Õpetuses selgitatakse Exceli funktsiooni SUBTOTAL eripärasid ja näidatakse, kuidas kasutada vahesumma valemeid andmete kokkuvõtmiseks nähtavates lahtrites.

Eelmises artiklis arutasime automaatset viisi vahesummade sisestamiseks Excelis, kasutades vahesumma funktsiooni. Täna saate teada, kuidas kirjutada vahesumma valemeid ise ja milliseid eeliseid see teile annab.

Exceli vahesumma funktsioon - süntaks ja kasutusalad

Microsoft defineerib Exceli SUBTOTAL kui funktsiooni, mis tagastab vahesumma loendis või andmebaasis. Selles kontekstis ei tähenda "vahesumma" ainult numbrite summeerimist määratletud lahtrite vahemikus. Erinevalt teistest Exceli funktsioonidest, mis on mõeldud ainult ühe konkreetse asja tegemiseks, on SUBTOTAL hämmastavalt mitmekülgne - see võib teha erinevaid aritmeetilisi ja loogilisi operatsioone, nagu lahtrite lugemine, keskmise arvutamine,minimaalse või maksimaalse väärtuse leidmine ja palju muud.

Funktsioon SUBTOTAL on saadaval kõigis Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 ja madalamates versioonides.

Exceli funktsiooni SUBTOTAL süntaks on järgmine:

Kus:

• Funktsioon_num - number, mis määrab, millist funktsiooni kasutada vahesumma jaoks.
• Ref1, Ref2, ... - üks või mitu lahtrit või vahemikku vahesummale. Esimene ref argument on kohustuslik, teised (kuni 254) on valikulised.

Argument function_num võib kuuluda ühte järgmistest kogumitest:

• 1 - 11 ignoreerivad filtreeritud lahtreid, kuid hõlmavad käsitsi peidetud ridu.
• 101 - 111 ignoreerib kõiki peidetud lahtreid - filtreeritakse ja peidetakse käsitsi.

Tegelikult ei ole vaja kõiki funktsiooninumbreid meelde jätta. Niipea, kui hakkate lahtrisse või valemiribale vahesumma valemit kirjutama, kuvab Microsoft Excel teile loetelu olemasolevatest funktsiooninumbritest.

Näiteks nii saate teha valemi "Vahesumma 9", et summeerida lahtrite C2-C8 väärtused:

Funktsiooni numbri lisamiseks valemisse tehke topeltklõps, seejärel sisestage koma, määrake vahemik, sisestage sulgemine ja vajutage Enter. Valmis valem näeb välja selline:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Samamoodi saate kirjutada valemi Vahesumma 1, et saada keskmine, Vahesumma 2, et lugeda numbritega lahtreid, Vahesumma 3, et lugeda tühikuid, mis ei ole tühjad, jne. Järgneval ekraanipildil on näidatud mõned muud valemid:

Märkus. Kui kasutate vahesumma valemit koos kokkuvõttefunktsiooniga, nagu SUMMA või KESKKOND, arvutab see ainult numbritega lahtrid, ignoreerides tühikuid ja lahtreid, mis sisaldavad mittenumbrilisi väärtusi.

Nüüd, kui te teate, kuidas luua Excelis vahesumma valemit, on peamine küsimus - miks peaks selle õppimisega vaeva nägema? Miks ei võiks lihtsalt kasutada tavalist funktsiooni nagu SUM, COUNT, MAX jne? Vastuse leiate kohe allpool.

3 peamist põhjust, miks kasutada Excelis SUBTOTAL'i

Võrreldes traditsiooniliste Exceli funktsioonidega annab SUBTOTAL järgmised olulised eelised.

1. Arvutage väärtused filtreeritud ridades

Kuna Exceli funktsioon SUBTOTAL ignoreerib filtreeritud ridade väärtusi, saate seda kasutada dünaamilise andmete kokkuvõtte loomiseks, kus vahesumma väärtused arvutatakse automaatselt uuesti vastavalt filtrile.

Näiteks kui me filtreerime tabelit nii, et see näitaks ainult idapoolse piirkonna müüki, kohandub vahesumma valem automaatselt nii, et kõik teised piirkonnad eemaldatakse kogusummast:

Märkus. Kuna mõlemad funktsiooninumbrite komplektid (1-11 ja 101-111) ignoreerivad filtreeritud lahtreid, võite sel juhul kasutada kas valemit Vahesumma 9 või Vahesumma 109.

2. Arvutage ainult nähtavad lahtrid

Nagu mäletate, ignoreerivad vahesumma valemid funktsiooniga_numbriga 101 kuni 111 kõiki peidetud lahtreid - need on käsitsi välja filtreeritud ja peidetud. Seega, kui kasutate Exceli funktsiooni Hide, et eemaldada ebaolulised andmed vaatest, kasutage funktsiooni number 101-111, et jätta varjatud ridade väärtused vahesummadest välja.

Järgnev näide aitab teil paremini mõista, kuidas see toimib: Vahesumma 9 vs. Vahesumma 109.

3. Ignoreeri väärtused sisseehitatud vahesumma valemites.

Kui Exceli vahesumma valemile esitatud vahemik sisaldab teisi vahesumma valemeid, siis neid sisesummasid ei arvestata, nii et samu numbreid ei arvutata kaks korda. Suurepärane, kas pole?

