Le tutoriel explique les spécificités de la fonction SOUS-TOTAL dans Excel et montre comment utiliser les formules de sous-total pour résumer les données dans les cellules visibles.

Dans l'article précédent, nous avons abordé une manière automatique d'insérer des sous-totaux dans Excel en utilisant la fonction Sous-total. Aujourd'hui, vous allez apprendre à écrire des formules de Sous-total par vous-même et quels avantages cela vous apporte.

Fonction sous-total d'Excel - syntaxe et utilisations

Microsoft définit le SOUS-TOTAL d'Excel comme la fonction qui renvoie un sous-total dans une liste ou une base de données. Dans ce contexte, le "sous-total" n'est pas seulement la totalisation de chiffres dans une plage définie de cellules. Contrairement à d'autres fonctions Excel qui sont conçues pour faire une seule chose spécifique, le SOUS-TOTAL est étonnamment polyvalent - il peut effectuer différentes opérations arithmétiques et logiques telles que le comptage de cellules, le calcul de la moyenne,trouver la valeur minimale ou maximale, et plus encore.

La fonction SOUS-TOTAL est disponible dans toutes les versions d'Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 et inférieures.

La syntaxe de la fonction SUBTOTAL d'Excel est la suivante :

Où :

• Numéro de fonction - un nombre qui spécifie la fonction à utiliser pour le sous-total.
• Ref1, Ref2, ... - une ou plusieurs cellules ou plages à sous-totaliser. Le premier argument ref est obligatoire, les autres (jusqu'à 254) sont facultatifs.

L'argument function_num peut appartenir à l'un des ensembles suivants :

• 1 - 11 ignorent les cellules filtrées, mais incluent les lignes masquées manuellement.
• 101 - 111 ignorent toutes les cellules cachées - filtrées et cachées manuellement.

En fait, il n'est pas nécessaire de mémoriser tous les numéros de fonction. Dès que vous commencez à taper une formule de sous-total dans une cellule ou dans la barre de formule, Microsoft Excel affiche une liste des numéros de fonction disponibles.

Par exemple, voici comment vous pouvez créer une formule Sous-total 9 pour additionner les valeurs des cellules C2 à C8 :

Pour ajouter un numéro de fonction à la formule, double-cliquez dessus, puis tapez une virgule, spécifiez une plage, tapez la parenthèse fermante et appuyez sur Entrée. La formule terminée ressemblera à ceci :

=SOUS-TOTAL(9,C2:C8)

De la même manière, vous pouvez écrire une formule Sous-total 1 pour obtenir une moyenne, Sous-total 2 pour compter les cellules contenant des chiffres, Sous-total 3 pour compter les cellules non vides, etc. La capture d'écran suivante montre quelques autres formules en action :

Remarque : lorsque vous utilisez une formule de sous-total avec une fonction de récapitulation telle que SUM ou AVERAGE, elle ne calcule que les cellules contenant des chiffres, en ignorant les blancs et les cellules contenant des valeurs non numériques.

Maintenant que vous savez comment créer une formule de sous-total dans Excel, la question principale est la suivante : pourquoi se donner la peine de l'apprendre ? Pourquoi ne pas simplement utiliser une fonction ordinaire comme SUM, COUNT, MAX, etc. Vous trouverez la réponse ci-dessous.

Les 3 principales raisons d'utiliser SUBTOTAL dans Excel

Par rapport aux fonctions traditionnelles d'Excel, SUBTOTAL vous offre les avantages importants suivants.

1. calculer les valeurs dans les lignes filtrées

Comme la fonction SUBTOTAL d'Excel ignore les valeurs des lignes filtrées, vous pouvez l'utiliser pour créer un récapitulatif dynamique des données où les valeurs des sous-totaux sont recalculées automatiquement en fonction du filtre.

Par exemple, si nous filtrons le tableau pour que les ventes ne concernent que la région Est, la formule du sous-total s'ajuste automatiquement pour que toutes les autres régions soient retirées du total :

Remarque : étant donné que les deux ensembles de numéros de fonction (1-11 et 101-111) ignorent les cellules filtrées, vous pouvez utiliser soit la formule Sous-total 9, soit la formule Sous-total 109 dans ce cas.

2. calculer uniquement les cellules visibles

Comme vous vous en souvenez, les formules de sous-total avec les numéros de fonction 101 à 111 ignorent toutes les cellules cachées - filtrées et cachées manuellement. Ainsi, lorsque vous utilisez la fonction de masquage d'Excel pour supprimer les données non pertinentes de la vue, utilisez les numéros de fonction 101 à 111 pour exclure les valeurs des lignes cachées des sous-totaux.

L'exemple suivant vous aidera à mieux comprendre comment cela fonctionne : Sous-total 9 vs. Sous-total 109.

3. ignorer les valeurs dans les formules de sous-total imbriquées

Si la plage fournie à votre formule de sous-total Excel contient d'autres formules de sous-total, ces sous-totaux imbriqués seront ignorés, de sorte que les mêmes chiffres ne seront pas calculés deux fois. Génial, n'est-ce pas ?

