ٹیوٹوریل ایکسل میں SUBTOTAL فنکشن کی خصوصیات کی وضاحت کرتا ہے اور دکھاتا ہے کہ مرئی سیلز میں ڈیٹا کا خلاصہ کرنے کے لیے ذیلی ٹوٹل فارمولے کیسے استعمال کیے جائیں۔

پچھلے مضمون میں، ہم نے خودکار طریقے پر بات کی تھی۔ ذیلی کل خصوصیت کا استعمال کرتے ہوئے ایکسل میں ذیلی ٹوٹل داخل کرنے کے لیے۔ آج، آپ خود سیکھیں گے کہ ذیلی ٹوٹل فارمولے کیسے لکھتے ہیں اور اس سے آپ کو کیا فوائد حاصل ہوتے ہیں۔

Excel ذیلی ٹوٹل فنکشن - نحو اور استعمالات

مائیکروسافٹ ایکسل سب کل کی وضاحت کرتا ہے۔ اس فنکشن کے طور پر جو فہرست یا ڈیٹا بیس میں ذیلی ٹوٹل واپس کرتا ہے۔ اس سیاق و سباق میں، "ذیلی ٹوٹل" صرف خلیات کی ایک متعین رینج میں کل تعداد نہیں ہے۔ دوسرے ایکسل فنکشنز کے برعکس جو صرف ایک مخصوص کام کرنے کے لیے ڈیزائن کیے گئے ہیں، SUBTOTAL حیرت انگیز طور پر ورسٹائل ہے - یہ مختلف ریاضی اور منطقی کارروائیاں انجام دے سکتا ہے جیسے سیلز کی گنتی، اوسط کا حساب لگانا، کم سے کم یا زیادہ سے زیادہ قدر کا پتہ لگانا، اور بہت کچھ۔

SUBTOTAL فنکشن Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, اور Lower کے تمام ورژنز میں دستیاب ہے۔

ایکسل SUBTOTAL فنکشن کا نحو درج ذیل ہے:

کہاں:

• Function_num - ایک عدد جو یہ بتاتا ہے کہ ذیلی ٹوٹل کے لیے کون سا فنکشن استعمال کرنا ہے۔
• Ref1, Ref2, … - ایک یا زیادہ سیل یا رینجز ذیلی ٹوٹل تک۔ پہلا حوالہ دلیل درکار ہے، دیگر (254 تک) اختیاری ہیں۔

فنکشن_ نمبر دلیل کا تعلق ہو سکتا ہےمندرجہ ذیل سیٹوں میں سے ایک:

• 1 - 11 فلٹر آؤٹ سیلز کو نظر انداز کریں، لیکن دستی طور پر چھپی ہوئی قطاریں شامل کریں۔
• 101 - 111 تمام پوشیدہ سیلز کو نظر انداز کریں - فلٹر آؤٹ اور دستی طور پر چھپا ہوا ہے۔

درحقیقت، تمام فنکشن نمبرز کو یاد رکھنے کی ضرورت نہیں ہے۔ جیسے ہی آپ ذیلی ٹوٹل ٹائپ کرنا شروع کریں۔فارمولہ سیل میں یا فارمولا بار میں، Microsoft Excel آپ کے لیے دستیاب فنکشن نمبرز کی فہرست دکھائے گا۔

مثال کے طور پر، آپ سیلز C2 کی قدروں کو جمع کرنے کے لیے ذیلی ٹوٹل 9 فارمولہ اس طرح بنا سکتے ہیں۔ C8 میں:

فارمولے میں فنکشن نمبر شامل کرنے کے لیے، اس پر ڈبل کلک کریں، پھر کوما ٹائپ کریں، رینج کی وضاحت کریں، بند ہونے والی قوسین ٹائپ کریں، اور Enter دبائیں . مکمل شدہ فارمولہ اس طرح نظر آئے گا:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

اسی طرح، آپ اوسط حاصل کرنے کے لیے ذیلی ٹوٹل 1 فارمولہ لکھ سکتے ہیں، نمبروں کے ساتھ خلیات کی گنتی کے لیے ذیلی ٹوٹل 2، شمار کرنے کے لیے ذیلی ٹوٹل 3 غیر خالی، اور اسی طرح. درج ذیل اسکرین شاٹ کچھ دوسرے فارمولوں کو عملی شکل میں دکھاتا ہے:

نوٹ۔ جب آپ سمری فنکشن جیسے SUM یا AVERAGE کے ساتھ ذیلی ٹوٹل فارمولہ استعمال کرتے ہیں، تو یہ صرف خالی جگہوں کو نظر انداز کرنے والے نمبروں والے سیلز اور غیر عددی اقدار پر مشتمل سیلز کا حساب لگاتا ہے۔

اب جب کہ آپ جانتے ہیں کہ ایکسل میں ذیلی ٹوٹل فارمولہ کیسے بنانا ہے، اہم سوال یہ ہے کہ - کیوں کوئی اسے سیکھنے میں پریشانی اٹھانا چاہے گا؟ کیوں نہ صرف ایک باقاعدہ فنکشن جیسے SUM، COUNT، MAX وغیرہ کا استعمال کریں؟ آپ کو جواب بالکل نیچے مل جائے گا۔

