Výukový program vysvětluje specifika funkce SUBTOTAL v aplikaci Excel a ukazuje, jak používat vzorce Subtotal k shrnutí dat ve viditelných buňkách.

V předchozím článku jsme se věnovali automatickému způsobu vkládání mezisoučtů v aplikaci Excel pomocí funkce Mezisoučet. Dnes se dozvíte, jak psát vzorce pro mezisoučet sami a jaké výhody vám to přinese.

Funkce mezisoučtu aplikace Excel - syntaxe a použití

Microsoft definuje funkci SUBTOTAL aplikace Excel jako funkci, která vrací mezisoučet v seznamu nebo databázi. V tomto kontextu "mezisoučet" neznamená pouze sčítání čísel v definovaném rozsahu buněk. Na rozdíl od jiných funkcí aplikace Excel, které jsou určeny pouze k jedné konkrétní činnosti, je funkce SUBTOTAL úžasně univerzální - může provádět různé aritmetické a logické operace, jako je počítání buněk, výpočet průměru,hledání minimální nebo maximální hodnoty a další.

Funkce SUBTOTAL je k dispozici ve všech verzích aplikace Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 a nižších.

Syntaxe funkce SUBTOTAL aplikace Excel je následující:

Kde:

• Function_num - číslo, které určuje, která funkce se má použít pro mezisoučet.
• Ref1, Ref2, ... - jedna nebo více buněk nebo rozsahů pro mezisoučet. První argument ref je povinný, ostatní (až 254) jsou nepovinné.

Argument function_num může patřit do jedné z následujících sad:

• 1 - 11 ignorují vyfiltrované buňky, ale zahrnují ručně skryté řádky.
• 101 - 111 ignorují všechny skryté buňky - ručně odfiltrované a skryté.

Ve skutečnosti není třeba si pamatovat všechna čísla funkcí. Jakmile začnete psát vzorec Dílčí součet do buňky nebo do panelu vzorců, Microsoft Excel vám zobrazí seznam dostupných čísel funkcí.

Například takto můžete vytvořit vzorec Mezisoučet 9, který sečte hodnoty v buňkách C2 až C8:

Chcete-li do vzorce přidat číslo funkce, dvakrát na něj klikněte, pak zadejte čárku, určete rozsah, zadejte uzavírací závorku a stiskněte klávesu Enter. Hotový vzorec bude vypadat takto:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Podobným způsobem můžete napsat vzorec Mezisoučet 1 pro získání průměru, Mezisoučet 2 pro počítání buněk s čísly, Mezisoučet 3 pro počítání buněk bez prázdných políček atd. Následující snímek obrazovky ukazuje několik dalších vzorců v akci:

Poznámka: Použijete-li vzorec Mezisoučet se souhrnnou funkcí, jako je SUMA nebo PRŮMĚR, vypočítá pouze buňky s čísly, přičemž ignoruje prázdná místa a buňky obsahující nečíselné hodnoty.

Nyní, když víte, jak vytvořit vzorec pro mezisoučet v aplikaci Excel, je hlavní otázkou, proč se jej učit? Proč jednoduše nepoužít běžnou funkci, jako je SUMA, POČET, MAX atd.? Odpověď najdete níže.

3 hlavní důvody, proč používat SUBTOTAL v aplikaci Excel

V porovnání s tradičními funkcemi aplikace Excel přináší funkce SUBTOTAL následující důležité výhody.

1. Výpočet hodnot ve filtrovaných řádcích

Protože funkce Excel SUBTOTAL ignoruje hodnoty ve vyfiltrovaných řádcích, můžete ji použít k vytvoření dynamického souhrnu dat, kde se hodnoty mezisoučtů automaticky přepočítávají podle filtru.

Pokud například vyfiltrujeme tabulku tak, aby se v ní zobrazovaly pouze tržby za region Východ, vzorec mezisoučtu se automaticky upraví tak, aby se z celkového součtu odstranily všechny ostatní regiony:

Poznámka: Protože obě sady funkčních čísel (1-11 a 101-111) ignorují vyfiltrované buňky, můžete v tomto případě použít vzorec Mezisoučet 9 nebo Mezisoučet 109.

2. Vypočítejte pouze viditelné buňky

Jak si pamatujete, vzorce pro mezisoučet s číslem funkce_číslo 101 až 111 ignorují všechny skryté buňky - ručně odfiltrované a skryté. Pokud tedy používáte funkci Skrýt aplikace Excel k odstranění nerelevantních dat ze zobrazení, použijte číslo funkce 101 až 111 k vyloučení hodnot ve skrytých řádcích z mezisoučtů.

Následující příklad vám pomůže lépe pochopit, jak to funguje: Mezisoučet 9 vs. Mezisoučet 109.

3. Ignorování hodnot ve vnořených vzorcích mezisoučtu

Pokud rozsah zadaný do vzorce mezisoučtu aplikace Excel obsahuje další vzorce mezisoučtu, budou tyto vnořené mezisoučty ignorovány, takže se stejná čísla nebudou počítat dvakrát. Úžasné, že?

