Die tutoriaal verduidelik die spesifisiteite van die SUBTOTAAL-funksie in Excel en wys hoe om Subtotaalformules te gebruik om data in sigbare selle op te som.

In die vorige artikel het ons 'n outomatiese manier bespreek om subtotale in Excel in te voeg deur die Subtotaal-kenmerk te gebruik. Vandag sal jy leer hoe om subtotaalformules op jou eie te skryf en watter voordele dit vir jou bied.

Excel Subtotaal-funksie - sintaksis en gebruike

Microsoft definieer Excel SUBTOTAAL as die funksie wat 'n subtotaal in 'n lys of databasis terugstuur. In hierdie konteks is "subtotaal" nie net die som van getalle in 'n gedefinieerde reeks selle nie. Anders as ander Excel-funksies wat ontwerp is om net een spesifieke ding te doen, is SUBTOTAAL ongelooflik veelsydig - dit kan verskillende rekenkundige en logiese bewerkings uitvoer soos die tel van selle, die berekening van gemiddelde, die vind van die minimum of maksimum waarde, en meer.

Die SUBTOTAAL-funksie is beskikbaar in alle weergawes van Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 en laer.

Die sintaksis van die Excel SUBTOTAAL-funksie is soos volg:

Waar:

• Funksie_getal - 'n getal wat spesifiseer watter funksie om vir die subtotaal te gebruik.
• Ref1, Ref2, … - een of meer selle of reekse tot subtotaal. Die eerste ref argument word vereis, ander (tot 254) is opsioneel.

Die function_num argument kan behoort aaneen van die volgende stelle:

• 1 - 11 ignoreer uitgefiltreerde selle, maar sluit handmatig versteekte rye in.
• 101 - 111 ignoreer alle versteekte selle - met die hand uitgefiltreer en versteek.

In werklikheid is dit nie nodig om alle funksiegetalle te memoriseer nie. Sodra jy 'n subtotaal begin tikformule in 'n sel of in die formulebalk, sal Microsoft Excel 'n lys van beskikbare funksienommers vir jou vertoon.

Dit is byvoorbeeld hoe jy 'n Subtotaal 9-formule kan maak om die waardes in selle C2 op te som na C8:

Om 'n funksienommer by die formule te voeg, dubbelklik daarop, tik dan 'n komma, spesifiseer 'n reeks, tik die sluithakies in en druk Enter . Die voltooide formule sal soos volg lyk:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Op 'n soortgelyke manier kan jy 'n Subtotaal 1 formule skryf om 'n gemiddelde te kry, Subtotaal 2 om selle met getalle te tel, Subtotaal 3 om te tel nie-blanks, ensovoorts. Die volgende skermkiekie wys 'n paar ander formules in aksie:

Let wel. Wanneer jy 'n subtotaalformule met 'n opsommingsfunksie soos SUM of AVERAGE gebruik, bereken dit slegs selle met getalle wat spasies ignoreer en selle wat nie-numeriese waardes bevat.

Noudat jy weet hoe om 'n Subtotaalformule in Excel te skep, is die hoofvraag - hoekom sal 'n mens die moeite wil doen om dit te leer? Hoekom nie bloot 'n gewone funksie soos SUM, COUNT, MAX, ens. gebruik nie? Jy sal die antwoord reg hieronder kry.

Top 3 redes om SUBTOTAAL in Excel te gebruik

Vergeleke met die tradisionele Excel-funksies, gee SUBTOTAAL jou die volgende belangrike voordele.

1 . Bereken waardes in gefiltreerde rye

Omdat die Excel SUBTOTAAL-funksie waardes in uitgefiltreerde rye ignoreer, kan jy dit gebruik om 'ndinamiese data-opsomming waar subtotaalwaardes outomaties herbereken word volgens die filter.

As ons byvoorbeeld die tabel filtreer om slegs verkope vir die Oos-streek te wys, sal die Subtotaal-formule outomaties aanpas sodat alle ander streke word uit die totaal verwyder:

Let wel. Omdat beide funksienommerstelle (1-11 en 101-111) uitgefiltreerde selle ignoreer, kan jy eter Subtotaal 9 of Subtotaal 109 formule in hierdie geval gebruik.

2. Bereken slegs sigbare selle

Soos jy onthou, ignoreer subtotaalformules met funksie_nommer 101 tot 111 alle versteekte selle – uitgefiltreer en met die hand versteek. Dus, wanneer jy Excel se Versteek-kenmerk gebruik om irrelevante data uit die oog te verwyder, gebruik funksie nommer 101-111 om waardes in versteekte rye van subtotale uit te sluit.

Die volgende voorbeeld sal jou help om meer begrip te kry van hoe dit werk: Subtotaal 9 vs. Subtotaal 109.

3. Ignoreer waardes in geneste subtotaalformules

As die reeks wat aan jou Excel-subtotaalformule verskaf word enige ander subtotaalformules bevat, sal daardie geneste subtotale geïgnoreer word, dus sal dieselfde getalle nie twee keer bereken word nie. Awesome, is dit nie?

