van de Rijen verbergen commando op de Home tab> Cellen groep> Formaat > Verbergen & verbergen of door rechts te klikken op de rijen en dan te klikken op Verberg en nu wilt u alleen waarden optellen in zichtbare rijen, dan is Subtotaal 109 de enige optie:

Andere functienummers werken op dezelfde manier. Bijvoorbeeld om te tellen niet-blanco gefilterde cellen is de formule Subtotaal 3 of Subtotaal 103 voldoende. Maar alleen Subtotaal 103 kan zichtbare niet-blanco's goed tellen als er verborgen rijen in de reeks:

Opmerking. De Excel SUBTOTAL-functie met functie_num 101-111 verwaarloost waarden in verborgen rijen, maar niet in verborgen kolommen Als u bijvoorbeeld een formule gebruikt als SUBTOTAAL(109, A1:E1) om getallen in een horizontaal bereik op te tellen, heeft het verbergen van een kolom geen invloed op het subtotaal.

Voorbeeld 2. IF + SUBTOTAL om gegevens dynamisch samen te vatten

Als u een samenvattend verslag of een dashboard maakt waarin u verschillende gegevensoverzichten moet weergeven, maar u hebt geen ruimte voor alles, dan kan de volgende aanpak een oplossing zijn:

• Maak in één cel een keuzelijst met de functienamen zoals Totaal, Max, Min, enzovoort.
• Voer in een cel naast de vervolgkeuzelijst een geneste IF-formule in met de ingesloten subtotaalfuncties die overeenkomen met de functienamen in de vervolgkeuzelijst.

Bijvoorbeeld, in de veronderstelling dat de af te trekken waarden in de cellen C2:C16 staan, en de keuzelijst in A17 bevat Totaal , Gemiddeld , Max en Min artikelen is de "dynamische" subtotaalformule als volgt:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

En nu zal, afhankelijk van welke functie uw gebruiker selecteert uit de keuzelijst, de overeenkomstige subtotaalfunctie waarden berekenen in gefilterde rijen:

Tip. Als plotseling de keuzelijst en de formulecel uit uw werkblad verdwijnen, selecteer ze dan in de filterlijst.

Excel subtotaal werkt niet - veel voorkomende fouten

Als uw Subtotaal-formule een foutmelding geeft, komt dat waarschijnlijk door een van de volgende redenen:

#WAARDE! - het argument function_num is geen geheel getal tussen 1 - 11 of 101 - 111; of een van de argumenten ref bevat een 3D-referentie.

#DIV/0! - treedt op wanneer een gespecificeerde overzichtsfunctie een deling door nul moet uitvoeren (bv. berekening van een gemiddelde of standaardafwijking voor een cellenreeks die geen enkele numerieke waarde bevat).

#NAME? - de naam van de Subtotaal functie is verkeerd gespeld - de makkelijkste fout om te herstellen :)

Tip: Als u nog niet vertrouwd bent met de functie SUBTOTAL, kunt u de ingebouwde functie SUBTOTAL gebruiken en de formules automatisch voor u laten invoegen.

Zo gebruikt u de SUBTOTAL-formules in Excel om gegevens in zichtbare cellen te berekenen. Om de voorbeelden gemakkelijker te kunnen volgen, kunt u hieronder onze voorbeeldwerkmap downloaden. Bedankt voor het lezen!

Praktijk werkboek

Excel SUBTOTAL formule voorbeelden (.xlsx bestand)