V tomto tutoriálu budeme pokračovat v objevování fascinujícího světa podmíněného formátování aplikace Excel. Pokud se v této oblasti necítíte příliš dobře, můžete si nejprve projít předchozí článek a oživit si základy - Jak používat podmíněné formátování v aplikaci Excel.

Dnes se budeme věnovat tomu, jak pomocí vzorců aplikace Excel formátovat jednotlivé buňky a celé řádky na základě zadaných hodnot nebo na základě hodnoty jiné buňky. Tento postup je často považován za pokročilou akrobacii podmíněného formátování aplikace Excel a po jeho zvládnutí vám pomůže posunout formáty v tabulkách daleko za hranice jejich běžného použití.

Podmíněné formátování aplikace Excel na základě hodnoty jiné buňky

Předdefinované podmíněné formátování aplikace Excel, jako jsou datové sloupce, barevné stupnice a sady ikon, slouží především k formátování buněk na základě jejich vlastních hodnot. Pokud chcete použít podmíněné formátování na základě jiné buňky nebo formátovat celý řádek na základě hodnoty jedné buňky, musíte použít vzorce.

Podívejme se tedy, jak lze vytvořit pravidlo pomocí vzorce, a poté probereme příklady vzorců pro konkrétní úlohy.

Jak vytvořit pravidlo podmíněného formátování na základě vzorce

Chcete-li nastavit pravidlo podmíněného formátování založené na vzorci v libovolné verzi aplikace Excel 2010 až Excel 365, proveďte následující kroky:

1. Vyberte buňky, které chcete formátovat. Můžete vybrat jeden sloupec, několik sloupců nebo celou tabulku, pokud chcete podmíněný formát použít na řádky.

   Tip: Pokud plánujete v budoucnu přidávat další data a chcete, aby se pravidlo podmíněného formátování automaticky aplikovalo na nové položky, můžete buď:

   • Převést rozsah buněk na tabulku ( Vložit kartu> Tabulka ). V tomto případě se podmíněné formátování automaticky použije na všechny nové řádky.
   • Vyberte několik prázdných řádků pod daty, například 100 prázdných řádků.
2. Na Home na kartě Styly klikněte na tlačítko Podmíněné formátování> Nové pravidlo...

   

3. V Nové pravidlo formátování vyberte možnost Pomocí vzorce určete, které buňky se mají formátovat .
4. Do příslušného pole zadejte vzorec.
5. Klikněte na Formát... vybrat vlastní formát.

   

6. Přepínání mezi Písmo , Hranice a Naplňte a pohrajte si s různými možnostmi, jako je styl písma, barva vzoru a efekty výplně, abyste nastavili formát, který vám nejlépe vyhovuje. Více barev... a vyberte libovolnou barvu RGB nebo HSL podle svých představ. Po dokončení klikněte na tlačítko OK tlačítko.

   

7. Ujistěte se, že Náhled zobrazí požadovaný formát, a pokud ano, klikněte na tlačítko OK Pokud nejste s náhledem formátu zcela spokojeni, klikněte na tlačítko . Formát... a znovu proveďte úpravy.

   

Tip. Kdykoli potřebujete upravit vzorec podmíněného formátování, stiskněte klávesu F2 a poté se pomocí šipek přesuňte na potřebné místo ve vzorci. Pokud se pokusíte o pohyb šipkami bez stisknutí klávesy F2 , bude do vzorce vložen rozsah, nikoli pouze přesunutí ukazatele pro vložení. Chcete-li do vzorce přidat odkaz na určitou buňku, stiskněte podruhé klávesu F2 a poté na tuto buňku klikněte.

Příklady vzorců podmíněného formátování aplikace Excel

Nyní, když víte, jak vytvořit a použít podmíněné formátování aplikace Excel na základě jiné buňky, přejděme k tomu, jak používat různé vzorce aplikace Excel v praxi.

Tip: Aby vzorec podmíněného formátování aplikace Excel fungoval správně, vždy dodržujte tato jednoduchá pravidla.

Vzorce pro porovnávání hodnot (čísel a textu)

Jak víte, Microsoft Excel nabízí několik hotových pravidel pro formátování buněk s hodnotami většími, menšími nebo rovnými zadané hodnotě ( Pravidla podmíněného formátování>Zvýraznění buněk ). Tato pravidla však nefungují, pokud chcete podmíněně formátovat určité sloupce nebo celé řádky. na základě hodnoty buňky v jiném sloupci. V tomto případě použijete analogické vzorce:

Níže uvedený snímek obrazovky ukazuje příklad Větší než vzorec který zvýrazní názvy produktů ve sloupci A, pokud je počet položek na skladě (sloupec C) větší než 0. Pozor, vzorec se vztahuje pouze na sloupec A ($A$2:$A$8). Pokud však vyberete celou tabulku (v našem případě $A$2:$E$8), zvýrazní se celé řádky na základě hodnoty ve sloupci C.

