El tutorial explica cómo eliminar espacios en blanco en Excel utilizando fórmulas y la herramienta Text Toolkit. Aprenderá a eliminar espacios iniciales y finales en una celda, eliminar espacios adicionales entre palabras, deshacerse de los espacios en blanco que no se rompen y de los caracteres que no se imprimen.

¿Cuál es el mayor problema de los espacios? Suelen ser invisibles para el ojo humano. Un usuario atento puede captar de vez en cuando un espacio inicial escondido antes del texto o algunos espacios de más entre palabras. Pero no hay forma de detectar los espacios finales, esos que se mantienen fuera de la vista al final de las celdas.

No sería un gran problema si los espacios adicionales estuvieran por ahí, pero estropean tus fórmulas. La cuestión es que dos celdas que contengan el mismo texto con y sin espacios, incluso si es tan pequeño como un solo carácter de espacio, se consideran valores diferentes. Por lo tanto, puedes estar devanándote los sesos tratando de averiguar por qué una fórmula obviamente correcta no puede coincidir con dos entradas aparentemente idénticas.

Ahora que eres plenamente consciente del problema, es hora de buscar una solución. Hay varias formas de eliminar espacios de una cadena, y este tutorial te ayudará a elegir la técnica más adecuada para tu tarea concreta y el tipo de datos con el que trabajas.

Cómo eliminar espacios en blanco en Excel: iniciales, finales, entre palabras

Si su conjunto de datos contiene espacios superfluos, la función TRIM de Excel puede ayudarle a eliminarlos todos de una vez: espacios iniciales, finales y múltiples espacios intermedios, excepto un único carácter de espacio entre palabras.

Una fórmula TRIM normal es así de sencilla:

=TRIM(A2)

Donde A2 es la celda de la que quieres borrar espacios.

Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, la fórmula TRIM de Excel eliminó con éxito todos los espacios antes y después del texto, así como los espacios consecutivos en medio de una cadena.

Y ahora, sólo tiene que sustituir los valores de la columna original por valores recortados. La forma más sencilla de hacerlo es utilizando Pegado especial > Valores Las instrucciones detalladas se encuentran aquí: Cómo copiar valores en Excel.

Además, puede utilizar la función TRIM de Excel para eliminar sólo espacios delante El ejemplo de la fórmula se encuentra aquí: Cómo recortar los espacios a la izquierda en Excel (Recorte a la izquierda).

Cómo eliminar saltos de línea y caracteres no imprimibles

Al importar datos de fuentes externas, no sólo aparecen espacios extra, sino también diversos caracteres no imprimibles, como retorno de carro, salto de línea, tabulación vertical u horizontal, etc.

La función TRIM puede deshacerse de espacios en blanco, pero no puede eliminar caracteres no impresos. Técnicamente, Excel TRIM está diseñado para eliminar sólo el valor 32 en el sistema ASCII de 7 bits, que es el carácter espacio.

Para eliminar espacios y caracteres no impresos de una cadena, utilice TRIM en combinación con la función CLEAN. Como su nombre indica, CLEAN está pensada para limpiar datos, y puede eliminar todos y cada uno de los 32 primeros caracteres no impresos del conjunto ASCII de 7 bits (valores del 0 al 31), incluyendo salto de línea (valor 10).

Suponiendo que los datos a limpiar están en la celda A2, la fórmula es la siguiente:

=TRIM(CLEAN(A2))

Si la fórmula Recortar/Limpiar une el contenido de varias líneas sin espacios, puede solucionarlo utilizando una de estas técnicas:

• Utilice la función "Reemplazar todo" de Excel: en el cuadro "Buscar qué", introduzca un retorno de carro pulsando la combinación de teclas Ctrl+J; y en el cuadro "Reemplazar por", escriba un espacio. Haciendo clic en el botón Sustituir todo cambiará todos los saltos de línea del intervalo seleccionado por espacios.
• Utilice la siguiente fórmula para sustituir los caracteres Retorno de carro (valor 13) y Salto de línea (valor 10) por espacios:

  =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(13)," "), CHAR(10), " ")

Para obtener más información, consulte Cómo eliminar los retornos de carro (saltos de línea) en Excel.

Cómo eliminar los espacios de no ruptura en Excel

Si después de utilizar la fórmula TRIM & CLEAN todavía quedan algunos espacios, lo más probable es que haya copiado/pegado los datos de algún sitio y se hayan colado algunos espacios que no son de ruptura.

Para eliminar los espacios sin ruptura (carácter html ), sustituirlos por espacios normales y, a continuación, hacer que la función TRIM los elimine:

=TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(160), " "))

Para entender mejor la lógica, desglosemos la fórmula:

• Un carácter de no ruptura tiene el valor 160 en el sistema ASCII de 7 bits, por lo que puede definirlo utilizando la fórmula CHAR(160).
• La función SUBSTITUTE se utiliza para convertir los espacios sin ruptura en espacios regulares.
• Y por último, incrusta la sentencia SUBSTITUTE en la función TRIM para eliminar los espacios convertidos.

Si su hoja de cálculo también contiene caracteres no imprimibles, utilice la función LIMPIAR junto con TRIM y SUSTITUIR para eliminar de un plumazo los espacios y símbolos no deseados:

=TRIM(CLEAN((SUBSTITUTE(A2,CHAR(160),""))))

La siguiente captura de pantalla muestra la diferencia:

Cómo eliminar un carácter específico no impreso

Si el enlace de las 3 funciones comentadas en el ejemplo anterior (TRIM, CLEAN y SUBSTITUTE) no ha sido capaz de eliminar espacios o caracteres no imprimibles en su hoja, significa que esos caracteres tienen valores ASCII distintos de 0 a 32 (caracteres no imprimibles) o 160 (espacio no de ruptura).

