V tomto návode budeme pokračovať v objavovaní fascinujúceho sveta podmieneného formátovania programu Excel. Ak sa v tejto oblasti necítite veľmi dobre, možno si najskôr prečítajte predchádzajúci článok, aby ste si oživili základy - Ako používať podmienené formátovanie v programe Excel.

Dnes sa budeme venovať tomu, ako používať vzorce programu Excel na formátovanie jednotlivých buniek a celých riadkov na základe zadaných hodnôt alebo na základe hodnoty inej bunky. Toto sa často považuje za pokročilú akrobaciu podmieneného formátovania programu Excel a po jeho zvládnutí vám pomôže posunúť formáty vo vašich tabuľkách ďaleko za hranice ich bežného použitia.

Podmienené formátovanie programu Excel na základe hodnoty inej bunky

Preddefinované podmienené formátovanie programu Excel, ako napríklad dátové pruhy, farebné stupnice a sady ikon, slúžia hlavne na formátovanie buniek na základe ich vlastných hodnôt. Ak chcete použiť podmienené formátovanie na základe inej bunky alebo naformátovať celý riadok na základe hodnoty jednej bunky, musíte použiť vzorce.

Pozrime sa teda, ako môžete vytvoriť pravidlo pomocou vzorca, a potom preberieme príklady vzorcov pre konkrétne úlohy.

Ako vytvoriť pravidlo podmieneného formátovania na základe vzorca

Ak chcete nastaviť pravidlo podmieneného formátovania na základe vzorca v ľubovoľnej verzii aplikácie Excel 2010 až Excel 365, vykonajte tieto kroky:

1. Vyberte bunky, ktoré chcete formátovať. Môžete vybrať jeden stĺpec, niekoľko stĺpcov alebo celú tabuľku, ak chcete podmienený formát použiť na riadky.

   Tip. Ak plánujete v budúcnosti pridať ďalšie údaje a chcete, aby sa pravidlo podmieneného formátovania automaticky aplikovalo na nové položky, môžete buď:

   • Previesť rozsah buniek na tabuľku ( Vložiť kartu> Tabuľka ). V tomto prípade sa podmienené formátovanie automaticky použije na všetky nové riadky.
   • Vyberte niekoľko prázdnych riadkov pod údajmi, napríklad 100 prázdnych riadkov.
2. Na Domov na karte Štýly kliknite na položku Podmienené formátovanie> Nové pravidlo...

   

3. V Nové pravidlo formátovania vyberte Použitie vzorca na určenie buniek, ktoré sa majú formátovať .
4. Do príslušného poľa zadajte vzorec.
5. Kliknite na tlačidlo Formát... vybrať vlastný formát.

   

6. Prepínanie medzi Písmo , Hranica a Naplňte stránku a pohrajte sa s rôznymi možnosťami, ako je štýl písma, farba vzoru a efekty výplne, aby ste nastavili formát, ktorý vám najlepšie vyhovuje. Viac farieb... a vyberte ľubovoľnú farbu RGB alebo HSL podľa svojich predstáv. OK tlačidlo.

   

7. Uistite sa, že Náhľad zobrazí požadovaný formát, a ak sa tak stane, kliknite na OK Ak nie ste úplne spokojní s náhľadom formátu, kliknite na tlačidlo Formát... a vykonajte úpravy.

   

Tip. Vždy, keď potrebujete upraviť vzorec podmieneného formátovania, stlačte kláves F2 a potom sa pomocou klávesov so šípkami presuňte na potrebné miesto vo vzorci. Ak sa pokúsite o presun šípkami bez stlačenia klávesu F2 , do vzorca sa vloží rozsah, a nie len presunutie ukazovateľa vkladania. Ak chcete do vzorca pridať odkaz na určitú bunku, stlačte druhýkrát kláves F2 a potom kliknite na túto bunku.

Príklady vzorcov podmieneného formátovania programu Excel

Teraz, keď už viete, ako vytvoriť a použiť podmienené formátovanie programu Excel na základe inej bunky, poďme ďalej a pozrime sa, ako používať rôzne vzorce programu Excel v praxi.