Podobným způsobem můžete vytvořit pravidlo podmíněného formátování pro porovnání hodnot dvou buněk. Například:

=$A2<$B2 - formátovat buňky nebo řádky, pokud je hodnota ve sloupci A menší než odpovídající hodnota ve sloupci B.

=$A2=$B2 - formátovat buňky nebo řádky, pokud jsou hodnoty ve sloupcích A a B stejné.

=$A2$B2 - formátovat buňky nebo řádky, pokud hodnota ve sloupci A není stejná jako ve sloupci B.

Jak vidíte na obrázku níže, tyto vzorce fungují jak pro textové hodnoty, tak pro čísla.

Vzorce AND a OR

Pokud chcete formátovat tabulku aplikace Excel na základě 2 nebo více podmínek, použijte funkci =AND nebo =OR:

Na níže uvedeném obrázku použijeme vzorec =AND($C2>0, $D2="Worldwide") změnit barvu pozadí řádků, pokud je počet položek na skladě (sloupec C) větší než 0 a pokud je produkt dodáván do celého světa (sloupec D). Věnujte prosím pozornost tomu, že vzorec pracuje s následujícími údaji textové hodnoty a také s čísla .

Ve vzorcích AND a OR můžete samozřejmě použít dvě, tři nebo více podmínek. Chcete-li vidět, jak to funguje v praxi, podívejte se na video: Podmíněné formátování na základě jiné buňky.

To jsou základní vzorce podmíněného formátování, které používáte v aplikaci Excel. Nyní se podívejme na trochu složitější, ale mnohem zajímavější příklady.

Podmíněné formátování prázdných a neprázdných buněk

Myslím, že každý ví, jak v Excelu formátovat prázdné a neprázdné buňky - jednoduše vytvoříte nové pravidlo " Formátujte pouze buňky, které obsahují" a vyberte buď Slepé položky nebo Žádné polotovary .

Ale co když chcete formátovat buňky v určitém sloupci, pokud je odpovídající buňka v jiném sloupci prázdná nebo není prázdná? V tomto případě budete muset opět použít vzorce aplikace Excel:

Vzorec pro prázdná políčka : =$B2="" - formátovat vybrané buňky / řádky, pokud je odpovídající buňka ve sloupci B prázdná.

Vzorec pro neprázdná místa : =$B2"" - formátovat vybrané buňky / řádky, pokud odpovídající buňka ve sloupci B není prázdná.

Poznámka: Výše uvedené vzorce budou fungovat pro buňky, které jsou "vizuálně" prázdné nebo nejsou prázdné. Pokud použijete nějakou funkci aplikace Excel, která vrací prázdný řetězec, např. =if(false, "OK", "") a nechcete, aby se takové buňky považovaly za prázdné, použijte místo toho následující vzorce =isblank(A1)=true nebo =isblank(A1)=false pro formátování prázdných a neprázdných buněk.

A zde je příklad, jak můžete výše uvedené vzorce použít v praxi. Předpokládejme, že máte sloupec (B), který je " Datum prodeje " a další sloupec (C) " Dodávka ". Tyto 2 sloupce mají hodnotu pouze v případě, že byl uskutečněn prodej a dodána položka. Chcete tedy, aby se celý řádek zbarvil oranžově, když byl uskutečněn prodej; a když je položka dodána, měl by se příslušný řádek zbarvit zeleně. Abyste toho dosáhli, musíte vytvořit 2 pravidla podmíněného formátování s následujícími vzorci:

• Oranžové řádky (buňka ve sloupci B není prázdná): =$B2""
• Zelené řádky (buňky ve sloupci B a C nejsou prázdné): =AND($B2"", $C2"")

Ještě je třeba přesunout druhé pravidlo na začátek a vybrat možnost Zastavit, pokud je to pravda zaškrtněte políčko vedle tohoto pravidla:

V tomto konkrétním případě je možnost "Zastavit, pokud je pravda" ve skutečnosti zbytečná a pravidlo bude fungovat i bez ní. Toto políčko můžete zaškrtnout jen jako dodatečnou pojistku pro případ, že byste v budoucnu přidali několik dalších pravidel, která by mohla být v rozporu s některým ze stávajících.

Další informace naleznete v části Podmíněné formátování prázdných buněk v aplikaci Excel.