ایکسل میں SUBTOTAL استعمال کرنے کے لیے سرفہرست 3 وجوہات

روایتی Excel افعال کے مقابلے، SUBTOTAL آپ کو درج ذیل اہم فوائد فراہم کرتا ہے۔

1 . فلٹر شدہ قطاروں میں قدروں کا حساب لگائیں

چونکہ ایکسل SUBTOTAL فنکشن فلٹر شدہ قطاروں میں قدروں کو نظر انداز کرتا ہے، آپ اسے بنانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیںڈائنامک ڈیٹا کا خلاصہ جہاں فلٹر کے مطابق ذیلی کل قدروں کا از خود حساب لگایا جاتا ہے۔

مثال کے طور پر، اگر ہم ٹیبل کو صرف مشرقی علاقے کے لیے سیلز دکھانے کے لیے فلٹر کرتے ہیں، تو ذیلی کل فارمولہ خود بخود ایڈجسٹ ہو جائے گا تاکہ دیگر تمام علاقوں کل سے ہٹا دیا جاتا ہے:

نوٹ۔ چونکہ دونوں فنکشن نمبر سیٹ (1-11 اور 101-111) فلٹر آؤٹ سیلز کو نظر انداز کرتے ہیں، آپ اس معاملے میں ایتھر ذیلی ٹوٹل 9 یا ذیلی ٹوٹل 109 فارمولہ استعمال کر سکتے ہیں۔

2۔ صرف نظر آنے والے سیلز کا حساب لگائیں

جیسا کہ آپ کو یاد ہے، فنکشن_num 101 سے 111 تک کے ذیلی ٹوٹل فارمولے تمام چھپے ہوئے سیلز کو نظر انداز کرتے ہیں - فلٹر آؤٹ اور دستی طور پر چھپے ہوئے ہیں۔ لہذا، جب آپ غیر متعلقہ ڈیٹا کو منظر سے ہٹانے کے لیے Excel کی Hide خصوصیت کا استعمال کرتے ہیں، تو فنکشن نمبر 101-111 کا استعمال کریں تاکہ پوشیدہ قطاروں میں قدروں کو ذیلی ٹوٹل سے خارج کر سکیں۔

مندرجہ ذیل مثال آپ کو یہ سمجھنے میں مدد دے گی کہ یہ کیسے کام کرتا ہے: ذیلی ٹوٹل 9 بمقابلہ ذیلی ٹوٹل 109۔

3۔ نیسٹڈ ذیلی ٹوٹل فارمولوں میں اقدار کو نظر انداز کریں

اگر آپ کے ایکسل کے ذیلی ٹوٹل فارمولے کو فراہم کردہ رینج میں کوئی اور ذیلی ٹوٹل فارمولے شامل ہیں، تو ان نیسٹڈ سب ٹوٹلز کو نظر انداز کر دیا جائے گا، اس لیے ایک ہی نمبر کو دو بار شمار نہیں کیا جائے گا۔ بہت اچھا، ہے نا؟

نیچے دیے گئے اسکرین شاٹ میں، گرینڈ اوسط فارمولہ SUBTOTAL(1, C2:C10) سیل C3 اور C10 میں ذیلی کل فارمولوں کے نتائج کو نظر انداز کرتا ہے، گویا آپ نے 2 الگ الگ رینجز AVERAGE(C2:C5, C7:C9) کے ساتھ اوسط فارمولہ استعمال کیا ہے۔

ایکسل میں ذیلی ٹوٹل کا استعمال - فارمولہ کی مثالیں

جب آپSUBTOTAL کا پہلا سامنا، یہ پیچیدہ، مشکل، اور یہاں تک کہ بے معنی معلوم ہوسکتا ہے۔ لیکن ایک بار جب آپ پیتل کے ٹکڑوں پر اتر جائیں گے، تو آپ کو احساس ہوگا کہ اس پر عبور حاصل کرنا اتنا مشکل نہیں ہے۔ مندرجہ ذیل مثالیں آپ کو چند مفید نکات اور متاثر کن خیالات دکھائے گی۔

مثال 1. ذیلی ٹوٹل 9 بمقابلہ ذیلی ٹوٹل 109

جیسا کہ آپ پہلے ہی جانتے ہیں، Excel SUBTOTAL فنکشنز کے 2 سیٹوں کو قبول کرتا ہے: 1-11 اور 101-111۔ دونوں سیٹ فلٹر شدہ قطاروں کو نظر انداز کرتے ہیں، لیکن نمبر 1-11 میں دستی طور پر چھپی ہوئی قطاریں شامل ہیں جبکہ 101-111 انہیں خارج کر دیتے ہیں۔ فرق کو بہتر طور پر سمجھنے کے لیے، آئیے درج ذیل مثال پر غور کریں۔

