В този урок ще продължим да изследваме очарователния свят на условното форматиране в Excel. Ако не се чувствате много добре в тази област, може би ще искате първо да прегледате предишната статия, за да възстановите основите - Как да използваме условно форматиране в Excel.

Днес ще се спрем на това как да използваме формулите на Excel, за да форматираме отделни клетки и цели редове въз основа на зададени от вас стойности или въз основа на стойността на друга клетка. Това често се счита за висш пилотаж на условното форматиране на Excel и след като го овладеете, ще ви помогне да разширите форматите в електронните си таблици далеч отвъд обичайните им употреби.

Условно форматиране на Excel въз основа на стойност на друга клетка

Предварително зададените условни форматирания на Excel, като например ленти с данни, цветови скали и набори от икони, са предназначени главно за форматиране на клетки въз основа на собствените им стойности. Ако искате да приложите условно форматиране въз основа на друга клетка или да форматирате цял ред въз основа на стойността на една клетка, трябва да използвате формули.

Нека да видим как можете да създадете правило с помощта на формула, а след това да обсъдим примери за формули за конкретни задачи.

Как да създадете правило за условно форматиране въз основа на формула

За да настроите правило за условно форматиране въз основа на формула в която и да е версия на Excel 2010 до Excel 365, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете клетките, които искате да форматирате. Можете да изберете една колона, няколко колони или цялата таблица, ако искате да приложите условното форматиране към редовете.

   Съвет. Ако планирате да добавяте повече данни в бъдеще и искате правилото за условно форматиране да се прилага автоматично към новите записи, можете да:

   • Конвертиране на набор от клетки в таблица ( Вмъкване на раздел> Таблица ). В този случай условното форматиране ще бъде приложено автоматично към всички нови редове.
   • Изберете няколко празни реда под данните си, например 100 празни реда.
2. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране> Ново правило...

   

3. В Ново правило за форматиране изберете Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате .
4. Въведете формулата в съответното поле.
5. Щракнете върху Формат... за да изберете персонализиран формат.

   

6. Превключване между Шрифт , Граница и Напълнете и да играете с различни опции, като например стил на шрифта, цвят на шаблона и ефекти на запълване, за да настроите формата, който работи най-добре за вас.Ако стандартната палитра не е достатъчна, щракнете върху Повече цветове... и изберете всеки RGB или HSL цвят по ваш вкус. Когато приключите, щракнете върху ОК бутон.

   

7. Уверете се, че Преглед секцията показва желания формат и ако е така, щракнете върху OK Ако не сте напълно доволни от визуализацията на формата, щракнете върху бутона Формат... отново и направете редакциите.

   

Съвет. Винаги, когато трябва да редактирате формула за условно форматиране, натиснете F2 и след това се придвижете до необходимото място във формулата, като използвате клавишите със стрелки. Ако се опитате да използвате стрелки, без да натиснете F2 , във формулата ще бъде вмъкнат диапазон, а не само да преместите показалеца за вмъкване. За да добавите препратка към определена клетка във формулата, натиснете F2 втори път и след това щракнете върху тази клетка.

Примери за формула за условно форматиране на Excel

След като вече знаете как да създавате и прилагате условно форматиране в Excel въз основа на друга клетка, нека продължим и видим как да използваме различни формули в Excel на практика.

Съвет. За да работи правилно формулата за условно форматиране на Excel, винаги спазвайте тези прости правила.

Формули за сравняване на стойности (числа и текст)

Както знаете, Microsoft Excel предоставя няколко готови правила за форматиране на клетки със стойности, по-големи от, по-малки от или равни на зададената от вас стойност ( Правила за условно форматиране>Правила за подчертаване на клетките ). тези правила обаче не работят, ако искате да форматирате условно определени колони или цели редове въз основа на стойността на клетка в друга колона. В този случай се използват аналогични формули:

Снимката на екрана по-долу показва пример за По-голямо от формулата която подчертава имената на продуктите в колона А, ако броят на артикулите в наличност (колона С) е по-голям от 0. Обърнете внимание, че формулата се отнася само за колона А ($A$2:$A$8). Но ако изберете цялата таблица (в нашия случай $A$2:$E$8), това ще подчертае цели редове въз основа на стойността в колона С.