Vzorce aplikace Excel pro práci s textovými hodnotami

Pokud chcete formátovat určitý sloupec (sloupce), když jiná buňka ve stejném řádku obsahuje určité slovo, můžete použít vzorec popsaný v jednom z předchozích příkladů (například =$D2="Worldwide"). přesná shoda .

Pro částečná shoda , budete muset použít buď funkci HLEDAT (nerozlišuje velká a malá písmena), nebo funkci NAJÍT (rozlišuje velká a malá písmena).

Například pro formátování vybraných buněk nebo řádků, pokud odpovídající buňka ve sloupci D obsahuje slovo " Celosvětově ", použijte následující vzorec. Tento vzorec najde všechny takové buňky bez ohledu na to, kde se zadaný text v buňce nachází, včetně " Lodě po celém světě ", " Na celém světě, s výjimkou... " atd:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Pokud chcete vybrané buňky nebo řádky stínovat, pokud obsah buňky začíná hledaným textem, použijte tuto možnost:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Vzorce aplikace Excel pro zvýraznění duplicit

Pokud je vaším úkolem podmíněně formátovat buňky s duplicitními hodnotami, můžete použít předdefinované pravidlo dostupné v části Podmíněné formátování> Pravidla zvýraznění buněk> Duplicitní hodnoty... Podrobný návod k použití této funkce najdete v následujícím článku: Jak automaticky zvýraznit duplicity v aplikaci Excel.

V některých případech však data vypadají lépe, pokud vybrané sloupce nebo celé řádky podbarvíte, pokud se v jiném sloupci vyskytnou duplicitní hodnoty. V takovém případě bude nutné opět použít vzorec podmíněného formátování aplikace Excel, tentokrát použijeme vzorec COUNTIF Jak víte, tato funkce Excelu počítá počet buněk v zadaném rozsahu, které splňují jedno kritérium.

Zvýraznění duplicit včetně 1. výskytu

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - tento vzorec vyhledá duplicitní hodnoty v zadaném rozsahu ve sloupci A (v našem případě A2:A10), včetně prvního výskytu.

Pokud se rozhodnete použít pravidlo na celou tabulku, dojde k naformátování celých řádků, jak vidíte na obrázku níže. Rozhodl jsem se v tomto pravidle změnit barvu písma, jen tak pro změnu : )

Zvýraznění duplicit bez 1. výskytu

Chcete-li ignorovat první výskyt a zvýraznit pouze následující duplicitní hodnoty, použijte tento vzorec: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Zvýraznění po sobě jdoucích duplicit v aplikaci Excel

Pokud byste raději zvýraznili pouze duplicity na po sobě jdoucích řádcích, můžete to provést následujícím způsobem. Tato metoda funguje pro všechny typy dat: čísla, textové hodnoty a data.

• Vyberte sloupec, ve kterém chcete zvýraznit duplikáty, bez záhlaví sloupce .
• Vytvořte pravidlo (pravidla) podmíněného formátování pomocí těchto jednoduchých vzorců:

  Pravidlo 1 (modré): =$A1=$A2 - zvýrazní 2. výskyt a všechny případné další výskyty.

  Pravidlo 2 (zelené): =$A2=$A3 - upozorňuje na 1. výskyt.

Ve výše uvedených vzorcích je A sloupec, který chcete zkontrolovat na duplicity, $A1 je záhlaví sloupce, $A2 je první buňka s daty.

Důležité! Pro správnou funkci vzorců je nezbytné, aby pravidlo 1, které zvýrazňuje 2. a všechny následující duplicitní výskyty, bylo prvním pravidlem v seznamu, zejména pokud používáte dvě různé barvy.

Zvýraznění duplicitních řádků

Pokud chcete použít podmíněný formát v případě výskytu duplicitních hodnot ve dvou nebo více sloupcích, musíte do tabulky přidat další sloupec, ve kterém spojíte hodnoty z klíčových sloupců pomocí jednoduchého vzorce, jako je tento. =A2&B2 . Poté aplikujete pravidlo pomocí jedné z variant vzorce COUNTIF pro duplicity (s 1. výskytem nebo bez něj). Po vytvoření pravidla můžete samozřejmě skrýt další sloupec.

Případně můžete použít funkci COUNTIFS, která podporuje více kritérií v jednom vzorci. V tomto případě nebudete potřebovat pomocný sloupec.

