Denne opplæringen forklarer det grunnleggende om Excel-nummerformatet og gir detaljert veiledning for å lage tilpasset formatering. Du vil lære hvordan du viser det nødvendige antallet desimaler, endrer justering eller skriftfarge, viser et valutasymbol, runder tall med tusenvis, viser innledende nuller og mye mer.

Microsoft Excel har mange innebygde formater for tall, valuta, prosent, regnskap, datoer og klokkeslett. Men det er situasjoner når du trenger noe veldig spesifikt. Hvis ingen av de innebygde Excel-formatene oppfyller dine behov, kan du lage ditt eget tallformat.

Tallformatering i Excel er et veldig kraftig verktøy, og når du først lærer hvordan du bruker den egenskapen, er alternativene dine nesten ubegrensede . Målet med denne opplæringen er å forklare de viktigste aspektene ved Excel-tallformat og sette deg på rett spor for å mestre tilpasset tallformatering.

Hvordan lage et tilpasset tallformat i Excel

For å lage et tilpasset Excel-format, åpne arbeidsboken du vil bruke og lagre formatet i, og følg disse trinnene:

1. Velg en celle du vil opprette for tilpasset formatering, og trykk Ctrl+1 for å åpne dialogboksen Formater celler .
2. Under Kategori velger du Egendefinert .
3. Skriv inn formatkoden i boksen Type .
4. Klikk OK for å lagre det nyopprettede formatet.

Ferdig!

Tips. I stedet forener:

For eksempel , for å vise temperaturer, kan du bruke formatkoden #"°F" eller #"°C" og resultatet vil se slik ut:

Du kan også lage et tilpasset Excel-format som kombinerer spesifikk tekst og teksten som er skrevet inn i en celle. For å gjøre dette, skriv inn tilleggsteksten omsluttet av doble anførselstegn i den fjerde delen av formatkoden før eller etter tekstplassholderen (@), eller begge deler.

For å for eksempel fortsette teksten som er skrevet inn i cellen med en annen tekst, si " Sendt i ", bruk følgende formatkode:

General; General; General; "Shipped in "@

Inkludert valutasymboler i en tilpasset tallformat

For å lage et tilpasset tallformat med dollartegnet ($), skriv det bare inn i formatkoden der det er aktuelt. For eksempel vil formatet $#.00 vise 5 som $5.00.

Andre valutasymboler er ikke tilgjengelige på de fleste standardtastaturer. Men du kan angi de populære valutaene på denne måten:

• Slå på NUM LOCK, og
• Bruk det numeriske tastaturet til å skrive inn ANSI-koden for valutasymbolet du vildisplay.

De resulterende tallformatene kan se noe lignende ut:

Hvis du vil opprette et tilpasset Excel-format med en annen valuta, følg disse trinnene:

• Åpne dialogboksen Formater celler , velg Valuta under Kategori , og velg ønsket valuta fra rullegardinlisten Symbol , f.eks. Russisk rubel:

Hvordan vise innledende nuller med tilpasset Excel-format

Hvis du prøver å skrive inn tallene 005 eller 00025 i en celle med standardformatet Generelt , vil du legge merke til at Microsoft Excel fjerner innledende nuller fordi tallet 005 er det samme som 5. Men noen ganger, vi vil ha 005, ikke 5!

Den enkleste løsningen er å bruke tekstformatet på slike celler. Alternativt kan du skrive en apostrof (') foran tallene. Uansett vil Excel forstå at du vil at enhver celleverdi skal behandles som en tekststreng. Som et resultat, nårdu skriver 005, vil alle innledende nuller bli bevart, og tallet vil vises som 005.

Hvis du vil at alle tallene i en kolonne skal inneholde et visst antall sifre, med innledende nuller om nødvendig, oppretter du et tilpasset format som bare inkluderer nuller.

