En este artículo le mostraré cómo ordenar datos de Excel por varias columnas, por nombres de columnas en orden alfabético y por valores en cualquier fila. Además, aprenderá cómo ordenar datos de formas no estándar, cuando la ordenación alfabética o numérica no funciona.

Creo que todo el mundo sabe cómo ordenar por columnas alfabéticamente o en orden ascendente/descendente. Todo lo que tiene que hacer es pulsar los botones A-Z o Z-A que residen en la columna Inicio en la pestaña Edición de y en el grupo Datos en la pestaña Ordenar y filtrar grupo:

Sin embargo, el programa Excel Clasificar proporciona muchas más opciones y capacidades que no son tan obvias pero que pueden resultar muy útiles:

Ordenar por varias columnas

Ahora voy a mostrarte cómo ordenar datos de Excel por dos o más columnas. Lo haré en Excel 2010 porque tengo esta versión instalada en mi ordenador. Si utilizas otra versión de Excel, no tendrás ningún problema para seguir los ejemplos porque las funciones de ordenación son prácticamente las mismas en Excel 2007 y Excel 2013. Es posible que solo notes algunas diferencias en los esquemas de color y los cuadros de diálogo'diseños. Bien, sigamos adelante...

1. Haga clic en el botón Ordenar en el botón Datos o Ordenación personalizada en el Inicio para abrir la pestaña Ordenar diálogo.
2. A continuación, haga clic en el botón Añadir nivel tantas veces como columnas desee utilizar para la clasificación:

   

3. Desde el " Ordenar por " y " Entonces ", seleccione las columnas por las que desea ordenar los datos. Por ejemplo, está planificando sus vacaciones y tiene una lista de hoteles que le ha proporcionado una agencia de viajes. Desea ordenarlos primero por Región entonces por Base del Consejo y finalmente por Precio como se muestra en la captura de pantalla:

   

4. Haga clic en OK y aquí estás:
   • En primer lugar, el Región se ordena primero por orden alfabético.
   • En segundo lugar, la Base del Consejo se ordena de modo que los hoteles con todo incluido (AL) aparecen al principio de la lista.
   • Por último, el Precio se ordena de menor a mayor.

   

Ordenar datos por varias columnas en Excel es bastante fácil, ¿verdad? Sin embargo, la función Ordenar diálogo Más adelante en este artículo le mostraré cómo ordenar por fila, no por columna, y cómo reordenar los datos de su hoja de cálculo alfabéticamente basándose en los nombres de las columnas. También aprenderá cómo ordenar sus datos de Excel de formas no estándar, cuando la ordenación alfabética o numérica no funciona.

Ordenar en Excel por filas y por nombres de columnas

Supongo que en el 90% de los casos, cuando ordenamos datos en Excel, lo hacemos por los valores de una o varias columnas. Sin embargo, a veces tenemos conjuntos de datos no triviales y necesitamos ordenar por filas (horizontalmente), es decir, reorganizar el orden de las columnas de izquierda a derecha en función de las cabeceras de las columnas o de los valores de una fila concreta.

Por ejemplo, tienes una lista de cámaras de fotos proporcionada por un vendedor local o descargada de Internet. La lista contiene diferentes características, especificaciones y precios, así:

Lo que necesitas es ordenar las cámaras de fotos por algunos de los parámetros que más te importen. Como ejemplo, vamos a ordenarlas primero por el nombre del modelo.

1. Seleccione el rango de datos que desea ordenar. Si desea reordenar todas las columnas, puede simplemente seleccionar cualquier celda dentro de su rango. No podemos hacer esto para nuestros datos porque la Columna A enumera diferentes características y queremos que se mantengan en su lugar. Por lo tanto, nuestra selección comienza con la celda B1:

   

2. Haga clic en el botón Ordenar en el botón Datos para abrir la pestaña Ordenar Observe el cuadro de diálogo " Mis datos tienen cabeceras "en la parte superior derecha del cuadro de diálogo, debe desmarcarla si su hoja de cálculo no tiene encabezados. Como nuestra hoja tiene encabezados, dejamos la marca y hacemos clic en el botón Opciones botón.

   

3. En la apertura Opciones de clasificación diálogo bajo Orientación elige Ordenar de izquierda a derecha y haga clic en OK .