Tip. Aby vzorec podmieneného formátovania programu Excel fungoval správne, vždy dodržiavajte tieto jednoduché pravidlá.

Vzorce na porovnávanie hodnôt (čísel a textu)

Ako viete, Microsoft Excel poskytuje niekoľko pripravených pravidiel na formátovanie buniek s hodnotami väčšími, menšími alebo rovnými zadanej hodnote ( Pravidlá podmieneného formátovania>Zvýraznenie buniek ). Tieto pravidlá však nefungujú, ak chcete podmienečne formátovať určité stĺpce alebo celé riadky na základe hodnoty bunky v inom stĺpci. V tomto prípade použijete analogické vzorce:

Na nasledujúcej snímke obrazovky je uvedený príklad Väčšie ako vzorec ktorý zvýrazní názvy produktov v stĺpci A, ak je počet položiek na sklade (stĺpec C) väčší ako 0. Dávajte pozor, že vzorec sa vzťahuje len na stĺpec A ($A$2:$A$8). Ak však vyberiete celú tabuľku (v našom prípade $A$2:$E$8), zvýraznia sa celé riadky na základe hodnoty v stĺpci C.

Podobným spôsobom môžete vytvoriť pravidlo podmieneného formátovania na porovnanie hodnôt dvoch buniek. Napríklad:

=$A2<$B2 - formátovať bunky alebo riadky, ak je hodnota v stĺpci A menšia ako zodpovedajúca hodnota v stĺpci B.

=$A2=$B2 - formátovať bunky alebo riadky, ak sú hodnoty v stĺpcoch A a B rovnaké.

=$A2$B2 - formátovať bunky alebo riadky, ak hodnota v stĺpci A nie je rovnaká ako v stĺpci B.

Ako vidíte na nasledujúcej snímke obrazovky, tieto vzorce fungujú pre textové hodnoty aj pre čísla.

Vzorce AND a OR

Ak chcete formátovať tabuľku programu Excel na základe 2 alebo viacerých podmienok, použite funkciu =AND alebo =OR:

Na obrázku nižšie používame vzorec =AND($C2>0, $D2="Worldwide") na zmenu farby pozadia riadkov, ak je počet položiek na sklade (stĺpec C) väčší ako 0 a ak sa výrobok dodáva do celého sveta (stĺpec D). textové hodnoty ako aj s čísla .

Samozrejme, vo vzorcoch AND a OR môžete použiť dve, tri alebo viac podmienok. Ak chcete vidieť, ako to funguje v praxi, pozrite si video: Podmienené formátovanie na základe inej bunky.

Toto sú základné vzorce podmieneného formátovania, ktoré používate v programe Excel. Teraz sa pozrime na trochu zložitejšie, ale oveľa zaujímavejšie príklady.

Podmienené formátovanie pre prázdne a neprázdne bunky

Myslím, že každý vie, ako v programe Excel formátovať prázdne a neprázdne bunky - jednoducho vytvoríte nové pravidlo " Formátovať len bunky, ktoré obsahujú" a vyberte buď Slepé polotovary alebo Žiadne polotovary .

Ale čo ak chcete formátovať bunky v určitom stĺpci, ak je zodpovedajúca bunka v inom stĺpci prázdna alebo nie je prázdna? V tomto prípade budete musieť opäť použiť vzorce programu Excel:

Vzorec pre polotovary : =$B2="" - formátovať vybrané bunky/riadky, ak je príslušná bunka v stĺpci B prázdna.

Vzorec pre nevyplnené políčka : =$B2"" - formátovať vybrané bunky/riadky, ak príslušná bunka v stĺpci B nie je prázdna.

Poznámka: Vyššie uvedené vzorce budú fungovať pre bunky, ktoré sú "vizuálne" prázdne alebo nie sú prázdne. Ak použijete nejakú funkciu programu Excel, ktorá vracia prázdny reťazec, napr. =if(false, "OK", "") a nechcete, aby sa takéto bunky považovali za prázdne, použite namiesto toho tieto vzorce =isblank(A1)=true alebo =isblank(A1)=false na formátovanie prázdnych a neprázdnych buniek.