Som du husker, i Excel-tallformat er 0 plassholderen som viser ubetydelige nuller. Så hvis du trenger tall som består av 6 sifre, bruk følgende formatkode: 000000

Og nå, hvis du skriver 5 i en celle, vil den vises som 000005; 50 vises som 000050, og så videre:

Tips. Hvis du skriver inn telefonnumre, postnummer eller personnummer som inneholder innledende nuller, er den enkleste måten å bruke et av de forhåndsdefinerte spesialformatene. Eller du kan lage ønsket egendefinert tallformat. For å vise internasjonale syvsifrede postnumre på riktig måte, bruk for eksempel dette formatet: 0000000 . For personnummer med innledende nuller, bruk dette formatet: 000-00-0000 .

Prosentandeler i tilpasset tallformat i Excel

For å vise et tall som en prosentandel av 100, ta med prosenttegnet (%) i tallformatet.

For For eksempel, for å vise prosenter som heltall, bruk dette formatet: #% . Som et resultat vil tallet 0,25 angitt i en celle vises som 25%.

For å vise prosenter med 2 desimaler, bruk dette formatet: #,00%

For å viseprosenter med 2 desimaler og tusen skilletegn, bruk denne: #,##.00%

Brøker i Excel-tallformat

Brøker er spesielle når det gjelder at det samme tallet kan vises på en rekke måter. For eksempel kan 1,25 vises som 1 ¼ eller 5/5. Nøyaktig hvilken måte Excel viser brøken bestemmes av formatkodene du bruker.

For at desimaltall skal vises som brøker, inkluderer du foroverskråstrek (/) i formatkoden, og skiller en heltallsdel med et mellomrom. For eksempel:

• # #/# - viser en brøkrest med opptil 1 siffer.
• # ##/## - viser en brøkrest med opptil 2 sifre.
• # ###/### - viser en brøkrest med opptil 3 sifre.
• ###/### – viser en uekte brøk (en brøk hvis teller er større enn eller lik nevneren) med opptil 3 sifre.

For å avrunde brøker til en bestemt nevner, oppgi den i tallformatkoden etter skråstreken. For for eksempel å vise desimaltall som åttendedeler, bruk følgende fast grunntall brøkformat: # #/8

Følgende skjermbilde demonstrerte formatkodene ovenfor i aksjon :

Som du sikkert vet, justerer de forhåndsdefinerte Excel-brøkformatene tall med brøklinjen (/) og viser hele tallet i en viss avstand fra resten. For å implementere denne justeringen i din egendefinerteformat, bruk plassholderne for spørsmålstegn (?) i stedet for pundtegnet (#) som vist i følgende skjermbilde:

Tips. For å legge inn en brøk i en celle formatert som Generelt , innled brøken med en null og et mellomrom. For å skrive inn 4/8 i en celle, skriver du for eksempel 0 4/8. Hvis du skriver 4/8, vil Excel anta at du skriver inn en dato, og endre celleformatet tilsvarende.

Lag et tilpasset vitenskapelig notasjonsformat

For å vise tall i vitenskapelig notasjonsformat (eksponentielt format), inkluderer du den store bokstaven E i tallformatkoden. For eksempel:

• 00E+00 - viser 1.500.500 som 1.50E+06.
• #0.0E+0 - viser 1.500.500 som 1.5E+6
• #E+# - viser 1.500.500 som 2E 6

Vis negative tall i parentes

I begynnelsen av denne opplæringen diskuterte vi de 4 kodedelene som utgjør et Excel-tallformat : Positive; Negative; Zero; Text

De fleste av formatkodene vi har diskutert så langt inneholdt bare 1 seksjon, noe som betyr at det tilpassede formatet brukes på alle talltyper - positive, negative og nuller.

For å lage et tilpasset format for negative tall, må du inkludere minst 2 kodeseksjoner: den første brukes for positive tall og nuller, og den andre - for negative tall.

