Nykyään, kun sähköpostista on tullut tärkein henkilökohtaisen ja liike-elämän viestinnän väline ja kun liikesalaisuusrikokset kukoistavat tietojen varastamisesta, sähköpostin suojaamiseen ja yksityisyyden suojaamiseen liittyvät ongelmat ovat kaikkien mielessä.

Vaikka työsi ei edellyttäisikään yrityksen salaisuuksien lähettämistä, jotka on suojattava ei-toivotuilta katseilta, saatat hakea hieman henkilökohtaista yksityisyyttä. Oli syysi mikä tahansa, luotettavimmat tavat suojata viestisi työtovereiden, ystävien ja perheen kanssa ovat sähköpostin salaus ja digitaaliset allekirjoitukset. Outlookin sähköpostin salaus suojaa viestisi sisältöä luvattomiltakun taas digitaalinen allekirjoitus varmistaa, että alkuperäistä viestiä ei ole muutettu ja että se on peräisin tietyltä lähettäjältä.

Sähköpostin salaus Outlookissa voi kuulostaa pelottavalta tehtävältä, mutta se on itse asiassa melko yksinkertaista. On olemassa muutamia menetelmiä suojattujen sähköpostien lähettämiseen Outlookissa, ja tässä artikkelissa käsittelemme kunkin menetelmän perusteita:

Hanki digitaalinen tunnus Outlookille (salaus- ja allekirjoitusvarmenteet)

Voidaksesi salata tärkeitä Outlook-sähköposteja, ensimmäinen asia, joka sinun on saatava, on Digitaalinen tunnus Voit hankkia digitaalisen tunnuksen jostakin Microsoftin suosittelemasta lähteestä. Voit käyttää näitä tunnuksia paitsi suojattujen Outlook-viestien lähettämiseen myös muiden sovellusten, kuten Microsoft Accessin, Excelin, Wordin, PowerPointin ja OneNoten, asiakirjojen suojaamiseen.

Digitaalisen tunnuksen saaminen riippuu siitä, minkä palvelun olet valinnut. Yleensä tunnus toimitetaan suoritettavan asennuksen muodossa, joka lisää varmenteen automaattisesti järjestelmääsi. Kun digitaalinen tunnuksesi on asennettu, se on käytettävissä Outlookissa ja muissa Office-sovelluksissa.

Sähköpostivarmenteen määrittäminen Outlookissa

Voit tarkistaa, onko digitaalinen tunnus käytettävissä Outlookissa, suorittamalla alla olevat vaiheet. Selitämme, miten tämä tapahtuu Outlookissa 2010, vaikka se toimii täsmälleen samalla tavalla Outlookissa 2013 - 365, ja merkityksettömillä eroilla Outlookissa 2007. Joten toivottavasti sinulla ei ole mitään ongelmia määrittää salausvarmenteen missä tahansa Outlook-versiossa.

1. Vaihda Tiedosto välilehdelle ja siirry sitten Vaihtoehdot> Trust Center ja napsauta Luottokeskuksen asetukset nappi.
2. Valitse Trust Center -valintaikkunassa Sähköpostin turvallisuus .
3. Valitse Sähköpostin suojaus -välilehdellä Asetukset osoitteessa Salattu sähköposti .

   Huomautus: Jos sinulla on jo digitaalinen tunnus, asetukset määritetään automaattisesti puolestasi. Jos haluat käyttää eri sähköpostivarmenteen, noudata muita vaiheita.

4. Vuonna Turvallisuusasetusten muuttaminen valintaikkunassa, napsauta Uusi osoitteessa Turvallisuusasetusten asetukset .
5. Kirjoita uuden digitaalisen varmenteen nimi kenttään Suojausasetukset Nimi laatikko.
6. Varmista, että S/MIME on valittu Salausmuoto Luettelo. Useimmat digitaaliset tunnukset ovat SMIME-tyyppisiä, ja todennäköisesti tämä on ainoa käytettävissäsi oleva vaihtoehto. Jos varmenteen tyyppi on Exchange Security, valitse sen sijaan se.
7. Klikkaa Valitse vieressä Salausvarmenne lisätäksesi digitaalisen sertifikaattisi sähköpostiviestien salaamiseen.

   Huomautus: Jos haluat selvittää, onko varmenne voimassa digitaaliseen allekirjoittamiseen vai salaamiseen vai molempiin, napsauta kohtaa Näytä sertifikaatin ominaisuudet linkki Valitse todistus valintaikkuna.

