O titorial explica as especificidades da función SUBTOTAL en Excel e mostra como usar fórmulas de subtotal para resumir datos en celas visibles.

No artigo anterior, comentamos un xeito automático. para inserir subtotais en Excel mediante a función Subtotal. Hoxe aprenderás a escribir fórmulas de subtotal por ti mesmo e que vantaxes che proporcionan.

Función de subtotal de Excel: sintaxe e usos

Microsoft define o SUBTOTAL de Excel. como a función que devolve un subtotal nunha lista ou base de datos. Neste contexto, "subtotal" non é só sumar números nun intervalo definido de celas. A diferenza doutras funcións de Excel que están deseñadas para facer só unha cousa específica, SUBTOTAL é incriblemente versátil: pode realizar diferentes operacións aritméticas e lóxicas, como contar celas, calcular a media, atopar o valor mínimo ou máximo e moito máis.

A función SUBTOTAL está dispoñible en todas as versións de Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 e anteriores.

A sintaxe da función SUBTOTAL de Excel é a seguinte:

Onde:

• Número_función : un número que especifica a función que se utilizará para o subtotal.
• Ref1, Ref2, ... : unha ou máis celas ou intervalos para subtotal. O primeiro argumento ref é necesario, outros (ata 254) son opcionais.

O argumento número_función pode pertencer aun dos seguintes conxuntos:

• 1 - 11 ignorar as celas filtradas, pero incluír filas ocultas manualmente.
• 101 - 111 ignorar todas as celas ocultas - filtradas e ocultas manualmente.

De feito, non hai necesidade de memorizar todos os números de función. En canto comeces a escribir un subtotalfórmula nunha cela ou na barra de fórmulas, Microsoft Excel amosará unha lista de números de función dispoñibles para vostede.

Por exemplo, é así como pode facer unha fórmula de subtotal 9 para resumir os valores das celas C2 a C8:

Para engadir un número de función á fórmula, prema dúas veces nel, escriba unha coma, especifique un intervalo, escriba o paréntese de peche e prema Intro. . A fórmula completada terá o seguinte aspecto:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

De forma similar, pode escribir unha fórmula de subtotal 1 para obter unha media, subtotal 2 para contar celas con números, subtotal 3 para contar non espazos en branco, etc. A seguinte captura de pantalla mostra algunhas outras fórmulas en acción:

Nota. Cando usa unha fórmula de subtotal cunha función de resumo como SUMA ou MEDIA, só calcula as celas con números ignorando os espazos en branco e as celas que conteñen valores non numéricos.

Agora que sabes como crear unha fórmula de subtotal en Excel, a pregunta principal é: por que se quere tomar a molestia de aprendela? Por que non usar simplemente unha función normal como SUMA, COUNT, MAX, etc.? Atoparás a resposta a continuación.

Tres razóns principais para usar SUBTOTAL en Excel

En comparación coas funcións tradicionais de Excel, SUBTOTAL ofrécelle as seguintes vantaxes importantes.

1 . Calcula valores en filas filtradas

Debido a que a función SUBTOTAL de Excel ignora os valores nas filas filtradas, pode usala para crear unresumo de datos dinámicos onde os valores do subtotal se recalculan automaticamente segundo o filtro.

Por exemplo, se filtramos a táboa para mostrar só as vendas da rexión Leste, a fórmula do subtotal axustarase automaticamente para que todas as demais rexións elimínanse do total:

Nota. Dado que os dous conxuntos de números de funcións (1-11 e 101-111) ignoran as celas filtradas, pode usar a fórmula éter Subtotal 9 ou Subtotal 109 neste caso.

2. Calcula só as celas visibles

Como lembras, as fórmulas de subtotal con function_num 101 a 111 ignoran todas as celas ocultas, filtradas e ocultas manualmente. Polo tanto, cando use a función Ocultar de Excel para eliminar datos irrelevantes da vista, use o número de función 101-111 para excluír os valores das filas ocultas dos subtotais.

O seguinte exemplo axudarache a comprender mellor como funciona: Subtotal 9 vs. Subtotal 109.

3. Ignorar os valores nas fórmulas de subtotal aniñadas

Se o intervalo proporcionado á súa fórmula de subtotal de Excel contén outras fórmulas de subtotal, ignoraranse eses subtotais aniñados, polo que os mesmos números non se calcularán dúas veces. Increíble, non é?