In die skermkiekie hieronder ignoreer die Grand Average-formule SUBTOTAL(1, C2:C10) die resultate van die Subtotaal-formules in selle C3 en C10, asof jy 'n Gemiddelde formule met 2 afsonderlike reekse AVERAGE(C2:C5, C7:C9) gebruik het.

Gebruik van subtotaal in Excel - formulevoorbeelde

Wanneer jyeerste ontmoeting met SUBTOTAAL, kan dit kompleks, lastig en selfs sinneloos lyk. Maar sodra jy by kopertakke uitkom, sal jy besef dat dit nie so moeilik is om te bemeester nie. Die volgende voorbeelde sal vir jou 'n paar nuttige wenke en inspirerende idees wys.

Voorbeeld 1. Subtotaal 9 vs. Subtotaal 109

Soos jy reeds weet, aanvaar Excel SUBTOTAAL 2 stelle funksiesgetalle: 1-11 en 101-111. Albei stelle ignoreer uitgefiltreerde rye, maar nommers 1-11 sluit handmatig versteekte rye in, terwyl 101-111 hulle uitsluit. Om die verskil beter te verstaan, kom ons kyk na die volgende voorbeeld.

Om 'n totaal van gefiltreerde rye te kry, kan jy óf Subtotaal 9 óf Subtotaal 109 formule gebruik soos in die skermkiekie hieronder getoon:

Maar as jy versteek irrelevante items met die hand deur die Versteek rye -opdrag op die Tuis -oortjie > Selle groep > Formaat > Versteek & Versteek , of deur regs te klik op die rye, en dan Versteek te klik, en nou wil jy waardes net in sigbare rye optel, Subtotaal 109 is die enigste opsie:

Ander funksienommers werk op dieselfde manier. Byvoorbeeld, om nie-leë gefiltreerde selle te tel, sal óf Subtotaal 3 óf Subtotaal 103 formule doen. Maar net Subtotaal 103 kan sigbare nie-blankes behoorlik tel as daar enige versteekte rye in die reeks is:

Let wel. Die Excel SUBTOTAAL-funksie metfunction_num 101-111 verwaarloos waardes in versteekte rye, maar nie in versteekte kolomme . Byvoorbeeld, as jy 'n formule soos SUBTOTAL(109, A1:E1) gebruik om getalle in 'n horisontale reeks op te som, sal die versteek van 'n kolom nie die subtotaal beïnvloed nie.

Voorbeeld 2. IF + SUBTOTAAL om data dinamies op te som

As jy 'n opsommingsverslag of 'n dashboard skep waar jy verskeie data-opsomming moet vertoon, maar jy het nie spasie vir alles nie, die volgende benadering dalk 'n oplossing:

• Maak in een sel 'n aftreklys wat die funksiesname soos Totaal, Maks, Min, ensovoorts bevat.
• In 'n sel volgende na die aftreklys, voer 'n geneste IF-formule in met die ingebedde subtotaalfunksies wat ooreenstem met die funksiename in die aftreklys.

Byvoorbeeld, as aanvaar word dat die waardes vir subtotaal in selle C2:C16, en die aftreklys in A17 bevat Totaal , Gemiddeld , Maks en Min items, die "dinamiese" subtotaalformule is soos volg:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

En nou, afhangend van watter funksie jou gebruiker uit die aftreklys kies, sal die ooreenstemmende Subtotaal-funksie waardes in gefiltreerde rye bereken:

Wenk. As die aftreklys en die formulesel skielik van jou werkblad verdwyn, maak seker dat jy hulle in die filterlys kies.

Excel-subtotaal werk nie - algemene foute

As jou subtotaalformule 'n fout gee, is dit waarskynlik as gevolg vaneen van die volgende redes:

#VALUE! - die funksie_getal argument is anders as 'n heelgetal tussen 1 - 11 of 101 - 111; of enige van die ref-argumente bevat 'n 3-D-verwysing.

#DIV/0! - vind plaas as 'n gespesifiseerde opsommingsfunksie 'n deling met nul moet uitvoer (bv. bereken 'n gemiddelde of standaardafwyking vir 'n reeks selle wat nie bevat 'n enkele numeriese waarde).

#NAME? - die naam van die Subtotaalfunksie is verkeerd gespel - hoe makliker om fout reg te stel :)

Wenk. As jy nog nie gemaklik voel met die SUBTOTAAL-funksie nie, kan jy die ingeboude SUBTOTAAL-funksie gebruik en die formules outomaties vir jou laat invoeg.

Dit is hoe om die SUBTOTAAL-formules in Excel te gebruik om data in sigbare selle te bereken. Om die voorbeelde makliker te maak om te volg, is jy welkom om ons voorbeeldwerkboek hieronder af te laai. Dankie dat jy gelees het!

Oefenwerkboek

Excel SUBTOTAAL formule voorbeelde (.xlsx lêer)