V tomto příkladu zvýrazníte duplicitní řádky. s 1. výskytem , vytvořte pravidlo s následujícím vzorcem:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Zvýraznění duplicitních řádků bez 1. výskytu , použijte tento vzorec:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Porovnání 2 sloupců na duplicity

Jedním z nejčastějších úkolů v aplikaci Excel je kontrola 2 sloupců na duplicitní hodnoty - tj. vyhledání a zvýraznění hodnot, které existují v obou sloupcích. K tomu je třeba vytvořit pravidlo podmíněného formátování aplikace Excel pro každý sloupec s kombinací následujících položek =ISERROR() a =MATCH() funkce:

Pro sloupec A: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

Pro sloupec B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Poznámka: Aby takové podmíněné vzorce fungovaly správně, je velmi důležité, abyste pravidla aplikovali na celé sloupce, např. =$A:$A a =$B:$B .

Příklad praktického použití můžete vidět na následujícím snímku obrazovky, který upozorňuje na duplicity ve sloupcích E a F.

Jak vidíte, vzorce podmíněného formátování aplikace Excel si s duplicitami poradí docela dobře. Pro složitější případy bych však doporučil použít doplněk Duplicate Remover, který je speciálně navržen pro vyhledávání, zvýrazňování a odstraňování duplicit v aplikaci Excel, a to v jednom listu nebo mezi dvěma tabulkami.

Vzorce pro zvýraznění nadprůměrných nebo podprůměrných hodnot

Pokud pracujete s několika sadami číselných dat, je třeba PRŮMĚR() se může hodit k formátování buněk, jejichž hodnoty jsou pod nebo nad průměrem sloupce.

Můžete například použít vzorec =$E2 k podmíněnému formátování řádků, kde jsou prodejní čísla pod průměrem, jak je znázorněno na obrázku níže. Pokud chcete opačný postup, tj. odstínit produkty, které mají vyšší výkonnost než průměr, nahraďte ve vzorci "": =$E2>PRŮMĚR($E$2:$E$8) .

Jak zvýraznit nejbližší hodnotu v aplikaci Excel

Pokud mám sadu čísel, existuje způsob, jak pomocí podmíněného formátování v Excelu zvýraznit číslo v této sadě, které je nejblíže nule? To chtěla vědět jedna z čtenářek našeho blogu, Jessica. Otázka je velmi jasná a přímočará, ale odpověď je pro sekci komentářů příliš dlouhá, proto zde vidíte řešení :)

Příklad 1. Vyhledání nejbližší hodnoty včetně přesné shody

V našem příkladu najdeme a zvýrazníme číslo, které je nejblíže nule. Pokud datový soubor obsahuje jednu nebo více nul, zvýrazní se všechny. Pokud nula neexistuje, zvýrazní se hodnota, která je jí nejblíže, ať už kladná nebo záporná.

Nejprve je třeba zadat následující vzorec do libovolné prázdné buňky v pracovním listu, kterou budete moci později v případě potřeby skrýt. Vzorec vyhledá číslo v daném rozsahu, které je nejblíže zadanému číslu, a vrátí absolutní hodnotu tohoto čísla (absolutní hodnota je číslo bez znaménka):

=MIN(ABS(B2:D13-(0)))

Ve výše uvedeném vzorci je B2:D13 rozsah buněk a 0 je číslo, pro které chcete najít nejbližší shodu. Pokud například hledáte hodnotu nejbližší 5, vzorec se změní na: =MIN(ABS(B2:D13-(5)))

Poznámka: Jedná se o vzorec pole , takže k jeho dokončení je třeba místo prostého tahu Enter stisknout kombinaci kláves Ctrl + Shift + Enter.

A nyní vytvoříte pravidlo podmíněného formátování s následujícím vzorcem, kde B3 je buňka vpravo nahoře ve vašem rozsahu a $C$2 v buňce s výše uvedeným vzorcem pole:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Dejte pozor na použití absolutních odkazů v adrese buňky obsahující vzorec pole ($C$2), protože tato buňka je konstantní. Také je třeba nahradit 0 číslem, pro které chcete zvýraznit nejbližší shodu. Pokud bychom například chtěli zvýraznit hodnotu nejbližší 5, vzorec by se změnil na: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Příklad 2. Zvýrazněte hodnotu, která je nejblíže zadané hodnotě, ale NE přesnou shodu.

V případě, že nechcete zvýraznit přesnou shodu, potřebujete jiný vzorec pole, který najde nejbližší hodnotu, ale přesnou shodu ignoruje.

Například následující vzorec pro pole najde v zadaném rozsahu hodnotu nejbližší 0, ale ignoruje případné nuly:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Po dokončení psaní vzorce pole nezapomeňte stisknout klávesy Ctrl + Shift + Enter.

