Ipinapaliwanag ng tutorial ang mga detalye ng function na SUBTOTAL sa Excel at ipinapakita kung paano gamitin ang mga subtotal na formula upang i-summarize ang data sa mga nakikitang cell.

Sa nakaraang artikulo, tinalakay namin ang isang awtomatikong paraan upang magpasok ng mga subtotal sa Excel sa pamamagitan ng paggamit ng tampok na Subtotal. Ngayon, matututunan mo kung paano magsulat ng mga subtotal na formula sa iyong sarili at kung anong mga pakinabang ang ibinibigay nito sa iyo.

Excel Subtotal function - syntax at mga gamit

Ang Microsoft ay tumutukoy sa Excel na SUBTOTAL bilang function na nagbabalik ng subtotal sa isang listahan o database. Sa kontekstong ito, ang "subtotal" ay hindi lamang pagsasama-sama ng mga numero sa isang tinukoy na hanay ng mga cell. Hindi tulad ng iba pang mga function ng Excel na idinisenyo upang gumawa lamang ng isang partikular na bagay, ang SUBTOTAL ay napakaraming nalalaman - maaari itong magsagawa ng iba't ibang mga operasyon sa aritmetika at lohikal tulad ng pagbibilang ng mga cell, pagkalkula ng average, paghahanap ng minimum o maximum na halaga, at higit pa.

Ang SUBTOTAL function ay available sa lahat ng bersyon ng Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, at mas mababa.

Ang syntax ng Excel SUBTOTAL function ay ang sumusunod:

Saan:

• Function_num - isang numero na tumutukoy kung aling function ang gagamitin para sa subtotal.
• Ref1, Ref2, … - isa o higit pang mga cell o saklaw sa subtotal. Ang unang ref argument ay kinakailangan, ang iba (hanggang 254) ay opsyonal.

Ang function_num argument ay maaaring kabilang saisa sa mga sumusunod na hanay:

• 1 - 11 huwag pansinin ang mga na-filter na mga cell, ngunit isama ang mga manu-manong nakatagong mga hilera.
• 101 - 111 huwag pansinin ang lahat ng mga nakatagong cell - na-filter at itinago nang manu-mano.

Sa katunayan, hindi na kailangang isaulo ang lahat ng mga numero ng function. Sa sandaling magsimula kang mag-type ng Subtotalformula sa isang cell o sa formula bar, ang Microsoft Excel ay magpapakita ng isang listahan ng mga available na function number para sa iyo.

Halimbawa, ito ay kung paano ka makakagawa ng Subtotal 9 na formula upang buuin ang mga value sa mga cell C2 sa C8:

Upang magdagdag ng function number sa formula, i-double click ito, pagkatapos ay mag-type ng kuwit, tumukoy ng range, i-type ang pansarang panaklong, at pindutin ang Enter . Magiging ganito ang nakumpletong formula:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Sa katulad na paraan, maaari kang sumulat ng Subtotal 1 na formula para makakuha ng average, Subtotal 2 para magbilang ng mga cell na may mga numero, Subtotal 3 para mabilang hindi blangko, at iba pa. Ang sumusunod na screenshot ay nagpapakita ng ilang iba pang mga formula na gumagana:

Tandaan. Kapag gumamit ka ng Subtotal na formula na may summary function tulad ng SUM o AVERAGE, kinakalkula lamang nito ang mga cell na may mga numerong binabalewala ang mga blangko at mga cell na naglalaman ng mga hindi numeric na halaga.

Ngayong alam mo na kung paano gumawa ng Subtotal na formula sa Excel, ang pangunahing tanong ay - bakit gugustuhin ng isang tao na maghirap sa pag-aaral nito? Bakit hindi na lang gumamit ng regular na function tulad ng SUM, COUNT, MAX, atbp.? Makikita mo ang sagot sa ibaba mismo.

Nangungunang 3 dahilan para gamitin ang SUBTOTAL sa Excel

Kumpara sa tradisyonal na mga function ng Excel, binibigyan ka ng SUBTOTAL ng mga sumusunod na mahahalagang bentahe.

1 . Kalkulahin ang mga halaga sa mga na-filter na row

Dahil binabalewala ng Excel SUBTOTAL function ang mga value sa mga na-filter na row, maaari mo itong gamitin upang lumikha ngbuod ng dynamic na data kung saan awtomatikong muling kinakalkula ang mga subtotal na halaga ayon sa filter.

Halimbawa, kung i-filter namin ang talahanayan upang ipakita lamang ang mga benta para sa rehiyon ng Silangan, awtomatikong magsasaayos ang Subtotal na formula upang ang lahat ng iba pang mga rehiyon ay inalis sa kabuuan:

Tandaan. Dahil binabalewala ng parehong set ng function number (1-11 at 101-111) ang mga na-filter na cell, maaari mong gamitin ang ether Subtotal 9 o Subtotal 109 na formula sa kasong ito.

2. Kalkulahin lamang ang mga nakikitang cell

Tulad ng naaalala mo, binabalewala ng mga subtotal na formula na may function_num 101 hanggang 111 ang lahat ng mga nakatagong cell - na-filter at nakatago nang manu-mano. Kaya, kapag ginamit mo ang tampok na Itago ng Excel upang alisin ang hindi nauugnay na data mula sa view, gamitin ang numero ng function 101-111 upang ibukod ang mga halaga sa mga nakatagong row mula sa mga subtotal.

Tutulungan ka ng sumusunod na halimbawa na magkaroon ng higit na pang-unawa sa kung paano ito gumagana: Subtotal 9 vs. Subtotal 109.