По подобен начин можете да създадете правило за условно форматиране, за да сравните стойностите на две клетки. Например:

=$A2<$B2 - форматиране на клетки или редове, ако стойност в колона A е по-малка от съответната стойност в колона B.

=$A2=$B2 - форматиране на клетки или редове, ако стойностите в колони A и B са еднакви.

=$A2$B2 - форматиране на клетки или редове, ако стойността в колона A не е същата като тази в колона B.

Както можете да видите на скрийншота по-долу, тези формули работят както за текстови стойности, така и за числа.

Формули AND и OR

Ако искате да форматирате таблица на Excel въз основа на 2 или повече условия, използвайте функцията =AND или =OR:

На скрийншота по-долу използваме формулата =AND($C2>0, $D2="Worldwide") за промяна на фоновия цвят на редовете, ако броят на артикулите в наличност (колона C) е по-голям от 0 и ако продуктът се доставя в цял свят (колона D). Моля, обърнете внимание, че формулата работи с текстови стойности както и с номера .

Естествено, можете да използвате две, три или повече условия във формулите AND и OR. За да видите как това работи на практика, гледайте Видео: Условно форматиране въз основа на друга клетка.

Това са основните формули за условно форматиране, които използвате в Excel. Сега нека разгледаме малко по-сложни, но много по-интересни примери.

Условно форматиране за празни и непразни клетки

Мисля, че всеки знае как да форматира празни и непразни клетки в Excel - просто създавате ново правило от вида " Форматирайте само клетките, които съдържат" и изберете един от двата типа Заготовки или Без заготовки .

Но какво става, ако искате да форматирате клетки в определена колона, ако съответната клетка в друга колона е празна или не е празна? В този случай ще трябва отново да използвате формулите на Excel:

Формула за заготовки : =$B2="" - форматиране на избрани клетки/редове, ако съответната клетка в колона B е празна.

Формула за непразни полета : =$B2"" - форматиране на избрани клетки/редове, ако съответната клетка в колона B не е празна.

Забележка. Формулите по-горе ще работят за клетки, които са "визуално" празни или не са празни. Ако използвате някоя функция на Excel, която връща празен низ, напр. =if(false, "OK", "") и не искате тези клетки да се третират като празни, използвайте вместо това следните формули =isblank(A1)=true или =isblank(A1)=false за форматиране съответно на празни и непразни клетки.

Ето един пример за това как можете да използвате горните формули на практика. Да предположим, че имате колона (B), която е " Дата на продажба " и друга колона (В) " Доставка ". Тези 2 колони имат стойност само ако е извършена продажба и е доставен артикул. Така че искате целият ред да стане оранжев, когато е извършена продажба; а когато е доставен артикул, съответният ред трябва да стане зелен. За да постигнете това, трябва да създадете 2 правила за условно форматиране със следните формули:

• Оранжеви редове (клетката в колона В не е празна): =$B2""
• Зелени редове (клетките в колона Б и колона В не са празни): =AND($B2"", $C2"")

Още нещо, което трябва да направите, е да преместите второто правило на върха и да изберете Спрете, ако е вярно поставете отметка в квадратчето до това правило:

В този конкретен случай опцията "Stop if true" (Спиране, ако е вярно) всъщност е излишна и правилото ще работи с нея или без нея. Може да искате да поставите отметка в това поле само като допълнителна предпазна мярка, в случай че в бъдеще добавите няколко други правила, които могат да влязат в конфликт с някое от съществуващите.

За повече информация вижте Условно форматиране на празни клетки в Excel.