En este caso, utilice la función CODE para identificar el valor del carácter y, a continuación, emplee SUBSTITUTE para sustituirlo por un espacio normal y TRIM para eliminar el espacio.

Suponiendo que los espacios u otros caracteres indeseables de los que desea deshacerse residen en la celda A2, escriba 2 fórmulas:

1. En la celda B2, detecte el valor del carácter problemático utilizando una de las siguientes funciones de CODE:
   • Espacio inicial o carácter no impreso al principio de la cadena:

     =CÓDIGO(IZQUIERDA(A2,1))

   • Espacio final o carácter no imprimible al final de la cadena:

     =CÓDIGO(DERECHA(A2,1))

   • Espacio o carácter no impreso en medio de la cadena, donde n es la posición del carácter problemático:

     =CODE(MID(A2, n , 1)))

   En este ejemplo, tenemos algún carácter desconocido no impreso en medio del texto, en la 4ª posición, y averiguamos su valor con esta fórmula:

   =CÓDIGO(MID(A2,4,1))

   La función CODE devuelve el valor 127 (véase la captura de pantalla siguiente).

2. En la celda C2, sustituye CHAR(127) por un espacio regular (" "), y luego recorta ese espacio:

   =TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "))

El resultado debería ser algo parecido a esto:

Si sus datos contienen varios caracteres diferentes que no se imprimen, así como espacios que no se rompen, puede anidar dos o más funciones SUBSTITUTE para eliminar todos los códigos de caracteres no deseados a la vez:

=TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "), CHAR(160), " ")))

Cómo eliminar todos los espacios en Excel

En algunas situaciones, es posible que desee eliminar absolutamente todos los espacios en blanco de una celda, incluidos los espacios simples entre palabras o números. Por ejemplo, cuando ha importado una columna numérica en la que se utilizan espacios como separadores de miles, lo que facilita la lectura de números grandes, pero impide el cálculo de sus fórmulas.

Para borrar todos los espacios de una sola vez, utilice SUSTITUIR como se explica en el ejemplo anterior, con la única diferencia de que sustituirá el carácter de espacio devuelto por CHAR(32) por nada (""):

=SUSTITUIR(A2, CHAR(32), "")

También puede escribir simplemente el espacio (" ") en la fórmula, de la siguiente manera:

=SUSTITUIR(A2," ","")

Después, sustituye las fórmulas por valores y tus números se calcularán correctamente.

Cómo contar espacios en Excel

Antes de eliminar espacios de una celda determinada, puede que tenga curiosidad por saber cuántos hay en realidad.

Para obtener el recuento total de espacios en una celda, haga lo siguiente:

• Calcular toda la longitud de la cadena utilizando la función LEN: LEN(A2)
• Sustituir todos los espacios por nada: SUBSTITUTE(A2," ","")
• Calcular la longitud de la cadena sin espacios: LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))
• Resta la longitud de la cadena "sin espacio" de la longitud total.

Suponiendo que la cadena de texto original está en la celda A2, la fórmula completa es la siguiente:

=LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))

Para saber cuántos espacios adicionales están en la celda, obtenga la longitud del texto sin espacios adicionales y réstela de la longitud total de la cadena:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

La siguiente captura de pantalla muestra ambas fórmulas en acción:

Ahora que sabes cuántos espacios contiene cada celda, puedes eliminar los espacios sobrantes de forma segura utilizando la fórmula TRIM.

Eliminación de espacios y limpieza de datos sin fórmulas

Como ya sabes, muchos espacios extra y otros caracteres no deseados pueden merodear desapercibidos en tus hojas, especialmente si importas tus datos de fuentes externas. También sabes cómo eliminar espacios en Excel con una fórmula. Por supuesto, aprender un puñado de fórmulas es un buen ejercicio para afinar tus habilidades, pero puede llevarte mucho tiempo.

Los usuarios de Excel que valoran su tiempo y aprecian la comodidad pueden aprovechar las Herramientas de texto incluidas en nuestra Ultimate Suite para Excel. Una de estas prácticas herramientas permite eliminar espacios y caracteres no imprimibles con un solo clic de botón.

Una vez instalado, Ultimate Suite añade varios botones útiles a la cinta de Excel, tales como Espacios para recortar , Eliminar caracteres , Convertir texto , Formato claro y algunos más.

Siempre que quieras eliminar espacios en blanco en tus hojas de Excel, realiza estos 4 rápidos pasos:

1. Seleccione las celdas (rango, columna completa o fila) en las que desea eliminar los espacios sobrantes.
2. Haga clic en el botón Espacios para recortar en el botón Datos de Ablebits ficha.
3. Elija una o varias opciones:
   • Eliminar líder y siguiendo espacios
   • Recorte extra espacios entre palabras a uno
   • Borrar sin ruptura espacios ( )
4. Haga clic en el botón Recorte botón.

Todos los espacios sobrantes se eliminan con un solo clic.

Así es como se pueden eliminar rápidamente los espacios en las celdas de Excel. Si tienes curiosidad por explorar otras capacidades, te invito a descargar una versión de evaluación de Ultimate Suite. Te doy las gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!