Na obrázku níže je vzorec Grand Average. MEZISOUČET(1, C2:C10) ignoruje výsledky vzorců Mezisoučet v buňkách C3 a C10, jako kdybyste použili vzorec Průměr se dvěma samostatnými rozsahy. PRŮMĚR(C2:C5, C7:C9) .

Použití mezisoučtu v aplikaci Excel - příklady vzorců

Když se poprvé setkáte s funkcí SUBTOTAL, může se vám zdát složitá, ošemetná, a dokonce nesmyslná. Jakmile se však dostanete k jádru věci, zjistíte, že není tak těžké ji zvládnout. Na následujících příkladech si ukážeme několik užitečných tipů a inspirativních nápadů.

Příklad 1. Mezisoučet 9 vs. mezisoučet 109

Jak již víte, Excel SUBTOTAL přijímá 2 sady čísel funkcí: 1-11 a 101-111. Obě sady ignorují vyfiltrované řádky, ale čísla 1-11 zahrnují ručně skryté řádky, zatímco 101-111 je vylučují. Pro lepší pochopení rozdílu si uveďme následující příklad.

Celkem filtrované řádky , můžete použít vzorec Mezisoučet 9 nebo Mezisoučet 109, jak je znázorněno na obrázku níže:

Ale pokud máte skryté irelevantní položky ručně pomocí příkazu Skrýt řádky příkaz na Home karta> Buňky skupina> Formát > Skrýt &; Odkrýt , nebo kliknutím pravým tlačítkem myši na řádky a následným kliknutím na možnost Skrýt a nyní chcete sečíst hodnoty pouze ve viditelných řádcích, je jedinou možností mezisoučet 109:

Stejným způsobem fungují i další čísla funkcí. Například pro počítání neprázdné filtrované buňky , postačí vzorec pro mezisoučet 3 nebo mezisoučet 103. Ale pouze Mezisoučet 103 může správně počítat viditelná neprázdná místa, pokud nějaká jsou. skryté řádky v rozsahu:

Poznámka: Funkce SUBTOTAL aplikace Excel s číslem funkce 101-111 zanedbává hodnoty ve skrytých řádcích, ale ne v řádcích s číslem funkce 101-111. skryté sloupce Například pokud použijete vzorec jako MEZISOUČET(109, A1:E1) pro sčítání čísel ve vodorovném rozsahu, skrytí sloupce nebude mít vliv na mezisoučet.

Příklad 2. IF + SUBTOTAL pro dynamické shrnutí dat

Pokud vytváříte souhrnnou zprávu nebo řídicí panel, kde musíte zobrazit různé souhrny dat, ale nemáte místo pro všechny, může být řešením následující postup:

• V jedné buňce vytvořte rozevírací seznam obsahující názvy funkcí, například Total, Max, Min atd.
• Do buňky vedle rozevíracího seznamu zadejte vnořený vzorec IF s vloženými funkcemi Mezisoučet, které odpovídají názvům funkcí v rozevíracím seznamu.

Například za předpokladu, že hodnoty pro mezisoučet jsou v buňkách C2:C16 a rozevírací seznam v A17 obsahuje Celkem , Průměr , Max a Min položek je "dynamický" vzorec pro mezisoučet následující:

=IF(A17="celkem", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="průměr", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

A nyní, v závislosti na tom, jakou funkci uživatel vybere z rozevíracího seznamu, bude příslušná funkce Mezisoučet vypočítávat hodnoty ve filtrovaných řádcích:

Tip: Pokud z listu náhle zmizí rozevírací seznam a buňka se vzorcem, nezapomeňte je vybrat v seznamu filtrů.

Nefunkční mezisoučet aplikace Excel - časté chyby

Pokud vzorec Mezisoučet vrátí chybu, je to pravděpodobně z jednoho z následujících důvodů:

#VALUE! - argument function_num je jiné než celé číslo v rozmezí 1 - 11 nebo 101 - 111; nebo některý z argumentů ref obsahuje 3-D referenci.

#DIV/0! - nastane, pokud má zadaná souhrnná funkce provést dělení nulou (např. výpočet průměru nebo směrodatné odchylky pro rozsah buněk, který neobsahuje jedinou číselnou hodnotu).

#NAME? - název funkce Mezisoučet je napsán chybně - jednodušší chyba k opravě :)

Tip: Pokud se s funkcí SUBTOTAL ještě necítíte dobře, můžete použít vestavěnou funkci SUBTOTAL a nechat si vzorce vložit automaticky.

To je návod, jak používat vzorce SUBTOTAL v aplikaci Excel k výpočtu dat ve viditelných buňkách. Pro snazší pochopení příkladů si můžete stáhnout náš ukázkový sešit níže. Děkujeme za přečtení!

Cvičebnice

Příklady vzorce SUBTOTAL aplikace Excel (.xlsx soubor)