Cuprins
Tutorialul explică particularitățile funcției SUBTOTAL din Excel și arată cum se utilizează formulele Subtotal pentru a rezuma datele din celulele vizibile.
În articolul precedent, am discutat despre o modalitate automată de a introduce subtotaluri în Excel prin utilizarea funcției Subtotal. Astăzi, veți învăța cum să scrieți singuri formule de subtotal și ce avantaje vă oferă acest lucru.
Funcția Excel Subtotal - sintaxă și utilizări
Microsoft definește Excel SUBTOTAL ca fiind funcția care returnează un subtotal într-o listă sau bază de date. În acest context, "subtotal" nu înseamnă doar însumarea numerelor dintr-un interval definit de celule. Spre deosebire de alte funcții Excel care sunt concepute pentru a face doar un singur lucru specific, SUBTOTAL este uimitor de versatil - poate efectua diferite operații aritmetice și logice, cum ar fi numărarea celulelor, calcularea mediei,găsirea valorii minime sau maxime și multe altele.
Funcția SUBTOTAL este disponibilă în toate versiunile Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 și versiunile inferioare.
Sintaxa funcției Excel SUBTOTAL este următoarea:
SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],...)Unde:
- Număr_funcție - un număr care specifică ce funcție trebuie utilizată pentru subtotal.
- Ref1, Ref2, ... - una sau mai multe celule sau intervale de subtotal. Primul argument ref este obligatoriu, celelalte (până la 254) sunt opționale.
Argumentul function_num poate aparține unuia dintre următoarele seturi:
- 1 - 11 ignoră celulele filtrate, dar include rândurile ascunse manual.
- 101 - 111 ignoră toate celulele ascunse - filtrate și ascunse manual.
| Număr_funcție | Funcția | Descriere | |
| 1 | 101 | MEDIU | Returnează media numerelor. |
| 2 | 102 | COUNT | Numără celulele care conțin valori numerice. |
| 3 | 103 | COUNTA | Numără celulele care nu sunt goale. |
| 4 | 104 | MAX | Returnează cea mai mare valoare. |
| 5 | 105 | MIN | Returnează cea mai mică valoare. |
| 6 | 106 | PRODUS | Calculează produsul dintre celule. |
| 7 | 107 | STDEV | Returnează abaterea standard a unei populații pe baza unui eșantion de numere. |
| 8 | 108 | STDEVP | Returnează abaterea standard pe baza unei întregi populații de numere. |
| 9 | 109 | SUM | Adună cifrele. |
| 10 | 110 | VAR | Estimează varianța unei populații pe baza unui eșantion de numere. |
| 11 | 111 | VARP | Estimează varianța unei populații pe baza unei întregi populații de numere. |
De fapt, nu este nevoie să memorați toate numerele funcțiilor. De îndată ce începeți să tastați o formulă Subtotal într-o celulă sau în bara de formule, Microsoft Excel va afișa o listă cu numerele funcțiilor disponibile pentru dvs.
De exemplu, iată cum puteți crea o formulă Subtotal 9 pentru a aduna valorile din celulele C2-C8:
Pentru a adăuga un număr de funcție la formulă, faceți dublu clic pe el, apoi introduceți o virgulă, specificați un interval, introduceți paranteza de închidere și apăsați Enter. Formula completată va arăta astfel:
=SUBTOTAL(9,C2:C8)
În mod similar, puteți scrie o formulă Subtotal 1 pentru a obține o medie, Subtotal 2 pentru a număra celulele cu numere, Subtotal 3 pentru a număra celulele fără spații libere și așa mai departe. Următoarea captură de ecran arată alte câteva formule în acțiune:
Notă. Atunci când utilizați o formulă de subtotal cu o funcție de sumar, cum ar fi SUM sau AVERAGE, aceasta calculează numai celulele cu numere, ignorând spațiile libere și celulele care conțin valori nenumerice.
Acum că știți cum să creați o formulă de subtotal în Excel, întrebarea principală este - de ce ar vrea cineva să se chinuie să o învețe? De ce nu folosiți pur și simplu o funcție obișnuită, cum ar fi SUM, COUNT, MAX etc.? Veți găsi răspunsul chiar mai jos.
Principalele 3 motive pentru a utiliza SUBTOTAL în Excel
În comparație cu funcțiile tradiționale din Excel, SUBTOTAL vă oferă următoarele avantaje importante.
1. Calculați valorile din rândurile filtrate
Deoarece funcția Excel SUBTOTAL ignoră valorile din rândurile filtrate, o puteți utiliza pentru a crea un rezumat dinamic al datelor în care valorile subtotalului sunt recalculate automat în funcție de filtru.
De exemplu, dacă filtrăm tabelul pentru a afișa numai vânzările pentru regiunea Est, formula Subtotal se va ajusta automat astfel încât toate celelalte regiuni să fie eliminate din total:
Notă: Deoarece ambele seturi de numere funcționale (1-11 și 101-111) ignoră celulele filtrate, în acest caz puteți utiliza fie formula Subtotal 9, fie formula Subtotal 109.
2. Calculați numai celulele vizibile
După cum vă amintiți, formulele de subtotal cu numerele de funcție 101-111 ignoră toate celulele ascunse - filtrate și ascunse manual. Așadar, atunci când utilizați funcția de ascundere a Excel pentru a elimina datele irelevante din vedere, utilizați numărul de funcție 101-111 pentru a exclude din subtotaluri valorile din rândurile ascunse.