For å vise negative verdier i parentes , bare inkludere dem i den andre delen av formatkoden din, for eksempel: #.00; (#.00)

Tips. For å sette opp positive og negative tall ved desimaltegn, legg til et innrykk i delen med positive verdier, f.eks. 0.00_); (0.00)

Vis nuller som bindestreker eller tomme

Det innebygde Excel-regnskapsformatet viser nuller som bindestreker. Dette kan også gjøres i ditt egendefinerte Excel-tallformat.

Som du husker, bestemmes nulloppsettet av den tredje delen av formatkoden. Så for å tvinge nuller til å vises som streker , skriv "-" i den delen. For eksempel: 0.00;(0.00);"-"

Formatkoden ovenfor instruerer Excel til å vise 2 desimaler for positive og negative tall, sette negative tall i parentes og gjøre nuller om til bindestreker.

Hvis du ikke gjør det ønsker noen spesiell formatering for positive og negative tall, skriv Generelt i 1. og 2. seksjon: General; -General; "-"

For å gjøre nuller til blanke felt , hopp over den tredje seksjonen i formater kode, og skriv bare inn semikolonet som avsluttes: General; -General; ; General

Legg til innrykk med tilpasset Excel-format

Hvis du ikke vil at celleinnholdet skal øke rett mot cellekanten kan du rykke inn informasjon i en celle. For å legge til et innrykk, bruk understrek (_) for å lage et mellomrom som er lik bredden på tegnet som følger det.

De vanligste innrykkkodene er som følger:

• For å rykke inn fra venstre kantlinje: _(
• For å rykke inn fra høyre kantlinje: _)

Oftest er dethøyre innrykk er inkludert i et positivt tallformat, slik at Excel etterlater plass til parentesen som omslutter negative tall.

For eksempel, for å rykke inn positive tall og nuller fra høyre og tekst fra venstre, kan du bruke følgende formatkode:

0.00_);(0.00); 0_);_(@

Eller du kan legge til innrykk på begge sider av cellen:

_(0.00_);_((0.00);_(0_);_(@_)

Innrykkkodene flytter celledataene med én tegnbredde. For å flytte verdier fra cellekantene med mer enn én tegnbredde, inkluderer du 2 eller flere påfølgende innrykkskoder i tallformatet. Følgende skjermbilde viser innrykk av celleinnhold med 1 og 2 tegn:

Endre skriftfarge med tilpasset tallformat

Endre skriftfarge for en bestemt verditype er en av de enkleste tingene du kan gjøre med et tilpasset tallformat i Excel, som støtter 8 hovedfarger. For å spesifisere fargen, skriv bare inn ett av følgende fargenavn i en passende del av tallformatkoden.

[Grønn]

[Hvit]

[Blå] [Magenta]

[Gul]

[Cyan]

[Rød]

Merk. Fargekoden må være det første elementet i seksjonen.

For eksempel, for å la standardformatet Generelt for alle verdityper, og bare endre skriftfargen, bruk formatkoden som ligner på denne:

[Green]General;[Red]General;[Black]General;[Blue]General

Eller kombiner fargekoder med ønsket tallformatering, f.eks. visevalutasymbolet, 2 desimaler, et tusenskilletegn, og vis nuller som bindestreker:

[Blue]$#,##0.00; [Red]-$#,##0.00; [Black]"-"; [Magenta]@

Gjenta tegn med egendefinerte formatkoder

For å gjenta et spesifikt tegn i ditt egendefinerte Excel-format slik at det fyller kolonnebredden, skriv inn en stjerne (*) før tegnet.

For eksempel for å inkludere nok likhetstegn etter et tall for å fylle cellen, bruk dette tallformatet: #*=

Eller du kan inkludere innledende nuller ved å legge til *0 før et hvilket som helst tallformat, f.eks. *0#

Denne formateringsteknikken brukes ofte til å endre cellejustering som vist i neste formateringstips.

