Минулого тижня ми розглянули кілька методів перетворення таблиць Excel в HTML. Але в наш час, коли всі, здається, переходять до хмарних технологій, чому б і нам не зробити це? Нові технології обміну даними Excel в Інтернеті набагато простіші і надають кілька нових можливостей, якими ви можете скористатися.

З появою Excel Online вам більше не потрібен громіздкий HTML-код для експорту ваших таблиць в Інтернет. Просто збережіть свою робочу книгу в Інтернеті і отримуйте до неї доступ буквально з будь-якого місця, діліться з іншими користувачами і працюйте над одним і тим же аркушем всі разом. За допомогою Excel Online ви також можете легко вбудувати свій робочий аркуш на веб-сайт або блог і дозволити вашим відвідувачам взаємодіяти з ним, щоб знайти саме ту інформацію, яка їм потрібнаякі я шукаю.

Далі в цій статті ми розглянемо всі ці та багато інших можливостей, які надає Excel Online.

Як перенести електронні таблиці Excel онлайн

Якщо ви не знайомі з хмарними технологіями загалом та Excel Online зокрема, найпростіший спосіб розпочати роботу - надати спільний доступ до своєї робочої книги, використовуючи звичний інтерфейс робочого столу Excel.

Всі таблиці Excel Online зберігаються на OneDrive Як ви, напевно, знаєте, це онлайн-сховище існує вже давно, але тепер воно інтегроване в Microsoft Excel як опція інтерфейсу, доступна в один клік. Крім того, вашим запрошеним, тобто іншим користувачам, яким ви надаєте спільний доступ до своїх електронних таблиць, більше не потрібен обліковий запис Microsoft для перегляду та редагування файлів Excel, до яких ви надали спільний доступ.

Якщо у вас ще немає облікового запису OneDrive, ви можете зареєструватися зараз. Ця послуга проста, безкоштовна і, безумовно, варта вашої уваги, оскільки більшість додатків Office 2013 і 2016, а не лише Excel, підтримують OneDrive. Після реєстрації перейдіть до наступних кроків.

1. увійдіть у свій обліковий запис Microsoft

Переконайтеся, що ви також увійшли у свій обліковий запис Microsoft у програмі Excel. У книзі Excel подивіться на верхній правий кут. Якщо ви бачите там своє ім'я та фотографію, ви можете пропустити цей крок, інакше натисніть кнопку Увійдіть в систему зв'язок.

Excel відобразить повідомлення з проханням підтвердити, що ви дійсно хочете дозволити Office підключитися до Інтернету. Так , а потім введіть свої облікові дані Windows Live.

2. збережіть таблицю Excel у хмарі

Переконайтеся, що у вас відкрита правильна книга, тобто та, якою ви хочете поділитися в Інтернеті, про всяк випадок. У цьому прикладі я буду ділитися Список святкових подарунків щоб члени моєї сім'ї та друзі могли його переглянути і зробити свій внесок :)

Відкривши потрібну робочу книгу, перейдіть до розділу Файл вкладка, натисніть Поділитися на лівій панелі. Запрошуємо людей за замовчуванням буде обрана опція і ви натискаєте Зберегти в хмарі на правій панелі.

Після цього оберіть хмарне сховище для збереження файлу Excel. OneDrive це перша опція, яку ви побачите праворуч, вибрана за замовчуванням, і ви просто вибираєте папку призначення на лівій панелі.

Примітка: Якщо ви не бачите опцію OneDrive, це означає, що або у вас немає облікового запису OneDrive, або ви не ввійшли до нього.

Я вже створив спеціальний Планувальник подарунків і він з'явиться в папці Останні папки Ви можете вибрати будь-яку іншу папку, натиснувши кнопку Переглянути під кнопкою Останні папки або створити новий у звичайному порядку, клацнувши правою кнопкою миші в будь-якому місці правої частини списку Зберегти як діалогового вікна і вибравши Нова папка Вибравши потрібну папку, натисніть кнопку Зберегти кнопку.