   

4. A continuación, seleccione la fila por la que desea ordenar. En nuestro ejemplo, seleccionamos la Fila 1 que contiene los nombres de las cámaras de fotos. Asegúrese de que tiene " Valores "seleccionado en Ordenar y " De la A a la Z "bajo Pida y haga clic en OK .

   

   El resultado de la ordenación debería ser similar a éste:

   

Sé que ordenar por nombres de columna tiene muy poco sentido práctico en nuestro caso y lo hicimos sólo a efectos de demostración para que te hagas una idea de cómo funciona. De forma similar, puedes ordenar la lista de cámaras por tamaño, o sensor de imagen, o tipo de sensor, o cualquier otra característica que te resulte más crítica. Por ejemplo, para empezar, vamos a ordenarlas por precio.

Lo que hay que hacer es seguir los pasos 1 - 3 como se ha descrito anteriormente y luego, en el paso 4, en lugar de la Fila 2 se selecciona la Fila 4 que enumera los precios de venta al público. El resultado de la ordenación tendrá el siguiente aspecto:

Ten en cuenta que no se ha ordenado sólo una fila, sino que se han movido todas las columnas para no distorsionar los datos. En otras palabras, lo que ves en la captura de pantalla anterior es la lista de cámaras de fotos ordenadas de la más barata a la más cara.

Espero que ahora hayas comprendido cómo funciona la ordenación de una fila en Excel. Pero, ¿qué ocurre si tenemos datos que no se ordenan bien alfabética o numéricamente?

Ordenar los datos en un orden personalizado (utilizando una lista personalizada)

Si desea ordenar los datos en un orden distinto del alfabético, puede utilizar las listas personalizadas integradas en Excel o crear las suyas propias. Con las listas personalizadas integradas, puede ordenar los datos por días de la semana o meses del año. Microsoft Excel ofrece dos tipos de listas personalizadas: con nombres abreviados y con nombres completos:

Digamos que tenemos una lista de tareas domésticas semanales y queremos ordenarlas por día de vencimiento o prioridad.

1. Para empezar, seleccione los datos que desea ordenar y, a continuación, abra la ventana Ordenar exactamente igual que cuando ordenamos por varias columnas o por nombres de columnas ( Datos tab> Ordenar botón).
2. En el Ordenar por seleccione la columna por la que desea ordenar, en nuestro caso es la columna Día ya que queremos ordenar nuestras tareas por días de la semana. A continuación, seleccione Lista personalizada en Pida como se muestra en la captura de pantalla:

   

3. En el Listas personalizadas Dado que tenemos los nombres abreviados de los días en el cuadro de diálogo Día elegimos la lista personalizada correspondiente y hacemos clic en OK .

   

   Ya tenemos las tareas domésticas ordenadas por días de la semana:

   

   Nota: Si desea cambiar algo en sus datos, tenga en cuenta que los datos nuevos o modificados no se ordenarán automáticamente. Debe hacer clic en el botón Vuelva a aplicar en el botón Datos en la pestaña Ordenar y filtrar grupo:

   

Bien, como veis ordenar los datos de Excel por lista personalizada tampoco supone ningún reto. Lo último que nos queda por hacer es ordenar los datos por nuestra propia lista personalizada.

Ordene los datos por su propia lista personalizada

Como recordarás, tenemos una columna más en la tabla, la columna Prioridad Para ordenar las tareas semanales de mayor a menor importancia, proceda del siguiente modo.

Realice los pasos 1 y 2 descritos anteriormente, y cuando tenga el Listas personalizadas abierto, seleccione la opción NUEVA LISTA en la columna de la izquierda, debajo de Listas personalizadas y escriba las entradas directamente en Entradas de la lista Recuerde escribir las entradas exactamente en el mismo orden en que desea que se ordenen, de arriba a abajo:

Haga clic en Añadir y verá que la lista personalizada recién creada se añade a las listas personalizadas existentes; a continuación, haga clic en OK :

Y aquí vienen nuestras tareas domésticas, ordenadas por prioridad:

Cuando utilice listas personalizadas para ordenar, podrá ordenar por varias columnas y utilizar una lista personalizada diferente en cada caso. El proceso es exactamente el mismo que ya hemos comentado al ordenar por varias columnas.

Y por último, tenemos nuestras tareas domésticas semanales ordenadas con la máxima lógica, primero por el día de la semana, y luego por prioridad :)

Esto es todo por hoy, ¡gracias por leer!