A tu je príklad, ako môžete vyššie uvedené vzorce použiť v praxi. Predpokladajme, že máte stĺpec (B), ktorý je " Dátum predaja " a ďalší stĺpec (C) " Dodávka ". Tieto 2 stĺpce majú hodnotu len vtedy, ak bol uskutočnený predaj a dodaná položka. Chcete teda, aby sa celý riadok zmenil na oranžový, keď bol uskutočnený predaj; a keď je položka dodaná, príslušný riadok by sa mal zmeniť na zelený. Aby ste to dosiahli, musíte vytvoriť 2 pravidlá podmieneného formátovania s nasledujúcimi vzorcami:

• Oranžové riadky (bunka v stĺpci B nie je prázdna): =$B2""
• Zelené riadky (bunky v stĺpcoch B a C nie sú prázdne): =AND($B2"", $C2"")

Ďalšia vec, ktorú musíte urobiť, je presunúť druhé pravidlo na začiatok a vybrať Zastaviť, ak je to pravda začiarknite políčko vedľa tohto pravidla:

V tomto konkrétnom prípade je možnosť "Zastaviť, ak je pravda" vlastne zbytočná a pravidlo bude fungovať s ňou aj bez nej. Toto políčko môžete zaškrtnúť len ako dodatočnú opatrnosť pre prípad, že v budúcnosti pridáte niekoľko ďalších pravidiel, ktoré môžu byť v konflikte s niektorým z existujúcich pravidiel.

Ďalšie informácie nájdete v časti Podmienené formátovanie prázdnych buniek programu Excel.

Vzorce programu Excel na prácu s textovými hodnotami

Ak chcete formátovať určitý stĺpec (stĺpce), keď iná bunka v tom istom riadku obsahuje určité slovo, môžete použiť vzorec uvedený v jednom z predchádzajúcich príkladov (napríklad =$D2="Worldwide"). presná zhoda .

Pre čiastočná zhoda , budete musieť použiť vyhľadávanie (nerozlišuje veľké a malé písmená) alebo vyhľadávanie (rozlišuje veľké a malé písmená).

Napríklad na formátovanie vybraných buniek alebo riadkov, ak príslušná bunka v stĺpci D obsahuje slovo " Celosvetovo ", použite nasledujúci vzorec. Tento vzorec nájde všetky takéto bunky bez ohľadu na to, kde sa zadaný text v bunke nachádza, vrátane " Lode po celom svete ", " Na celom svete, s výnimkou... " atď:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Ak chcete zatieniť vybrané bunky alebo riadky, ak obsah bunky začína hľadaným textom, použite túto možnosť:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Vzorce programu Excel na zvýraznenie duplikátov

Ak je vašou úlohou podmienečné formátovanie buniek s duplicitnými hodnotami, môžete použiť preddefinované pravidlo dostupné v časti Podmienené formátovanie> Pravidlá zvýrazňovania buniek> Duplicitné hodnoty... V nasledujúcom článku nájdete podrobný návod na používanie tejto funkcie: Ako automaticky zvýrazniť duplikáty v programe Excel.

V niektorých prípadoch však údaje vyzerajú lepšie, ak pri výskyte duplicitných hodnôt v inom stĺpci podfarbíte vybrané stĺpce alebo celé riadky. V takom prípade budete musieť opäť použiť vzorec podmieneného formátovania programu Excel a tentoraz použijeme COUNTIF Ako viete, táto funkcia Excelu počíta počet buniek v zadanom rozsahu, ktoré spĺňajú jedno kritérium.

Zvýraznenie duplikátov vrátane 1. výskytu

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - tento vzorec nájde duplicitné hodnoty v zadanom rozsahu v stĺpci A (v našom prípade A2:A10) vrátane prvých výskytov.

Ak sa rozhodnete aplikovať pravidlo na celú tabuľku, naformátujú sa celé riadky, ako vidíte na snímke nižšie. Rozhodol som sa v tomto pravidle zmeniť farbu písma, len tak pre zmenu : )

Zvýraznenie duplikátov bez 1. výskytu

Ak chcete ignorovať prvý výskyt a zvýrazniť len nasledujúce duplicitné hodnoty, použite tento vzorec: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Zvýraznenie po sebe idúcich duplikátov v programe Excel

Ak chcete radšej zvýrazniť iba duplicity v po sebe idúcich riadkoch, môžete to urobiť nasledujúcim spôsobom. Táto metóda funguje pre všetky typy údajov: čísla, textové hodnoty a dátumy.