   

   Tyypillisesti kryptografiseen viestinvälitykseen (kuten Outlook-sähköpostin salaukseen ja digitaaliseen allekirjoittamiseen) tarkoitettu varmenne sanoo jotakuinkin näin:" Suojaa sähköpostiviestejä ".

8. Valitse Lähetä nämä varmenteet allekirjoitettujen viestien kanssa valintaruutu, jos aiot lähettää Outlookin salattuja sähköpostiviestejä yrityksesi ulkopuolelle. Valitse sitten OK ja olet valmis!

   Vihje: Jos haluat, että näitä asetuksia käytetään oletusarvoisesti kaikissa Outlookissa lähettämissäsi salatuissa ja digitaalisesti allekirjoitetuissa viesteissä, valitse vaihtoehto Tämän salausmuodon oletusturva-asetus. valintaruutu.

Kuinka salata sähköpostia Outlookissa

Sähköpostin salaus Outlookissa suojaa lähettämiesi viestien yksityisyyttä muuntamalla ne luettavasta tekstistä salatuksi salatuksi tekstiksi.

Jotta voit lähettää ja vastaanottaa salattuja sähköpostiviestejä, tarvitset kaksi perusasiaa:

• Digitaalinen tunnus (salaus-sähköpostivarmenne). Olemme käsitelleet digitaalisen tunnuksen hankkimista ja varmenteen määrittämistä Outlookissa artikkelin ensimmäisessä osassa.
• Jaa julkinen avaimesi (joka on osa varmennetta) niiden kirjeenvaihtajien kanssa, joilta haluat vastaanottaa salattuja viestejä. Katso vaiheittaiset ohjeet julkisten avainten jakamisesta.

Sinun on jaettava varmenteet yhteystietojesi kanssa, koska vain vastaanottaja, jolla on varmenteen yksityinen avain joka vastaa julkinen avain sähköpostin salaamiseen käytetty lähettäjä voi lukea kyseisen viestin. Toisin sanoen annat vastaanottajillesi julkisen avaimesi (joka on osa digitaalista tunnusta) ja kirjeenvaihtajasi antavat sinulle omat julkiset avaimensa. Vain tässä tapauksessa voitte lähettää toisillenne salattuja sähköposteja.

Jos vastaanottaja, jolla ei ole lähettäjän käyttämää julkista avainta vastaavaa yksityistä avainta, yrittää avata salattua sähköpostia, hän näkee tämän viestin:

" Pahoittelut, meillä on ongelmia tämän kohteen avaamisessa. Tämä voi olla väliaikaista, mutta jos näet sen uudelleen, kannattaa ehkä käynnistää Outlook uudelleen. Digitaalisen tunnuksesi nimeä ei löydy taustalla olevasta suojausjärjestelmästä."."

Katsotaanpa siis, miten digitaalisten tunnusten jakaminen tapahtuu Outlookissa.

Miten vastaanottajan digitaalinen tunnus (julkinen avain) lisätään?

Jotta voit vaihtaa salattuja viestejä tiettyjen yhteyshenkilöiden kanssa, sinun on täytettävä seuraavat vaatimukset jakaa julkiset avaimesi Ensinnäkin vaihdat ensin digitaalisesti allekirjoitettuja (ei salattuja!) sähköposteja sen henkilön kanssa, jolle haluat lähettää salattuja sähköposteja.

Kun saat yhteystiedoltasi digitaalisesti allekirjoitetun sähköpostiviestin, sinun on lisättävä yhteystiedon digitaalinen tunnistevarmenne hänen yhteystietokohteeseensa osoitekirjassasi. Voit tehdä tämän noudattamalla alla olevia ohjeita:

1. Avaa Outlookissa digitaalisesti allekirjoitettu viesti. Tunnistat digitaalisesti allekirjoitetun viestin seuraavista merkeistä Allekirjoituskuvake .
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella lähettäjän nimeä ikkunassa Osoitteesta kentät ja valitse sitten Lisää Outlookin yhteystietoihin .

   Kun henkilö lisätään Outlookin yhteystietoihin, hänen digitaalinen varmenteensa tallennetaan yhteystietomerkinnän yhteyteen.

   Huomautus: Jos sinulla on jo tämän käyttäjän merkintä yhteystietoluettelossa, valitse Päivitä tiedot vuonna Havaittu päällekkäinen yhteyshenkilö vuoropuhelu.

