Съдържание
В урока са обяснени особеностите на функцията SUBTOTAL в Excel и е показано как да използвате формулите Subtotal за обобщаване на данните във видимите клетки.
В предишната статия обсъдихме автоматичен начин за вмъкване на междинни сборове в Excel с помощта на функцията Subtotal (Междинна сума). Днес ще научите как сами да пишете формули за междинни сборове и какви предимства ви дава това.
Функция Excel Subtotal - синтаксис и приложения
Microsoft дефинира Excel SUBTOTAL като функция, която връща междинна сума в списък или база данни. В този контекст "междинна сума" не е просто сумиране на числата в определен диапазон от клетки. За разлика от други функции на Excel, които са предназначени да правят само едно конкретно нещо, SUBTOTAL е удивително гъвкава - тя може да извършва различни аритметични и логически операции, като броене на клетки, изчисляване на средна стойност,намиране на минималната или максималната стойност и други.
Функцията SUBTOTAL е налична във всички версии на Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 и по-ниски.
Синтаксисът на функцията SUBTOTAL в Excel е следният:
SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],...)Къде:
- Function_num - число, което указва коя функция да се използва за междинния сбор.
- Ref1, Ref2, ... - една или повече клетки или диапазони за междинно сумиране. Първият аргумент ref е задължителен, останалите (до 254) не са задължителни.
Аргументът function_num може да принадлежи към един от следните набори:
- 1 - 11 игнорира филтрираните клетки, но включва ръчно скритите редове.
- 101 - 111 игнорира всички скрити клетки - филтрирани и скрити ръчно.
| Function_num | Функция | Описание | |
| 1 | 101 | СРЕДНА СТОЙНОСТ | Връща средната стойност на числата. |
| 2 | 102 | COUNT | Брои клетки, които съдържат числови стойности. |
| 3 | 103 | COUNTA | Преброява непразни клетки. |
| 4 | 104 | MAX | Връща най-голямата стойност. |
| 5 | 105 | MIN | Връща най-малката стойност. |
| 6 | 106 | ПРОДУКТ | Изчислява произведението на клетките. |
| 7 | 107 | STDEV | Връща стандартното отклонение на популация въз основа на извадка от числа. |
| 8 | 108 | STDEVP | Връща стандартното отклонение на базата на цялата популация от числа. |
| 9 | 109 | SUM | Събира числата. |
| 10 | 110 | VAR | Оценява дисперсията на дадена популация въз основа на извадка от числа. |
| 11 | 111 | VARP | Оценява дисперсията на дадена популация въз основа на цялата популация от числа. |
Всъщност не е необходимо да запомняте всички номера на функциите. Щом започнете да въвеждате формулата Subtotal (Междинна сума) в клетка или в лентата с формули, Microsoft Excel ще ви покаже списък с наличните номера на функциите.
Например, ето как можете да създадете формула Subtotal 9 за сумиране на стойностите в клетките от C2 до C8:
За да добавите функционално число към формулата, щракнете два пъти върху него, след което въведете запетая, посочете диапазон, въведете затварящата скоба и натиснете Enter. Завършената формула ще изглежда по следния начин:
=СЪВКУПНОСТ(9,C2:C8)
По подобен начин можете да напишете формула Subtotal 1, за да получите средна стойност, Subtotal 2, за да преброите клетките с числа, Subtotal 3, за да преброите клетките без празни полета, и т.н. Следващият екранен кадър показва няколко други формули в действие:
Забележка: Когато използвате формулата за междинна сума с обобщаваща функция като SUM или AVERAGE, тя изчислява само клетките с числа, без да се вземат предвид празните места и клетките, съдържащи нецифрови стойности.
След като вече знаете как да създадете формула за междинна сума в Excel, основният въпрос е - защо да си правим труда да я учим? Защо просто не използваме обикновена функция като SUM, COUNT, MAX и т.н.? Отговорът ще намерите по-долу.
Топ 3 причини да използвате SUBTOTAL в Excel
В сравнение с традиционните функции на Excel, SUBTOTAL ви дава следните важни предимства.
1. Изчисляване на стойностите във филтрираните редове
Тъй като функцията SUBTOTAL на Excel игнорира стойностите във филтрираните редове, можете да я използвате за създаване на динамично обобщение на данните, при което стойностите на междинните сборове се преизчисляват автоматично в зависимост от филтъра.
Например, ако филтрираме таблицата, за да покажем продажбите само за регион Изток, формулата за междинна сума автоматично ще се коригира така, че всички други региони да бъдат премахнати от общата сума:
Забележка: Тъй като и двата набора от функционални числа (1-11 и 101-111) игнорират филтрираните клетки, в този случай можете да използвате формулата Subtotal 9 или Subtotal 109.
2. Изчисляване само на видимите клетки
Както си спомняте, формулите за междинни сборове с function_num 101 до 111 игнорират всички скрити клетки - филтрирани и скрити ръчно. Така че, когато използвате функцията Hide на Excel за премахване на нерелевантни данни от изгледа, използвайте функции с номера 101-111, за да изключите стойностите в скритите редове от междинните сборове.
