In questa esercitazione continueremo a esplorare l'affascinante mondo della formattazione condizionale di Excel. Se non vi sentite molto a vostro agio in quest'area, potreste voler dare un'occhiata all'articolo precedente per riprendere le basi - Come usare la formattazione condizionale in Excel.

Oggi ci soffermeremo su come utilizzare le formule di Excel per formattare singole celle e intere righe in base ai valori specificati dall'utente o in base al valore di un'altra cella. Questa è spesso considerata un'acrobazia avanzata della formattazione condizionale di Excel e, una volta padroneggiata, vi aiuterà a spingere i formati nei vostri fogli di calcolo ben oltre i loro usi comuni.

Formattazione condizionale di Excel basata sul valore di un'altra cella

Le formattazioni condizionali predefinite di Excel, come le barre di dati, le scale di colori e gli insiemi di icone, servono principalmente a formattare le celle in base ai loro valori. Se si desidera applicare la formattazione condizionale in base a un'altra cella o formattare un'intera riga in base al valore di una singola cella, è necessario utilizzare le formule.

Vediamo quindi come si può creare una regola utilizzando una formula e poi discutiamo di esempi di formule per compiti specifici.

Come creare una regola di formattazione condizionale basata su una formula

Per impostare una regola di formattazione condizionale basata su una formula in qualsiasi versione di Excel 2010 fino a Excel 365, procedete come segue:

1. Selezionare le celle che si desidera formattare. È possibile selezionare una colonna, più colonne o l'intera tabella se si desidera applicare il formato condizionale alle righe.

   Suggerimento: se si prevede di aggiungere altri dati in futuro e si desidera che la regola di formattazione condizionale venga applicata automaticamente alle nuove voci, si può scegliere di aggiungere una nuova voce:

   • Convertire un intervallo di celle in una tabella ( Inserisci scheda> Tabella In questo caso, la formattazione condizionale verrà applicata automaticamente a tutte le nuove righe.
   • Selezionare alcune righe vuote sotto i dati, ad esempio 100 righe vuote.
2. Sul Casa nella scheda Stili gruppo, fare clic su Formattazione condizionale> Nuova regola...

   

3. Nel Nuova regola di formattazione selezionare la finestra Utilizzate una formula per determinare quali celle formattare .
4. Inserire la formula nella casella corrispondente.
5. Fare clic sul pulsante Formato... per scegliere il formato personalizzato.

   

6. Passare da un'opzione all'altra Carattere , Confine e Riempimento e giocare con diverse opzioni come lo stile del carattere, il colore del motivo e gli effetti di riempimento per impostare il formato più adatto alle proprie esigenze. Se la tavolozza standard non è sufficiente, fare clic su Altri colori... e scegliere un colore RGB o HSL a piacere. Al termine, fare clic sul pulsante OK pulsante.

   

7. Assicurarsi che il Anteprima visualizza il formato desiderato e, in caso affermativo, fare clic sul pulsante OK Se non si è soddisfatti dell'anteprima del formato, fare clic sul pulsante Formato... e apportare le modifiche.

   

Suggerimento: ogni volta che si deve modificare una formula di formattazione condizionale, premere F2 e poi spostarsi nella posizione desiderata all'interno della formula utilizzando i tasti freccia. Se si tenta di spostare la freccia senza premere F2, verrà inserito un intervallo nella formula invece di spostare semplicemente il puntatore di inserimento. Per aggiungere un determinato riferimento di cella alla formula, premere F2 una seconda volta e poi fare clic sulla cella in questione.

Esempi di formattazione condizionale in Excel

Ora che sapete come creare e applicare la formattazione condizionale di Excel in base a un'altra cella, passiamo a vedere come utilizzare in pratica le varie formule di Excel.

Suggerimento: affinché la formula di formattazione condizionale di Excel funzioni correttamente, seguite sempre queste semplici regole.

Formule per confrontare valori (numeri e testo)

Come sapete, Microsoft Excel fornisce una serie di regole pronte all'uso per formattare le celle con valori maggiori, minori o uguali al valore specificato dall'utente ( Regole di formattazione condizionale>Evidenziazione delle celle Tuttavia, queste regole non funzionano se si desidera formattare in modo condizionato alcune colonne o intere righe. in base al valore di una cella in un'altra colonna. In questo caso, si utilizzano formule analoghe:

L'immagine seguente mostra un esempio di Maggiore della formula che evidenzia i nomi dei prodotti nella colonna A se il numero di articoli in magazzino (colonna C) è maggiore di 0. Si noti che la formula si applica solo alla colonna A ($A$2:$A$8), ma se si seleziona l'intera tabella (nel nostro caso, $A$2:$E$8), si evidenzieranno intere righe in base al valore della colonna C.

