इन दिनों जब ई-मेल व्यक्तिगत और व्यावसायिक संचार का मुख्य साधन बन गया है और जानकारी चोरी करना व्यापार गुप्त अपराध है, तो ईमेल को सुरक्षित रखने और गोपनीयता की रक्षा करने की समस्या हर किसी के दिमाग में है।

भले ही आपकी नौकरी में आपकी कंपनी के रहस्य भेजना शामिल नहीं है, जिसे अवांछित नज़रों से बचाने की आवश्यकता है, आप थोड़ी व्यक्तिगत गोपनीयता की तलाश कर सकते हैं। आपका कारण जो भी हो, सहकर्मियों, मित्रों और परिवार के साथ अपने संचार को सुरक्षित करने के सबसे विश्वसनीय तरीके मेल एन्क्रिप्शन और डिजिटल हस्ताक्षर हैं। आउटलुक ईमेल एन्क्रिप्शन आपके संदेशों की सामग्री को अनधिकृत पढ़ने से बचाता है, जबकि एक डिजिटल हस्ताक्षर यह सुनिश्चित करता है कि आपका मूल संदेश संशोधित नहीं किया गया है और एक निश्चित प्रेषक से आता है।

इसे ईमेल एन्क्रिप्ट करना आउटलुक एक कठिन काम की तरह लग सकता है, लेकिन यह वास्तव में काफी सरल है। आउटलुक में सुरक्षित ईमेल भेजने के कुछ तरीके मौजूद हैं, और आगे इस लेख में हम प्रत्येक की मूल बातों पर ध्यान केन्द्रित करने जा रहे हैं:

आउटलुक के लिए एक डिजिटल आईडी प्राप्त करें (एन्क्रिप्शन और हस्ताक्षर प्रमाणपत्र)

महत्वपूर्ण आउटलुक ई-मेल को एन्क्रिप्ट करने में सक्षम होने के लिए, आपको सबसे पहले एक डिजिटल आईडी प्राप्त करने की आवश्यकता है, जिसे ई-मेल प्रमाणपत्र के रूप में भी जाना जाता है। आप Microsoft द्वारा अनुशंसित स्रोतों में से किसी एक से डिजिटल आईडी प्राप्त कर सकते हैं। आप न केवल सुरक्षित आउटलुक संदेश भेजने के लिए, बल्कि दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए भी इन आईडी का उपयोग कर सकेंगेएन्क्रिप्शन का दावा है कि उपरोक्त दोनों समस्याओं को ठीक कर दिया गया है। इसके बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करने के लिए, आधिकारिक वेब-साइट या इस ब्लॉग पर जाएँ।

यदि इस लेख में शामिल कोई भी ईमेल सुरक्षा तकनीक आपकी आवश्यकता को पूरी तरह से पूरा नहीं करती है, तो आप अन्य, अधिक परिष्कृत तरीकों का उपयोग करने पर विचार कर सकते हैं, जैसे कि स्टेग्नोग्राफ़ी । इस कठिन-से-उच्चारण शब्द का अर्थ है किसी संदेश या अन्य फ़ाइल को किसी अन्य संदेश या फ़ाइल के भीतर छिपाना। विभिन्न डिजिटल स्टेग्नोग्राफ़ी तकनीकें मौजूद हैं, उदाहरण के लिए ईमेल की सामग्री को शोर वाली छवियों के सबसे कम बिट्स के भीतर, एन्क्रिप्टेड या यादृच्छिक डेटा के भीतर छिपाना और इसी तरह। यदि आप अधिक जानने में रुचि रखते हैं, तो यह विकिपीडिया लेख देखें।

और आज के लिए बस इतना ही, पढ़ने के लिए धन्यवाद!

