Το σεμινάριο εξηγεί τις ιδιαιτερότητες της συνάρτησης SUBTOTAL στο Excel και δείχνει πώς να χρησιμοποιείτε τύπους Subtotal για τη σύνοψη δεδομένων σε ορατά κελιά.

Στο προηγούμενο άρθρο, συζητήσαμε έναν αυτόματο τρόπο εισαγωγής υποσυνόλων στο Excel με τη χρήση της λειτουργίας Subtotal. Σήμερα, θα μάθετε πώς να γράφετε μόνοι σας τύπους Subtotal και ποια πλεονεκτήματα σας δίνει αυτό.

Συνάρτηση υποσύνολο του Excel - σύνταξη και χρήσεις

Η Microsoft ορίζει το Excel SUBTOTAL ως τη συνάρτηση που επιστρέφει ένα υποσύνολο σε μια λίστα ή μια βάση δεδομένων. Σε αυτό το πλαίσιο, το "υποσύνολο" δεν είναι απλώς το άθροισμα αριθμών σε μια καθορισμένη περιοχή κελιών. Σε αντίθεση με άλλες συναρτήσεις του Excel που έχουν σχεδιαστεί για να κάνουν μόνο ένα συγκεκριμένο πράγμα, το SUBTOTAL είναι εκπληκτικά ευέλικτο - μπορεί να εκτελέσει διάφορες αριθμητικές και λογικές πράξεις, όπως η μέτρηση κελιών, ο υπολογισμός του μέσου όρου,εύρεση της ελάχιστης ή της μέγιστης τιμής, και πολλά άλλα.

Η συνάρτηση SUBTOTAL είναι διαθέσιμη σε όλες τις εκδόσεις του Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 και χαμηλότερες.

Η σύνταξη της συνάρτησης SUBTOTAL του Excel έχει ως εξής:

Πού:

• Λειτουργία_αριθμός - ένας αριθμός που καθορίζει ποια συνάρτηση θα χρησιμοποιηθεί για το υποσύνολο.
• Ref1, Ref2, ... - ένα ή περισσότερα κελιά ή περιοχές για την αφαίρεση του υποσυνόλου. Το πρώτο όρισμα ref είναι υποχρεωτικό, τα υπόλοιπα (έως 254) είναι προαιρετικά.

Το όρισμα function_num μπορεί να ανήκει σε ένα από τα ακόλουθα σύνολα:

• 1 - 11 αγνοούν τα φιλτραρισμένα κελιά, αλλά περιλαμβάνουν τις χειροκίνητα κρυμμένες γραμμές.
• 101 - 111 αγνοήστε όλα τα κρυφά κελιά - φιλτράρονται και αποκρύπτονται χειροκίνητα.

Στην πραγματικότητα, δεν χρειάζεται να απομνημονεύσετε όλους τους αριθμούς συναρτήσεων. Μόλις αρχίσετε να πληκτρολογείτε έναν τύπο Subtotal σε ένα κελί ή στη γραμμή τύπων, το Microsoft Excel θα σας εμφανίσει έναν κατάλογο με τους διαθέσιμους αριθμούς συναρτήσεων.

Για παράδειγμα, έτσι μπορείτε να φτιάξετε έναν τύπο Subtotal 9 για να αθροίσετε τις τιμές στα κελιά C2 έως C8:

Για να προσθέσετε έναν αριθμό συνάρτησης στον τύπο, κάντε διπλό κλικ σε αυτόν, στη συνέχεια πληκτρολογήστε ένα κόμμα, καθορίστε μια περιοχή, πληκτρολογήστε την κλειστή παρένθεση και πατήστε Enter. Ο ολοκληρωμένος τύπος θα μοιάζει ως εξής:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να γράψετε έναν τύπο Subtotal 1 για να λάβετε έναν μέσο όρο, Subtotal 2 για να μετρήσετε τα κελιά με αριθμούς, Subtotal 3 για να μετρήσετε τα μη κενά κ.ο.κ. Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει μερικούς άλλους τύπους σε δράση:

Σημείωση. Όταν χρησιμοποιείτε έναν τύπο Υποσύνολο με μια συνάρτηση σύνοψης, όπως SUM ή AVERAGE, υπολογίζει μόνο τα κελιά με αριθμούς, αγνοώντας τα κενά και τα κελιά που περιέχουν μη αριθμητικές τιμές.

Τώρα που ξέρετε πώς να δημιουργήσετε έναν τύπο υποσυνόλου στο Excel, το κύριο ερώτημα είναι - γιατί να θέλει κανείς να μπει στον κόπο να τον μάθει; Γιατί να μην χρησιμοποιήσει απλώς μια κανονική συνάρτηση όπως SUM, COUNT, MAX κ.λπ. Θα βρείτε την απάντηση ακριβώς παρακάτω.

