W dzisiejszych czasach, gdy poczta elektroniczna stała się głównym środkiem komunikacji osobistej i biznesowej, a kradzież informacji jest tym, na czym rozwijają się przestępstwa związane z tajemnicą handlową, problemy związane z zabezpieczeniem poczty elektronicznej i ochroną prywatności są na porządku dziennym.

Nawet jeśli Twoja praca nie wiąże się z wysyłaniem sekretów firmy, które muszą być chronione przed niepożądanymi spojrzeniami, możesz szukać odrobiny osobistej prywatności. Niezależnie od tego, jaki jest Twój powód, najbardziej niezawodne sposoby zabezpieczenia komunikacji ze współpracownikami, przyjaciółmi i rodziną to szyfrowanie poczty i podpisy cyfrowe. Szyfrowanie poczty elektronicznej w programie Outlook chroni zawartość Twoich wiadomości przed nieautoryzowanymiczytanie, natomiast podpis cyfrowy zapewnia, że Twoja oryginalna wiadomość nie została zmodyfikowana i pochodzi od określonego nadawcy.

Szyfrowanie wiadomości e-mail w Outlooku może wydawać się trudnym zadaniem, ale w rzeczywistości jest to całkiem proste. Istnieje kilka metod wysyłania bezpiecznych wiadomości e-mail w Outlooku, a w dalszej części tego artykułu zamierzamy omówić podstawy każdej z nich:

Uzyskaj identyfikator cyfrowy dla programu Outlook (certyfikaty szyfrowania i podpisywania)

Aby móc szyfrować ważne wiadomości e-mail w programie Outlook, pierwszą rzeczą, którą musisz zdobyć, jest Identyfikator cyfrowy Możesz uzyskać cyfrowy identyfikator z jednego ze źródeł zalecanych przez Microsoft. Będziesz mógł używać tych identyfikatorów nie tylko do wysyłania bezpiecznych wiadomości Outlook, ale także do ochrony dokumentów innych aplikacji, w tym Microsoft Access, Excel, Word, PowerPoint i OneNote.

Proces uzyskania identyfikatora cyfrowego zależy od tego, na jaką usługę się zdecydowałeś. Zazwyczaj identyfikator jest dostarczany w formie instalacji wykonywalnej, która automatycznie doda certyfikat do systemu. Po zainstalowaniu, Twój identyfikator cyfrowy stanie się dostępny w programie Outlook i innych aplikacjach pakietu Office.

Jak skonfigurować certyfikat poczty elektronicznej w programie Outlook

Aby sprawdzić, czy cyfrowy identyfikator jest dostępny w Twoim Outlooku, wykonaj poniższe kroki. Wyjaśniamy, jak to zrobić w Outlooku 2010, choć działa to dokładnie w ten sam sposób w Outlooku 2013 - 365 i z nieznacznymi różnicami w Outlooku 2007. Mamy więc nadzieję, że nie będziesz miał żadnych problemów z konfiguracją certyfikatu szyfrującego w dowolnej wersji Outlooka.

1. Przełącz się na Plik zakładka, a następnie przejdź do Opcje> Centrum zaufania i kliknąć Ustawienia Centrum zaufania przycisk.
2. W oknie dialogowym Centrum zaufania wybierz Bezpieczeństwo poczty elektronicznej .
3. Na karcie E-mail Security kliknij przycisk Ustawienia pod adresem Szyfrowana poczta elektroniczna .

   Uwaga: Jeśli masz już cyfrowy identyfikator, ustawienia zostaną dla Ciebie automatycznie skonfigurowane. Jeśli chcesz użyć innego certyfikatu e-mail, wykonaj pozostałe kroki.

4. W Zmiana ustawień bezpieczeństwa okno dialogowe, kliknij Nowy pod adresem Preferencje ustawień bezpieczeństwa .
5. Wpisz nazwę nowego certyfikatu cyfrowego w polu Ustawienia zabezpieczeń Nazwa pudełko.
6. Upewnij się, że S/MIME jest wybrany w Format kryptograficzny lista. Większość identyfikatorów cyfrowych jest typu SMIME i najprawdopodobniej będzie to jedyna dostępna dla Ciebie opcja. Jeśli Twój typ certyfikatu to Exchange Security, wybierz go zamiast tego.
7. Kliknij Wybierz u boku Certyfikat szyfrowania aby dodać swój cyfrowy certyfikat do szyfrowania e-maili.