Alljärgneval ekraanipildil on Grand Average valemiga VAHESUMMA(1, C2:C10) ignoreerib lahtrites C3 ja C10 olevate vahesumma valemite tulemusi, nagu oleks kasutatud 2 eraldi vahemikku sisaldavat valemit Average (keskmine) KESKMINE(C2:C5, C7:C9) .

Vahesumma kasutamine Excelis - valemite näited

Kui te esimest korda SUBTOTALiga kokku puutute, võib see tunduda keeruline, keeruline ja isegi mõttetu. Aga kui te jõuate asja juurde, mõistate, et seda ei olegi nii raske omandada. Järgnevad näited näitavad teile paar kasulikku nõuannet ja inspireerivat ideed.

Näide 1. Vahesumma 9 vs. vahesumma 109

Nagu te juba teate, aktsepteerib Excel SUBTOTAL 2 funktsioonide numbrite komplekti: 1-11 ja 101-111. Mõlemad komplektid ignoreerivad filtreeritud ridu, kuid numbrid 1-11 sisaldavad käsitsi peidetud ridu, samas kui 101-111 välistavad need. Et erinevust paremini mõista, vaadelgem järgmist näidet.

Kokku filtreeritud read võite kasutada kas valemit "Vahesumma 9" või "Vahesumma 109", nagu on näidatud alloleval ekraanipildil:

Aga kui on peidetud ebaolulised elemendid käsitsi, kasutades Peida read käsk Kodu tab> Rakud rühm> Formaat > Peida &; Peida lahti , või klõpsates paremal hiireklõpsuga ridadel ja seejärel klõpsates nuppu Peida , ja nüüd soovite summeerida väärtusi ainult nähtavates ridades, siis on ainus võimalus Vahepealne summa 109:

Teised funktsioonid töötavad samamoodi. Näiteks, et lugeda tühjad filtreeritud lahtrid , piisab kas vahesumma 3 või vahesumma 103 valemiga. Kuid ainult Vahesumma 103 saab korralikult loendada nähtavaid mitte-tühje kohti, kui neid on olemas peidetud read vahemikus:

Märkus. Exceli funktsioon SUBTOTAL funktsiooniga function_num 101-111 jätab tähelepanuta varjatud ridades olevad väärtused, kuid mitte peidetud veerud Näiteks kui kasutate sellist valemit nagu VAHESUMMA(109, A1:E1) horisontaalse vahemiku numbrite summeerimiseks, ei mõjuta veeru varjamine vahesummat.

Näide 2. IF + SUBTOTAL andmete dünaamiliseks kokkuvõtmiseks

Kui olete koostamas kokkuvõtlikku aruannet või armatuurlauda, kus peate kuvama erinevaid andmeid kokkuvõtlikult, kuid teil ei ole ruumi kõige jaoks, võib lahenduseks olla järgmine lähenemisviis:

• Tehke ühes lahtris rippmenüü, mis sisaldab funktsioonide nimesid, näiteks Total, Max, Min jne.
• Sisestage rippmenüü kõrval asuvasse lahtrisse sisendatud IF-vormel, mille sisseehitatud vahesumma funktsioonid vastavad rippmenüü nimekirjas olevate funktsioonide nimedele.

Näiteks eeldades, et vahesumma väärtused on lahtrites C2:C16 ja A17 ripploendist sisaldab järgmist Kokku , Keskmine , Max ja Min kirjed, on "dünaamiline" vahesumma valem järgmine:

=IF(A17="kokku", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="keskmine", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

Ja nüüd, sõltuvalt sellest, millise funktsiooni kasutaja valib rippmenüüst, arvutab vastav vahesumma funktsioon väärtused filtreeritud ridades:

Vihje. Kui äkki kaovad ripploend ja valemiruut teie töölehel, valige need kindlasti filtrite loendist välja.

Exceli vahesumma ei tööta - tavalised vead

Kui teie vahesumma valem tagastab vea, on selle põhjuseks tõenäoliselt üks järgmistest põhjustest:

#VALUE! - argument function_num on muu kui täisarv vahemikus 1-11 või 101-111; või mõni argumentidest ref sisaldab 3-D viidet.

#DIV/0! - tekib siis, kui määratud kokkuvõttev funktsioon peab tegema jagamise nulliga (nt arvutades keskmist või standardhälvet lahtrite vahemiku jaoks, mis ei sisalda ühtegi arvväärtust).

#NAME? - Subtotal funktsiooni nimi on valesti kirjutatud - lihtsam viga, mida parandada :)

Vihje. Kui te ei tunne end veel mugavalt SUBTOTAL-funktsiooniga, võite kasutada sisseehitatud SUBTOTAL-funktsiooni ja lasta valemid automaatselt sisestada.

See on, kuidas kasutada Excelis SUBTOTAL-vormeleid, et arvutada andmeid nähtavates lahtrites. Et näiteid oleks lihtsam jälgida, võite alla laadida meie näidistööraamatu. Täname lugemise eest!

Praktiline töövihik

Exceli SUBTOTAL valemi näited (.xlsx fail)