Формули на Excel за работа с текстови стойности

Ако искате да форматирате определена колона(и), когато друга клетка в същия ред съдържа определена дума, можете да използвате формулата, разгледана в един от предишните примери (например =$D2="Worldwide"). Това обаче ще работи само за точно съвпадение .

За частично съвпадение , ще трябва да използвате търсачка (без значение на големи и малки букви) или търсене (без значение на големи и малки букви).

Например, за да форматирате избрани клетки или редове, ако съответната клетка в колона D съдържа думата " В световен мащаб ", използвайте формулата по-долу. Тази формула ще намери всички такива клетки, независимо от това къде се намира посоченият текст в клетката, включително " Кораби по целия свят ", " В цял свят, с изключение на... " и т.н:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Ако искате да засенчите избрани клетки или редове, ако съдържанието на клетката започва с текста за търсене, използвайте тази опция:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Формули на Excel за подчертаване на дубликати

Ако задачата ви е условно да форматирате клетки с дублиращи се стойности, можете да използвате предварително дефинираното правило, налично в Условно форматиране> Правила за подчертаване на клетките> Дублиране на стойности... В следната статия са дадени подробни указания за използването на тази функция: Как автоматично да подчертаете дубликатите в Excel.

В някои случаи обаче данните изглеждат по-добре, ако оцветите избрани колони или цели редове, когато се появят дублирани стойности в друга колона. В този случай ще трябва отново да използвате формулата за условно форматиране на Excel и този път ще използваме COUNTIF Както знаете, тази функция на Excel преброява броя на клетките в определен диапазон, които отговарят на един критерий.

Подчертаване на дубликати, включително на първите срещания

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - тази формула открива дублиращи се стойности в посочения диапазон в колона А (A2:A10 в нашия случай), включително първите случаи.

Ако решите да приложите правилото към цялата таблица, ще се форматират целите редове, както виждате на снимката по-долу. Реших да променя цвета на шрифта в това правило, просто за разнообразие : )

Подчертаване на дубликати без 1-ва поява

За да пренебрегнете първата поява и да маркирате само следващите дублирани стойности, използвайте тази формула: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Подчертаване на последователни дубликати в Excel

Ако предпочитате да подчертаете само дублиращите се данни в последователни редове, можете да направите това по следния начин. Този метод работи за всички типове данни: числа, текстови стойности и дати.

• Изберете колоната, в която искате да маркирате дубликатите, без заглавието на колоната .
• Създайте правило(а) за условно форматиране, като използвате тези прости формули:

  Правило 1 (синьо): =$A1=$A2 - подчертава второто появяване и всички следващи появявания, ако има такива.

  Правило 2 (зелено): =$A2=$A3 - подчертава първата поява.

В горните формули A е колоната, която искате да проверите за дублиране, $A1 е заглавието на колоната, $A2 е първата клетка с данни.

Важно! За правилната работа на формулите е важно Правило 1, което подчертава второто и всички следващи дублирания, да бъде първото правило в списъка, особено ако използвате два различни цвята.

Подчертаване на дублиращи се редове

Ако искате да приложите условния формат, когато се появят дублиращи се стойности в две или повече колони, ще трябва да добавите допълнителна колона към таблицата, в която да обедините стойностите от ключовите колони, като използвате проста формула като тази =A2&B2 . След това прилагате правило, като използвате някой от вариантите на формулата COUNTIF за дубликати (със или без 1-ва поява). Естествено, можете да скриете допълнителна колона след създаването на правилото.

Като алтернатива можете да използвате функцията COUNTIFS, която поддържа множество критерии в една формула. В този случай няма да ви е необходима помощна колона.