   Uwaga: Aby dowiedzieć się, czy certyfikat jest ważny dla podpisu cyfrowego lub szyfrowania, lub obu, kliknij przycisk Wyświetlanie właściwości certyfikatu link na Wybierz certyfikat okno dialogowe.

   

   Zazwyczaj certyfikat przeznaczony dla wiadomości kryptograficznych (takich jak szyfrowanie poczty elektronicznej w programie Outlook i podpisywanie cyfrowe) mówi coś w rodzaju " Chroni wiadomości e-mail ".

8. Wybierz Wyślij te certyfikaty z podpisanymi wiadomościami pole wyboru, jeśli zamierzasz wysyłać szyfrowane wiadomości e-mail programu Outlook poza firmę. Następnie kliknij OK i gotowe!

   Wskazówka: Jeśli chcesz, aby te ustawienia były domyślnie używane dla wszystkich szyfrowanych i podpisanych cyfrowo wiadomości wysyłanych w programie Outlook, wybierz opcję Domyślne ustawienie bezpieczeństwa dla tego formatu wiadomości kryptograficznych pole wyboru.

   Zobacz też: Funkcje logiczne w Excelu: AND, OR, XOR i NOT

Jak zaszyfrować wiadomości e-mail w programie Outlook

Szyfrowanie poczty elektronicznej w programie Outlook chroni prywatność wysyłanych wiadomości, przekształcając je z tekstu czytelnego w zaszyfrowany tekst zaszyfrowany.

Aby móc wysyłać i odbierać zaszyfrowane wiadomości e-mail, potrzebujesz dwóch podstawowych rzeczy:

• Identyfikator cyfrowy (certyfikat szyfrowania poczty elektronicznej). O tym jak uzyskać cyfrowy identyfikator i skonfigurować certyfikat w Outlooku mówiliśmy w pierwszej części artykułu.
• Udostępnij swój klucz publiczny (który jest częścią certyfikatu) z korespondentami, od których chcesz otrzymywać zaszyfrowane wiadomości. Zobacz instrukcję krok po kroku, jak udostępnić klucze publiczne.

Musisz udostępnić certyfikaty swoim kontaktom, ponieważ tylko odbiorca, który posiada klucz prywatny który pasuje do klucz publiczny nadawca użyty do zaszyfrowania maila może odczytać tę wiadomość. Innymi słowy, Ty dajesz swoim odbiorcom swój klucz publiczny (który jest częścią Twojego Digital ID), a Twoi korespondenci dają Ci swoje klucze publiczne. Tylko w takim przypadku będziecie mogli wysyłać do siebie zaszyfrowane maile.

Jeśli odbiorca, który nie posiada klucza prywatnego odpowiadającego kluczowi publicznemu użytemu przez nadawcę, spróbuje otworzyć zaszyfrowaną wiadomość e-mail, zobaczy ten komunikat:

" Przepraszamy, mamy problem z otwarciem tego elementu. To może być tymczasowe, ale jeśli zobaczysz to ponownie, możesz chcieć zrestartować Outlooka. Twoja nazwa Digital ID nie może być znaleziona przez bazowy system bezpieczeństwa."

Zobaczmy więc, jak udostępnianie cyfrowych identyfikatorów odbywa się w Outlooku.

Jak dodać cyfrowy identyfikator odbiorcy (klucz publiczny)

Aby móc wymieniać zaszyfrowane wiadomości z określonymi kontaktami, należy udostępnianie kluczy publicznych po pierwsze. zaczynasz od wymiany cyfrowo podpisanych maili (nie szyfrowanych!) z osobą, do której chcesz wysłać szyfrowane maile.

Gdy otrzymasz cyfrowo podpisaną wiadomość e-mail od swojego kontaktu, musisz dodać certyfikat cyfrowy ID tego kontaktu do jego pozycji w Książce adresowej. Aby to zrobić, wykonaj poniższe kroki:

1. W programie Outlook otwórz wiadomość, która jest podpisana cyfrowo. Wiadomość podpisaną cyfrowo można rozpoznać po znaku Ikona podpisu .
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy na nazwę nadawcy w Ze strony pola, a następnie kliknij Dodaj do kontaktów w programie Outlook .

   Gdy dana osoba zostanie dodana do kontaktów programu Outlook, jej certyfikat cyfrowy zostanie zapisany wraz z wpisem kontaktu.

   Uwaga: Jeśli na liście kontaktów znajduje się już wpis dotyczący tego użytkownika, wybierz Informacje o aktualizacji w Wykryto podwójny kontakt dialog.