• Vyberte stĺpec, v ktorom chcete zvýrazniť duplikáty, bez záhlavia stĺpca .
• Vytvorte pravidlo(a) podmieneného formátovania pomocou týchto jednoduchých vzorcov:

  Pravidlo 1 (modré): =$A1=$A2 - zvýrazní 2. výskyt a všetky prípadné ďalšie výskyty.

  Pravidlo 2 (zelené): =$A2=$A3 - zvýrazňuje 1. výskyt.

Vo vyššie uvedených vzorcoch je A stĺpec, ktorý chcete skontrolovať na duplicity, $A1 je hlavička stĺpca, $A2 je prvá bunka s údajmi.

Dôležité! Pre správne fungovanie vzorcov je nevyhnutné, aby pravidlo 1, ktoré zvýrazňuje 2. a všetky nasledujúce duplicitné výskyty, bolo prvým pravidlom v zozname, najmä ak používate dve rôzne farby.

Zvýraznenie duplicitných riadkov

Ak chcete použiť podmienený formát, keď sa v dvoch alebo viacerých stĺpcoch vyskytujú duplicitné hodnoty, musíte do tabuľky pridať ďalší stĺpec, v ktorom spojíte hodnoty z kľúčových stĺpcov pomocou jednoduchého vzorca, ako je tento =A2&B2 . Potom aplikujete pravidlo pomocou niektorej z variant vzorca COUNTIF pre duplicity (s 1. výskytom alebo bez neho). Samozrejme, po vytvorení pravidla môžete skryť ďalší stĺpec.

Prípadne môžete použiť funkciu COUNTIFS, ktorá podporuje viacero kritérií v jednom vzorci. V tomto prípade nebudete potrebovať pomocný stĺpec.

V tomto príklade na zvýraznenie duplicitných riadkov s 1. výskytom , vytvorte pravidlo s nasledujúcim vzorcom:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Zvýraznenie duplicitných riadkov bez 1. výskytu , použite tento vzorec:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Porovnanie 2 stĺpcov na duplicity

Jednou z najčastejších úloh v programe Excel je kontrola 2 stĺpcov na duplicitné hodnoty - t. j. nájdenie a zvýraznenie hodnôt, ktoré existujú v oboch stĺpcoch. Na tento účel je potrebné vytvoriť pravidlo podmieneného formátovania programu Excel pre každý stĺpec s kombináciou =ISERROR() a =MATCH() funkcie:

Pre stĺpec A: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

Pre stĺpec B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Poznámka: Aby takéto podmienené vzorce fungovali správne, je veľmi dôležité, aby ste pravidlá aplikovali na celé stĺpce, napr. =$A:$A a =$B:$B .

Príklad praktického použitia môžete vidieť na nasledujúcom obrázku, ktorý upozorňuje na duplicity v stĺpcoch E a F.

Ako vidíte, vzorce podmieneného formátovania programu Excel si s duplikátmi poradia celkom dobre. V zložitejších prípadoch by som však odporúčal použiť doplnok Duplicate Remover, ktorý je špeciálne navrhnutý na vyhľadávanie, zvýrazňovanie a odstraňovanie duplikátov v programe Excel, v jednom hárku alebo medzi dvoma tabuľkami.

Vzorce na zvýraznenie hodnôt nad alebo pod priemerom

Keď pracujete s niekoľkými súbormi číselných údajov. PRIEMERNÁ HODNOTA() funkcia sa môže hodiť na formátovanie buniek, ktorých hodnoty sú pod alebo nad priemerom stĺpca.

Môžete napríklad použiť vzorec =$E2 na podmienečné formátovanie riadkov, v ktorých sú predajné čísla pod priemerom, ako je znázornené na snímke nižšie. Ak hľadáte opačný postup, t. j. zatienenie produktov, ktoré dosahujú výkon nad priemerom, nahraďte vo vzorci "": =$E2>AVERAGE($E$2:$E$8) .