In modo analogo, è possibile creare una regola di formattazione condizionale per confrontare i valori di due celle. Ad esempio:

=$A2<$B2 - formatta le celle o le righe se un valore della colonna A è inferiore al corrispondente valore della colonna B.

=$A2=$B2 - formatta le celle o le righe se i valori delle colonne A e B sono uguali.

=$A2$B2 - formatta le celle o le righe se un valore della colonna A non è uguale a quello della colonna B.

Come si può vedere nella schermata seguente, queste formule funzionano sia per i valori di testo che per i numeri.

Formule AND e OR

Se si desidera formattare la tabella di Excel in base a 2 o più condizioni, utilizzare la funzione =AND o =OR:

Nella schermata seguente, si utilizza la formula =AND($C2>0, $D2="Mondo") per cambiare il colore di sfondo delle righe se il numero di articoli in magazzino (colonna C) è maggiore di 0 e se il prodotto viene spedito in tutto il mondo (colonna D). Si prega di prestare attenzione al fatto che la formula funziona con valori del testo così come con numeri .

Naturalmente, è possibile utilizzare due, tre o più condizioni nelle formule AND e OR. Per vedere come funziona in pratica, guardate il Video: Formattazione condizionale basata su un'altra cella.

Queste sono le formule di formattazione condizionale di base che si usano in Excel. Ora consideriamo un esempio un po' più complesso ma molto più interessante.

Formattazione condizionale per celle vuote e non vuote

Credo che tutti sappiano come formattare le celle vuote e non vuote in Excel: è sufficiente creare una nuova regola del tipo " Formatta solo le celle che contengono" e scegliere il tipo Pezzi grezzi o Senza spazi vuoti .

Ma se si desidera formattare le celle di una certa colonna se la cella corrispondente di un'altra colonna è vuota o non vuota, in questo caso è necessario utilizzare nuovamente le formule di Excel:

Formula per gli spazi vuoti : =$B2="" - formatta le celle/riga selezionate se la cella corrispondente nella colonna B è vuota.

Formula per i non vuoti : =$B2"" - formatta le celle/riga selezionate se la cella corrispondente nella colonna B non è vuota.

Nota: le formule di cui sopra funzionano per le celle "visivamente" vuote o non vuote. Se si utilizza una funzione di Excel che restituisce una stringa vuota, ad es. =if(false, "OK", "") e non si vuole che tali celle vengano trattate come spazi vuoti, utilizzare invece le seguenti formule =isblank(A1)=vero o =isblank(A1)=false per formattare rispettivamente le celle vuote e non vuote.

Ecco un esempio di come si possono usare le formule di cui sopra nella pratica. Supponiamo di avere una colonna (B) che è " Data di vendita " e un'altra colonna (C) " Consegna "Queste due colonne hanno un valore solo se è stata effettuata una vendita e se l'articolo è stato consegnato. Pertanto, si desidera che l'intera riga diventi arancione quando è stata effettuata una vendita e che la riga corrispondente diventi verde quando l'articolo viene consegnato. Per ottenere questo risultato, è necessario creare 2 regole di formattazione condizionale con le seguenti formule:

• Righe arancioni (una cella della colonna B non è vuota): =$B2""
• Righe verdi (le celle della colonna B e della colonna C non sono vuote): =E($B2"", $C2"")

Un'altra cosa da fare è spostare la seconda regola in alto e selezionare l'opzione Arresto se vero selezionare la casella di controllo accanto a questa regola:

In questo caso particolare, l'opzione "Interrompi se vero" è superflua e la regola funzionerà anche senza. Si consiglia di selezionare questa casella come ulteriore precauzione, nel caso in cui in futuro si aggiungano altre regole che potrebbero entrare in conflitto con quelle esistenti.

Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Formattazione condizionale di Excel per le celle vuote.