Следващият пример ще ви помогне да разберете по-добре как работи: Междинна сума 9 срещу Междинна сума 109.
3. Игнориране на стойностите във вложените формули за междинни сборове
Ако обхватът, предоставен на формулата за междинна сума на Excel, съдържа други формули за междинна сума, тези вложени междинни суми ще бъдат игнорирани, така че едни и същи числа няма да бъдат изчислени два пъти. Страхотно, нали?
На снимката на екрана по-долу формулата Grand Average МЕЖДИННА СУМА(1, C2:C10) пренебрегва резултатите от формулите за междинна сума в клетките C3 и C10, все едно сте използвали формулата за средна стойност с 2 отделни диапазона. СРЕДНА СТОЙНОСТ(C2:C5, C7:C9) .
Използване на междинен сбор в Excel - примери за формули
Когато за първи път се сблъскате със SUBTOTAL, той може да ви се стори сложен, труден и дори безсмислен. Но щом се заемете с него, ще разберете, че не е толкова труден за овладяване. Следващите примери ще ви покажат няколко полезни съвета и вдъхновяващи идеи.
Пример 1. Междинна сума 9 срещу междинна сума 109
Както вече знаете, Excel SUBTOTAL приема 2 набора от номера на функции: 1-11 и 101-111. И двата набора игнорират филтрираните редове, но номерата 1-11 включват ръчно скрити редове, докато 101-111 ги изключват. За да разберете по-добре разликата, нека разгледаме следния пример.
За общо филтрирани редове , можете да използвате формулата за междинна сума 9 или междинна сума 109, както е показано на екранната снимка по-долу:
Но ако имате скрит несъществени елементи ръчно с помощта на Скриване на редове команда в Начало tab> Клетки група> Формат > Скриване & amp; Разкриване или като щракнете с десния бутон на мишката върху редовете и след това щракнете върху Скрий и сега искате да съберете стойностите само във видимите редове, единствената възможност е Subtotal 109:
Други функционални числа работят по същия начин. Например, за да преброите филтрирани клетки, които не са празни , формулата "Междинна сума 3" или "Междинна сума 103" е достатъчна. Но само Междинна сума 103 може правилно да преброи видимите непразни полета, ако има такива скрит редове в диапазона:
Забележка. Функцията SUBTOTAL на Excel с function_num 101-111 пренебрегва стойностите в скритите редове, но не и в скрити колони . Например, ако използвате формула като МЕЖДИННА СУМА(109, A1:E1) за сумиране на числа в хоризонтален диапазон, скриването на колона няма да повлияе на междинната сума.
Пример 2. IF + SUBTOTAL за динамично обобщаване на данни
Ако създавате обобщаващ отчет или табло за управление, в което трябва да покажете различни обобщени данни, но нямате място за всичко, решението може да бъде следното:
- В една клетка направете падащ списък, съдържащ имената на функциите, като например Total (Общо), Max (Макс), Min (Мин) и т.н.
- В клетката до падащото меню въведете вложена формула IF с вградените функции Subtotal, съответстващи на имената на функциите в падащия списък.
Например, ако приемем, че стойностите за междинна сума са в клетки C2:C16, а падащият списък в A17 съдържа Общо , Средно , Макс , и Min елементи, формулата за "динамичен" междинен сбор е следната:
=IF(A17="общо", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="средно", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="мин", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))
И сега, в зависимост от това каква функция е избрал потребителят от падащия списък, съответната функция Subtotal (Междинна сума) ще изчисли стойностите във филтрираните редове:
Съвет. Ако изведнъж падащият списък и клетката с формула изчезнат от работния лист, не забравяйте да ги изберете в списъка с филтри.
Междинната сума на Excel не работи - често срещани грешки
Ако формулата за междинна сума връща грешка, това вероятно се дължи на една от следните причини:
#VALUE! - аргументът function_num е различен от цяло число в интервала 1-11 или 101-111; или някой от аргументите ref съдържа триизмерна референция.
#DIV/0! - възниква, ако зададената обобщаваща функция трябва да извърши деление на нула (напр. изчисляване на средно или стандартно отклонение за диапазон от клетки, който не съдържа нито една числова стойност).
#NAME? - името на функцията Subtotal е изписано неправилно - по-лесната за отстраняване грешка :)
Съвет. Ако все още не се чувствате комфортно с функцията SUBTOTAL, можете да използвате вградената функция SUBTOTAL и формулите да се вмъкват автоматично вместо вас.
Ето как да използвате формулите SUBTOTAL в Excel за изчисляване на данни във видими клетки. За да улесните проследяването на примерите, можете да изтеглите нашата примерна работна книга по-долу. Благодарим ви, че прочетохте!
Практическа работна тетрадка
Примери за формулата SUBTOTAL на Excel (.xlsx файл)