3. поділіться збереженою таблицею в Інтернеті

Ваша таблиця Excel вже в мережі, і ви можете переглянути її у своєму OneDrive. Якщо ви бажаєте поділитися онлайн-таблицею з іншими людьми, вам залишилося зробити ще один крок - вибрати один з наведених нижче варіантів спільного доступу:

• Запрошуємо людей (Просто введіть адреси електронної пошти контактів, до яких ви хочете надати спільний доступ до аркуша Excel. Під час введення автозаповнення Excel порівняє введені дані з іменами та адресами у вашій адресній книзі та відобразить усі збіги. Щоб додати кілька контактів, розділіть їхні імена крапкою з комою. Або натисніть кнопку Пошук в адресній книзі значок для пошуку контактів у вашому списку глобальних адрес.

  Ви можете встановити права на перегляд або редагування для контактів, обравши відповідну опцію у випадаючому списку праворуч. Якщо ви додаєте декілька запрошених, дозволи будуть застосовані до всіх, але ви зможете змінити дозволи для кожної конкретної особи пізніше.

  Ви також можете включити особисте повідомлення Якщо ви нічого не введете, Excel додасть для вас загальне запрошення.

  Нарешті, ви можете вибрати, чи потрібно користувачеві входити в свій обліковий запис Windows Live, перш ніж він отримає доступ до вашої онлайнової таблиці. Я не бачу жодних особливих причин, чому вони повинні це робити, але це залежить від вас.

  Після цього натисніть кнопку Поділитися Кожен із запрошених контактів отримає електронне повідомлення з посиланням на файл, до якого ви надали спільний доступ. Вони просто натискають на посилання, щоб відкрити вашу таблицю Excel в Інтернеті, на OneDrive.

  Після натискання на кнопку Поділитися Excel відобразить список контактів, яким ви надали доступ до файлу. Якщо ви хочете видалити когось зі списку або відредагувати права доступу, клацніть правою кнопкою миші по імені і виберіть відповідну опцію з контекстного меню.

• Посилання для обміну Якщо ви хочете надати доступ до свого онлайн-аркуша Excel багатьом людям, швидшим способом буде надіслати їм посилання на файл, наприклад, за допомогою розсилки Outlook або списку розсилки. Вибираєте опцію Отримайте посилання для поширення на лівій панелі і виберіть одну з наступних опцій Переглянути посилання або Редагувати посилання або обидва в правій панелі.
• Постити в соціальні мережі Назва цієї опції говорить сама за себе і навряд чи потребує пояснень, хіба що одне зауваження. Якщо ви вибрали цю опцію, але не бачите список соціальних мереж у правій панелі, натисніть на кнопку Підключіть соціальні мережі і ви зможете обрати свої акаунти у Facebook, Twitter, Google, LinkedIn та інших соціальних мережах.
• Електронна пошта Якщо ви бажаєте надіслати книгу Excel як вкладення (звичайний файл Excel, PDF або XPS), а також інтернет-факс, виберіть Електронна пошта ліворуч та відповідний варіант праворуч.

Порада: Якщо ви хочете обмежити області книги Excel, які можуть переглядати інші користувачі, перейдіть на вкладку Файл> Інформація і натисніть Параметри перегляду в браузері Ви зможете вибрати аркуші та іменовані елементи, які ви хочете відобразити в Інтернеті.

І все! Ваша книга Excel знаходиться в Інтернеті та доступна іншим користувачам на ваш вибір. І навіть якщо ви ні з ким не співпрацюєте, це простий спосіб отримати доступ до ваших файлів Excel практично з будь-якого місця, незалежно від того, перебуваєте ви в офісі, працюєте з дому чи подорожуєте.

Як створювати веб-таблиці в Excel Online

До створювати нову книгу, натисніть маленьку стрілочку поруч з Створити та обирайте Робоча книга Excel з випадаючого списку.

До перейменовувати вашої електронної робочої книги, клацніть ім'я файлу за замовчуванням і введіть нове ім'я.