Aby wyświetlić certyfikat dla określonego kontaktu, kliknij dwukrotnie nazwisko osoby, a następnie kliknij przycisk Certyfikaty tab.

Po udostępnieniu identyfikatorów cyfrowych określonym kontaktom, możecie wysyłać do siebie zaszyfrowane wiadomości, a kolejne dwie sekcje wyjaśniają, jak to zrobić.

Jak zaszyfrować pojedynczą wiadomość e-mail w programie Outlook

W tworzonej wiadomości e-mail przełącz się na Opcje tab> Uprawnienia i kliknij na grupie Szyfruj Następnie wyślij zaszyfrowaną wiadomość, jak to zwykle robisz w programie Outlook, klikając przycisk Wyślij przycisk. Yep, to jest takie proste : )

Jeśli nie widzisz Szyfruj przycisk, a następnie wykonaj następujące czynności:

1. Idź do Opcje tab> Więcej opcji i kliknij na grupę Uruchamianie okna dialogowego opcji komunikatów w dolnym rogu.
2. W oknie dialogowym Właściwości, kliknij przycisk Ustawienia bezpieczeństwa przycisk.
3. W Właściwości bezpieczeństwa okno dialogowe, sprawdź Szyfrowanie treści wiadomości i załączników pole wyboru i kliknij OK.

   Uwaga: Ten proces zaszyfruje również wszelkie załączniki, które wyślesz z zaszyfrowanymi wiadomościami e-mail w programie Outlook.

4. Zakończ komponowanie wiadomości i wyślij ją jak zwykle.

   Aby sprawdzić, czy szyfrowanie wiadomości e-mail zadziałało, przejdź do Pozycje wysłane i jeśli wiadomość została zaszyfrowana pomyślnie, zobaczysz napis Ikona szyfrowania obok niego.

   Uwaga: Jeśli próbujesz wysłać zaszyfrowaną wiadomość do odbiorcy, który nie udostępnił Ci klucza publicznego, zostanie Ci zaproponowany wybór wysłania wiadomości w formacie niezaszyfrowanym. W takim przypadku albo udostępnij swój certyfikat kontaktowi, albo wyślij wiadomość niezaszyfrowaną:

Szyfruj wszystkie wiadomości e-mail wysyłane w programie Outlook

Jeśli uważasz, że szyfrowanie każdej wiadomości e-mail z osobna jest dość uciążliwym procesem, możesz zdecydować się na automatyczne szyfrowanie wszystkich wiadomości e-mail wysyłanych w programie Outlook. Pamiętaj jednak, że w tym przypadku wszyscy odbiorcy muszą posiadać Twój cyfrowy identyfikator, aby móc odszyfrować i odczytać Twoją zaszyfrowaną wiadomość e-mail. Jest to prawdopodobnie właściwe podejście, jeśli używasz specjalnego konta w programie Outlook do wysyłania wiadomości e-mail w ramach Twojej firmy.tylko organizacja.

Możesz włączyć automatyczne szyfrowanie wiadomości e-mail w programie Outlook w następujący sposób:

1. Przejdź do Zakładka Plik> Opcje> Trust Center> Ustawienia Trust Center .
2. Przełącz się na Karta Bezpieczeństwo poczty elektronicznej i wybierz Szyfrowanie treści i załączników w wiadomościach wychodzących pod adresem Szyfrowana poczta elektroniczna Następnie kliknij OK i jesteś bliski zakończenia.

   Wskazówka: Jeśli chcesz wprowadzić dodatkowe ustawienia, na przykład wybrać inny certyfikat cyfrowy, kliknij przycisk Ustawienia przycisk.

3. Kliknij OK Od tej pory wszystkie wiadomości wysyłane w programie Outlook będą szyfrowane.

Jak widać, Microsoft Outlook ma dość uciążliwe podejście do szyfrowania poczty elektronicznej, ale po skonfigurowaniu na pewno ułatwi Ci życie i zwiększy bezpieczeństwo komunikacji mailowej.

Jednak metoda szyfrowania poczty, którą właśnie poznaliśmy, ma jedno istotne ograniczenie - działa tylko dla programu Outlook. Jeśli Twoi odbiorcy korzystają z innych klientów poczty, to będziesz musiał zastosować inne narzędzia.

Szyfrowanie wiadomości e-mail między programem Outlook a innymi klientami poczty elektronicznej

Aby wysyłać zaszyfrowane wiadomości e-mail między programem Outlook a innymi klientami poczty elektronicznej innymi niż Outlook, możesz użyć jednego z narzędzi do szyfrowania poczty innych firm.