Hvordan endre justering i Excel med tilpasset tallformat

En vanlig måte å endre justering i Excel er å bruke fanen Alignment på båndet. Du kan imidlertid "hardkode" cellejustering i et tilpasset tallformat om nødvendig.

For å justere tall igjen i en celle, skriv inn en stjerne og et mellomrom etter tallkoden, for eksempel: " #,###* " (doble anførselstegn brukes kun for å vise at en stjerne etterfølges av et mellomrom, du trenger dem ikke i en ekte formatkode).

Hvis du går et skritt videre, kan du ha tall venstrejustert og tekstoppføringer høyrejustert ved å bruke dette egendefinerte formatet:

#,###* ; -#,###* ; 0* ;* @

Denne metoden brukes i det innebygde Excel-regnskapsformatet . Hvis du bruker Regnskapformater til en celle, åpne deretter Formater celler -dialogen, bytt til kategorien Egendefinert og se på Type -boksen. Du vil se denne formatkoden:

_($* #,##0.00_);_($* (#,##0.00);_($* "-"??_);_(@_)

Asterisken som følger valutategnet forteller Excel å gjenta det påfølgende mellomromstegnet til bredden på en celle er fylt. Dette er grunnen til at regnskapsnummerformatet justerer valutasymbolet til venstre, tallet til høyre, og legger til så mange mellomrom som nødvendig i mellom.

Bruk tilpassede tallformater basert på forhold

Til ha det tilpassede Excel-formatet ditt brukt bare hvis et tall oppfyller en bestemt betingelse, skriv inn betingelsen som består av en sammenligningsoperator og en verdi, og omslutt den i firkantede parenteser [].

For eksempel , for å vise tall som er mindre enn 10 i en rød skriftfarge, og tall som er større enn eller lik 10 i en grønn farge, bruk denne formatkoden:

[Red][=10]

I tillegg, du kan spesifisere ønsket tallformat, f.eks. vis 2 desimaler:

[Red][=10]0.00

Og her er et annet ekstremt nyttig, men sjelden brukt formateringstips. Hvis en celle viser både tall og tekst, kan du lage et betinget format for å vise et substantiv i entall eller flertall, avhengig av tallet. For eksempel:

[=1]0" mile";0.##" miles"

Formatkoden ovenfor fungerer som følger:

• Hvis en celleverdi er lik 1, vil den vises som " 1 mil ".
• Hvis en celleverdi erstørre enn 1, vil flertallsformen " miles " vises. La oss si at tallet 3,5 vises som " 3,5 miles ".

For å ta eksemplet videre, kan du vise brøker i stedet for desimaler:

[=1]?" mile";# ?/?" miles"

I dette tilfellet vil verdien 3,5 vises som " 3 1/2 miles ".

Tips. For å bruke mer sofistikerte forhold, bruk Excels funksjon for betinget formatering, som er spesialdesignet for å håndtere oppgaven.

Dato- og klokkeslettformater i Excel

Excel-dato- og klokkeslettformater er et veldig spesifikt tilfelle, og de har sine egne formatkoder. For detaljert informasjon og eksempler, vennligst sjekk ut følgende veiledninger:

• Hvordan lage et tilpasset datoformat i Excel
• Hvordan lage et tilpasset tidsformat i Excel

Vel, slik kan du endre tallformat i Excel og lage din egen formatering. Til slutt, her er et par tips for raskt å bruke de egendefinerte formatene dine på andre celler og arbeidsbøker:

• Et tilpasset Excel-format er lagret i arbeidsboken der det er opprettet og er ikke tilgjengelig i noen annen arbeidsbok. For å bruke et tilpasset format i en ny arbeidsbok, kan du lagre den gjeldende filen som en mal, og deretter bruke den som grunnlag for en ny arbeidsbok.
• For å bruke et tilpasset format på andre celler med et klikk, lagre den som en Excel-stil - bare velg en celle med det nødvendige formatet, gå til Hjem -fanen > Stiler når du oppretter et tilpasset tallformat fra bunnen av, velger du et innebygd Excel-format nær ønsket resultat, og tilpasser det.