Dans la capture d'écran ci-dessous, la formule de la grande moyenne SOUS-TOTAL(1, C2:C10) ignore les résultats des formules de sous-total dans les cellules C3 et C10, comme si vous utilisiez une formule de moyenne avec deux plages distinctes. MOYENNE(C2:C5, C7:C9) .

Utilisation du sous-total dans Excel - exemples de formules

Lorsque vous rencontrez SUBTOTAL pour la première fois, il peut vous sembler complexe, délicat, voire inutile. Mais une fois que vous serez entré dans le vif du sujet, vous vous rendrez compte qu'il n'est pas si difficile à maîtriser. Les exemples suivants vous montreront quelques conseils utiles et des idées inspirantes.

Exemple 1 : Sous-total 9 vs. Sous-total 109

Comme vous le savez déjà, Excel SUBTOTAL accepte 2 ensembles de numéros de fonctions : 1-11 et 101-111. Les deux ensembles ignorent les lignes filtrées, mais les numéros 1-11 incluent les lignes masquées manuellement alors que les 101-111 les excluent. Pour mieux comprendre la différence, considérons l'exemple suivant.

Au total rangs filtrés vous pouvez utiliser la formule du sous-total 9 ou du sous-total 109 comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous :

Mais si vous avez caché les éléments non pertinents manuellement en utilisant le Masquer les rangées sur le Accueil tab> ; Cellules groupe> ; Format > ; Masquer & Démasquer ou en faisant un clic droit sur les lignes, puis en cliquant sur Cacher et que vous voulez maintenant totaliser les valeurs uniquement dans les lignes visibles, le sous-total 109 est la seule option possible :

D'autres numéros de fonction fonctionnent de la même manière. Par exemple, pour compter cellules filtrées non vierges la formule Sous-total 3 ou Sous-total 103 fera l'affaire, mais seulement Sous-total 103 peut compter correctement les non-blancs visibles s'il y en a. caché rangs de la gamme :

Remarque : la fonction SUBTOTAL d'Excel avec les numéros de fonction 101-111 néglige les valeurs des lignes cachées, mais pas celles de la ligne cachée. colonnes cachées Par exemple, si vous utilisez une formule du type SOUS-TOTAL(109, A1:E1) pour additionner des nombres dans une plage horizontale, le fait de masquer une colonne n'affectera pas le sous-total.

Exemple 2 : IF + SUBTOTAL pour résumer dynamiquement les données

Si vous créez un rapport récapitulatif ou un tableau de bord dans lequel vous devez afficher diverses données récapitulatives mais que vous n'avez pas de place pour tout, l'approche suivante peut être une solution :

• Dans une cellule, créez une liste déroulante contenant les noms des fonctions telles que Total, Max, Min, etc.
• Dans une cellule située à côté de la liste déroulante, saisissez une formule IF imbriquée avec les fonctions de sous-total intégrées correspondant aux noms de fonction de la liste déroulante.

Par exemple, en supposant que les valeurs à sous-total se trouvent dans les cellules C2:C16, et que la liste déroulante en A17 contient Total , Moyenne , Max et Min la formule du sous-total "dynamique" est la suivante :

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="moyenne", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

Et maintenant, en fonction de la fonction que votre utilisateur sélectionne dans la liste déroulante, la fonction Sous-total correspondante calculera les valeurs dans les lignes filtrées :

Conseil : si, tout à coup, la liste déroulante et la cellule de formule disparaissent de votre feuille de calcul, veillez à les sélectionner dans la liste des filtres.

Le sous-total d'Excel ne fonctionne pas - erreurs courantes

Si votre formule de sous-total renvoie une erreur, il est probable que ce soit pour l'une des raisons suivantes :

#VALUE ! - l'argument function_num est différent d'un nombre entier compris entre 1 et 11 ou 101 et 111 ; ou l'un des arguments ref contient une référence 3D.

#DIV/0 ! - se produit si une fonction de résumé spécifiée doit effectuer une division par zéro (par exemple, en calculant une moyenne ou un écart type pour une plage de cellules qui ne contient pas une seule valeur numérique).

#NOM ? - le nom de la fonction Sous-total est mal orthographié - l'erreur la plus facile à corriger :)

Conseil : si vous ne vous sentez pas encore à l'aise avec la fonction SOUS-TOTAL, vous pouvez utiliser la fonction intégrée SOUS-TOTAL et faire insérer automatiquement les formules pour vous.

Voilà comment utiliser les formules SOUS-TOTAL dans Excel pour calculer des données dans des cellules visibles. Pour faciliter le suivi des exemples, nous vous invitons à télécharger notre classeur d'exemples ci-dessous. Merci de nous lire !

Cahier d'exercices

Exemples de formules Excel SUBTOTAL (fichier .xlsx)