3. Huwag pansinin ang mga halaga sa mga nested Subtotal formula

Kung ang saklaw na ibinigay sa iyong Excel Subtotal formula ay naglalaman ng anumang iba pang mga Subtotal na formula, ang mga nested subtotal na iyon ay hindi papansinin, kaya ang parehong mga numero ay hindi kakalkulahin nang dalawang beses. Kahanga-hanga, hindi ba?

Sa screenshot sa ibaba, binabalewala ng Grand Average na formula SUBTOTAL(1, C2:C10) ang mga resulta ng mga Subtotal na formula sa mga cell C3 at C10, na parang gumamit ka ng Average na formula na may 2 magkahiwalay na hanay na AVERAGE(C2:C5, C7:C9) .

Paggamit ng Subtotal sa Excel - mga halimbawa ng formula

Kapag ikawunang makatagpo ng SUBTOTAL, maaaring mukhang kumplikado, nakakalito, at kahit na walang kabuluhan. Ngunit kapag napunta ka sa brass tacks, malalaman mo na hindi ganoon kahirap ang pag-master. Ang mga sumusunod na halimbawa ay magpapakita sa iyo ng ilang kapaki-pakinabang na tip at inspirational na ideya.

Halimbawa 1. Subtotal 9 vs. Subtotal 109

Tulad ng alam mo na, tumatanggap ang Excel SUBTOTAL ng 2 set ng mga numero ng function: 1-11 at 101-111. Binabalewala ng parehong hanay ang mga na-filter na hilera, ngunit ang mga numero 1-11 ay may kasamang manu-manong nakatagong mga hilera samantalang ang 101-111 ay hindi kasama ang mga ito. Upang mas maunawaan ang pagkakaiba, isaalang-alang natin ang sumusunod na halimbawa.

Sa kabuuang mga na-filter na row , maaari mong gamitin ang alinman sa Subtotal 9 o Subtotal 109 na formula tulad ng ipinapakita sa screenshot sa ibaba:

Ngunit kung manu-manong nagtago ng mga hindi nauugnay na item sa pamamagitan ng paggamit ng command na Hide Rows sa tab na Home > Mga cell pangkat > Format > Itago & I-unhide , o sa pamamagitan ng pag-right click sa mga row, at pagkatapos ay pag-click sa Itago , at ngayon gusto mong kabuuang mga value lang sa mga nakikitang row, ang Subtotal 109 lang ang opsyon:

Ang ibang mga numero ng function ay gumagana sa parehong paraan. Halimbawa, upang mabilang ang hindi blangko na na-filter na mga cell , ang alinman sa Subtotal 3 o Subtotal 103 na formula ang gagawin. Ngunit Subtotal 103 lang ang makakapagbilang ng mga nakikitang hindi blangko kung mayroong anumang nakatagong na mga row sa hanay:

Tandaan. Ang Excel SUBTOTAL function na maypinababayaan ng function_num 101-111 ang mga halaga sa mga nakatagong row, ngunit hindi sa mga nakatagong column . Halimbawa, kung gagamit ka ng formula tulad ng SUBTOTAL(109, A1:E1) upang magsama ng mga numero sa isang pahalang na hanay, ang pagtatago ng column ay hindi makakaapekto sa subtotal.

Halimbawa 2. IF + SUBTOTAL para dynamic na mag-summarize ng data

Kung gumagawa ka ng summary report o dashboard kung saan kailangan mong magpakita ng iba't ibang buod ng data ngunit wala kang espasyo para sa lahat, ang sumusunod na diskarte maaaring solusyon:

• Sa isang cell, gumawa ng drop-down na listahan na naglalaman ng mga pangalan ng function gaya ng Total, Max, Min, at iba pa.
• Sa susunod na cell sa dropdown, maglagay ng nested IF formula na may naka-embed na Subtotal na function na tumutugma sa mga pangalan ng function sa drop-down list.

Halimbawa, ipagpalagay na ang mga value sa subtotal ay nasa mga cell C2:C16, at ang drop-down na listahan sa A17 ay naglalaman ng Kabuuan , Average , Max , at Min na mga item, ang "dynamic" na Subtotal na formula ay tulad ng sumusunod:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

At ngayon, depende sa kung anong function ang pipiliin ng iyong user mula sa drop-down na listahan, kakalkulahin ng kaukulang Subtotal na function ang mga value sa mga na-filter na row:

Tip. Kung biglang nawala ang drop-down list at ang formula cell sa iyong worksheet, siguraduhing piliin ang mga ito sa listahan ng filter.

Hindi gumagana ang Excel Subtotal - karaniwang mga error

Kung ang iyong Subtotal formula ay nagbabalik ng isang error, malamang na ito ay dahil saisa sa mga sumusunod na dahilan:

#VALUE! - ang function_num argument ay iba sa isang integer sa pagitan ng 1 - 11 o 101 - 111; o alinman sa mga ref argument ay naglalaman ng isang 3-D na sanggunian.

#DIV/0! - nangyayari kung ang isang tinukoy na function ng buod ay kailangang magsagawa ng dibisyon sa pamamagitan ng zero (hal. pagkalkula ng average o standard deviation para sa isang hanay ng mga cell na hindi naglalaman ng isang solong numeric value).

#NAME? - ang pangalan ng Subtotal na function ay maling spelling - ang mas madaling error na ayusin :)

Tip. Kung hindi ka pa kumportable sa function na SUBTOTAL, maaari mong gamitin ang built-in na feature na SUBTOTAL at awtomatikong ipasok ang mga formula para sa iyo.

Ganyan gamitin ang mga SUBTOTAL na formula sa Excel para kalkulahin ang data sa mga nakikitang cell. Upang gawing mas madaling sundin ang mga halimbawa, malugod kang i-download ang aming mga sample na workbook sa ibaba. Salamat sa pagbabasa!

Practice workbook

Excel SUBTOTAL na mga halimbawa ng formula (.xlsx file)