डिजिटल आईडी प्राप्त करने की प्रक्रिया इस बात पर निर्भर करती है कि आपने किस सेवा को चुना है। आमतौर पर, एक निष्पादन योग्य स्थापना के रूप में एक आईडी प्रदान की जाती है जो स्वचालित रूप से आपके सिस्टम में प्रमाणपत्र जोड़ देगी। एक बार इंस्टॉल हो जाने पर, आपकी डिजिटल आईडी आउटलुक और अन्य कार्यालय अनुप्रयोगों में उपलब्ध हो जाएगी।

आउटलुक में अपना ई-मेल प्रमाणपत्र कैसे सेट करें

यह सत्यापित करने के लिए कि आपके आउटलुक में डिजिटल आईडी उपलब्ध है या नहीं , नीचे दिए गए चरणों का पालन करें। हम समझाते हैं कि यह आउटलुक 2010 में कैसे पूरा किया जाता है, हालांकि यह आउटलुक 2013 - 365 में ठीक उसी तरह काम करता है, और आउटलुक 2007 में नगण्य अंतर के साथ। इसलिए उम्मीद है कि आपको किसी भी आउटलुक संस्करण में अपने एन्क्रिप्शन प्रमाणपत्र को कॉन्फ़िगर करने में कोई समस्या नहीं होगी। .

1. फ़ाइल टैब पर स्विच करें, फिर विकल्प > ट्रस्ट सेंटर और ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें।
2. विश्वास केंद्र संवाद विंडो में, ई-मेल सुरक्षा का चयन करें।
3. ई-मेल सुरक्षा टैब पर, सेटिंग्स क्लिक करें एन्क्रिप्टेड ई-मेल के अंतर्गत।

   नोट: यदि आपके पास पहले से ही एक डिजिटल आईडी है, तो सेटिंग्स आपके लिए स्वचालित रूप से कॉन्फ़िगर हो जाएंगी। यदि आप किसी भिन्न ई-मेल प्रमाणपत्र का उपयोग करना चाहते हैं, तो शेष चरणों का पालन करें।

4. सुरक्षा सेटिंग बदलें संवाद विंडो में, नया के अंतर्गत क्लिक करें सुरक्षा सेटिंग प्राथमिकताएं ।
5. सुरक्षा सेटिंग नाम बॉक्स में अपने नए डिजिटल प्रमाणपत्र के लिए एक नाम लिखें।
6. सुनिश्चित करें कि S/MIME इसमें चुना गया है क्रिप्टोग्राफी प्रारूप सूची। अधिकांश डिजिटल आईडी SMIME प्रकार के होते हैं और सबसे अधिक संभावना है कि यह आपके लिए एकमात्र विकल्प उपलब्ध होगा। यदि आपका प्रमाणपत्र प्रकार एक्सचेंज सुरक्षा है, तो इसके बजाय इसे चुनें।
7. ई-मेल एन्क्रिप्ट करने के लिए अपना डिजिटल प्रमाणपत्र जोड़ने के लिए एन्क्रिप्शन प्रमाणपत्र के आगे चुनें क्लिक करें।

   नोट: यह पता लगाने के लिए कि प्रमाणपत्र डिजिटल हस्ताक्षर या एन्क्रिप्शन या दोनों के लिए मान्य है या नहीं, प्रमाणपत्र गुण देखें प्रमाणपत्र चुनें संवाद बॉक्स पर लिंक पर क्लिक करें।

   

   आम तौर पर, क्रिप्टोग्राफ़िक मैसेजिंग (जैसे कि आउटलुक ईमेल एन्क्रिप्शन और डिजिटल साइनिंग) के लिए निर्धारित एक प्रमाणपत्र कुछ इस तरह कहता है " ईमेल संदेशों की सुरक्षा करता है "।

8. यदि आप अपनी कंपनी के बाहर आउटलुक एन्क्रिप्टेड ईमेल संदेश भेजने जा रहे हैं तो हस्ताक्षरित संदेशों के साथ इन प्रमाणपत्रों को भेजें चेक बॉक्स का चयन करें। फिर ओके पर क्लिक करें और आपका काम हो गया!