Formule di Excel per lavorare con valori di testo

Se si desidera formattare una determinata colonna (o colonne) quando un'altra cella della stessa riga contiene una determinata parola, è possibile utilizzare una formula discussa in uno degli esempi precedenti (come =$D2="Mondiale"). Tuttavia, questa funziona solo per corrispondenza esatta .

Per corrispondenza parziale è necessario utilizzare SEARCH (senza distinzione tra maiuscole e minuscole) o FIND (con distinzione tra maiuscole e minuscole).

Ad esempio, per formattare le celle o le righe selezionate se una cella corrispondente nella colonna D contiene la parola " In tutto il mondo "Questa formula troverà tutte le celle di questo tipo, indipendentemente dalla posizione del testo specificato in una cella, compreso " Spedizioni in tutto il mondo ", " In tutto il mondo, tranne che per... ", ecc:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Se si desidera ombreggiare le celle o le righe selezionate se il contenuto della cella inizia con il testo di ricerca, utilizzare questa opzione:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Formule di Excel per evidenziare i duplicati

Se il compito è quello di formattare in modo condizionale le celle con valori duplicati, si può utilizzare la regola predefinita disponibile in Formattazione condizionale> Regole di evidenziazione delle celle> Valori duplicati... Il seguente articolo fornisce una guida dettagliata su come utilizzare questa funzione: Come evidenziare automaticamente i duplicati in Excel.

Tuttavia, in alcuni casi i dati appaiono migliori se si colorano colonne selezionate o intere righe quando si verifica una duplicazione di valori in un'altra colonna. In questo caso, è necessario utilizzare nuovamente una formula di formattazione condizionale di Excel e questa volta si utilizzerà la formula COUNTIF Come sapete, questa funzione di Excel conta il numero di celle all'interno di un intervallo specificato che soddisfano un singolo criterio.

Evidenzia i duplicati, compresa la prima occorrenza.

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - questa formula trova i valori duplicati nell'intervallo specificato nella colonna A (A2:A10 nel nostro caso), comprese le prime occorrenze.

Se si sceglie di applicare la regola all'intera tabella, verranno formattate tutte le righe, come si vede nella schermata sottostante. Ho deciso di cambiare il colore del carattere in questa regola, tanto per cambiare : )

Evidenzia i duplicati senza la prima occorrenza

Per ignorare la prima occorrenza ed evidenziare solo i valori duplicati successivi, utilizzare questa formula: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Evidenzia i duplicati consecutivi in Excel

Se si desidera evidenziare solo i duplicati su righe consecutive, è possibile farlo nel modo seguente. Questo metodo funziona per qualsiasi tipo di dati: numeri, valori di testo e date.

• Selezionare la colonna in cui si desidera evidenziare i duplicati, senza l'intestazione della colonna .
• Creare una o più regole di formattazione condizionale utilizzando queste semplici formule:

  Regola 1 (blu): =$A1=$A2 - evidenzia la seconda occorrenza e tutte le occorrenze successive, se presenti.

  Regola 2 (verde): =$A2=$A3 - evidenzia la prima occorrenza.

Nelle formule precedenti, A è la colonna che si desidera controllare per i duplicati, $A1 è l'intestazione della colonna, $A2 è la prima cella con i dati.

Importante! Affinché le formule funzionino correttamente, è essenziale che la regola 1, che evidenzia la seconda e tutte le successive occorrenze di duplicati, sia la prima regola dell'elenco, soprattutto se si utilizzano due colori diversi.

Evidenzia le righe duplicate

Se si desidera applicare il formato condizionale quando si verificano valori duplicati in due o più colonne, è necessario aggiungere una colonna aggiuntiva alla tabella in cui concatenare i valori delle colonne chiave utilizzando una semplice formula come questa =A2&B2 Dopo di che si applica una regola utilizzando una variante della formula COUNTIF per i duplicati (con o senza la prima occorrenza). Naturalmente, è possibile nascondere una colonna aggiuntiva dopo aver creato la regola.

In alternativa, è possibile utilizzare la funzione COUNTIFS che supporta più criteri in un'unica formula. In questo caso, non sarà necessaria una colonna di aiuto.