Ako zvýrazniť najbližšiu hodnotu v programe Excel

Ak mám súbor čísel, existuje spôsob, ako môžem pomocou podmieneného formátovania Excelu zvýrazniť číslo v tomto súbore, ktoré je najbližšie k nule? To chcela vedieť jedna z čitateliek nášho blogu, Jessica. Otázka je veľmi jasná a priamočiara, ale odpoveď je trochu príliš dlhá na sekciu komentárov, preto tu vidíte riešenie :)

Príklad 1. Nájdite najbližšiu hodnotu vrátane presnej zhody

V našom príklade nájdeme a zvýrazníme číslo, ktoré je najbližšie k nule. Ak súbor údajov obsahuje jednu alebo viac núl, zvýraznia sa všetky. Ak sa v ňom nenachádza žiadna nula, zvýrazní sa hodnota, ktorá je k nej najbližšie, či už kladná alebo záporná.

Najprv musíte do ľubovoľnej prázdnej bunky v pracovnom hárku zadať nasledujúci vzorec, ktorý budete môcť neskôr v prípade potreby skryť. Vzorec nájde číslo v danom rozsahu, ktoré je najbližšie k zadanému číslu, a vráti absolútnu hodnotu tohto čísla (absolútna hodnota je číslo bez znamienka):

=MIN(ABS(B2:D13-(0))

Vo vyššie uvedenom vzorci je B2:D13 rozsah buniek a 0 je číslo, pre ktoré chcete nájsť najbližšiu zhodu. Ak napríklad hľadáte hodnotu najbližšiu k 5, vzorec sa zmení na: =MIN(ABS(B2:D13-(5))

Poznámka. Toto je vzorec poľa , takže na jeho dokončenie musíte namiesto jednoduchého ťahu Enter stlačiť klávesovú skratku Ctrl + Shift + Enter.

A teraz vytvorte pravidlo podmieneného formátovania s nasledujúcim vzorcom, kde B3 je bunka vpravo hore vo vašom rozsahu a $C$2 v bunke s vyššie uvedeným vzorcom poľa:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Dávajte pozor na použitie absolútnych odkazov v adrese bunky obsahujúcej vzorec poľa ($C$2), pretože táto bunka je konštantná. Taktiež je potrebné nahradiť 0 číslom, pre ktoré chcete zvýrazniť najbližšiu zhodu. Napríklad, ak by sme chceli zvýrazniť hodnotu najbližšiu k 5, vzorec by sa zmenil na: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Príklad 2. Zvýraznite hodnotu, ktorá je najbližšie k zadanej hodnote, ale NIE je to presná zhoda

V prípade, že nechcete zvýrazniť presnú zhodu, potrebujete iný vzorec poľa, ktorý nájde najbližšiu hodnotu, ale ignoruje presnú zhodu.

Napríklad nasledujúci vzorec pre pole nájde v zadanom rozsahu hodnotu najbližšiu k 0, ale ignoruje prípadné nuly:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Po dokončení písania vzorca poľa nezabudnite stlačiť klávesovú skratku Ctrl + Shift + Enter.

Vzorec podmieneného formátovania je rovnaký ako vo vyššie uvedenom príklade:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Keďže však náš vzorec poľa v bunke C2 ignoruje presnú zhodu, pravidlo podmieneného formátovania ignoruje aj nuly a zvýrazní hodnotu 0,003, ktorá je najbližšou zhodou.

Ak chcete nájsť hodnotu, ktorá je najbližšie k nejakému inému číslu v hárku programu Excel, stačí nahradiť "0" požadovaným číslom vo vzorcoch pre pole aj podmienené formátovanie.

Dúfam, že vzorce podmieneného formátovania, ktoré ste sa naučili v tomto učebnom texte, vám pomôžu pochopiť zmysel akéhokoľvek projektu, na ktorom pracujete. Ak potrebujete ďalšie príklady, pozrite si nasledujúce články:

• Ako zmeniť farbu riadku na základe hodnoty bunky
• Podmienené formátovanie aplikácie Excel pre dátumy
• Striedanie farieb riadkov a stĺpcov v programe Excel
• Dva spôsoby zmeny farby pozadia na základe hodnoty bunky
• Počítanie a sčítanie farebných buniek v programe Excel

Prečo moje podmienené formátovanie v programe Excel nefunguje správne?