   युक्ति: यदि आप चाहते हैं कि इन सेटिंग्स का उपयोग आपके द्वारा Outlook में भेजे जाने वाले सभी एन्क्रिप्टेड और डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित संदेशों के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से किया जाए, तो इस क्रिप्टोग्राफ़िक संदेश प्रारूप के लिए डिफ़ॉल्ट सुरक्षा सेटिंग चेक बॉक्स का चयन करें।

आउटलुक में ईमेल को कैसे एन्क्रिप्ट करें

आउटलुक में ईमेल एन्क्रिप्शन गोपनीयता की सुरक्षा करता हैआपके द्वारा भेजे जाने वाले संदेशों को पढ़ने योग्य टेक्स्ट से स्क्रैम्बल किए गए एनक्रिप्टेड टेक्स्ट में परिवर्तित करके भेजा जाता है।

एन्क्रिप्टेड ईमेल संदेशों को भेजने और प्राप्त करने में सक्षम होने के लिए, आपको दो बुनियादी चीजों की आवश्यकता होती है:

• डिजिटल आईडी (एन्क्रिप्शन ईमेल प्रमाणपत्र)। हमने लेख के पहले भाग में चर्चा की है कि डिजिटल आईडी कैसे प्राप्त करें और आउटलुक में प्रमाणपत्र कैसे स्थापित करें।
• अपनी सार्वजनिक कुंजी साझा करें (जो प्रमाण पत्र का हिस्सा है) जिन संवाददाताओं से आप एन्क्रिप्टेड संदेश प्राप्त करना चाहते हैं। सार्वजनिक कुंजी साझा करने के तरीके पर चरण-दर-चरण निर्देश देखें।

आपको अपने संपर्कों के साथ प्रमाणपत्र साझा करने की आवश्यकता है क्योंकि केवल प्राप्तकर्ता जिसके पास निजी कुंजी है जो मेल खाता है सार्वजनिक कुंजी ईमेल को एन्क्रिप्ट करने के लिए उपयोग किया जाने वाला प्रेषक उस संदेश को पढ़ सकता है। दूसरे शब्दों में, आप अपने प्राप्तकर्ताओं को अपनी सार्वजनिक कुंजी (जो आपकी डिजिटल आईडी का हिस्सा है) देते हैं और आपके संवाददाता आपको अपनी सार्वजनिक कुंजी देते हैं। केवल इस मामले में आप एक दूसरे को एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजने में सक्षम होंगे।

यदि कोई प्राप्तकर्ता जिसके पास प्रेषक द्वारा उपयोग की जाने वाली सार्वजनिक कुंजी से मेल खाने वाली निजी कुंजी नहीं है, तो वह एक एन्क्रिप्टेड ई-मेल खोलने की कोशिश करता है, वे यह संदेश देखेंगे:

" क्षमा करें, हमें इस आइटम को खोलने में समस्या हो रही है। यह अस्थायी हो सकता है, लेकिन यदि आप इसे फिर से देखते हैं तो आप आउटलुक को पुनरारंभ करना चाहेंगे। आपका डिजिटल आईडी नाम नहीं हो सकता अंतर्निहित सुरक्षा प्रणाली द्वारा पाया गया।"

तो, देखते हैं कि कैसे साझा करना हैआउटलुक में डिजिटल आईडी किया जाता है।

प्राप्तकर्ता की डिजिटल आईडी (सार्वजनिक कुंजी) कैसे जोड़ें

कुछ संपर्कों के साथ एन्क्रिप्टेड संदेशों का आदान-प्रदान करने में सक्षम होने के लिए, आपको अपना सार्वजनिक साझा करना होगा कुंजी पहले। आप उस व्यक्ति के साथ डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित ईमेल (एन्क्रिप्टेड नहीं!) का आदान-प्रदान करके शुरू करते हैं, जिसे आप एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजना चाहते हैं।