Κορυφαίοι 3 λόγοι για να χρησιμοποιήσετε το SUBTOTAL στο Excel

Σε σύγκριση με τις παραδοσιακές συναρτήσεις του Excel, το SUBTOTAL σας παρέχει τα ακόλουθα σημαντικά πλεονεκτήματα.

1. Υπολογίστε τις τιμές στις φιλτραρισμένες γραμμές

Επειδή η συνάρτηση SUBTOTAL του Excel αγνοεί τις τιμές στις γραμμές που έχουν φιλτραριστεί, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μια δυναμική σύνοψη δεδομένων όπου οι τιμές του υποσυνόλου υπολογίζονται αυτόματα σύμφωνα με το φίλτρο.

Για παράδειγμα, αν φιλτράρουμε τον πίνακα για να εμφανίσουμε τις πωλήσεις μόνο για την περιοχή Ανατολή, ο τύπος Υποσύνολο θα προσαρμοστεί αυτόματα έτσι ώστε όλες οι άλλες περιοχές να αφαιρεθούν από το σύνολο:

Σημείωση: Επειδή και τα δύο σύνολα αριθμών λειτουργίας (1-11 και 101-111) αγνοούν τα φιλτραρισμένα κελιά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε τον τύπο Subtotal 9 είτε τον τύπο Subtotal 109 σε αυτή την περίπτωση.

2. Υπολογίστε μόνο τα ορατά κελιά

Όπως θυμάστε, οι τύποι υποσυνόλου με αριθμό συνάρτησης_num 101 έως 111 αγνοούν όλα τα κρυμμένα κελιά - που φιλτράρονται και αποκρύπτονται χειροκίνητα. Έτσι, όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Απόκρυψη του Excel για να αφαιρέσετε άσχετα δεδομένα από την προβολή, χρησιμοποιήστε τον αριθμό συνάρτησης 101-111 για να αποκλείσετε τις τιμές σε κρυφές γραμμές από τα υποσυνόλου.

Το ακόλουθο παράδειγμα θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα πώς λειτουργεί: Υποσύνολο 9 έναντι υποσύνολο 109.

3. Αγνοήστε τιμές σε ένθετους τύπους υποσυνόλου

Εάν η περιοχή που παρέχεται στον τύπο του Excel για το υποσύνολο περιέχει άλλους τύπους υποσυνόλου, αυτά τα ένθετα υποσύνολα θα αγνοηθούν, οπότε οι ίδιοι αριθμοί δεν θα υπολογιστούν δύο φορές.

Στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, ο τύπος Grand Average SUBTOTAL(1, C2:C10) αγνοεί τα αποτελέσματα των τύπων Subtotal στα κελιά C3 και C10, σαν να χρησιμοποιούσατε έναν τύπο Average με 2 ξεχωριστές περιοχές ΜΈΣΟΣ ΌΡΟΣ(C2:C5, C7:C9) .

Χρήση του υποσυνόλου στο Excel - παραδείγματα τύπων

Όταν συναντάτε για πρώτη φορά το SUBTOTAL, μπορεί να σας φανεί πολύπλοκο, δύσκολο, ακόμα και άσκοπο. Αλλά μόλις μπείτε στην ουσία, θα συνειδητοποιήσετε ότι δεν είναι και τόσο δύσκολο να το κατακτήσετε. Τα παρακάτω παραδείγματα θα σας δείξουν μερικές χρήσιμες συμβουλές και εμπνευσμένες ιδέες.

Παράδειγμα 1. Υποσύνολο 9 vs. Υποσύνολο 109

Όπως ήδη γνωρίζετε, το Excel SUBTOTAL δέχεται 2 σύνολα αριθμών συναρτήσεων: 1-11 και 101-111. Και τα δύο σύνολα αγνοούν τις φιλτραρισμένες γραμμές, αλλά οι αριθμοί 1-11 περιλαμβάνουν τις χειροκίνητα κρυμμένες γραμμές, ενώ οι 101-111 τις αποκλείουν. Για να κατανοήσετε καλύτερα τη διαφορά, ας εξετάσουμε το ακόλουθο παράδειγμα.