До завантаження існуючої книги в Excel Online, натисніть на кнопку Завантажити на панелі інструментів OneDrive і знайдіть файл на своєму комп'ютері.

Як редагувати книги в Excel Online

Відкривши книгу в Excel Online, ви можете працювати з нею за допомогою Веб-додаток Excel майже так само, як ви користуєтеся робочим столом Excel: вводите дані, сортуєте та фільтруєте, обчислюєте за допомогою формул та представляєте свої дані візуально у вигляді діаграм.

Існує лише одна суттєва відмінність між веб-таблицями Excel і настільними. Excel Online не має Зберегти оскільки вона автоматично зберігає ваші робочі книги. Якщо ви передумали щось робити, натисніть Ctrl+Z і Ctrl+Y, щоб скасувати або повторити відповідно. Ви можете скористатися кнопкою Скасувати / Повторити кнопки на Головна вкладка> Скасувати групу з тією ж метою.

Якщо ви намагаєтеся відредагувати якісь дані, але нічого не відбувається, швидше за все, ви перебуваєте в режимі "тільки для читання". Щоб перейти в режим редагування, натисніть Редагування робочої книги > Редагування у веб-додатку Excel та вносити швидкі зміни безпосередньо у веб-браузері. Для отримання більш розширених функцій аналізу даних, таких як зведені таблиці, діаграми або підключення до зовнішнього джерела даних, натисніть Редагування в Excel перейти на десктопну версію.

Коли ви зберігаєте таблицю в Excel, вона буде збережена там, де ви її створили, тобто у вашому OneDrive.

Порада: Якщо ви хочете швидко внести зміни в кілька книг, найшвидший спосіб - відкрити список файлів на вашому OneDrive, знайти потрібну книгу, клацнути по ній правою кнопкою миші і вибрати потрібну дію з контекстного меню.

Як надати доступ до електронних таблиць Excel Online іншим користувачам

Щоб поділитися своєю веб-таблицею Excel, натисніть Поділіться з людьми а потім обирати або те, або інше:

• Запрошуємо людей і введіть адреси електронної пошти людей, яким ви хочете надати спільний доступ до книги, або
• Отримати посилання вставити його в повідомлення електронної пошти, на веб-сторінку або в соціальні мережі.

Ви також можете вибрати, чи хочете ви надати своїм контактам права на перегляд або редагування.

Коли кілька користувачів одночасно редагують аркуш, Excel Online показує їхню присутність та оновлення відразу ж, за умови, що всі редагують в Excel Online, а не в настільному Excel. Якщо натиснути маленьку стрілку поруч з ім'ям користувача у верхньому правому куті електронної таблиці, ви навіть можете побачити, яка саме комірка редагується в даний момент.

Як заблокувати певні комірки для редагування на спільному аркуші

Якщо ви надаєте спільний доступ до своїх онлайн-аркушів кільком людям, ви можете обмежити права на редагування для членів вашої команди лише певних клітинок, рядків або стовпців у вашому документі Excel на OneDrive. Для цього вам потрібно вибрати діапазон(и), які ви дозволяєте редагувати в настільному Excel, а потім захистити робочий аркуш.

1. Виберіть діапазон комірок, які можуть редагувати ваші користувачі, перейдіть на вкладку Огляд і натисніть кнопку " Дозволити користувачам редагувати діапазони " в Зміни група.
2. В рамках проекту Дозволити користувачам редагувати діапазони у діалоговому вікні натисніть кнопку Новий... перевірте правильність діапазону і натисніть кнопку "Захистити аркуш". Якщо ви хочете дозволити користувачам редагувати кілька діапазонів, натисніть кнопку Новий... знову.
3. Двічі введіть пароль та завантажте захищений аркуш до OneDrive.

Якщо ви користуєтесь настільною версією Excel, ця інструкція може стати вам у нагоді: Як заблокувати або розблокувати певні області на аркуші.

