Vejledningen forklarer de særlige kendetegn ved funktionen SUBTOTAL i Excel og viser, hvordan du bruger Subtotal-formler til at opsummere data i synlige celler.

I den foregående artikel diskuterede vi en automatisk måde at indsætte subtotaler i Excel ved hjælp af funktionen Subtotal. I dag lærer du, hvordan du selv kan skrive Subtotalformler, og hvilke fordele det giver dig.

Excel Subtotal-funktion - syntaks og anvendelser

Microsoft definerer Excel SUBTOTAL som den funktion, der returnerer en subtotal i en liste eller database. I denne sammenhæng er "subtotal" ikke blot en optælling af tal i et defineret område af celler. I modsætning til andre Excel-funktioner, der kun er designet til at gøre én bestemt ting, er SUBTOTAL utrolig alsidig - den kan udføre forskellige aritmetiske og logiske operationer, f.eks. tælle celler, beregne gennemsnit,finde den mindste eller største værdi og meget mere.

Funktionen SUBTOTAL er tilgængelig i alle versioner af Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 og lavere versioner af Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 og Excel 2007.

Syntaksen for Excel-funktionen SUBTOTAL er som følger:

Hvor:

• Funktion_nummer - et tal, der angiver, hvilken funktion der skal anvendes til subtotalen.
• Ref1, Ref2, ... - en eller flere celler eller intervaller, der skal subtotaliseres. Det første ref-argument er påkrævet, de andre (op til 254) er valgfrie.

Argumentet function_num kan tilhøre et af følgende sæt:

• 1 - 11 ignorerer filtrerede celler, men inkluderer manuelt skjulte rækker.
• 101 - 111 ignorerer alle skjulte celler - filtreres og skjules manuelt.

Faktisk er der ingen grund til at huske alle funktionsnumre. Så snart du begynder at skrive en Subtotal-formel i en celle eller i formellinjen, viser Microsoft Excel en liste over tilgængelige funktionsnumre for dig.

Sådan kan du f.eks. lave en Subtotal 9-formel til at opsummere værdierne i cellerne C2 til C8:

Hvis du vil tilføje et funktionsnummer til formlen, skal du dobbeltklikke på det og derefter skrive et komma, angive et interval, skrive den afsluttende parentes og trykke på Enter. Den færdige formel ser således ud:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

På samme måde kan du skrive en Subtotal 1 formel for at få et gennemsnit, Subtotal 2 for at tælle celler med tal, Subtotal 3 for at tælle celler uden tomme felter osv. Følgende skærmbillede viser et par andre formler i aktion:

Bemærk: Når du bruger en Subtotal-formel med en opsummeringsfunktion som SUM eller AVERAGE, beregnes kun celler med tal, idet der ses bort fra tomme felter og celler, der indeholder ikke-numeriske værdier.

Nu hvor du ved, hvordan du opretter en Subtotal-formel i Excel, er hovedspørgsmålet - hvorfor skulle man tage sig den ulejlighed at lære det? Hvorfor ikke bare bruge en almindelig funktion som SUM, COUNT, MAX osv.? Du finder svaret lige nedenfor.

Top 3 grunde til at bruge SUBTOTAL i Excel

Sammenlignet med de traditionelle Excel-funktioner giver SUBTOTAL dig følgende vigtige fordele.

1. Beregne værdier i filtrerede rækker

Fordi Excel-funktionen SUBTOTAL ignorerer værdier i rækker, der er filtreret ud, kan du bruge den til at oprette en dynamisk datasamling, hvor subtotalværdierne genberegnes automatisk i henhold til filteret.

Hvis vi f.eks. filtrerer tabellen til kun at vise salget for regionen Øst, vil formlen Subtotal automatisk blive justeret, så alle andre regioner fjernes fra totalen:

Bemærk. Da begge funktionstalsæt (1-11 og 101-111) ignorerer de udfiltrede celler, kan du bruge formlen Subtotal 9 eller Subtotal 109 i dette tilfælde.

2. Beregn kun synlige celler

Som du husker, ignorerer subtotalformler med funktionsnummer 101 til 111 alle skjulte celler - filtreret ud og skjult manuelt. Så når du bruger Excels Skjul-funktion til at fjerne irrelevante data fra visningen, skal du bruge funktionsnummer 101-111 til at udelukke værdier i skjulte rækker fra subtotaler.

Følgende eksempel vil hjælpe dig med at få en bedre forståelse af, hvordan det fungerer: Subtotal 9 vs. Subtotal 109.

3. Ignorer værdier i indlejrede Subtotal-formler

Hvis det område, der leveres til din Excel-formel for subtotal, indeholder andre formler for subtotal, vil disse indlejrede subtotaler blive ignoreret, så de samme tal ikke beregnes to gange. Fantastisk, ikke sandt?