Στο σύνολο φιλτραρισμένες σειρές , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε τον τύπο Subtotal 9 είτε τον τύπο Subtotal 109, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο:

Αλλά αν έχετε κρυφό άσχετα στοιχεία χειροκίνητα χρησιμοποιώντας το Απόκρυψη σειρών στην εντολή Αρχική σελίδα tab>, Κύτταρα ομάδα>, Μορφή >, Απόκρυψη & απόκρυψη , ή κάνοντας δεξί κλικ στις γραμμές και στη συνέχεια επιλέγοντας Απόκρυψη , και τώρα θέλετε να αθροίσετε τις τιμές μόνο στις ορατές γραμμές, το Subtotal 109 είναι η μόνη επιλογή:

Άλλοι αριθμοί συναρτήσεων λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο. Για παράδειγμα, για να μετρήσετε μη κενά φιλτραρισμένα κύτταρα , είτε ο τύπος "Υποσύνολο 3" είτε ο τύπος "Υποσύνολο 103" είναι κατάλληλος. Αλλά μόνο Υποσύνολο 103 μπορεί να μετρήσει σωστά τα ορατά μη κενά εάν υπάρχουν κρυφό σειρές στην περιοχή:

Σημείωση. Η συνάρτηση SUBTOTAL του Excel με function_num 101-111 παραμελεί τις τιμές σε κρυφές γραμμές, αλλά όχι σε κρυφές στήλες Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιείτε έναν τύπο όπως SUBTOTAL(109, A1:E1) για να αθροίσετε αριθμούς σε ένα οριζόντιο εύρος, η απόκρυψη μιας στήλης δεν θα επηρεάσει το υποσύνολο.

Παράδειγμα 2. IF + SUBTOTAL για δυναμική σύνοψη δεδομένων

Εάν δημιουργείτε μια συνοπτική έκθεση ή ένα ταμπλό όπου πρέπει να εμφανίσετε διάφορα συνοπτικά δεδομένα, αλλά δεν έχετε χώρο για όλα, η ακόλουθη προσέγγιση μπορεί να είναι μια λύση:

• Σε ένα κελί, φτιάξτε μια αναπτυσσόμενη λίστα που θα περιέχει τα ονόματα των συναρτήσεων, όπως Total, Max, Min κ.ο.κ.
• Σε ένα κελί δίπλα στην αναπτυσσόμενη λίστα, εισαγάγετε έναν ένθετο τύπο IF με τις ενσωματωμένες συναρτήσεις Subtotal που αντιστοιχούν στα ονόματα των συναρτήσεων στην αναπτυσσόμενη λίστα.

Για παράδειγμα, υποθέτοντας ότι οι τιμές προς αφαίρεση βρίσκονται στα κελιά C2:C16 και η αναπτυσσόμενη λίστα στο A17 περιέχει Σύνολο , Μέσος όρος , Max , και Min στοιχεία, ο "δυναμικός" τύπος του Υποσυνόλου έχει ως εξής:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

Και τώρα, ανάλογα με το ποια συνάρτηση επιλέγει ο χρήστης σας από την αναπτυσσόμενη λίστα, η αντίστοιχη συνάρτηση Υποσύνολο θα υπολογίζει τις τιμές στις φιλτραρισμένες γραμμές:

Συμβουλή. Αν ξαφνικά η αναπτυσσόμενη λίστα και το κελί τύπου εξαφανιστούν από το φύλλο εργασίας σας, φροντίστε να τα επιλέξετε στη λίστα φίλτρων.

Υποσύνολο του Excel που δεν λειτουργεί - κοινά σφάλματα

Εάν ο τύπος Subtotal σας επιστρέφει σφάλμα, είναι πιθανό να οφείλεται σε έναν από τους ακόλουθους λόγους:

#VALUE! - το όρισμα function_num δεν είναι ακέραιος αριθμός μεταξύ 1 - 11 ή 101 - 111, ή οποιοδήποτε από τα ορίσματα ref περιέχει μια αναφορά 3-D.

#DIV/0! - εμφανίζεται εάν μια καθορισμένη συνάρτηση σύνοψης πρέπει να εκτελέσει διαίρεση με το μηδέν (π.χ. υπολογισμός μέσου όρου ή τυπικής απόκλισης για μια περιοχή κελιών που δεν περιέχει μία μόνο αριθμητική τιμή).

#NAME? - το όνομα της συνάρτησης Subtotal είναι ανορθόγραφο - το ευκολότερο σφάλμα που μπορεί να διορθωθεί :)

Συμβουλή. Αν δεν αισθάνεστε ακόμα άνετα με τη λειτουργία SUBTOTAL, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη λειτουργία SUBTOTAL και να εισαγάγετε τους τύπους αυτόματα.

Αυτός είναι ο τρόπος χρήσης των τύπων SUBTOTAL στο Excel για τον υπολογισμό δεδομένων σε ορατά κελιά. Για να είναι ευκολότερη η παρακολούθηση των παραδειγμάτων, μπορείτε να κατεβάσετε τα δείγματα του βιβλίου εργασίας μας παρακάτω. Σας ευχαριστούμε για την ανάγνωση!

Βιβλίο ασκήσεων

Παραδείγματα τύπων του Excel SUBTOTAL (.xlsx αρχείο)