Вбудувати онлайн-таблицю на сайт або блог

Якщо ви хочете опублікувати книгу Excel на веб-сайті або в блозі, виконайте ці 3 швидкі кроки у веб-програмі Excel:

1. Відкривши книгу в Excel Online, натисніть Поділитися> Вставити , а потім натисніть кнопку Згенерувати кнопку.
2. На наступному кроці ви вирішуєте, як саме ви хочете, щоб ваша електронна таблиця відображалася в Інтернеті. Вам доступні наступні варіанти налаштування:
   • Що показати Дозволяє вставити всю книгу або її частину, наприклад, діапазон комірок, зведену таблицю тощо.
   • Зовнішній вигляд У цьому розділі ви можете налаштувати зовнішній вигляд вашої робочої книги (показати і приховати лінії сітки і заголовки стовпців, включити посилання на завантаження).
   • Взаємодія Дозволити або заборонити користувачам взаємодіяти з електронною таблицею - сортувати, фільтрувати та вводити дані в клітинки. Якщо ви дозволите вводити дані, зміни, внесені іншими користувачами в клітинки на веб-сторінці, не будуть збережені у вихідній книзі. Якщо ви хочете, щоб певна клітинка була виділена при відкритті веб-сторінки, встановіть прапорець " Завжди починайте з вибраної комірки ", а потім клацніть по потрібній комірці у вікні попереднього перегляду, яке відобразиться у правій частині вікна.
   • Розміри Введіть ширину і висоту вікна перегляду електронної таблиці в пікселях. Щоб побачити, як буде виглядати вікно перегляду з заданими вами розмірами, натисніть кнопку " Переглянути фактичний розмір" Майте на увазі, що ви можете вказати мінімум 200 х 100 пікселів і максимум 640 х 655 пікселів. Якщо ви хочете використовувати інші розміри, що виходять за ці межі, ви зможете змінити код пізніше за допомогою будь-якого HTML-редактора або безпосередньо на вашому веб-сайті чи блозі.
   
3. Все, що вам залишилося зробити, це натиснути на кнопку Прийом. за посиланням під Код для вбудовування та вставити HTML-код (або JavaScript-розмітку) на свій блог чи веб-сайт.

   Примітка: код вбудовування - це iframe тому переконайтеся, що ваш сайт підтримує iframe, а редактор блогу дозволяє використовувати iframe в публікаціях.

Вбудований веб-додаток Excel

Нижче ви бачите інтерактивну таблицю Excel, яка ілюструє методику в дії. Це " Дні до наступного дня народження " підраховує, скільки днів залишилося до вашого наступного дня народження, ювілею чи іншої події, і зафарбовує проміжки різними відтінками зеленого, жовтого та червоного кольорів. У веб-додатку Excel просто введіть ваші події у першому стовпчику та спробуйте змінити відповідні дати, щоб поекспериментувати з результатами.

Якщо вам цікаво дізнатися формулу, будь ласка, ознайомтеся з цією статтею - Як умовно відформатувати дати в Excel.

Примітка: Для перегляду вбудованого робочого зошита, будь ласка, дозвольте використання маркетингових файлів cookie.

Машапи веб-додатків Excel

Якщо ви хочете отримати більше можливостей взаємодії між веб-таблицями Excel та іншими веб-програмами або службами, ви можете скористатися API JavaScript, доступним у OneDrive, щоб створити інтерактивні машапи даних .

Нижче ви можете побачити мешап Destination Explorer, створений нашою командою веб-додатків Excel, як приклад того, що веб-розробники можуть зробити для вашого веб-сайту або блогу. Цей мешап використовує API служб Excel JavaScript і Bing Maps і його мета - допомогти відвідувачам веб-сайту вибрати напрямок, куди вони хочуть поїхати. Ви можете вибрати місце розташування, і мешап покаже вам місцеву погоду абокількість туристів, які відвідують цей район. На скріншоті нижче показано наше місцезнаходження :)

Як бачите, працювати в Excel Online дуже просто. Тепер, коли ви знаєте основи, ви можете вивчити інші функції і керувати своїми електронними таблицями онлайн з легкістю і впевненістю!