Vzorec podmíněného formátování je stejný jako ve výše uvedeném příkladu:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Protože však náš vzorec pole v buňce C2 ignoruje přesnou shodu, pravidlo podmíněného formátování ignoruje i nuly a zvýrazní hodnotu 0,003, která je nejbližší shodou.

Pokud chcete najít hodnotu, která je nejblíže nějakému jinému číslu v listu aplikace Excel, stačí ve vzorcích pro pole i podmíněné formátování nahradit "0" požadovaným číslem.

Doufám, že vzorce podmíněného formátování, které jste se naučili v tomto kurzu, vám pomohou pochopit smysl jakéhokoli projektu, na kterém pracujete. Pokud potřebujete další příklady, podívejte se na následující články:

• Jak změnit barvu řádku na základě hodnoty buňky
• Podmíněné formátování aplikace Excel pro data
• Střídání barev řádků a sloupců v aplikaci Excel
• Dva způsoby změny barvy pozadí na základě hodnoty buňky
• Počítání a sčítání barevných buněk v aplikaci Excel

Proč nefunguje správně podmíněné formátování aplikace Excel?

Pokud vaše pravidlo podmíněného formátování nefunguje podle očekávání, přestože je vzorec zdánlivě správný, nerozčilujte se! S největší pravděpodobností to není způsobeno nějakou podivnou chybou v podmíněném formátování aplikace Excel, ale spíše drobnou chybou, která není na první pohled patrná. Vyzkoušejte prosím 6 jednoduchých kroků pro řešení problémů uvedených níže a jsem si jistý, že váš vzorec bude fungovat:

1. Používejte správně absolutní & relativní adresy buněk. Je velmi obtížné odvodit obecné pravidlo, které bude fungovat ve 100 % případů. Nejčastěji však budete v odkazech na buňky používat absolutní sloupec (s $) a relativní řádek (bez $), např. =$A1>1 .

   Mějte prosím na paměti, že vzorce =A1=1 , =$A$1=1 a =A$1=1 povedou k různým výsledkům. Pokud si nejste jisti, který z nich je ve vašem případě správný, můžete vyzkoušet všechny : ) Další informace naleznete v článku Relativní a absolutní odkazy na buňky v podmíněném formátování Excelu.

2. Ověřte použitý rozsah. Zkontrolujte, zda se pravidlo podmíněného formátování vztahuje na správný rozsah buněk. Platí toto pravidlo - vyberte všechny buňky/řádky, které chcete formátovat, ale nezahrňte záhlaví sloupců.
3. Napište vzorec pro levou horní buňku. V pravidlech podmíněného formátování jsou odkazy na buňky relativní vůči nejvrchnější levé buňce v použitém rozsahu. Vzorec podmíněného formátování tedy vždy pište pro 1. řádek s daty.

   Pokud například vaše data začínají na řádku 2, vložte do řádku. =A$2=10 zvýraznit buňky s hodnotami rovnými 10 v všechny řádky . Častou chybou je, že se vždy používá odkaz na první řádek (např. =A$1=10 ). Nezapomeňte, že na řádek 1 se ve vzorci odkazujete pouze v případě, že vaše tabulka nemá záhlaví a vaše data skutečně začínají v řádku 1. Nejzřetelnějším příznakem tohoto případu je, když pravidlo funguje, ale neformátuje hodnoty v řádcích, ve kterých by mělo.

4. Zkontrolujte vytvořené pravidlo. Překontrolujte pravidlo ve Správci pravidel podmíněného formátování. Někdy Microsoft Excel bezdůvodně zkreslí právě vytvořené pravidlo. Pokud tedy pravidlo nefunguje, přejděte na stránku Podmíněné formátování> Správa pravidel a zkontrolujte vzorec i rozsah, na který se vztahuje. Pokud jste vzorec zkopírovali z webu nebo z jiného externího zdroje, zkontrolujte, zda je vzorec přímé citáty se používají.
5. Upravte odkazy na buňky při kopírování pravidla. Pokud kopírujete podmíněné formátování aplikace Excel pomocí nástroje Format Painter, nezapomeňte upravit všechny odkazy na buňky ve vzorci.
6. Rozdělení složitých vzorců na jednoduché prvky. Pokud používáte složitý vzorec aplikace Excel, který obsahuje několik různých funkcí, rozdělte jej na jednoduché prvky a ověřte každou funkci zvlášť.

A nakonec, pokud jste vyzkoušeli všechny kroky, ale vaše pravidlo podmíněného formátování stále nefunguje správně, napište mi do komentářů a zkusíme to společně vyřešit :)

V příštím článku se budeme zabývat možnostmi podmíněného formátování dat v aplikaci Excel. Uvidíme se příští týden a děkujeme za přečtení!