В тази статия ще ви покажа как да сортирате данни в Excel по няколко колони, по имена на колони в азбучен ред и по стойности във всеки ред. Също така ще научите как да сортирате данни по нестандартни начини, когато сортирането по азбучен или цифров ред не работи.

Вярвам, че всички знаят как да сортират по колони по азбучен ред или във възходящ/намаляващ ред. Всичко, което трябва да направите, е да щракнете върху бутоните A-Z или Z-A, намиращи се на Начало в раздела Редактиране на и в групата Данни в раздела Сортиране и филтриране група:

Въпреки това Excel Функция за сортиране предоставя много повече опции и възможности, които не са толкова очевидни, но могат да се окажат изключително полезни:

Сортиране по няколко колони

Сега ще ви покажа как да сортирате данни от Excel по две или повече колони. Ще направя това в Excel 2010, защото имам инсталирана тази версия на компютъра си. Ако използвате друга версия на Excel, няма да имате проблеми с проследяването на примерите, защото функциите за сортиране са почти същите в Excel 2007 и Excel 2013. Може да забележите само някои разлики в цветовите схеми и диалоговите прозорцимакети. Добре, нека продължим...

1. Щракнете върху Сортиране на бутона Данни раздел или Потребителско сортиране на Начало да отворите раздела Сортиране диалог.
2. След това щракнете върху Добавяне на ниво толкова пъти, колкото колони искате да използвате за сортиране:

   

3. От " Сортирай по " и " Тогава чрез ", изберете колоните, по които искате да сортирате данните си. Например планирате почивката си и имате списък с хотели, предоставен от туристическа агенция. Искате да ги сортирате първо по Регион , тогава чрез Основа на борда и накрая чрез Цена , както е показано на снимката на екрана:

   

4. Кликнете върху ОК и ето ви:
   • Първо, Регион колоната се подрежда първа по азбучен ред.
   • Второ, Основа на борда колоната е подредена така, че хотелите с ол инклузив (AL) да са в началото на списъка.
   • И накрая. Цена колоната е подредена от най-малката до най-голямата.

   

Сортирането на данни по няколко колони в Excel е доста лесно, нали? Диалог за сортиране По-нататък в тази статия ще ви покажа как да сортирате по редове, а не по колони, и как да пренареждате данните в работния си лист по азбучен ред въз основа на имената на колоните. Също така ще научите как да сортирате данните в Excel по нестандартни начини, когато сортирането по азбучен или цифров ред не работи.

Сортиране в Excel по редове и по имена на колони

Предполагам, че в 90% от случаите, когато сортирате данни в Excel, сортирате по стойностите в една или няколко колони. Понякога обаче имаме нетривиални набори от данни и се налага да сортираме по редове (хоризонтално), т.е. да пренаредим реда на колоните от ляво на дясно въз основа на заглавията на колоните или стойностите в даден ред.

Например имате списък с фотоапарати, предоставен от местен продавач или изтеглен от интернет. Списъкът съдържа различни характеристики, спецификации и цени, например този:

Това, от което се нуждаете, е да сортирате фотоапаратите по някои параметри, които са от най-голямо значение за вас. Като пример, нека ги сортираме първо по името на модела.

1. Изберете диапазона от данни, който искате да сортирате. Ако искате да пренаредите всички колони, можете просто да изберете която и да е клетка в рамките на диапазона. Не можем да направим това за нашите данни, тъй като в колона А са изброени различни функции и искаме да се придържаме към тях. Затова нашият избор започва от клетка B1:

   

2. Щракнете върху Сортиране на бутона Данни да отворите раздела Сортиране диалогов прозорец. Забележете " Моите данни имат заглавия " в горната дясна част на диалоговия прозорец, трябва да махнете отметката от него, ако работният ви лист няма заглавия. Тъй като нашият лист има заглавия, оставяме отметката и щракваме върху Опции бутон.

   

3. В началото Опции за сортиране диалог под Ориентация , изберете Подредете отляво надясно и щракнете върху OK .

