این آموزش ویژگی‌های تابع SUBTOTAL در اکسل را توضیح می‌دهد و نحوه استفاده از فرمول‌های Subtotal برای خلاصه کردن داده‌ها در سلول‌های قابل مشاهده را نشان می‌دهد.

در مقاله قبلی، یک روش خودکار را مورد بحث قرار دادیم. برای درج زیر مجموع در اکسل با استفاده از ویژگی Subtotal. امروز، شما یاد خواهید گرفت که چگونه فرمول های Subtotal را به تنهایی بنویسید و چه مزایایی برای شما به همراه دارد.

عملکرد Excel Subtotal - نحو و کاربردها

Microsoft Excel SUBTOTAL را تعریف می کند. به عنوان تابعی که یک زیرمجموعه را در یک لیست یا پایگاه داده برمی گرداند. در این زمینه، "subtotal" فقط جمع کردن اعداد در یک محدوده مشخص از سلول ها نیست. برخلاف سایر توابع اکسل که فقط برای انجام یک کار خاص طراحی شده اند، SUBTOTAL به طرز شگفت انگیزی همه کاره است - می تواند عملیات حسابی و منطقی مختلفی مانند شمارش سلول ها، محاسبه میانگین، یافتن حداقل یا حداکثر مقدار و موارد دیگر را انجام دهد.

تابع SUBTOTAL در تمام نسخه های اکسل 2016، اکسل 2013، اکسل 2010، اکسل 2007 و پایین تر موجود است.

سینتکس تابع SUBTOTAL اکسل به شرح زیر است:

Where:

• Function_num - عددی که مشخص می کند از کدام تابع برای جمع فرعی استفاده شود.
• Ref1، Ref2، … - یک یا چند سلول یا محدوده تا مجموع فرعی. اولین آرگومان ref مورد نیاز است، بقیه (تا 254) اختیاری هستند.

آگومان function_num می تواند متعلق بهیکی از مجموعه‌های زیر:

• 1 - 11 سلول‌های فیلتر شده را نادیده می‌گیرد، اما شامل ردیف‌های پنهان دستی می‌شود.
• 101 - 111 همه سلول‌های پنهان را نادیده می‌گیرد - فیلتر شده و به صورت دستی پنهان می‌شود.

در واقع، نیازی به حفظ تمام اعداد تابع نیست. به محض اینکه شروع به تایپ یک Subtotal کردیدفرمول در یک سلول یا در نوار فرمول، مایکروسافت اکسل لیستی از اعداد تابع موجود را برای شما نمایش می دهد.

به عنوان مثال، به این صورت می توانید یک فرمول Subtotal 9 برای جمع بندی مقادیر سلول های C2 ایجاد کنید. به C8:

برای افزودن یک عدد تابع به فرمول، روی آن دوبار کلیک کنید، سپس کاما را تایپ کنید، محدوده ای را مشخص کنید، پرانتز بسته شدن را تایپ کنید و Enter را فشار دهید. . فرمول تکمیل شده به این صورت خواهد بود:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

به روشی مشابه، می توانید یک فرمول Subtotal 1 برای بدست آوردن میانگین، Subtotal 2 برای شمارش سلول ها با اعداد، Subtotal 3 برای شمارش بنویسید. غیر خالی و غیره. تصویر زیر چند فرمول دیگر را در عمل نشان می دهد:

توجه داشته باشید. هنگامی که از یک فرمول Subtotal با تابع خلاصه مانند SUM یا AVERAGE استفاده می کنید، فقط سلول های دارای اعداد را محاسبه می کند که نقاط خالی و سلول های حاوی مقادیر غیر عددی را نادیده می گیرند.

اکنون که می دانید چگونه یک فرمول Subtotal در اکسل ایجاد کنید، سوال اصلی این است - چرا کسی می خواهد زحمت یادگیری آن را متحمل شود؟ چرا به سادگی از یک تابع معمولی مانند SUM، COUNT، MAX و غیره استفاده نمی کنید؟ پاسخ را دقیقاً در زیر خواهید یافت.