Jos haluat tarkastella tietyn yhteyshenkilön todistusta, kaksoisnapsauta henkilön nimeä ja napsauta sitten valintaa Todistukset välilehti.

Kun olet jakanut digitaaliset tunnukset tietyn yhteyshenkilön kanssa, voit lähettää salattuja viestejä toisillesi, ja kahdessa seuraavassa osassa kerrotaan, miten tämä tehdään.

Miten salata yksittäinen sähköpostiviesti Outlookissa?

Siirry sähköpostiviestin laatimisvaiheessa kohtaan Vaihtoehdot tab> Luvat ryhmää ja napsauta Salaa Lähetä sitten salattu sähköpostiviesti kuten tavallisesti Outlookissa, napsauttamalla painiketta Lähetä Jep, se on niin helppoa : )

Jos et näe Salaa painiketta ja toimi sitten seuraavasti:

1. Siirry osoitteeseen Vaihtoehdot tab> Lisää vaihtoehtoja ryhmää ja napsauta Viestiasetusten valintaikkunan käynnistys alakulmassa.
2. Napsauta Ominaisuudet-valintaikkunassa Turvallisuusasetukset nappi.
3. Vuonna Turvallisuusominaisuudet valintaikkunassa, tarkista Salaa viestin sisältö ja liitteet valintaruutu ja napsauta OK.

   Huomautus: Tämä prosessi salaa myös kaikki liitteet, jotka lähetät salattujen sähköpostiviestien kanssa Outlookissa.

4. Kirjoita viesti valmiiksi ja lähetä se tavalliseen tapaan.

   Voit tarkistaa, toimiiko sähköpostin salaus, siirtymällä osoitteeseen Lähetetyt kohteet kansioon, ja jos sähköpostisi salattiin onnistuneesti, näet viestin Salauskuvake sen vieressä.

   Huomautus: Jos yrität lähettää salattua viestiä vastaanottajalle, joka ei ole jakanut julkista avainta kanssasi, sinulle tarjotaan mahdollisuus lähettää viesti salaamattomassa muodossa. Tässä tapauksessa jaa varmenne yhteyshenkilön kanssa tai lähetä viesti salaamattomana:

Salaa kaikki Outlookissa lähettämäsi sähköpostiviestit

Jos koet, että jokaisen sähköpostiviestin salaaminen erikseen on melko työläs prosessi, voit valita automaattisen salauksen kaikille sähköpostiviesteille, joita lähetät Outlookissa. Huomaa kuitenkin, että tässä tapauksessa kaikilla vastaanottajilla on oltava digitaalinen tunnuksesi, jotta he voivat purkaa ja lukea salatun sähköpostiviestisi. Tämä on luultavasti oikea lähestymistapa, jos käytät erityistä Outlook-tiliä sähköpostiviestien lähettämiseen sisälläsi.vain organisaatiolle.

Voit ottaa automaattisen Outlook-sähköpostin salauksen käyttöön seuraavalla tavalla:

1. Siirry kohtaan Tiedosto-välilehti> Asetukset> Luottamuskeskus> Luottamuskeskuksen asetukset .
2. Vaihda Sähköpostin turvallisuus-välilehti ja valitse Lähtevien viestien sisällön ja liitteiden salaus osoitteessa Salattu sähköposti Napsauta sitten OK ja olet lähes valmis.

   Vihje: Jos haluat lisäasetuksia, esimerkiksi valita toisen digitaalisen varmenteen, napsauta painiketta Asetukset nappi.

3. Klikkaa OK Sulje valintaikkuna. Tästä lähtien kaikki Outlookissa lähettämäsi viestit ovat salattuja.

Kuten huomaat, Microsoft Outlookin lähestymistapa sähköpostin salaukseen on melko raskas. Mutta kun se on kerran määritetty, se tekee elämästäsi varmasti helpompaa ja sähköpostiviestinnästä turvallisempaa.

Äsken esittelemällämme sähköpostin salausmenetelmällä on kuitenkin yksi merkittävä rajoitus - se toimii vain Outlookissa. Jos vastaanottajasi käyttävät muita sähköpostiohjelmia, sinun on käytettävä muita työkaluja.

Sähköpostin salaus Outlookin ja muiden sähköpostiohjelmien välillä

Jos haluat lähettää salattua sähköpostia Outlookin ja muiden Outlookin ulkopuolisten sähköpostiohjelmien välillä, voit käyttää jotakin kolmannen osapuolen sähköpostin salaustyökalua.