Ak vaše pravidlo podmieneného formátovania nefunguje podľa očakávania, hoci vzorec je zjavne správny, nerozčuľujte sa! S najväčšou pravdepodobnosťou to nie je spôsobené nejakou zvláštnou chybou v podmienenom formátovaní programu Excel, ale skôr drobnou chybou, ktorá nie je na prvý pohľad zrejmá. Vyskúšajte 6 jednoduchých krokov na riešenie problémov uvedených nižšie a som si istý, že váš vzorec bude fungovať:

1. Používajte správne absolútne & relatívne adresy buniek. Je veľmi ťažké odvodiť všeobecné pravidlo, ktoré bude fungovať v 100 percentách prípadov. Najčastejšie však v odkazoch na bunky použijete absolútny stĺpec (s $) a relatívny riadok (bez $), napr. =$A1>1 .

   Majte na pamäti, že vzorce =A1=1 , =$A$1=1 a =A$1=1 prinesú rôzne výsledky. Ak si nie ste istí, ktorý z nich je vo vašom prípade správny, môžete vyskúšať všetky : ) Viac informácií nájdete v časti Relatívne a absolútne odkazy na bunky v podmienenom formátovaní Excelu.

2. Overte použitý rozsah. Skontrolujte, či sa vaše pravidlo podmieneného formátovania vzťahuje na správny rozsah buniek. Platí pravidlo - vyberte všetky bunky/riadky, ktoré chcete formátovať, ale nezahŕňajte záhlavia stĺpcov.
3. Napíšte vzorec pre ľavú hornú bunku. V pravidlách podmieneného formátovania sú odkazy na bunky relatívne k najvrchnejšej ľavej bunke v použitom rozsahu. Vzorec podmieneného formátovania teda vždy píšte pre 1. riadok s údajmi.

   Ak napríklad vaše údaje začínajú v riadku 2, vložte =A$2=10 na zvýraznenie buniek s hodnotami rovnými 10 v všetky riadky Častou chybou je vždy použiť odkaz na prvý riadok (napr. =A$1=10 ). Nezabudnite, že na riadok 1 sa vo vzorci odvolávate len vtedy, ak vaša tabuľka nemá hlavičky a vaše údaje skutočne začínajú v riadku 1. Najzreteľnejším znakom tohto prípadu je, keď pravidlo funguje, ale neformátuje hodnoty v riadkoch, v ktorých by malo.

4. Skontrolujte vytvorené pravidlo. Dvakrát skontrolujte pravidlo v Správcovi pravidiel podmieneného formátovania. Niekedy Microsoft Excel bez akéhokoľvek dôvodu skreslí práve vytvorené pravidlo. Ak teda pravidlo nefunguje, prejdite na Podmienené formátovanie> Správa pravidiel a skontrolujte vzorec aj rozsah, na ktorý sa vzťahuje. Ak ste vzorec skopírovali z webu alebo iného externého zdroja, uistite sa, že priame citáty sa používajú.
5. Upravte odkazy na bunky pri kopírovaní pravidla. Ak kopírujete podmienené formátovanie programu Excel pomocou programu Format Painter, nezabudnite upraviť všetky odkazy na bunky vo vzorci.
6. Rozdelenie zložitých vzorcov na jednoduché prvky. Ak používate zložitý vzorec programu Excel, ktorý obsahuje niekoľko rôznych funkcií, rozdeľte ho na jednoduché prvky a overte každú funkciu samostatne.

A nakoniec, ak ste vyskúšali všetky kroky, ale vaše pravidlo podmieneného formátovania stále nefunguje správne, napíšte mi do komentárov a pokúsime sa to spolu vyriešiť :)

V mojom ďalšom článku sa budeme venovať možnostiam podmieneného formátovania dátumov v programe Excel. Dovidenia budúci týždeň a ďakujem za prečítanie!