3 دلیل اصلی برای استفاده از SUBTOTAL در اکسل

در مقایسه با توابع سنتی اکسل، SUBTOTAL مزایای مهم زیر را به شما می دهد.

1 . محاسبه مقادیر در ردیف های فیلتر شده

از آنجایی که تابع Excel SUBTOTAL مقادیر موجود در ردیف های فیلتر شده را نادیده می گیرد، می توانید از آن برای ایجاد یکخلاصه داده پویا که در آن مقادیر جزئی با توجه به فیلتر مجدداً به طور خودکار محاسبه می شوند.

به عنوان مثال، اگر جدول را فیلتر کنیم تا فروش را فقط برای منطقه شرق نشان دهد، فرمول Subtotal به طور خودکار به گونه ای تنظیم می شود که همه مناطق دیگر تنظیم شوند. از کل حذف می شوند:

توجه. از آنجایی که هر دو مجموعه اعداد تابع (1-11 و 101-111) سلول های فیلتر شده را نادیده می گیرند، می توانید از فرمول اتر Subtotal 9 یا Subtotal 109 در این مورد استفاده کنید.

2. فقط سلول های قابل مشاهده را محاسبه کنید

همانطور که به یاد دارید، فرمول های Subtotal با function_num 101 تا 111 همه سلول های پنهان را نادیده می گیرند - فیلتر شده و به صورت دستی پنهان می شوند. بنابراین، وقتی از ویژگی Hide اکسل برای حذف داده‌های نامربوط از نمایش استفاده می‌کنید، از تابع شماره 101-111 برای حذف مقادیر در ردیف‌های مخفی از جمع‌های فرعی استفاده کنید.

مثال زیر به شما کمک می‌کند تا درک بیشتری از نحوه کارکرد آن داشته باشید: مجموع فرعی 9 در مقابل مجموع فرعی 109.

3. نادیده گرفتن مقادیر در فرمول های زیر مجموع تودرتو

اگر محدوده ارائه شده به فرمول زیر مجموع اکسل شما حاوی فرمول های زیر مجموع دیگری باشد، آن جمع های فرعی تودرتو نادیده گرفته می شود، بنابراین همان اعداد دو بار محاسبه نمی شوند. عالی است، اینطور نیست؟

در تصویر زیر، فرمول میانگین بزرگ SUBTOTAL(1, C2:C10) نتایج فرمول های Subtotal در سلول های C3 و C10 را نادیده می گیرد، گویی از یک فرمول میانگین با 2 محدوده مجزا AVERAGE(C2:C5, C7:C9) استفاده کرده اید.

استفاده از Subtotal در اکسل - نمونه های فرمول

وقتیبرای اولین بار با SUBTOTAL روبرو می شوید، ممکن است پیچیده، دشوار و حتی بی معنی به نظر برسد. اما هنگامی که به تکه های برنجی دست پیدا کردید، متوجه خواهید شد که تسلط بر آن چندان دشوار نیست. مثال‌های زیر چند نکته مفید و ایده‌های الهام‌بخش را به شما نشان می‌دهند.

مثال 1. Subtotal 9 در مقابل Subtotal 109

همانطور که قبلاً می‌دانید، Excel SUBTOTAL دو مجموعه از اعداد توابع را می‌پذیرد: 1-11 و 101-111. هر دو مجموعه ردیف‌های فیلتر شده را نادیده می‌گیرند، اما اعداد 1-11 شامل ردیف‌های مخفی دستی هستند در حالی که 101-111 آنها را حذف می‌کنند. برای درک بهتر تفاوت، بیایید مثال زیر را در نظر بگیریم.