В този пример, за да маркирате дублиращи се редове с 1-ви появявания , създайте правило със следната формула:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Подчертаване на дублиращи се редове без 1-ви появявания , използвайте тази формула:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Сравняване на 2 колони за дубликати

Една от най-често срещаните задачи в Excel е да се проверят 2 колони за дублиращи се стойности - т.е. да се намерят и подчертаят стойности, които съществуват и в двете колони. За да направите това, ще трябва да създадете правило за условно форматиране на Excel за всяка колона с комбинация от =ISERROR() и =MATCH() функции:

За колона А: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

За колона B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Забележка: За да работят правилно такива условни формули, е много важно да прилагате правилата за целите колони, напр. =$A:$A и =$B:$B .

Пример за практическо използване можете да видите на следващата снимка, която подчертава дублиранията в колони E и F.

Както можете да видите, формулите за условно форматиране на Excel се справят доста добре с дублиранията. За по-сложни случаи обаче бих препоръчал да използвате добавката Duplicate Remover, която е специално разработена за намиране, подчертаване и премахване на дублирания в Excel, в един лист или между две електронни таблици.

Формули за подчертаване на стойности над или под средната стойност

Когато работите с няколко набора от цифрови данни, СРЕДНА СТОЙНОСТ() функцията може да бъде полезна за форматиране на клетки, чиито стойности са под или над средната стойност в дадена колона.

Например можете да използвате формулата =$E2 за условно форматиране на редовете, в които броят на продажбите е под средната стойност, както е показано на снимката по-долу. Ако търсите обратното, т.е. да засенчите продуктите, които са над средната стойност, заменете "" във формулата: =$E2>СРЕДНА($E$2:$E$8) .

Как да маркирате най-близката стойност в Excel

Ако имам набор от числа, има ли начин да използвам условното форматиране на Excel, за да маркирам числото от този набор, което е най-близко до нулата? Това искаше да знае една от читателките на блога ни, Джесика. Въпросът е много ясен и прост, но отговорът е твърде дълъг за секциите с коментари, затова виждате решението тук :)

Пример 1. Намиране на най-близката стойност, включително точно съвпадение

В нашия пример ще намерим и подчертаем числото, което е най-близко до нула. Ако наборът от данни съдържа една или повече нули, всички те ще бъдат подчертани. Ако няма нула, тогава ще бъде подчертана най-близката до нея стойност - положителна или отрицателна.

Първо, трябва да въведете следната формула в която и да е празна клетка в работния лист, като при необходимост ще можете да скриете тази клетка по-късно. Формулата намира числото в даден диапазон, което е най-близко до посоченото от вас число, и връща абсолютната стойност на това число (абсолютната стойност е числото без знака му):

=MIN(ABS(B2:D13-(0))

В горната формула B2:D13 е диапазонът от клетки, а 0 е числото, за което искате да намерите най-близкото съответствие. Например, ако търсите стойност, която е най-близка до 5, формулата ще се промени на: =MIN(ABS(B2:D13-(5))

Забележка. Това е формула за масив , така че трябва да натиснете Ctrl + Shift + Enter вместо обикновения ход Enter, за да го завършите.

И сега създавате правило за условно форматиране със следната формула, където B3 е горната дясна клетка в диапазона, а $C$2 - в клетката с горната формула на масива:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Обърнете внимание на използването на абсолютни препратки в адреса на клетката, съдържаща формулата на масива ($C$2), тъй като тази клетка е постоянна. Също така трябва да замените 0 с числото, за което искате да подчертаете най-близкото съвпадение. Например, ако искаме да подчертаем стойността, която е най-близка до 5, формулата ще се промени на: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Пример 2. Подчертаване на стойност, която е най-близка до зададената стойност, но НЕ е точно съвпадение

В случай че не искате да подчертавате точното съвпадение, се нуждаете от друга формула на масива, която ще намери най-близката стойност, но ще игнорира точното съвпадение.

Например следната формула за масиви намира стойността, която е най-близо до 0 в посочения диапазон, но игнорира нулите, ако има такива:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Не забравяйте да натиснете Ctrl + Shift + Enter, след като сте завършили въвеждането на формулата за масива.