  Vent, vent, men hva betyr alle disse symbolene i Type -boksen? Og hvordan setter jeg dem i riktig kombinasjon for å vise tallene slik jeg vil? Vel, dette er hva resten av denne opplæringen handler om :)

  Forstå Excel tallformat

  For å kunne lage et tilpasset format i Excel, er det viktig at du forstår hvordan Microsoft Excel ser tallformatet.

  Et Excel-tallformat består av 4 seksjoner med kode, atskilt med semikolon, i denne rekkefølgen:

  POSITIVE; NEGATIVE; ZERO; TEXT

  Her er et eksempel på en tilpasset Excel-formatkode:

  

  1. Format for positive tall (vis 2 desimaler og en tusenskilletegn).
  2. Format for negative tall (det samme som for positive tall, men satt i parentes).
  3. Format for nuller (vis bindestreker i stedet for nuller).
  4. Format for tekstverdier (vis tekst i magenta skriftfarge).

  Regler for Excel-formatering

  Når du oppretter et tilpasset tallformat i Excel, husk disse reglene:

  1. Et tilpasset Excel-tallformat endrer bare det visuelle representasjon , dvs. hvordan en verdi vises i en celle. Den underliggende verdien som er lagret i en celle endres ikke.
  2. Når du tilpasser et innebygd Excel-format, blir en kopi av det formatetgruppe, og klikk Ny cellestil... .

For å utforske formateringstipsene videre, kan du laste ned en kopi av Excel Custom Number Format-arbeidsboken vi brukte i denne opplæringen. Jeg takker for at du leser og håper å se deg igjen neste uke!

Siffer- og tekstplassholdere

For det første, la oss lære 4 grunnleggende plassholdere som du kan bruke i ditt egendefinerte Excel-format.

Hvis du skriver 5.5 i en celle, vil den vises som 5.50. # Siffer plassholder som representerer valgfri sifre og viser ikke ekstra nuller.

Det vil si at hvis et tall ikke trenger et bestemt siffer, vil det ikke vises. #.## - vises opptil 2 desimaler.

Hvis du skriver 5.5 i en celle, vil den vises som 5.5.

Hvis du skriver 5.555, vil den vises som 5.56. ? Siffer plassholder som etterlater et mellomrom for ubetydelige nuller på hver side av desimaltegnet, men som ikke viser dem. Det brukes ofte til å justere tall i en kolonne med desimaltegn. #.??? - viser maksimalt 3 desimaler og justerer tall i en kolonne etter desimaltegn. @ Tekstplassholder 0,00; -0,00; 0; [Rød]@ – bruker den røde skriftfargen for tekstverdier.

Følgende skjermbilde viser noen få tallformater i bruk:

Som du har kanskje lagt merke tili skjermbildet ovenfor oppfører sifferplassholderne seg på følgende måte:

• Hvis et tall som er lagt inn i en celle har flere sifre til høyre for desimaltegn enn det er plassholdere i formatet "avrundes" tallet til like mange desimaler som det er plassholdere.

  Hvis du for eksempel skriver inn 2.25 i en celle med #.# -format, vil tallet vises som 2.3.

• Alle sifre til venstre for desimaltegn vises uavhengig av antall plassholdere.

  Hvis du for eksempel skriver 202.25 i en celle med #.# -format, vil tallet vises som 202.3.

Nedenfor finner du noen få flere eksempler som forhåpentligvis vil kaste mer lys over tallformatering i Excel.