In questo esempio, per evidenziare le righe duplicate con le prime occorrenze creare una regola con la seguente formula:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Per evidenziare le righe duplicate senza 1a occorrenza , utilizzare questa formula:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Confronta 2 colonne per verificare la presenza di duplicati

Una delle operazioni più frequenti in Excel è quella di verificare la presenza di valori duplicati in due colonne, cioè trovare ed evidenziare i valori che esistono in entrambe le colonne. Per fare questo, è necessario creare una regola di formattazione condizionale di Excel per ogni colonna con una combinazione di =ISERROR() e =MATCH() funzioni:

Per la colonna A: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

Per la colonna B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Nota: affinché queste formule condizionali funzionino correttamente, è molto importante applicare le regole all'intera colonna, ad esempio =$A:$A e =$B:$B .

Un esempio di utilizzo pratico è rappresentato dalla seguente schermata che evidenzia i duplicati nelle colonne E e F.

Come potete vedere, le formule di formattazione condizionale di Excel riescono a gestire abbastanza bene i duplicati, ma per i casi più complessi vi consiglio di utilizzare il componente aggiuntivo Duplicate Remover, appositamente progettato per trovare, evidenziare e rimuovere i duplicati in Excel, in un foglio o tra due fogli di lavoro.

Formule per evidenziare i valori superiori o inferiori alla media

Quando si lavora con diverse serie di dati numerici, la funzione MEDIA() può essere utile per formattare le celle i cui valori sono inferiori o superiori alla media di una colonna.

Ad esempio, è possibile utilizzare la formula =$E2 per formattare in modo condizionale le righe in cui i numeri di vendita sono inferiori alla media, come mostrato nella schermata sottostante. Se si vuole ottenere l'opposto, cioè ombreggiare i prodotti che hanno un rendimento superiore alla media, sostituire "" nella formula: =$E2>MEDIA($E$2:$E$8) .

Come evidenziare il valore più vicino in Excel

Se ho un insieme di numeri, c'è un modo per utilizzare la formattazione condizionale di Excel per evidenziare il numero dell'insieme che si avvicina di più allo zero? Questo è ciò che voleva sapere una lettrice del nostro blog, Jessica. La domanda è molto chiara e diretta, ma la risposta è un po' troppo lunga per le sezioni dei commenti, ecco perché qui vedete la soluzione :)

Esempio 1. Trovare il valore più vicino, compresa la corrispondenza esatta

Nel nostro esempio, troveremo ed evidenzieremo il numero più vicino allo zero. Se il set di dati contiene uno o più zeri, verranno evidenziati tutti. Se non c'è uno 0, verrà evidenziato il valore più vicino, positivo o negativo.

Per prima cosa, è necessario inserire la seguente formula in una qualsiasi cella vuota del foglio di lavoro, che sarà possibile nascondere in seguito, se necessario. La formula trova il numero in un determinato intervallo che si avvicina di più al numero specificato dall'utente e restituisce il valore assoluto di tale numero (il valore assoluto è il numero senza segno):

=MIN(ABS(B2:D13-(0))

Nella formula precedente, B2:D13 è l'intervallo di celle e 0 è il numero per il quale si desidera trovare la corrispondenza più vicina. Ad esempio, se si cerca un valore più vicino a 5, la formula cambia in: =MIN(ABS(B2:D13-(5))

Nota: questo è un formula dell'array quindi è necessario premere Ctrl + Shift + Invio invece di un semplice colpo di Invio per completarlo.

Ora si crea una regola di formattazione condizionale con la seguente formula, dove B3 è la cella in alto a destra nell'intervallo e $C$2 nella cella con la formula della matrice di cui sopra:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Fate attenzione all'uso di riferimenti assoluti nell'indirizzo della cella contenente la formula della matrice ($C$2), perché questa cella è costante. Inoltre, dovete sostituire 0 con il numero per il quale volete evidenziare la corrispondenza più vicina. Ad esempio, se volessimo evidenziare il valore più vicino a 5, la formula cambierebbe in: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Esempio 2. Evidenziare un valore che si avvicina di più al valore dato, ma NON una corrispondenza esatta

Se non si vuole evidenziare la corrispondenza esatta, è necessaria una formula di array diversa che trovi il valore più vicino ma ignori la corrispondenza esatta.

Ad esempio, la seguente formula di matrice trova il valore più vicino a 0 nell'intervallo specificato, ma ignora gli eventuali zeri:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Ricordate di premere Ctrl + Maiusc + Invio al termine della digitazione della formula della matrice.