एक बार जब आप अपने संपर्क से डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित ईमेल प्राप्त कर लेते हैं, तो आपको संपर्क का डिजिटल आईडी प्रमाणपत्र जोड़ना होगा। आपकी पता पुस्तिका में उसके संपर्क आइटम पर। ऐसा करने के लिए, कृपया नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

1. आउटलुक में, डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित एक संदेश खोलें। आप हस्ताक्षर आइकन द्वारा डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित संदेश को पहचान सकते हैं।
2. प्रेषक के नाम को से फ़ील्ड में राइट-क्लिक करें, और फिर क्लिक करें आउटलुक कॉन्टैक्ट्स में जोड़ें ।

   जब व्यक्ति को आपके आउटलुक संपर्कों में जोड़ा जाता है, तो उनका डिजिटल प्रमाणपत्र संपर्क की प्रविष्टि के साथ संग्रहीत किया जाएगा।

   नोट: यदि आपकी संपर्क सूची में इस उपयोगकर्ता के लिए पहले से ही एक प्रविष्टि है, तो चुनें अपडेट जानकारी डुप्लीकेट संपर्क का पता लगाया गया डायलॉग में। इसके बाद प्रमाणपत्र टैब पर क्लिक करें।

   एक बार जब आप एक निश्चित संपर्क के साथ डिजिटल आईडी साझा कर लेते हैं, तो आप एक दूसरे को एन्क्रिप्टेड संदेश भेज सकते हैं, और अगले दो खंड समझाते हैं कि यह कैसे करना है।

   एक ईमेल को कैसे एन्क्रिप्ट करेंOutlook में संदेश

   आप जिस ईमेल संदेश की रचना कर रहे हैं, उसमें विकल्प टैब > अनुमतियां समूह पर स्विच करें और एन्क्रिप्ट करें बटन पर क्लिक करें। फिर भेजें बटन पर क्लिक करके एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजें जैसा कि आप आमतौर पर आउटलुक में करते हैं। हाँ, यह इतना आसान है:)

   यदि आपको एन्क्रिप्ट करें बटन दिखाई नहीं देता है, तो निम्न कार्य करें:

   1. विकल्प पर जाएं टैब > अधिक विकल्प समूह और निचले कोने में संदेश विकल्प डायलॉग बॉक्स लॉन्चर क्लिक करें।
   2. गुण संवाद विंडो में, सुरक्षा सेटिंग बटन पर क्लिक करें।
   3. सुरक्षा गुण संवाद विंडो में, संदेश सामग्री और अनुलग्नकों को एन्क्रिप्ट करें चेक बॉक्स को चेक करें और ठीक क्लिक करें।

      नोट: यह प्रक्रिया आपके द्वारा Outlook में एन्क्रिप्ट किए गए ईमेल संदेशों के साथ भेजे जाने वाले किसी भी अटैचमेंट को भी एन्क्रिप्ट करेगी।

   4. अपना संदेश लिखना समाप्त करें और हमेशा की तरह भेजें।

      यह सत्यापित करने के लिए कि ईमेल एन्क्रिप्शन काम करता है या नहीं, भेजे गए आइटम फ़ोल्डर पर स्विच करें और यदि आपका ईमेल सफलतापूर्वक एन्क्रिप्ट किया गया था, तो आपको इसके आगे एन्क्रिप्शन आइकन दिखाई देगा।

      नोट: यदि आप किसी ऐसे प्राप्तकर्ता को एन्क्रिप्टेड संदेश भेजने का प्रयास कर रहे हैं जिसने आपके साथ सार्वजनिक कुंजी साझा नहीं की है, तो आपको संदेश को अनएन्क्रिप्टेड प्रारूप में भेजने का विकल्प दिया जाएगा। इस स्थिति में, या तो अपना प्रमाणपत्र संपर्क के साथ साझा करें या अनएन्क्रिप्टेड संदेश भेजें:

   आउटलुक में आपके द्वारा भेजे जाने वाले सभी ईमेल संदेशों को एन्क्रिप्ट करें

   यदि आप पाते हैं कि प्रत्येक ईमेल को व्यक्तिगत रूप से एन्क्रिप्ट करना एक कठिन प्रक्रिया है, तो आप स्वचालित रूप से सभी को एन्क्रिप्ट करने का विकल्प चुन सकते हैं ईमेल संदेश जो आप आउटलुक में भेजते हैं। हालाँकि, कृपया ध्यान दें कि इस मामले में आपके सभी प्राप्तकर्ताओं के पास आपकी डिजिटल आईडी होनी चाहिए ताकि वे आपके एन्क्रिप्टेड ईमेल को समझ सकें और पढ़ सकें। यदि आप केवल अपने संगठन के भीतर ईमेल भेजने के लिए एक विशेष आउटलुक खाते का उपयोग करते हैं तो यह संभवतः सही तरीका है।

   आप निम्नलिखित तरीके से स्वचालित आउटलुक ईमेल एन्क्रिप्शन को सक्षम कर सकते हैं:

   1. नेविगेट करें फ़ाइल टैब > विकल्प > विश्वास केंद्र > ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स ।
   2. ईमेल सुरक्षा टैब पर स्विच करें, और आउटगोइंग संदेशों के लिए सामग्री और अनुलग्नकों को एन्क्रिप्ट करें एन्क्रिप्टेड ईमेल के अंतर्गत चुनें। फिर ओके पर क्लिक करें और आप समाप्त होने के करीब हैं।

      युक्ति: यदि आप कुछ अतिरिक्त सेटिंग चाहते हैं, उदाहरण के लिए कोई अन्य डिजिटल प्रमाणपत्र चुनना चाहते हैं, तो सेटिंग बटन पर क्लिक करें।

   3. ठीक<क्लिक करें 11> संवाद बंद करने के लिए। अब से, आपके द्वारा आउटलुक में भेजे जाने वाले सभी संदेशों को एन्क्रिप्ट किया जाएगा।

   ठीक है, जैसा कि आप देख सकते हैं कि माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक ईमेल एन्क्रिप्शन के लिए एक बोझिल दृष्टिकोण लेता है। लेकिन एक बार कॉन्फ़िगर करने के बाद, यह निश्चित रूप से आपके जीवन को आसान और ईमेल संचार को सुरक्षित बना देगा।महत्वपूर्ण सीमा - यह केवल आउटलुक के लिए काम करता है। यदि आपके प्राप्तकर्ता कुछ अन्य ईमेल क्लाइंट का उपयोग करते हैं, तो आपको अन्य उपकरणों को नियोजित करने की आवश्यकता होगी।

   आउटलुक और अन्य ईमेल क्लाइंट के बीच ईमेल एन्क्रिप्शन

   आउटलुक और अन्य गैर-आउटलुक ईमेल के बीच एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजने के लिए ग्राहक, आप तृतीय पक्ष मेल एन्क्रिप्शन उपकरणों में से एक का उपयोग कर सकते हैं।

   क्रिप्टोग्राफी मानकों, OpenPGP और S/MIME दोनों का समर्थन करने वाला और आउटलुक सहित कई ईमेल क्लाइंट के साथ काम करने वाला सबसे लोकप्रिय मुक्त ओपन सोर्स टूल GPG4WIn है ( विंडोज के लिए पूरा नाम जीएनयू प्राइवेसी गार्ड है)।

   यह सभी देखें: उदाहरण के साथ एक्सेल में कई शीट्स में VLOOKUP

   इस टूल का उपयोग करके आप आसानी से एक एन्क्रिप्शन कुंजी बना सकते हैं, इसे निर्यात कर सकते हैं और अपने संपर्कों को भेज सकते हैं। जब आपका प्राप्तकर्ता एन्क्रिप्शन कुंजी के साथ ईमेल प्राप्त करता है, तो उन्हें इसे एक फ़ाइल में सहेजना होगा और फिर कुंजी को अपने ईमेल क्लाइंट में आयात करना होगा।