Următorul exemplu vă va ajuta să înțelegeți mai bine cum funcționează: Subtotal 9 vs. Subtotal 109.
3. Ignoră valorile din formulele subtotal imbricate
Dacă intervalul furnizat formulei Subtotal Excel conține alte formule Subtotal, acele subtotaluri imbricate vor fi ignorate, astfel încât aceleași numere nu vor fi calculate de două ori. Minunat, nu-i așa?
În captura de ecran de mai jos, formula Grand Average SUBTOTAL(1, C2:C10) ignoră rezultatele formulelor Subtotal din celulele C3 și C10, ca și cum ați fi folosit o formulă Medie cu 2 intervale separate MEDIE(C2:C5, C7:C9) .
Utilizarea subtotalului în Excel - exemple de formule
Când vă întâlniți pentru prima dată cu SUBTOTAL, poate părea complex, complicat și chiar inutil. Dar, odată ce veți trece la fapte, vă veți da seama că nu este atât de greu de stăpânit. Următoarele exemple vă vor arăta câteva sfaturi utile și idei inspirate.
Exemplul 1. Subtotal 9 vs. Subtotal 109
După cum știți deja, Excel SUBTOTAL acceptă 2 seturi de numere de funcții: 1-11 și 101-111. Ambele seturi ignoră rândurile filtrate, dar numerele 1-11 includ rândurile ascunse manual, în timp ce 101-111 le exclud. Pentru a înțelege mai bine diferența, să luăm în considerare următorul exemplu.
La total rânduri filtrate , puteți utiliza fie formula Subtotal 9, fie formula Subtotal 109, așa cum se arată în captura de ecran de mai jos:
Dar dacă au ascuns elemente irelevante manual, utilizând Ascundeți rândurile comanda de pe Acasă tab> Celule grup> Format > Ascundeți & Dezascundeți , sau făcând clic dreapta pe rânduri și apoi pe Ascundeți , iar acum doriți să totalizați valorile doar în rândurile vizibile, Subtotal 109 este singura opțiune:
Alte numere funcționale funcționează în același mod. De exemplu, pentru a număra celule filtrate fără goluri , fie formula Subtotal 3, fie formula Subtotal 103. Dar numai Subtotal 103 poate număra în mod corespunzător spațiile libere vizibile dacă există spații libere. ascuns rândurile din interval:
Notă. Funcția Excel SUBTOTAL cu numărul de funcție 101-111 neglijează valorile din rândurile ascunse, dar nu și pe cele din coloane ascunse De exemplu, dacă folosiți o formulă de genul SUBTOTAL(109, A1:E1) pentru a aduna numere într-un interval orizontal, ascunderea unei coloane nu va afecta subtotalul.
Exemplul 2. IF + SUBTOTAL pentru rezumarea dinamică a datelor
În cazul în care creați un raport de sinteză sau un tablou de bord în care trebuie să afișați diverse date de sinteză, dar nu aveți spațiu pentru toate, următoarea abordare ar putea fi o soluție:
- Într-o celulă, creați o listă derulantă care să conțină numele funcțiilor, cum ar fi Total, Max, Min și așa mai departe.
- Într-o celulă de lângă lista derulantă, introduceți o formulă IF imbricata cu funcțiile Subtotal încorporate, care corespund numelor funcțiilor din lista derulantă.
De exemplu, presupunând că valorile de subtotalizat se află în celulele C2:C16, iar lista derulantă din A17 conține Total , Media , Max , și Min articole, formula "dinamică" a subtotalului este următoarea:
=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="medie", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))
Și acum, în funcție de funcția pe care utilizatorul o selectează din lista derulantă, funcția Subtotal corespunzătoare va calcula valorile din rândurile filtrate:
Sfat: Dacă dintr-o dată lista derulantă și celula de formule dispar din foaia de calcul, asigurați-vă că le selectați în lista de filtre.
Excel Subtotal nu funcționează - erori comune
Dacă formula Subtotal returnează o eroare, este posibil ca aceasta să se datoreze unuia dintre următoarele motive:
#VALOARE! - argumentul function_num este altul decât un număr întreg cuprins între 1 - 11 sau 101 - 111; sau oricare dintre argumentele ref conține o referință 3-D.
#DIV/0! - apare în cazul în care o funcție de sinteză specificată trebuie să efectueze o împărțire la zero (de exemplu, calcularea unei medii sau a unei deviații standard pentru un interval de celule care nu conține o singură valoare numerică).
#NAME? - numele funcției Subtotal este scris greșit - o eroare mai ușor de corectat :)
Sfat: Dacă nu vă simțiți încă confortabil cu funcția SUBTOTAL, puteți utiliza funcția SUBTOTAL încorporată și puteți introduce automat formulele pentru dumneavoastră.
Iată cum se utilizează formulele SUBTOTAL în Excel pentru a calcula datele din celulele vizibile. Pentru a facilita urmărirea exemplelor, vă invităm să descărcați mai jos exemplele noastre de registru de lucru. Vă mulțumim pentru lectură!
Caiet de practică
Exemple de formule Excel SUBTOTAL (fișier .xlsx)