I skærmbilledet nedenfor vises formlen for det store gennemsnit SUBTOTAL(1, C2:C10) ignorerer resultaterne af Subtotal-formlerne i cellerne C3 og C10, som om du brugte en Gennemsnit-formel med 2 separate intervaller GENNEMSNIT(C2:C5, C7:C9) .

Brug af subtotal i Excel - eksempler på formler

Når du først støder på SUBTOTAL, kan det virke komplekst, vanskeligt og endda meningsløst. Men når du først kommer til sagen, vil du opdage, at det ikke er så svært at mestre. De følgende eksempler viser dig et par nyttige tips og inspirerende idéer.

Eksempel 1. Subtotal 9 vs. Subtotal 109

Som du allerede ved, accepterer Excel SUBTOTAL 2 sæt af funktionstal: 1-11 og 101-111. Begge sæt ignorerer filtrerede rækker, men tallene 1-11 omfatter manuelt skjulte rækker, mens 101-111 udelukker dem. For bedre at forstå forskellen kan vi se på følgende eksempel.

Til i alt filtrerede rækker kan du bruge formlen Subtotal 9 eller Subtotal 109 som vist i skærmbilledet nedenfor:

Men hvis har skjult irrelevante emner manuelt ved at bruge Skjul rækker kommando på den Hjem faneblad> Celler gruppe> Format > Skjul & Fjern skjul , eller ved at højreklikke på rækkerne og derefter klikke på Skjul , og nu ønsker du kun at summere værdierne i de synlige rækker, er Subtotal 109 den eneste mulighed:

Andre funktionsnumre fungerer på samme måde. For at tælle f.eks. ikke-tomme filtrerede celler er enten formlen Subtotal 3 eller Subtotal 103 tilstrækkelig, men kun Subtotal 103 kan tælle synlige ikke-blanke felter korrekt, hvis der er nogen skjult rækker i intervallet:

Bemærk. Excel SUBTOTAL-funktionen med funktionsnummer 101-111 negligerer værdier i skjulte rækker, men ikke i skjulte kolonner Hvis du f.eks. bruger en formel som SUBTOTAL(109, A1:E1) til at summere tal i et horisontalt område, påvirker det ikke subtotalen, hvis du skjuler en kolonne.

Eksempel 2. IF + SUBTOTAL til dynamisk opsummering af data

Hvis du opretter en oversigtsrapport eller et dashboard, hvor du skal vise forskellige dataoversigter, men ikke har plads til det hele, kan følgende fremgangsmåde være en løsning:

• Lav en rulleliste i en celle, der indeholder funktionsnavne som Total, Max, Min osv.
• Indtast en IF-formel med de integrerede Subtotal-funktioner, der svarer til funktionsnavnene på rullelisten, i en celle ved siden af rullelisten.

Hvis vi f.eks. antager, at værdierne til subtotal er i cellerne C2:C16, og rullelisten i A17 indeholder I alt , Gennemsnit , Max , og Min elementer, er den "dynamiske" Subtotal-formel som følger:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="gennemsnit", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

Og nu vil den tilsvarende Subtotal-funktion beregne værdierne i de filtrerede rækker, afhængigt af hvilken funktion brugeren vælger fra rullelisten:

Tip. Hvis rullelisten og formularcellen pludselig forsvinder fra dit regneark, skal du sørge for at vælge dem i filterlisten.

Excel Subtotal virker ikke - almindelige fejl

Hvis din Subtotal-formel returnerer en fejl, skyldes det sandsynligvis en af følgende årsager:

#VALUE! - argumentet function_num er et andet end et heltal mellem 1 - 11 eller 101 - 111, eller et af ref-argumenterne indeholder en 3D-reference.

#DIV/0! - opstår, hvis en specificeret oversigtsfunktion skal udføre en division med nul (f.eks. beregning af et gennemsnit eller en standardafvigelse for et område af celler, der ikke indeholder en enkelt numerisk værdi).

#NAME? - navnet på Subtotal-funktionen er stavet forkert - det er en lettere fejl at rette :)

Tip. Hvis du ikke føler dig fortrolig med funktionen SUBTOTAL endnu, kan du bruge den indbyggede SUBTOTAL-funktion og få formlerne indsat automatisk for dig.

Sådan bruger du SUBTOTAL-formlerne i Excel til at beregne data i synlige celler. For at gøre eksemplerne nemmere at følge, er du velkommen til at downloade vores arbejdsmappe med eksempler nedenfor. Tak for læsningen!

Arbejdsbog til øvelser

Eksempler på Excel SUBTOTAL-formler (.xlsx-fil)