   मैं इसके साथ काम करने के तरीके के बारे में अधिक विस्तार में नहीं जाऊंगा यह उपकरण क्योंकि यह बल्कि सहज और समझने में आसान है। यदि आपको पूरी जानकारी चाहिए, तो आप आधिकारिक वेब साइट पर स्क्रीनशॉट के साथ निर्देश प्राप्त कर सकते हैं।

   यह सभी देखें: एक्सेल: ढूँढें और बदलें या सूत्रों का उपयोग करके गैर-खाली कोशिकाओं की गणना करें

   आउटलुक में GPG4OL कैसा दिखता है, इसका एक सामान्य विचार प्राप्त करने के लिए, निम्न स्क्रीनशॉट देखें:

   GPG4Win ऐड-इन के अलावा, ईमेल एन्क्रिप्शन के लिए कुछ अन्य टूल भी हैं। इनमें से कुछ प्रोग्राम केवल आउटलुक के साथ काम करते हैं, जबकि अन्य कई ईमेल क्लाइंट्स को सपोर्ट करते हैं:

   • डेटा मोशन सिक्योर मेल - आउटलुक, जीमेल औरलोटस।
   • क्रिप्टशेयर - माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक, आईबीएम नोट्स और वेब के लिए काम करता है।
   • सेंडिंक आउटलुक ऐड-इन - आउटलुक के लिए मुफ्त ईमेल एन्क्रिप्शन सॉफ्टवेयर।
   • Virtru - ईमेल सुरक्षा ऐप आउटलुक, जीमेल, हॉटमेल और याहू के माध्यम से भेजे गए ईमेल संदेशों को एन्क्रिप्ट करने के लिए।
   • ईमेल एन्क्रिप्ट करने के लिए पांच मुफ्त ऐप्स की समीक्षा
   • एन्क्रिप्टेड और सुरक्षित ईमेल भेजने के लिए मुफ्त वेब-आधारित सेवाएं
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   एक्सचेंज होस्टेड एन्क्रिप्शन

   यदि आप कॉर्पोरेट वातावरण में काम कर रहे हैं, तो आप सर्वर पर अपने ईमेल संदेशों को एन्क्रिप्ट/डिक्रिप्ट करने के लिए एक्सचेंज होस्टेड एन्क्रिप्शन (ईएचई) सेवा का उपयोग कर सकते हैं आपके व्यवस्थापक द्वारा बनाए गए नीति नियमों के आधार पर पक्ष।

   आउटलुक उपयोगकर्ता जिन्होंने कभी भी इस एन्क्रिप्शन विधि को आजमाया है, उनकी दो प्रमुख शिकायतें हैं।

   सबसे पहले, एक्सचेंज होस्टेड एन्क्रिप्शन को कॉन्फ़िगर करना कठिन है। डिजिटल आईडी के अलावा, इसके लिए एक विशेष पासवर्ड उर्फ ​​टोकन की भी आवश्यकता होती है, जिसे आपके एक्सचेंज व्यवस्थापक ने आपको सौंपा है। यदि आपका एक्सचेंज एडमिन जिम्मेदार और उत्तरदायी है, तो वह आपके एक्सचेंज एन्क्रिप्शन को कॉन्फ़िगर करेगा और आपको इस सिरदर्द से मुक्त करेगा:) यदि आप भाग्यशाली नहीं हैं, तो माइक्रोसॉफ्ट के निर्देशों का पालन करने का प्रयास करें ( माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज का उपयोग करके संदेश भेजने के लिए एक डिजिटल आईडी प्राप्त करें अनुभाग पृष्ठ के निचले भाग के पास है)।

   दूसरा, आपके एन्क्रिप्टेड ईमेल के प्राप्तकर्ताओं को एक्सचेंज होस्टेड एन्क्रिप्शन का भी उपयोग करना चाहिए, अन्यथा यह बेकार है।

   द ऑफिस 365 एक्सचेंज होस्टेड