Na captura de pantalla que aparece a continuación, a fórmula SUBTOTAL(1, C2:C10) de gran media ignora os resultados das fórmulas de subtotal nas celas C3 e C10, coma se usases unha fórmula de media con 2 intervalos separados AVERAGE(C2:C5, C7:C9) .

Uso do subtotal en Excel - exemplos de fórmulas

Candoprimeiro encontro SUBTOTAL, pode parecer complexo, complicado e mesmo sen sentido. Pero unha vez que te poñas ás tachuelas, entenderás que non é tan difícil de dominar. Os seguintes exemplos mostraranche un par de consellos útiles e ideas inspiradoras.

Exemplo 1. Subtotal 9 vs. Subtotal 109

Como xa sabes, Excel SUBTOTAL acepta 2 conxuntos de números de funcións: 1-11 e 101-111. Ambos conxuntos ignoran as filas filtradas, pero os números 1-11 inclúen filas ocultas manualmente mentres que 101-111 exclúenas. Para comprender mellor a diferenza, consideremos o seguinte exemplo.

Para totalizar filas filtradas , podes usar a fórmula do subtotal 9 ou do subtotal 109 como se mostra na captura de pantalla a continuación:

Pero se ocultou elementos irrelevantes manualmente mediante o comando Ocultar filas na pestana Inicio > Grupo de celas > Formato > Ocultar & Mostrar , ou premendo co botón dereito nas filas e, a continuación, premendo en Ocultar , e agora quere totalizar os valores só nas filas visibles, o subtotal 109 é a única opción:

Outros números de función funcionan do mesmo xeito. Por exemplo, para contar celdas filtradas non en branco , a fórmula Subtotal 3 ou Subtotal 103 servirá. Pero só o Subtotal 103 pode contar correctamente os non en branco visibles se hai algunha fila oculta no intervalo:

Nota. A función SUBTOTAL de Excel confunction_num 101-111 ignora os valores nas filas ocultas, pero non nas columnas ocultas . Por exemplo, se usa unha fórmula como SUBTOTAL(109, A1:E1) para sumar números nun intervalo horizontal, ocultar unha columna non afectará ao subtotal.

Exemplo 2. IF + SUBTOTAL para resumir datos de forma dinámica

Se estás a crear un informe de resumo ou un panel no que tes que mostrar varios resumos de datos pero non tes espazo para todo, o seguinte enfoque podería ser unha solución:

• Nunha cela, faga unha lista despregábel que conteña os nomes de funcións como Total, Max, Min, etc.
• Nunha cela ao lado no menú despregable, introduza unha fórmula IF aniñada coas funcións de subtotal incorporadas correspondentes aos nomes das funcións na lista despregable.

Por exemplo, supoñendo que os valores do subtotal están nas celas C2:C16, e a lista despregable en A17 contén elementos Total , Media , Máx e Min , a fórmula "dinámica" do subtotal é do seguinte xeito:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

E agora, dependendo da función que seleccione o usuario na lista despregable, a función Subtotal correspondente calculará os valores nas filas filtradas:

Consello. Se de súpeto a lista despregable e a cela da fórmula desaparecen da túa folla de traballo, asegúrate de seleccionalas na lista de filtros.

Subtotal de Excel non funciona - erros comúns

Se a fórmula do subtotal devolve un erro, é probable que sexa debido aun dos seguintes motivos:

#VALUE! - o argumento número_función non é un número enteiro entre 1 - 11 ou 101 - 111; ou calquera dos argumentos ref contén unha referencia 3-D.

#DIV/0! : ocorre se unha función de resumo especificada ten que realizar unha división por cero (por exemplo, calculando unha media ou desviación estándar para un rango de celas que non conteñen un único valor numérico).

#NAME? - o nome da función Subtotal está mal escrito - o erro é máis fácil de corrixir :)

Consello. Se aínda non te sentes cómodo coa función SUBTOTAL, podes utilizar a función SUBTOTAL integrada e inserir as fórmulas automaticamente.

Así é como usar as fórmulas SUBTOTAL en Excel para calcular datos en celas visibles. Para que os exemplos sexan máis fáciles de seguir, podes descargar o noso caderno de exemplos a continuación. Grazas por ler!

Caderno de prácticas

Exemplos de fórmulas de SUBTOTAL de Excel (ficheiro .xlsx)