2.5

0.5556 2.000

2.500

.556 #.0# Vis minimum 1 og maksimum 2 desimaler. 2

2,205

0,555 2,0

2.21

.56 ???.??? Vis opptil 3 desimaler med justerte desimaler . 22,55

2,5

2222,5555

0,55 22,55

2,5

2222.556

.55

Excel-formateringstips og retningslinjer

Teoretisk sett er det et uendelig antall tilpassede Excel-nummerformater som du kan lage ved å bruke et forhåndsdefinert sett med formateringskoder som er oppført i tabellen nedenfor. Og de følgende tipsene forklarer de vanligste og mest nyttige implementeringene av disse formatkodene.

Hvordan kontrollere antall desimaler

Plasseringen av desimaltegnet i tallformatkoden er representert med en punktum (.). Det nødvendige antallet desimaltall er definert av null (0). For eksempel:

• 0 eller # - vis det nærmeste heltall uten desimaler.
• 0.0 eller #.0 - vis 1 desimal.
• 0.00 eller #.00 - vise 2 desimaler osv.

Forskjellen mellom 0 og # i heltallsdelen av formatkoden er som følger. Hvis formatkoden bare har pundtegn (#) til venstre for desimaltegnet, begynner tall mindre enn 1 med et desimaltegn. Hvis du for eksempel skriver inn 0,25 i en celle med formatet #.00 , vil tallet vises som .25. Hvis du bruker formatet 0,00 , vil tallet vises som 0,25.

Hvordan viser du en tusenskilletegn

Slik oppretter du en Excel tilpasset tallformat med tusenskilletegn, inkluderer et komma (,) i formatkoden. For eksempel:

• #,### - vis et tusenskilletegn og ingen desimaler.
• #,##0.00 - vis et tusenskilletegn og 2 desimaler.

Rundetall med tusen, millioner, osv.

Som vist i forrige tips, skiller Microsoft Excel tusenvis med kommaer hvis et komma er omgitt av noen sifferplassholdere - pundtegn (#), spørsmålstegn (?) eller null (0). Hvis ingen sifferplassholder følger et komma, skalerer den tallet med tusen, to påfølgende komma skalerer tallet med million, og så videre.

For eksempel, hvis et celleformat er #.00, og du skriver 5000 i den cellen, vises tallet 5.00. For flere eksempler, se skjermbildet nedenfor:

Tekst og mellomrom i tilpasset Excel-tallformat

For å vise både tekst og tall i en celle, gjør du følgende:

• For å legge til et enkelttegn , før det tegnet med en omvendt skråstrek (\).
• For å legge til en tekststreng , omslutt den i doble anførselstegn (" ").

For å indikere at tall for eksempel er avrundet med tusenvis og millioner, kan du legge til \K og \M til henholdsvis formatkodene:

• For å vise tusenvis: #.00,\K
• For å vise millioner: #.00,,\M

Tips. For å gjøre tallformatet bedre lesbart, ta med mellomrom mellom komma og skråstrek bakover.

Følgende skjermbilde viser formatene ovenfor og et par varianter til:

Og her er et annet eksempel som viser hvordan du viser tekst og tall i en enkelt celle. Anta at du vil legge til ordet" Øk " for positive tall, og " Reduser " for negative tall. Alt du trenger å gjøre er å inkludere teksten i doble anførselstegn i den aktuelle delen av formatkoden:

#.00" Increase"; -#.00" Decrease"; 0

Tips. For å inkludere et mellomrom mellom et tall og tekst, skriv inn et mellomrom etter åpningen eller før det avsluttende anførselstegn avhengig av om teksten kommer foran eller etter tallet, som i " Øk " .

I tillegg kan følgende tegn inkluderes i Excel tilpassede formatkoder uten bruk av omvendt skråstrek eller anførselstegn:

Et tilpasset Excel-tallformat kan også godta andre spesielle symboler ls som valuta, copyright, varemerke osv. Disse tegnene kan skrives inn ved å skrive inn deres firesifrede ANSI-koder mens du holder nede ALT-tasten. Her er noen av de mest nyttige