Suosituin ilmainen avoimen lähdekoodin työkalu, joka tukee molempia salausstandardeja, OpenPGP:tä ja S/MIME:tä, ja toimii useiden sähköpostiohjelmien, kuten Outlookin, kanssa, on GPG4WIn (koko nimi on GNU Privacy Guard for Windows).

Tämän työkalun avulla voit helposti luoda salausavaimen, viedä sen ja lähettää sen yhteystiedoillesi. Kun vastaanottaja saa sähköpostiviestin, jossa on salausavain, hänen on tallennettava se tiedostoon ja tuotava avain sitten sähköpostiohjelmaansa.

En kerro yksityiskohtaisesti, miten tämän työkalun kanssa työskennellään, koska se on melko intuitiivinen ja helppo ymmärtää. Jos tarvitset täydelliset tiedot, löydät ohjeet ja kuvakaappaukset virallisilta verkkosivuilta.

Yleistä käsitystä siitä, miten GPG4OL näyttää Outlookissa, katso seuraava kuvakaappaus:

GPG4Win-lisäosan lisäksi on olemassa kourallinen muita sähköpostin salaukseen tarkoitettuja työkaluja. Osa näistä ohjelmista toimii vain Outlookin kanssa, kun taas toiset tukevat useita sähköpostiohjelmia:

• Data Motion Secure Mail - tukee Outlookia, Gmailia ja Lotusta.
• Cryptshare - toimii Microsoft Outlookissa, IBM Notesissa ja Webissä.
• Sendinc Outlook Add-in - ilmainen sähköpostin salausohjelmisto Outlookiin.
• Virtru - sähköpostin tietoturvasovellus Outlookin, Gmailin, Hotmailin ja Yahoon kautta lähetettyjen sähköpostiviestien salaamiseen.
• Katsaus viiteen ilmaiseen sovellukseen sähköpostin salaamiseen
• Maksuttomat verkkopohjaiset palvelut salattujen ja turvallisten sähköpostien lähettämiseen.

Exchange-sisäänrakennettu salaus

Jos työskentelet yritysympäristössä, voit käyttää työkalua Exchange Hosted Encryption (EHE) (Exchange Hosted Encryption) palvelun avulla sähköpostiviestit voidaan salata/purkaa palvelinpuolella järjestelmänvalvojan luomien käytäntösääntöjen perusteella.

Outlook-käyttäjät, jotka ovat koskaan kokeillut tätä salausmenetelmää, ovat kaksi suurta valitusta.

Ensinnäkin, Exchange Hosted -salaus on vaikea konfiguroida. Digitaalisen tunnuksen lisäksi se vaatii myös erityisen salasanan eli tokenin, jonka Exchange-ylläpitäjäsi on määrännyt sinulle. Jos Exchange-ylläpitäjäsi on vastuullinen ja reagoiva, hän konfiguroi Exchange-salauksen ja vapauttaa sinut tästä päänsärystä : ) Jos et ole yhtä onnekas, yritä seurata Microsoftin ohjeita ( Hanki digitaalinen tunnus viestien lähettämistä varten Microsoft Exchangea käyttäen osio on lähellä sivun alareunaa).

Toiseksi salattujen sähköpostiviestiesi vastaanottajien pitäisi myös käyttää Exchange-salausta, muuten se on hyödytöntä.

Office 365 Exchange Hosted Encryptionin väitetään korjaavan molemmat edellä mainitut ongelmat. Jos haluat lisätietoja siitä, käy virallisella verkkosivustolla tai tässä blogissa.

Jos mikään tässä artikkelissa käsitellyistä sähköpostin suojaustekniikoista ei vastaa täysin vaatimuksiasi, voit harkita muiden, kehittyneempien menetelmien käyttöä, kuten Steganografia Tämä vaikeasti lausuttava sana tarkoittaa viestin tai muun tiedoston kätkemistä toisen viestin tai tiedoston sisälle. On olemassa erilaisia digitaalisia steganografiatekniikoita, esimerkiksi sähköpostin sisällön kätkeminen meluisten kuvien alimpiin bitteihin, salattuun tai satunnaiseen dataan ja niin edelleen. Jos olet kiinnostunut oppimaan lisää, tutustu tähän Wikipedia-artikkeliin.

Ja tässä kaikki tältä päivältä, kiitos kun luitte!