Najpopularniejszym darmowym narzędziem open source, które obsługuje oba standardy kryptograficzne, OpenPGP i S/MIME, i współpracuje z wieloma klientami poczty elektronicznej, w tym z Outlookiem, jest GPG4WIn (pełna nazwa to GNU Privacy Guard for Windows).

Za pomocą tego narzędzia możesz łatwo utworzyć klucz szyfrowania, wyeksportować go i wysłać do swoich kontaktów. Kiedy Twój odbiorca otrzyma wiadomość e-mail z kluczem szyfrowania, będzie musiał zapisać ją do pliku, a następnie zaimportować klucz do swojego klienta poczty.

Nie będę się zagłębiał w szczegóły dotyczące pracy z tym narzędziem, ponieważ jest ono raczej intuicyjne i łatwe do zrozumienia. Jeśli potrzebujesz pełnej informacji, możesz znaleźć instrukcje ze zrzutami ekranu na oficjalnej stronie internetowej.

Aby mieć ogólne pojęcie, jak GPG4OL wygląda w Outlooku, zobacz poniższy zrzut ekranu:

Oprócz dodatku GPG4Win, istnieje garść innych narzędzi do szyfrowania poczty elektronicznej. Niektóre z tych programów działają tylko z Outlookiem, podczas gdy inne obsługują kilka klientów poczty:

• Data Motion Secure Mail - obsługuje Outlook, Gmail i Lotus.
• Cryptshare - działa dla Microsoft Outlook, IBM Notes i Web.
• Sendinc Outlook Add-in - darmowe oprogramowanie do szyfrowania poczty elektronicznej dla programu Outlook.
• Virtru - aplikacja do zabezpieczania poczty elektronicznej, służąca do szyfrowania wiadomości e-mail wysyłanych za pomocą programów Outlook, Gmail, Hotmail i Yahoo.
• Przegląd pięciu darmowych aplikacji do szyfrowania poczty elektronicznej
• Darmowe usługi internetowe do wysyłania zaszyfrowanych i bezpiecznych wiadomości e-mail

Szyfrowanie w hostingu Exchange

Jeśli pracujesz w środowisku korporacyjnym, możesz użyć Exchange Hosted Encryption (EHE) Usługa umożliwiająca szyfrowanie/deszyfrowanie wiadomości e-mail po stronie serwera w oparciu o reguły polityki tworzone przez administratora.

Użytkownicy Outlooka, którzy kiedykolwiek próbowali tej metody szyfrowania, mają dwie główne skargi.

Po pierwsze, szyfrowanie na hostingu Exchange jest trudne do skonfigurowania. Oprócz cyfrowego identyfikatora, wymaga ono również specjalnego hasła, aka token, które administrator Exchange przypisał do Ciebie. Jeśli Twój administrator Exchange jest odpowiedzialny i responsywny, skonfiguruje Twoje szyfrowanie Exchange i uwolni Cię od tego bólu głowy : ) Jeśli nie masz tyle szczęścia, spróbuj postępować zgodnie z instrukcjami Microsoftu ( Uzyskaj identyfikator cyfrowy do wysyłania wiadomości za pomocą programu Microsoft Exchange sekcja znajduje się w pobliżu dolnej części strony).

Po drugie, odbiorcy twoich zaszyfrowanych emaili powinni również używać szyfrowania hostowanego przez Exchange, w przeciwnym razie jest ono bezużyteczne.

Twierdzi się, że Office 365 Exchange Hosted Encryption naprawił oba powyższe problemy. Aby znaleźć więcej informacji na jego temat, odwiedź oficjalną stronę internetową lub ten blog.

Jeśli żadna z technik ochrony poczty elektronicznej omówionych w tym artykule nie spełnia w pełni Twoich wymagań, możesz rozważyć zastosowanie innych, bardziej zaawansowanych metod, takich jak Steganografia To trudne do wymówienia słowo oznacza ukrywanie wiadomości lub innego pliku wewnątrz innej wiadomości lub pliku. Istnieją różne techniki steganografii cyfrowej, na przykład ukrywanie treści wiadomości e-mail w najniższych bitach hałaśliwych obrazów, w zaszyfrowanych lub losowych danych i tak dalej. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź ten artykuł w Wikipedii.

I to już wszystko na dziś, dziękuję za przeczytanie!