   

4. След това изберете реда, по който искате да сортирате. В нашия пример избираме ред 1, който съдържа имената на фотоапаратите. Уверете се, че имате " Стойности ", избрана под Сортиране и " От А до Я " под Поръчка , след което щракнете върху OK .

   

   Резултатът от сортирането трябва да изглежда по следния начин:

   

Знам, че сортирането по имената на колоните има много малък практически смисъл в нашия случай и го направихме само с демонстрационна цел, за да можете да усетите как работи. По подобен начин можете да сортирате списъка с фотоапарати по размер или сензор за изображения, или тип сензор, или всяка друга характеристика, която е най-важна за вас. Например, нека като начало ги сортираме по цена.

Това, което правите, е да преминете през стъпки 1 - 3, както е описано по-горе, и след това на стъпка 4 вместо ред 2 да изберете ред 4, в който са посочени цените на дребно. Резултатът от сортирането ще изглежда така:

Обърнете внимание, че не е сортиран само един ред. Цели колони са преместени, за да не се изкривяват данните. С други думи, това, което виждате на горната снимка, е списъкът с фотоапарати, подреден от най-евтиния до най-скъпия.

Надявам се, че вече сте разбрали как работи сортирането на ред в Excel. Но какво да правим, ако имаме данни, които не се сортират добре по азбучен или цифров ред?

Сортиране на данните в потребителски ред (с помощта на потребителски списък)

Ако искате да сортирате данните си в някакъв потребителски ред, различен от азбучния, можете да използвате вградените потребителски списъци на Excel или да създадете свои собствени. С вградените потребителски списъци можете да сортирате по дни от седмицата или месеци от годината. Microsoft Excel предоставя два вида такива потребителски списъци - със съкратени и пълни имена:

Да речем, че имаме списък със седмични домакински задължения и искаме да ги подредим по ден на изпълнение или приоритет.

1. Започвате с избиране на данните, които искате да сортирате, и отваряте Сортиране диалогов прозорец точно както при сортиране по няколко колони или по имена на колони ( Данни tab> Сортиране бутон).
2. В Сортирай по изберете колоната, по която искате да сортирате, в нашия случай това е Ден тъй като искаме да сортираме задачите си по дни от седмицата. След това изберете Персонализиран списък под Поръчка както е показано на снимката на екрана:

   

3. В Персонализирани списъци Тъй като в диалоговия прозорец имаме съкратените имена на дни в Ден колони, избираме съответния потребителски списък и щракваме върху ОК .

   

   Вижте също: Формули за условно форматиране на Excel въз основа на друга клетка

   Ето го и това! Сега вече имаме домакински задачи, подредени по дни от седмицата:

   

   Забележка: Ако искате да промените нещо в данните си, имайте предвид, че новите или променените данни няма да се сортират автоматично. Трябва да щракнете върху Повторно приложение на бутона Данни в раздела Сортиране и филтриране група:

   

Както виждате, сортирането на данни в Excel по потребителски списък също не представлява предизвикателство. Последното нещо, което ни остава, е да сортираме данни по наш собствен потребителски списък.

Сортиране на данните по собствен списък

Както си спомняте, имаме още една колона в таблицата - Приоритет колона. За да подредите седмичните си задължения от най-важните към по-малко важните, процедирайте по следния начин.

Изпълнете стъпки 1 и 2, описани по-горе, и когато получите Персонализирани списъци отворен диалогов прозорец, изберете НОВ СПИСЪК в лявата колона под Персонализирани списъци и въведете записите директно в Вписвания в списъка Не забравяйте да въведете записите си точно в реда, в който искате да бъдат подредени - отгоре надолу:

Кликнете върху Добавяне на и ще видите, че новосъздаденият потребителски списък е добавен към съществуващите потребителски списъци, след което щракнете върху ОК :

И ето, че домашните ни задачи са подредени по приоритет:

Когато използвате потребителски списъци за сортиране, можете да сортирате по няколко колони и да използвате различен потребителски списък във всеки случай. Процесът е абсолютно същият, както вече обсъдихме при сортиране по няколко колони.

И накрая, седмичните ни домакински задължения са подредени изключително логично, първо по дни от седмицата, а след това по приоритет :)

Това е всичко за днес, благодаря ви, че четете!