کل فلٹر شدہ قطاروں کے لیے، آپ ذیلی ٹوٹل 9 یا ذیلی ٹوٹل 109 فارمولہ استعمال کرسکتے ہیں جیسا کہ ذیل کے اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے:

لیکن اگر ہوم ٹیب پر ہائیڈ قطاریں کمانڈ کا استعمال کرکے دستی طور پر غیر متعلقہ آئٹمز کو چھپایا ہے > سیلز گروپ > فارمیٹ > چھپائیں & چھپائیں ، یا قطاروں پر دائیں کلک کرکے، اور پھر چھپائیں پر کلک کرکے، اور اب آپ صرف نظر آنے والی قطاروں میں کل اقدار چاہتے ہیں، ذیلی ٹوٹل 109 واحد آپشن ہے:

<28

دوسرے فنکشن نمبر اسی طرح کام کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، غیر خالی فلٹر شدہ سیلز کو شمار کرنے کے لیے، یا تو ذیلی ٹوٹل 3 یا ذیلی ٹوٹل 103 فارمولہ کرے گا۔ لیکن صرف سب ٹوٹل 103 مناسب طریقے سے نظر آنے والے غیر خالی جگہوں کو شمار کر سکتا ہے اگر رینج میں کوئی پوشیدہ قطاریں ہیں:

نوٹ۔ ایکسل SUBTOTAL فنکشن کے ساتھfunction_num 101-111 پوشیدہ قطاروں میں اقدار کو نظر انداز کرتا ہے، لیکن پوشیدہ کالموں میں نہیں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ افقی رینج میں نمبروں کو جمع کرنے کے لیے SUBTOTAL(109, A1:E1) جیسا فارمولا استعمال کرتے ہیں، تو کالم کو چھپانے سے ذیلی ٹوٹل پر کوئی اثر نہیں پڑے گا۔ 23 ایک حل ہو سکتا ہے:

• ایک سیل میں، ایک ڈراپ ڈاؤن فہرست بنائیں جس میں فنکشنز کے نام ہوں جیسے ٹوٹل، میکس، کم، وغیرہ۔
• اگلے سیل میں ڈراپ ڈاؤن میں، ڈراپ ڈاؤن فہرست میں فنکشن کے ناموں کے مطابق ایمبیڈڈ ذیلی ٹوٹل فنکشنز کے ساتھ نیسٹڈ IF فارمولہ درج کریں۔

مثال کے طور پر، فرض کریں کہ ذیلی ٹوٹل کی قدریں سیل C2:C16 میں ہیں، اور A17 میں ڈراپ ڈاؤن فہرست میں کل ، اوسط ، زیادہ سے زیادہ ، اور Min آئٹمز ہیں، "متحرک" ذیلی کل فارمولہ ہے ذیل کے طور پر:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

اور اب، اس بات پر منحصر ہے کہ آپ کا صارف ڈراپ ڈاؤن فہرست سے کس فنکشن کو منتخب کرتا ہے، متعلقہ ذیلی کل فنکشن فلٹر شدہ قطاروں میں قدروں کا حساب لگائے گا:

ٹپ۔ اگر اچانک ڈراپ ڈاؤن فہرست اور فارمولہ سیل آپ کی ورک شیٹ سے غائب ہو جائیں تو انہیں فلٹر لسٹ میں ضرور منتخب کریں۔ 6مندرجہ ذیل وجوہات میں سے ایک:

#VALUE! - فنکشن_ نمبر دلیل 1 - 11 یا 101 - 111 کے درمیان ایک عدد کے علاوہ ہے؛ یا کسی بھی حوالہ کے دلائل میں 3-D حوالہ ہوتا ہے۔

#DIV/0! - اس وقت ہوتا ہے جب ایک مخصوص سمری فنکشن کو صفر سے تقسیم کرنا ہو (مثلاً سیلز کی ایک حد کے لیے اوسط یا معیاری انحراف کا حساب لگانا جو نہیں کرتا ہے۔ ایک عددی قدر پر مشتمل ہے)۔

#NAME? - ذیلی کل فنکشن کا نام غلط لکھا گیا ہے - درست کرنے میں آسان غلطی :)

ٹپ۔ اگر آپ ابھی تک SUBTOTAL فنکشن کے ساتھ آرام دہ محسوس نہیں کرتے ہیں، تو آپ بلٹ ان SUBTOTAL فیچر استعمال کر سکتے ہیں اور آپ کے لیے فارمولے خود بخود داخل کر سکتے ہیں۔

مرئی سیلز میں ڈیٹا کا حساب لگانے کے لیے ایکسل میں SUBTOTAL فارمولے استعمال کرنے کا طریقہ یہی ہے۔ مثالوں کی پیروی کرنا آسان بنانے کے لیے، آپ ذیل میں ہماری نمونوں کی ورک بک ڈاؤن لوڈ کرنے کا خیرمقدم کرتے ہیں۔ پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ!

پریکٹس ورک بک

Excel SUBTOTAL فارمولے کی مثالیں (.xlsx فائل)