Формулата за условно форматиране е същата като в горния пример:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Тъй като обаче формулата на масива в клетка C2 игнорира точното съвпадение, правилото за условно форматиране игнорира и нулите и подчертава стойността 0,003, която е най-близкото съвпадение.

Ако искате да намерите стойността, която е най-близка до някое друго число в листа на Excel, просто заменете "0" с желаното число както във формулите за масиви, така и във формулите за условно форматиране.

Надявам се, че формулите за условно форматиране, които научихте в този урок, ще ви помогнат да осмислите проекта, по който работите. Ако имате нужда от още примери, разгледайте следните статии:

• Как да промените цвета на реда въз основа на стойността на клетка
• Условно форматиране на Excel за дати
• Промяна на цветовете на редовете и колоните в Excel
• Два начина за промяна на цвета на фона въз основа на стойността на клетката
• Преброяване и сумиране на цветни клетки в Excel

Защо условното форматиране в Excel не работи правилно?

Ако правилото ви за условно форматиране не работи според очакванията, въпреки че формулата е очевидно правилна, не се разстройвайте! Най-вероятно това не се дължи на някаква странна грешка в условното форматиране на Excel, а по-скоро на малка грешка, която не се вижда на пръв поглед. Моля, опитайте да приложите 6 прости стъпки за отстраняване на проблеми по-долу и съм сигурен, че ще накарате формулата си да работи:

1. Използвайте правилно абсолютни & относителни адреси на клетките. Много е трудно да се изведе общо правило, което да работи в 100 процента от случаите. Но най-често ще използвате абсолютна колона (с $) и относителен ред (без $) в препратките към клетките, напр. =$A1>1 .

   Моля, имайте предвид, че формулите =A1=1 , =$A$1=1 и =A$1=1 Ако не сте сигурни коя от тях е правилна във вашия случай, можете да опитате всички : ) За повече информация вижте Относителни и абсолютни препратки към клетките в условното форматиране на Excel.

2. Проверете приложения обхват. Проверете дали правилото за условно форматиране се прилага за правилния диапазон от клетки. Правилото е следното - изберете всички клетки/редове, които искате да форматирате, но не включвайте заглавията на колоните.
3. Напишете формулата за горната лява клетка. В правилата за условно форматиране препратките към клетките са относителни към най-горната лява клетка в приложения диапазон. Затова винаги пишете формулата си за условно форматиране за първия ред с данни.

   Например, ако данните ви започват от ред 2, поставяте =A$2=10 за маркиране на клетки със стойности, равни на 10 в всички редове . Често срещана грешка е винаги да се използва препратка към първия ред (напр. =A$1=10 ). Моля, не забравяйте, че във формулата се позовавате на ред 1 само ако таблицата ви няма заглавия и данните ви наистина започват от ред 1. Най-очевидната индикация за този случай е, когато правилото работи, но форматира стойности не в редовете, в които трябва.

4. Проверете създаденото правило. Повторно проверете правилото в мениджъра на правилата за условно форматиране. Понякога, без никаква причина, Microsoft Excel изкривява току-що създаденото правило. Затова, ако правилото не работи, отидете на Условно форматиране> Управление на правилата и проверете както формулата, така и диапазона, за който се отнася. Ако сте копирали формулата от интернет или от друг външен източник, уверете се, че преки цитати се използват.
5. Коригиране на препратките към клетките при копиране на правилото. Ако копирате условното форматиране на Excel с помощта на Format Painter, не забравяйте да коригирате всички препратки към клетките във формулата.
6. Разделяйте сложни формули на прости елементи. Ако използвате сложна формула на Excel, която включва няколко различни функции, разделете я на прости елементи и проверете всяка функция поотделно.

И накрая, ако сте опитали всички стъпки, но правилото ви за условно форматиране все още не работи правилно, пишете ми в коментарите и ще се опитаме да го разберем заедно :)

В следващата ми статия ще разгледаме възможностите на условното форматиране на дати в Excel. Ще се видим следващата седмица и ви благодаря за четенето!