La formula della formattazione condizionale è la stessa dell'esempio precedente:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Tuttavia, poiché la formula della matrice nella cella C2 ignora la corrispondenza esatta, la regola di formattazione condizionale ignora anche gli zeri ed evidenzia il valore 0,003 che è la corrispondenza più vicina.

Se si desidera trovare il valore più vicino a un altro numero nel foglio Excel, basta sostituire "0" con il numero desiderato sia nella matrice che nelle formule di formattazione condizionale.

Spero che le formule di formattazione condizionale apprese in questa esercitazione vi aiutino a dare un senso al progetto a cui state lavorando. Se avete bisogno di altri esempi, consultate i seguenti articoli:

• Come modificare il colore della riga in base al valore di una cella
• Formattazione condizionale di Excel per le date
• Alternare i colori di righe e colonne in Excel
• Due modi per cambiare il colore di sfondo in base al valore della cella
• Conteggio e somma di celle colorate in Excel

Perché la formattazione condizionale di Excel non funziona correttamente?

Se la vostra regola di formattazione condizionale non funziona come previsto, anche se la formula è apparentemente corretta, non arrabbiatevi! Molto probabilmente non è dovuto a qualche strano bug della formattazione condizionale di Excel, ma piuttosto a un piccolo errore, non evidente a prima vista. Provate a seguire i 6 semplici passaggi per la risoluzione dei problemi e sono sicuro che riuscirete a far funzionare la vostra formula:

1. Utilizzare correttamente gli indirizzi di cella assoluti e relativi. È molto difficile dedurre una regola generale che funzioni nel 100% dei casi, ma nella maggior parte dei casi si usa una colonna assoluta (con $) e una riga relativa (senza $) nei riferimenti alle celle, ad es. =$A1>1 .

   Si tenga presente che le formule =A1=1 , =$A$1=1 e =A$1=1 Se non siete sicuri di quale sia quello corretto nel vostro caso, potete provarli tutti : ) Per ulteriori informazioni, consultate Riferimenti di cella relativi e assoluti nella formattazione condizionale di Excel.

2. Verificare l'intervallo applicato. Verificate se la regola di formattazione condizionale si applica all'intervallo di celle corretto. Una regola empirica è la seguente: selezionate tutte le celle/righe che desiderate formattare, ma non includete le intestazioni di colonna.
3. Scrivete la formula per la cella in alto a sinistra. Nelle regole di formattazione condizionale, i riferimenti alle celle sono relativi alla cella più in alto a sinistra dell'intervallo applicato. Pertanto, scrivere sempre la formula di formattazione condizionale per la prima riga con i dati.

   Ad esempio, se i dati iniziano nella riga 2, si mette =A$2=10 per evidenziare le celle con valori pari a 10 in tutte le righe Un errore comune è quello di usare sempre un riferimento alla prima riga (per esempio, un riferimento alla prima riga). =A$1=10 ). Si ricorda che si fa riferimento alla riga 1 nella formula solo se la tabella non ha intestazioni e i dati iniziano realmente dalla riga 1. L'indicazione più ovvia di questo caso è quando la regola funziona, ma formatta i valori non nelle righe che dovrebbe.

4. Controllare la regola creata. Ricontrollate la regola nella Gestione regole di formattazione condizionale. A volte, senza alcun motivo, Microsoft Excel distorce la regola appena creata. Quindi, se la regola non funziona, andate in Formattazione condizionale> Gestione delle regole e controllare sia la formula che l'intervallo a cui si applica. Se la formula è stata copiata dal web o da un'altra fonte esterna, assicurarsi che il campo citazioni dirette sono utilizzati.
5. Regolare i riferimenti di cella quando si copia la regola. Se copiate la formattazione condizionale di Excel usando Format Painter, non dimenticate di regolare tutti i riferimenti di cella nella formula.
6. Dividere formule complesse in elementi semplici. Se si utilizza una formula di Excel complessa che include diverse funzioni, dividerla in elementi semplici e verificare ogni funzione singolarmente.

Infine, se avete provato tutti i passaggi ma la vostra regola di formattazione condizionale non funziona ancora correttamente, scrivetemi nei commenti e cercheremo di capirci qualcosa insieme :)

Nel prossimo articolo analizzeremo le funzionalità della formattazione condizionale di Excel per le date. Alla prossima settimana e grazie per la lettura!