برای کل ردیف های فیلتر شده ، می توانید از فرمول Subtotal 9 یا Subtotal 109 مانند تصویر زیر استفاده کنید:

اما اگر موارد نامربوط پنهان را به صورت دستی با استفاده از دستور پنهان کردن ردیف در برگه Home > سلول ها گروه > قالب > پنهان کردن & Unhide ، یا با کلیک راست روی ردیف‌ها، و سپس کلیک کردن روی Hide ، و اکنون می‌خواهید مجموع مقادیر را فقط در ردیف‌های قابل مشاهده داشته باشید، Subtotal 109 تنها گزینه است:

سایر اعداد تابع به همین ترتیب کار می کنند. به عنوان مثال، برای شمارش سلول های فیلتر شده غیر خالی ، فرمول Subtotal 3 یا Subtotal 103 انجام می شود. اما فقط Subtotal 103 می تواند به درستی موارد غیر خالی قابل مشاهده را در صورت وجود هر ردیف پنهان در محدوده به درستی شمارش کند:

توجه داشته باشید. تابع Excel SUBTOTAL باfunction_num 101-111 مقادیر را در ردیف‌های پنهان نادیده می‌گیرد، اما در ستون‌های مخفی نه. به عنوان مثال، اگر از فرمولی مانند SUBTOTAL(109, A1:E1) برای جمع اعداد در یک محدوده افقی استفاده می کنید، مخفی کردن یک ستون روی کل فرعی تأثیری نخواهد داشت.

مثال 2. IF + SUBTOTAL برای خلاصه کردن پویا داده ها

اگر در حال ایجاد یک گزارش خلاصه یا داشبوردی هستید که در آن باید خلاصه داده های مختلف را نمایش دهید اما فضایی برای همه چیز ندارید، روش زیر ممکن است یک راه حل باشد:

• در یک سلول، یک لیست کشویی حاوی نام توابع مانند Total، Max، Min و غیره ایجاد کنید.
• در سلول بعدی در منوی کشویی، یک فرمول IF تو در تو با توابع Subtotal تعبیه شده مربوط به نام توابع در لیست کشویی وارد کنید. و لیست کشویی در A17 شامل موارد Total ، Average ، Max ، و Min است، فرمول "پویا" Subtotal است به صورت زیر:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

و اکنون، بسته به اینکه کاربر شما چه تابعی را از لیست کشویی انتخاب می کند، تابع Subtotal مربوطه مقادیر را در ردیف های فیلتر شده محاسبه می کند:

نکته. اگر به طور ناگهانی لیست کشویی و سلول فرمول از کاربرگ شما ناپدید شد، حتما آنها را در لیست فیلتر انتخاب کنید.

Excel Subtotal کار نمی کند - خطاهای رایج

اگر فرمول Subtotal شما خطایی را برمی گرداند، احتمالاً به دلیلیکی از دلایل زیر:

#VALUE! - آرگومان function_num غیر از یک عدد صحیح بین 1 - 11 یا 101 - 111 است. یا هر یک از آرگومان های ref حاوی یک مرجع 3 بعدی است.

#DIV/0! - اگر یک تابع خلاصه مشخص باید تقسیم بر صفر را انجام دهد (مثلاً محاسبه میانگین یا انحراف استاندارد برای محدوده ای از سلول ها که انجام نمی دهند. حاوی یک مقدار عددی واحد باشد).

#NAME? - نام تابع Subtotal اشتباه نوشته شده است - رفع خطا آسان تر است :)

نکته. اگر هنوز با عملکرد SUBTOTAL احساس راحتی نمی کنید، می توانید از ویژگی SUBTOTAL داخلی استفاده کنید و فرمول ها را به طور خودکار برای شما درج کنید.

این نحوه استفاده از فرمول های SUBTOTAL در اکسل برای محاسبه داده ها در سلول های قابل مشاهده است. برای ساده‌تر کردن مثال‌ها، می‌توانید نمونه‌های کتاب کار ما را در زیر دانلود کنید. از اینکه خواندید متشکریم!

کتاب کار تمرینی

نمونه‌های فرمول Excel SUBTOTAL (فایل xlsx.)